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目前日期文章:201006 (59)

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在Excel中輸入一個資料表,如下圖左半部,班級是不規則順序輸入的。如果要自動轉換成右半部,變成依班級順序排列,而且只有班級名稱的第一筆才顯示,其餘班級名稱不顯示。

1.

儲存格G2:=SMALL($B$2:$B$24,ROW(1:1))

觀察因為班級全部由數字組成,所以利用SMALL函數,將其由小到大取出。

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在Excel中,如果要將一組依序排好的資料(例如:依序的班級編號)隨機重新排序,該如何處理呢?

因為要隨機排序,所以需要產生一組亂數:

儲存格A2:=INT(RAND()*100)+ROW()/1000

複製儲存格A2到儲存格A2:A17。

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在Excel中如果要輸入一個報名表,希望同一欄中的資料是唯一值(不可重覆),該如何處理?

例如在運動會一百公尺報名表(每班一名),希望班級欄位不要重覆,可以藉助資料驗證來把關。

儲存格A3:=IF(B4<>"",A3+1,"")

將儲存格A3往下複製到多個儲存格。

該公式的作用是,如果B欄有輸入資料時,序號會自動加1。

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我國的身分證號碼是基於某一種規則之下產生,如何使用Excel來驗證身份證號碼是否為有效的號碼呢?

身分證號碼的第一碼是英文字母,代表的出生後入籍的縣市的代號,如下表所示:

而第2到第10個碼為阿拉伯數字,其中第2碼代表性別:1為男性、2為女性,第3碼至第9碼為流水號。最後一碼為檢查碼,而它的檢查方法透過以下的公式換算而來:

image02

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微軟的 Bing 搜尋,似乎愈來愈多人使用,所以安裝 Bing 工具列,看看有什麼特色?

下載網址:http://toolbar.msn.com/?loc=zh-tw

安裝好的bing工具列如下圖:

工具列上的新聞、影劇、生活、流行、影片、3C等,都是連結到MSN網站,當你點選其中一項時,會列出細部類別,再點選有興趣的內容之[讀取更多資訊],即會連結到MSN網站。

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在Excel中,如果要建立一個請假時數的資料表,如何來輸入最少資料而且避免輸入錯誤呢?練習以下的做法:

 

如果你在日期的儲存格欄位中使用資料驗證(如下圖),設定日期要小於「=TODAY()」,則可以避免輸入未來日期,但是必須準確的輸入日期格式。

如果你的工作是週期性的,例如每七天輸入一次,則可以利用一個工作表建立以下的資料:

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在Excel的工作表中使用公式,難免會有錯誤運算訊息,所以提供了許多對公式除錯的工具。

在 E2 儲存格中出現了 #DIV/0! 的錯誤,只要按一下 Ctrl + ] ,就會顯示該儲存格中的公式引用了那些儲存格,並選取這些儲存格。而如果你選取一個儲存格,按一下 Ctrl + [ ,會顯示那些儲存格中的公式引用了這個儲存格,並選取那些儲存格。

如果你想知道公式中來源的儲存格,可以使用[追蹤前導參照]按鈕,即可以標示該儲存格公式中引用了那些儲存格。如果你想知道某個儲存格被其他儲存格引用,則按一下[追蹤從屬參照]按鈕。只要按一下[移除箭號]按鈕,即可以隱藏這些藍色的指標。

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在Excel中的資料編輯列中,當你正在輸入函數名稱時,可以即時看到該函數的說明(如下圖),這個說明區是可以自行拖曳至其他位置的。如果尚未輸入完函數名稱,而在其列出的函數名稱上按二下滑鼠左鍵,Excel會代為輸入這個函數名稱。

當你輸入函數名稱為,再輸入第一個右括號時,則會顯示完整的引數提示。其中以 「[ ]」表示者為選用引數,即可以視需要輸入。

如果點選函數名稱(顯示藍色的超連結),則會顯示該函數的相關說明。

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一般在台灣地區進入 Google 地圖網站(http://maps.google.com.tw/),地圖上顯示的完全是正體字的地名和路名。如果在台灣的老外要看 Google 地圖,或是想要知道地名、路名的英文,該如何由 Google 地圖上獲取呢?

image01

如果你試試這個網址:http://maps.google.com.tw/maps?hl=en

Google 地圖上將可以同時顯示正體字和英文字的地名、路名,可以中英文對照。

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在Excel的圖表中,如果只想凸顯資料中的最大值和最小值(如下圖),該如何處理呢?

