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目前日期文章:201010 (39)

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在 PowerPoint 中播放簡報時,如果你按下F1鍵,會顯示放映投影片時,可以使用的快速鍵。除了跳至頭尾,或是循序的上一張、下一張,如果你想要跳至某一張投影片時,該如何處理呢?

你只要在播放投影片時,如果知道某張投影片的編號(第幾張投影片)時,藉由在數字鍵(使用 KeyPad 較方便)中按下該投影片的數字,再按一下Enter鍵,即可直接跳到該張投影片。

而常常在播放投影片時,會需要使用到工作列,因為投影片為全螢幕播放,所以工作列會被蓋到。你只要按一下 Ctrl+T 鍵,即會顯示工作列。你只要在投影片上按一下滑鼠左鍵,即會隱藏工作列。

順便列出其他的快速鍵:

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Windows Live Write 中製作的表格,看起比較陽春,無法達到美觀的效果。現在,在 Word 中製作一個表格,預備要在 Windows Live Write 中使用:

如果由 Word 直接複製到 Windows Live Write 中,效果如下:

A

B

C

D

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

1100

1200

 

如果想要達到好一點的效果,可以將在 Word 中製作的表格,先貼到可以編輯網頁的軟體(例如:Microsoft FrontPage 等),再複製其表格的程式碼部分:

將程式碼貼到 Windows Live Write 的「程式碼」頁面中,效果如下:

A

B

C

D

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

1100

1200

 

或是你也可以直接在 FrontPage 中編輯一個表格,再複製程式碼到 Windows Live Write 中。

雖然這個借用 FrontPage 的方法不是很方便,但是操作上不會很麻煩,不過上傳到不同部落格,看到的效果不見得相同。

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在 Excel 中的一個資料表,是以每天為單位依序填入展示次數和收益(如下左圖),如果想要將這個資料表轉換為以一週各天來呈現其平均的展示次數和累計的收益(如下右圖),並將這兩組數據製成圖表,該如何處理?

(一)計算平均展示次數

儲存格F2:{=AVERAGE(IF(WEEKDAY($A$2:$A$90,1)=(ROW(2:2)-1),$B$2:$B$90))}

此為陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Ente r鍵。將儲存格F2複製到儲存格F2:F8。

其原理是判斷日期陣列中各個日期的星期,其中Weekday函數的第二個參數 1 代表:數字 1(星期日) 到 7 (星期六)。

因為ROW(2:2)=2,所以ROW(2:2)-1=1,向下複製時,

ROW(2:2)會變為ROW(3:3)=3、ROW(4:4)=4 …,可以對應到E欄的星期日、星期一、…。

合於此條件者取出對應的B欄資料,再放入 AVERAGE 函數計算平均。

關於Weekday函數,請參考微軟網站說明:

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010343015.aspx

(二)計算累計收益

儲存格G2:{=SUM(IF(WEEKDAY($A$2:$A$90,1)=(ROW(2:2)-1),$C$2:$C$90))}

此為陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。將儲存格F2複製到儲存格F2:F8。

原理同(一),將合於條件者取出對應的C欄資料(展示次數),再放入 SUM 函數計算總和。

 

(三)製作圖表

現在要製作一個如下的圖表,其中直條圖為展示次數、折線圖為收益。

image02

1. 選取儲存格E1:G8。

2. 選取[插入/圖表]中的[直條圖]選項,得到如下圖表。(此例中已刪除圖例)

3. 選取圖表中累計收益的數列(紅色),按一下右鍵,選取[變更數列圖表類型]。

4. 選取[折線圖]。

5. 在折線圖上按一下右鍵,選取[數列資料格式]。

6. 在[數列選項]中選取[副座標軸]選項,意思是要將折線圖的座標軸顯示於圖表的右側。

7. 類別座標軸上按一下右鍵,選取[座標軸格式]。

8. 在[對齊]標籤下,將文字方向設定為:垂直。

9. 對圖表稍作格式設定,即可得最後圖表。

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最近試用FlippingBook(http://page-flip.com/)的 FlippingBook PDF Publisher 來將 PDF 檔轉為Flash(SWF檔)和網頁播放格式的電子書。

網址:http://page-flip.com/products/pdf-publisher/

1. 你要先將要轉換的 PDF 檔準備好,在功能表上按一下[Import PDF]按鈕,滙入你指定的 PDF 檔。

2. 指定要滙入的範圍(部分頁數或全部頁數)。

3. 指定要轉換的格式,其提供了 SWF、JPEG、PNG 格式。(如果要轉換為圖片,還可以設定頁面尺寸。)

(本例選取SWF)

