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在實務面上會遇到在 Word 文件中要合併列印時,為了節省紙張會希望能一張紙印多份。以每頁印二份為例,在版面設定中,如果你使用單面雙頁的設計,你會發現:

版面向方為直向時,單面雙頁會將一張紙切割為上下二頁:

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版面向方為橫向時,單面雙頁會將一張紙切割為左右二頁:

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但是,如果你想在紙張方向為橫向時,切割紙張為上下二頁,該如何處理?

實例:以一張A4紙張列印二份的學生繳費收據(含學校存根聯和學生收執聯),再將其切割成二份(不同編號)。

1. A4紙張上下分為二個不同編號,左右各有一張學校存根和學生收執(如下圖)

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方法:利用表格來定位資料。

當使用2X2的表格時,第一列要印第一份,第二列要印第二份。因為合併列印會由左而右、由上而下列印。所以在第二列最前面使用 Next Record 功能變數。

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合併列印如果如下:

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2. A4紙張左右分為二個不同編號,上下各有一張學校存根和學生收執(如下圖)

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方法:將文件版面設定為二欄。

Word 的合併列印會先處理左欄,再處理右欄。所以 Next Record 功能變數放在右欄的最前面。

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合併列印結果如下:

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網友問到 Excel 的問題,參考下圖,如何計算間隔列的和(加總)?

Excel-計算間隔列的和(SUPRODUCT,MOD,ROW).

【公式設計與解析】

選取儲存格B1:B25,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:數值。

儲存格E2:=SUMPRODUCT((MOD(ROW(數值)-1,2)=1)*數值)

公式中的參數『2』:此乃要間隔多少個儲存格要取出值。

MOD(ROW(數值)-1,2)=1:其中的「-1」,乃因數值陣列是由第2列開始,即項次1在第2列,項次2在第3列,...,都是差 1。利用 MOD 函數來求得列號除以2所得的結果,並判斷是否結果為 1,產生 1,0,1,0,1,0, ...。

將上式結果置入 SUMPRODUCT 函數,利用「數值」陣列執行「乘積和」

同理:

儲存格E3:=SUMPRODUCT((MOD(ROW(數值)-1,3)=1)*數值)

儲存格E4:=SUMPRODUCT((MOD(ROW(數值)-1,4)=1)*數值)

儲存格E5:=SUMPRODUCT((MOD(ROW(數值)-1,5)=1)*數值)

儲存格E6:=SUMPRODUCT((MOD(ROW(數值)-1,6)=1)*數值)

儲存格E7:=SUMPRODUCT((MOD(ROW(數值)-1,7)=1)*數值)

儲存格E8:=SUMPRODUCT((MOD(ROW(數值)-1,8)=1)*數值)

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網友問到的 Excel 問題:如何在一個時間的資料清單中如何計算合於某個範圍內的數量?(如下圖)

Excel-計算時間清單中某個區間的個數(SUMPRODUCT,TIME)


【公式設計與解析】

選取儲存格A1:A25,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:資料。

1. 計算 13:15~16:15 的數量

儲存格D3:=SUMPRODUCT((資料>=TIME(13,15,0))*(資料<=TIME(16,15,0)))

TIME(13,15,0):表示時間13時15分。TIME(16,15,0):表示時間16時15分。

利用雙條件:((資料>=TIME(13,15,0))*(資料<=TIME(16,15,0)),在 SUMPRODUCT 函數中計算「乘積和」。其中的『*』相當於執行邏輯 AND 運算,會將傳回值 TRUE/FALSE 函數轉換為 1/0,在 SUMPRODUCT 函數中加總。

2. 計算 08:35~11:45 的數量

儲存格D6:=SUMPRODUCT((資料>=TIME(80,35,0))*(資料<=TIME(11,45,0)))

原理同1.。

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在 Excel 中有一個資料表(如下圖),如果想要讓資料的標題欄能依每天不同星期幾而顯示不同色彩,該如何處理?

Excel-讓儲存格隨每週不同星期幾而變色(WEEKDAY)

選取儲存格A2:A17,設定格式化的條件:

規則公式:=WEEKDAY(TODAY(),2)=1;格式:儲存格底色為星期一的色彩。

其中 WEEKDAY 函數的參數『2』乃指定傳回「1~7」對應「星期一~星期日」。

Excel-讓儲存格隨每週不同星期幾而變色(WEEKDAY)

規則公式:=WEEKDAY(TODAY(),2)=2;格式:儲存格底色為星期二的色彩。

規則公式:=WEEKDAY(TODAY(),2)=3;格式:儲存格底色為星期三的色彩。

規則公式:=WEEKDAY(TODAY(),2)=4;格式:儲存格底色為星期四的色彩。

規則公式:=WEEKDAY(TODAY(),2)=5;格式:儲存格底色為星期五的色彩。

規則公式:=WEEKDAY(TODAY(),2)=6;格式:儲存格底色為星期六的色彩。

規則公式:=WEEKDAY(TODAY(),2)=7;格式:儲存格底色為星期日的色彩。

結果如下:

Excel-讓儲存格隨每週不同星期幾而變色(WEEKDAY)

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網友問到 Excel 的問題:公司上班時間為08:00-17:00,下班超過30分鐘開始算加班(如下圖),加班前二小時算加班1,超過二個小時算加班2,如何標記假日加班,該如何處理?

Excel-判斷加班時數(TIME,WEEKDAY)


【公式設計與解析】

1. 加班1

儲存格E2:=IF((D2<>"")*(D2>=TIME(17,30,0)),IF(D2-TIME(17,30,0)<
TIME(1,30,0),"V",""),"")

TIME(17,30,0):利用 TIME 函數找出17:30代表的數值。

(1) (D2<>"")*(D2>=TIME(17,30,0)

用以判斷二個條件是否同時成立。

條件一:儲存格D2為空白。

條件二:儲存格D2的時間大於17:30。

(2) D2-TIME(17,30,0)<TIME(1,30,0)

因為加班超過30分鐘才起算加班。

TIME(1,30,0):找出1.5小時代表的數值。

D2-TIME(17,30,0)<TIME(1,30,0) 用以判斷儲存格D2的時間是否已加班超過30分鐘,並且在二小時以下。

2. 加班2

儲存格F2:=IF((D2<>"")*(D2>=TIME(17,30,0)),IF(D2-TIME(17,30,0)>=
TIME(1,30,0),"V",""),"")

D2-TIME(17,30,0)>=TIME(1,30,0)用以判斷儲存格D2的時間是否已加班超過30分鐘,並且在二小時以上。

3. 假日加班

儲存格G2:=IF((COUNTIF(E2:F2,"V")>0)*WEEKDAY(A2,2)>5,"V","")

使用雙條件來判斷是否為假日並且有加班。

條件一:COUNTIF(E2:F2,"V")>0,判斷在儲存格E2和儲存格F2中的『V』數量是否大於0。(若是,表示有一個『V』)

條件二:WEEKDAY(A2,2)>5,其中 WEEKDAY 函數中使用參數『2』,代表數字1~7對應星期一~星期日。當傳回值大於5時表示為星期六、日,即為假日。

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複製儲存格E2:G2,貼至儲存格E2:G31。

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