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目前日期文章:201109 (33)

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在編輯 Word 的文件時,如果插入許多的圖片檔,將會使得文件檔案肥大。Word 2010 中提供了壓縮圖片的功能,可以有效減少文件的檔案大小,但要付出的代價是圖片的解析度降低,而且無法復原。

以下的例子要來觀察 Word 的圖片壓縮功能,先在 Word 文件中插入 8 張我的圖片中的預設圖片檔。(參考下圖)

在檔案總管中檢視檔案大小,本例為:1,035KB。

接著,將檔案名稱的副檔名更名為「ZIP」(原為DOCX)。

點選這個ZIP檔,在其下的「\word\media」路徑中,可以檢視每張圖存在 Word 文件中的檔案大小。

(如果你想要取用這些圖案,則直接複製到其他位置即可。)

(再將檔案的副檔案改圖DOCX)

回到 Word 中,選取一張圖片,按一下[圖片工具/調整]中的「壓縮圖片」。

你可以選取「刪除圖片的裁減區域」,Word 會將你在文件中裁減圖片的區域直接刪除,而你將無法還原。

接著,選取一種目標輸出模式,ppi 值愈小,檔案也會愈小,反之亦反。

.

存檔後,再來看 Word 文件的大小,變為:124KB。(原為1,035KB)

更名為ZIP檔後,檢視文件中每張圖片的大小,已經大幅減小。

經過圖片壓縮處理,一但存檔後,將是不可逆,所以使用上要非常小心。

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有同仁在使用 Office 2010 時,觀察到一個有趣的現象,在 Word 中插一個圖案之後,執行新增文字,輸入的文字會自動「垂直置中」。(參考下圖)

但是在 Excel 中同樣插入一個圖案之後,所新增的文字卻是「靠上對齊」。(參考下圖)

如何讓 Excel 中圖案中的文字也能垂直置中?其實很簡單,只要使用在[常用/對齊方式]中使用「垂直置中」按鈕即可。

你也可以在圖案上按一下右鍵,選取[格式化圖案]選項,在[文字方塊]頁面下的「垂直對齊」中選取「中」。

反之,如果要在 Word 中要將圖案的文字設定為「靠上對齊」,則選取圖案後,選取[格式/文字]選項下的「上」。

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最近回答同事的問題,使用了三種快速鍵,對於加速編輯有幫助。Word 的快速鍵很多,每個人常用的快速鍵也不一樣,常用就能記住,不常用就算背下來也沒用。

(1) 輸入今天的日期和現在的時間

Shift+Alt+D:今天的日期

Shift+Alt+T:現在的時間

輸入完成後,將插入點移至日期中,還可以隨時更新(點選「更新」或是按 F9 鍵)。(其為功能變數,開啟文件時,應該要自動更新)

如果你想改變這個日期的格式,則在日期上按一下右鍵,選取[編輯功能變數]選項

接著,在[Date]類別的[日期格式]中,選取一個想要的日期格式。如果要改變時間的格式,則以相同方式在[Time]類別中操作。

(2) 放大/縮小字型

Ctrl+Shift+>:放大選取文字的字型大小

Ctrl+Shift+<:縮小選取文字的字型大小

放大/縮小字型的點數,是以[字型大小]下拉式清單中設定的標準字型大小來切換。

如果你想要以快速鍵每次放大字型 1 點,該使用什麼快速鍵?

Ctrl+]:放大 1 點所選取文字的字型大小

Ctrl+[:放大 1 點所選取文字的字型大小

(3) 上移/下移一個段落

如果想要將段落的順序改變,使用滑鼠拖曳相當不方便。

先把插入點移至要移動的一個段落(不用選取整個段落),或是先選取連續的數個段落。

Shift+Alt+↑:上移一個段落

Shift+Alt+↓:下移一個段落

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在使用 Windows 7 時,時常你有看到一些提示訊息,有些是和安全性有關,有些和系統維護有關。只要被監控項目的狀態有所改更(例如防毒軟體過期,或是你已安裝其他備份軟體,所以沒有執行 Windows 7 的備份功能等),你會在工作列的通知區中看到行動作業中心所發送的訊息通知,而且 [行動作業中心] 中的項目狀態會改變顏色以反應訊息的嚴重性,並提出行動建議。