4. 按一下[Start]按鈕,開始進行轉換。

4. 轉換好的電子書可以預覽使用。

5. 按一下功能表中的[Publish]按鈕,你可以指定要出版的格式:HTML 或是 EXE。(本例選EXE)

6. 接著指定儲存位置。

7. 按一下[Publish Project]按鈕,開始輸出檔案。

image04

8. 輸出完成後,按一下[View result]按鈕,會開啟你設定的資料夾(本例為:NEW1),可以檢視完成品。

9. 按一下 MyPublication.exe,會開啟 Flash Player 播放這個電子書。

如果你選取輸出成網頁格式,則可以在瀏覽器中執行電子書,更可以放到網頁中使用。

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如果你是PC-cillin的正式版用戶,而你的有效期限尚未到者,可以免費升級到PC-cillin2011雲端版。

免費升級網頁:http://www.pccillin.com.tw/freeupgrade/FreeUpgrade.html

image01

其實,你只要下載PC-cillin 2010 雲端版軟體後,在更新安裝時,它就會自動升級,不用先取得新的序號。不過你要注意這個免費升級服務不適用的對象,以免白忙一場。

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之前文章提過,如果想在幾個成績中(例如15個),只取前幾個來計算平均(例如10個),該如何處理呢?

儲存格P2:{=AVERAGE(IF(RANK(A2:O2,A2:O2)<=10,A2:O2))}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。複製儲存格P1至儲存格P2:P5。

這個公式中,如果遇到含有沒有填內容的儲存格或是填入文字的儲存格,就會產生錯誤訊息。

如何來避免這個問題呢?

在公式中稍微修改一下,先利用ISNUMBER函數判斷是否為數字,才加入運算。

儲存格P8:{=AVERAGE(IF(ISNUMBER(A8:O8),IF(RANK(A8:O8,A8:O8)<=10,A8:O8)))}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。複製儲存格P8至儲存格P8:P11。

這二個公式還有一個問題,當排到第10個成績的個數不止一個時,會變成加入平均的成績數目超過10個。如果以成績前10名的觀念來看,是可以計算超過10個的成績平均。但是如果一定要取10個成績來平均,則此公式則無法滿足。

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如果你取得以各種入學管道入學的資料表,而想計算各個來源學校的各種入學管道的人數及平均成績,該如何計算?

如果想要求像下圖的人數和平均成績,試試以下的做法:

(一)計算各校各種管道的人數

儲存格B2:{=SUM(IF(Sheet1!$C$2:$C$428=Sheet2!$A3,IF(Sheet1!$B$2:$B$428=Sheet2!B$2,1,0)))} 

陣列公式,輸入公式後按 Ctrl+Shift+Alt 鍵。複製儲存格B2至儲存格B2:D2。

其原理是找出合於學校名稱,並且合於入學管道名稱者,給予1,否則給予0。計算所有1的總合即為人數。

如果不想使用陣列公式,也可以輸入以下的公式:

儲存格B2:=SUMPRODUCT((Sheet1!$C$2:$C$428=Sheet2!$A3)*1,(Sheet1!$B$2:$B$428=Sheet2!B$2)*1)

(二)計算各種各種管道的平均成績

儲存格E3:

{=IF(ISERR(AVERAGE(IF(Sheet1!$C$2:$C$428=Sheet2!$A3,IF(Sheet1!$B$2:$B$428=Sheet2!B$2,Sheet1!$D$2:$D$428)))),"",AVERAGE(IF(Sheet1!$C$2:$C$428=Sheet2!$A3,IF(Sheet1!$B$2:$B$428=Sheet2!B$2,Sheet1!$D$2:$D$428))))}

陣列公式,輸入公式後按 Ctrl+Shift+Alt 鍵。複製儲存格E2至儲存格E2:G2。

原理類似(一),找出合於學校名稱並且合於入學管道名稱者所對應的成績,再計算其平均。因為有些入學管道為0人,會造成除數為0的錯誤,所以利用ISERR函數來判斷是否出錯,如果出錯,則設定為空白內容。

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在 Excel 的工作表中,如果想要對於週休假日(六、日二天)給予產生不同的價格,該如何處理呢?

image01

例如:

儲存格C2:=IF(WEEKDAY(A2,2)>5,3999,2999)

藉由WEEKDAY函數來判斷是否為星期六和星期日,其中第二個參數可以設傳回值的數字,參考下表:

傳回值

傳回的數字

1 或省略

數字 1 (星期日) 到 7 (星期六)。與 Microsoft Excel 舊版的性質相同。

2

數字 1 (星期一) 到 7 (星期日)。

3

數字 0 (星期一) 到 6 (星期六)。

11

數字 1 (星期一) 到 7 (星期日)。

12

數字 1 (星期二) 到 7 (星期一)。

13

數字 1 (星期三) 到 7 (星期二)。

14

數字 1 (星期四) 到 7 (星期三)。

15

數字 1 (星期五) 到 7 (星期四)。

16

數字 1 (星期六) 到 7 (星期五)。

17

數字 1 (星期日) 到 7 (星期六)。

 

WEEKDAY函數之詳細說明,可參考微軟網站:

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010343015.aspx

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如果你在一個 Excel 成績表中,想要呈現「平均±標準差」,該如何呈現呢?