必須藉助一列輔助列,輸入以下的公式:

儲存格A3:=IF(OR(A2=MIN($A$2:$J$2),A2=MAX($A$2:$J$2)),A2,NA())

複製儲存格A3到儲存格A3:J3。

只有最大值和最小值會被標示出來,其他以#N/A錯誤訊息表示。

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在Excel中的表格,如果儲存格中輸入了含文字及數字的字串,想要將其分離來應用,該如何處理呢?

假設資料輸入在A欄,資料的最大長度為20個字。

(1) 前半部

儲存格B2:{=LEFT(A2,MIN(IF(ISNUMBER(MID(A2,ROW(INDIRECT("1:20")),1)*1),

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在Excel中,把成績輸入至一個成績記錄表,同時在對應的圖表顯示儲存格中的內容,該如何處理呢?

做法非常簡單,參考以下做法:

1. 先將圖表建構好。

2. 點選一個圖形。

3. 在資料編輯列上輸入「=」,然後點選想要顯示的儲存格。

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前一篇文章提到:使用多層下拉式清單結構輸入資料(基礎)

參考網址:http://isvincent.blogspot.com/2010/06/excel_25.html

這次要來練習:不需要每個年級都定義一個名稱,而是要以整個基本資料表為單位來查詢。

各年級資料置於list工作表

 

1. 將A欄的儲存格設定資料驗證的準則為:

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在Excel中輸入資料,如果完全以Key In方式輸入,除了耗費較多時間之外,還可能打錯字。所以如果能以選取方式來輸入資料,應該可以改善這些問題。解決這個問題,利用資料驗證、INDIRECT函數和定義名稱,可以很簡單的解決。

假設要有三個年級,每個年級的班級名稱都不相同,規則上也有所差異。(參考下圖)

 

假設各年級資料置於list工作表中,作法如下:

1. 定義名稱

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在 Excel 中也可以做到選取儲存格內容後,即對應顯示一個圖片。(以Excel 2010為例)

以下就以製作「各地區的天氣預報的報表」來練習,Show工作表為顯示結果,List工作表為基本資料。先將網路上找到天氣相關的圖片,複製到List工作表中,並調整為相同大小,置放於Show工作表的B欄中。


Show工作表

List工作表

 

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在有些公用的環境中,不想讓人隨意更改系統設定,有時你會想要停用控制台的功能。其中之一方法如下:

1. 在[開始/搜尋程式及檔案]中,輸入「gpedit.msc」,按一下 [Enter]鍵,開啟[本機群組原則編輯器]視窗。

2.在視窗左方選取[使用者設定/系統管理範本/控制台]。

3.在視窗右方的[禁止存取控制台]上,按二下滑鼠左鍵,開啟[禁止存取控制台]對話框。

4.選取[已啟用]選項,按一下[確定]按鈕。 (要還原時,選取[已停用]選項。)

5.在開始功能表中,已看不到[控制台]的選項。

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這次來玩玩在Excel中產生10組偶數和10組奇數,比較其大小後,以設定格式化條件表示結果(如下圖)。如果偶數>奇數,則以紅色圓球表示;如果奇數>偶數,則以黑色圓球表示。

(1) 產生0~1000的偶數

儲存格B2:=INT(RAND()*500)*2

複製儲存格B2到儲存格B2:K2。

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在 Excel 中,SUMPRODUCT函數對於製作數字統計相關的摘要表非常容易,再來練習以下的報表製作:

(1) 在B欄要計算每個人的請假次別(不管何種假別):

儲存格B1:輸入「第1次」

儲存格B2:="第"&COUNTIF(A$2:A3,A3)&"次"

複製儲存格B2到儲存格B2:B21。

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在 Excel 的一個大工作表中,如果要選其中某些類型的儲存格,不管使用那一種人工點選的方式,多將是費時費力。你可以讓Excel為你代勞!

選取資料範圍,按一下 F5 鍵,顯示[到]對話框,按一下[特殊]按鈕,顯示[特殊目標]對話框。

 

例如:選取[空格]選項,則可以快速選取所有的空格,這比起一格一格的選取要方便多了!

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在 Excel 中,如果要根據「開始月份」和「時程」的資料,自動在1~12月份中,在所經過的月份中標示色彩,該如何做呢?(如下圖)

 

應用設定格式化條件的方式,應是最簡單的,例如:

設定儲存格D2的格式化條件:=AND(D$1>=$B2,D$1<$B2+$C2)

其觀念是如果[月份>=開始月份]且[月份<開始月份+時程],則標示色彩。

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