儲存格C1:=ROUND(AVERAGE(C3:C47),1)&"±"&ROUND(STDEVP(C3:C47),1)

複製儲存格C1至儲存格C1:E1。

其分別將計算得到的平均和標準差,利用ROUND函數先將其小數點取至第1位,再利用「&」串接。

你也可以使用不同公式:

儲存格C1:=TEXT(AVERAGE(C3:C47),"0.0")&"±"&TEXT(STDEVP(C3:C47),"0.0")

其分別將計算得到的平均和標準差,利用TEXT函數來定義輸出格式。

關於ROUND函數和TEXT函數的完整說明,請參閱微軟網站:

ROUND:http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342858.aspx

TEXT:http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342952.aspx

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偶爾會用到要取出一大堆網址中的超連結,不知該如何處理會較有效率?後來找到的方法還不錯,利用 Excel 來操作,可以很快完成。

1. 將一堆超連結複製到 Excel 的工作表中。

2. 選取[開發人員]中的「Visual Basic」選項。

3. 選取[工作表1(工作表1)]。

4. 輸入以下的程式:

Sub hyperlink()
For I = 1 To 186
     Cells(I, 2) = Cells(I, 1).Hyperlinks(1).Address
Next
End Sub

5. 選取[開發人員/插入]選項中的「按鈕」,在工作中建立一個按鈕。

image04

6. 指定巨集名稱為 hyperlink 程式。

7. 在工作表上按一下這個按鈕,即會在第2欄產生對應第1欄的超連結。

image08

如果出現陣列索引超出範圍,是表示程式中設定要執行300列的轉換,而工作表中的超連結沒有那麼多的原因。

以程式來執行,應該是比較快的,不了解程也沒關係。只要把程式留下來,就可以重覆使用。

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在使用 IE 上網時預設的列印功能中,是無法列印背景色彩和影像的(例如左下圖),如果想要將背景色彩和影像一併列印出來(例如右下圖),該如何處操作呢?

 

以 IE 8 為例,你只要進入 IE 中的[設定列印格式],選取[列印背景色彩與影像]選項即可。

其他你還可以自訂頁首和頁尾的部分。

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如果你的系統上有啟用新注音,則你可以使用多功能前導字元鍵來輔助輸入各種全形標點符號(整理如下表):

1. 你先切換到新注音輸入法。

2. 按一下多功能前導字元鍵:`[同~鍵]

3. 輸入上圖表中第一欄中的一個字元,例如:=。

4. 按一下向下鍵(↓),再於候選字中挑選一個想要的字元。(參考上圖)

 

其他你還可以做以下的事:

1. Uniode內碼輸入:加按'U’及Unicode內碼

2. BIG5內碼輸入:加按'B’及BIG5內碼

3. 詞語怏速輸入:加按'P’及造詞工具中所定義的捷徑字元

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在 Excel 中取得一個工作表,每一列是一筆記錄。現在要將每一列的資料轉成二列,該如何做呢?

因為無法以單純的相對位址或絶對位址,以複製公式的方式來完成,所以試試以下的方法:

儲存格H1:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,6))

儲存格I1:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,2))

儲存格J2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,4))

儲存格I2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,3))

儲存格J2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,5))

複製儲存格H1:J2,往下各列貼上,即可完成轉換工作。

此公式中的是ROW(2:2)=2,每往下複製時會變為ROW(4:4)=4、ROW(6:6)=6,可以現在需要2,3,所以以ROW(2:2)/2+1來處理(其中+1是因為第一筆資料由第2列開始)。

ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,6)是取得儲存格的位圵。

INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,5))是利用儲存格位址取得內容。

所以複製公式時,並因使用到任一個固定的儲存格位址,都是轉換而來的位址,所以可以完成這個工作。

 

相關函數說明,請參考微軟網站:

ADDRESS

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342163.aspx

INDIRECT

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342609.aspx

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如果你在 Windows 7 中開啟一個應用程式,在工作列上其圖示上按一下右鍵,你可以:

1. 關閉這個程式。

2. 按一下[將此程式釘選到工作到],以後按一下圖示就可以快速開啟這個程式。

3. 按一下這個應用程式名稱,可以開啟一個新的應用程式。

有些程式會提供最近的存取記錄,以方便開啟檔案。這個對於程式本身沒有提供最近記錄的應用程式(例如:記事本),多了一個快速啟動的方式。

有些程式會提供該程式的工作項目(例如:Microsoft Outlook 2010),你可以直接執行想要的工作(例如:新增電子郵件訊息)。

例如:可以新增一個自黏便籤。

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在 Excel 中取得以下的班級、姓名清單報表,如何轉換為以類別為主的清單呢?

如果要轉換成以下形式的清單,則需要使用陣列公式。

儲存格F2:

{=VLOOKUP(SMALL(IF($D$2:$D$281=F$1,$A$2:$A$281),ROW(1:1)),$A$2:$C$281,2,FALSE)}

儲存格G2:

{=VLOOKUP(SMALL(IF($D$2:$D$281=F$1,$A$2:$A$281),ROW(1:1)),$A$2:$C$281,3,FALSE)}

複製儲存格F2:G2至儲存格F2:M2,再複製儲存格F2:M2,往下貼上。

其原理是利用陣列公式找出合於條件的序號值(輔助欄位),利用列號(ROW(1:1)=1, ROW(2:2)=2, …)來取得最小的序號值,第2小的序號值,第3小的序號值…,再藉由這個序號值以查表方式(VLOOKUP函數)取得對應的班級和姓名。

註:當公式出現#NUM!,表示以下查不到合乎的資料。

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在 Excel 的工作表中使用COUNTIF函數來計算某些字元的個數是十分平常的事,但是如果依照下圖來求得某個班級的類別,其公式為:

儲存格L2:=COUNTIF($C$2:$C$9,L$1)

複製儲存格L2至儲存格L2:O2。觀察其結果儲存格O2的結果是錯的。

如果你將儲存格O2的公式寫成:=COUNTIF($C$2:$C$9,"*"),答案也是錯的。

因為在COUNTIF函數中使用「*」,是當為萬用字元使用。如果你非得使用「*」,則可以將公式改為:

儲存格O2:=COUNTIF($C$2:$C$9,"'*'")

其中*必須先以左右各一個「'」含括,再以左右各一個「"」含括,可以算到正確的答案。

(如果你有使用另一個萬用字元「?」,也是一樣的觀念和用法。)

 

其實這個查詢可以使用以下二種方式快速完成:

(一) 陣列公式

儲存格F2:{=SUM(IF($A$2:$A$281=$E2,IF($C$2:$C$281=F$1,1,0)))}

這是陣列公式,輸入完成後要按下 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

將儲存格F2複製到儲存格F2:I13。

如此,其中的「*」不會被視為萬用字元。

(二) SUMPRODUCT函數

儲存格F16:=SUMPRODUCT(--($A$2:$A$281=$E16),--($C$2:$C$281=F$15))

將儲存格F16複製到儲存格F16:I27。

(--($A$2:$A$281=$E16)其中的「--」是要將結果之True/Fasle轉換為1/0來運算。

如此,其中的「*」也不會被視為萬用字元。

關於SUMPRODUCT函數的說明,請參考微軟網站:

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342935.aspx

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有網友問我:

使用Word 2010編寫部落格文章(http://isvincent.blogspot.com/2010/07/word-2010.html)

這篇文章中所提,如果用 Word 2010 中的部落格文章功能時,只能下載部落格中最近的25篇文章,如果想要更早以前的文章該如何處理?

如果使用 Word 2010 來編輯,我也沒有特別的方法。但是如果你試試最新版的 Windows Live Writer ,是很容易做到的。Windows Live Write 在 Windows Live 程式集中,下載網址:

Windows Live 程式集:http://explore.live.com/windows-live-essentials?os=other

其介面已和 Office 2010 接近,提供的編輯功能很完整,能接受的部落格網站也很多。其可以記錄多個部落格帳號,也充許一篇文章切換到不同部落格(也就是同一篇文章,會自動變更為不同部落格的樣式)。它也提供外掛的功能,讓你可以擴充想要的功能。

要開啟以前的文章,只要點選最左上角的功能表,再選取[開啟最近的內容]選項。

於[顯示:]下拉式清單中選取要列出的文章項目數:20, 50, 100, 500, 1000, 3000等項目(數目會影響速度),即使你是部落格文章寫作達人,應該還在夠用範圍吧!

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如果你在 Excel 的工作表中取得一個年度報表,希望從中摘要出月報表和季報表,該如何處理呢?

(一) 月報表

儲存格F2:{=SUM(IF(MONTH($A$2:$A$49)=ROW(1:1),$C$2:$C$49))} [陣列公式]

複製儲存格F2至儲存格F2:F13。

取出月份為1(=ROW(1:1))的業績儲存格陣列加總。

或是

儲存格E2:=SUMPRODUCT((MONTH(A2:A49)=ROW(1:1))*1,C2:C49)

複製儲存格E2至儲存格EF2:EF13。

以MONTH(A2:A49)=ROW(1:1)判斷是否為1月的儲存格結果(True/False),(MONTH(A2:A49)=ROW(1:1))*1是為了將True/False轉換為1/0,再對應到業績儲存格,並將合於條件者相加。

 

(二) 季報表

儲存格F16:

{=SUM(IF(MONTH($A$2:$A$49)<=3,$C$2:$C$49))} [陣列公式]

計算小於或等於3的月份,找出對應的業績再加總。

儲存格F17:

{=SUM(IF(MONTH($A$2:$A$49)<=6,C$2:$C$49))-SUM($F$16:F16)} [陣列公式]

計算小於或等於6的月份,找出對應的業績再加總,然後減掉1-3月的業績。

儲存格F18:

{=SUM(IF(MONTH($A$2:$A$49)<=9,$C$2:$C$49))-SUM($F$16:F17)} [陣列公式]

計算小於或等於9的月份,找出對應的業績再加總,然後減掉1-6月的業績。

儲存格F19:

{=SUM(IF(MONTH($A$2:$A$49)<=12,$C$2:$C$49))-SUM($F$16:F18)} [陣列公式]

計算小於或等於12的月份,找出對應的業績再加總,然後減掉1-9月的業績。

或是

儲存格G16:

=SUMPRODUCT((MONTH($A$2:$A$49)>=1)*(MONTH($A$2:$A$49)<=3),$C$2:$C$49)

複製儲存格G16至儲存格G16:G19。

(MONTH($A$2:$A$49)>=1)*(MONTH($A$2:$A$49)<=3)表示找出月份大於或等於1,且月份小於或等於3的月份。其中的「*」表示AND運算。將合於條件的業績找出來加總。

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參考前一篇的班級期中考成績統計(五)

http://isvincent.blogspot.com/2010/10/excel_1921.html

現在要來根據這個統計表,再來製作一個可以使用微調按鈕,來動態選取班級以顯示分數組距的長條圖。

1. 選取[開發人員/插入]的選單中選取[微調按鈕]項目。

2. 在儲存格L25位置建立一個微調按鈕,在微調按鈕上按一下右鍵,選取[控制項格式]選項。

3. 在[控制項格式]對話框中,將最小值設定為[1],最大值設定為[7](共有7個班級),設定儲存格連結為[$K$25](微調按鈕的選取結果會顯示在儲存格L25)。

4. 在儲存格K2中輸入:=300+L25。(只要調整微調按鈕,班級代號就會變動。)

5. 在名稱管理員中新增 DATA1 和 DATA2 名稱。

 DATA1:=OFFSET(教師!$J$1,0,教師!$L$25,,)

 DATA2:=OFFSET(教師!$J$7,0,教師!$L$25,5,)

6. 選取儲存格J1:K1,按著 Ctrl 鍵,再選取儲存格J7:K11。

7. 建立一個長條圖。(只顯示301班分數組距人數的長條圖)

8. 選取長條圖,資料編輯列顯示:=SERIES(教師!$K$1,教師!$J$7:$J$11,教師!$K$7:$K$11,1)

 修改公式內容為:=SERIES(教師!DATA1,教師!$J$7:$J$11,教師!DATA2,1)

如此,使用微調按鈕時,就可以根據不同的班級來顯示不同的分數組距人數。只要一個圖表,而不需要為每個班製作一個圖表。

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參考前一篇的班級期中考成績統計(四)

http://isvincent.blogspot.com/2010/10/excel_16.html

現在要來根據這個統計表,製作一個最高分和最低分的長條圖。

1. 選取儲存格J1:Q3。

2. 選取[插入/折線圖]選項,再選取[折線圖]。

3. 選取這個圖表,再選取 [圖表工具/版面配置/漲跌線] 選項中的「在折線圖上顯示漲跌線」。

產生以下的圖表:

4. 分別在兩條折線圖上按一下右鍵,選取 [圖案外框] 中的 [無外框] 選項(不顯示這條折線)。

5. 稍加修飾這個圖表,就可以得到以下的圖表。

更詳細的作法可參考另一篇文章:

http://isvincent.blogspot.com/2010/08/excel_12.html

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