通常最常見的是「疑難排解」的訊息,讓你的動作會暫停一下。如果你真的不想讓這些訊息時常來干擾你,可以參考以下的做法將其關閉:

1. 在[控制台]中選取[行動作業中心]選項,進入行動作業中心(參考下圖)。

你會看到它提供的相關訊息,這些訊息曾經在你使用電腦時出現過。

2. 在視窗的左邊窗格中,選取[變更行動作業中心設定]選項。

3. 取消勾選你不想要出現的訊息。

提醒:其實這些訊息有其重要性,任意的關閉它,或許那一天真的出現某些問題時,你也可能會忽略掉。

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雖然還有很多人在使用 Office 2003 版,但是工作場所和不同人之間的檔案流通,已經愈來愈多人使用 Microsoft Office 2010 了。如果你在新舊交替之際,以下兩個工具,將會大有幫助。

(1) 檔案格式相容性套件

如果你還在使用 Microsoft Office 2000、Office XP 或 Office 2003,安裝相容性套件後即可使用 2010 版的 Word、Excel 和 PowerPoint 的檔案格式開啟、編輯與儲存檔案。 此相容性套件還可以與 Microsoft Office Word Viewer 2003、Excel Viewer 2003 及 PowerPoint Viewer 2003 合併使用,檢視以這些新的格式儲存的檔案。

下載: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=zh-tw

安裝後,即可在 Office 2003 版中開啟、檢視 Office 2007 和 Office 2010 版的文件了。

(2) Office 2003 對Office 2010 功能表互動式對應指南

如果由舊版的 Microsoft Office 轉換到新版的 Microsoft Office,想要知道各種功能表和工具列命令轉換到那個位置,可以透過這些互動式指南來顯示對照的畫面。只要按一下想要尋找的命令或按鈕,此指南就會顯示該命令或按鈕位於 2010 版程式中的位置。

網頁:http://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HA101794130&lcid=1028&NS=WINWORD&Version=14


在某個軟體的指南上按一下即可進入查詢網頁,而你的電腦必須已安裝 Microsoft Silverlight 才能正確動作。

Microsoft Silverlight 由此網頁進行安裝:http://www.microsoft.com/getsilverlight/office/?lang=zh-tw

如果你想查詢某個按鈕或是功能表選項在新版中的位置,則可以在想要的圖示或位置上按一下(例如「列印」按鈕):

網頁立刻顯示在 2010 版中相同功能的位置:

如果執行頁面上的「安裝」,可以將這個指南由自己的電腦執行。如果按一下「參考」,則可 以下載各種軟體 2003 版和 2010 版指令對照的 Excel 檔。

image[31]

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在 Excel 中建立圖表時遇到以日期為座標軸,如果日期是不連續的日期(如下圖的資料表),則可能產生如下下圖的統計圖表。其中每個資料圖表的距離很大,而且間隔寬度也不一樣,該如何調整呢?

image

image

1. 在日期座標軸上按一下右鍵,選取[座標軸格式]選項。

2. 預設可能是[根據資料自動選取]選項或是[日期座標軸]選項。

3. 勾選[文字座標軸]選項。比較上下兩個圖,其可以設定的座標軸選項並不一樣。

結果如下:

image

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在 Excel 中常會在製作圖表時遇到,一個圖表中的兩個數列大小相差太多,且有時需要兩種不同的座標軸(參考下圖)。要如何處理這種圖表呢?

1. 選取一個數列,在數列上按一下右鍵,選取[變更數列圖表類型]選項。

圖表轉變如下。你會發現這兩個數列中,一組數值很大,一組數值較小。

image

2. 在圖表中選取[金額]數列。

3. 在[圖表工具/版面配置]中,選取[格式化選取範圍]按鈕。

或是在圖表中的[金額]數列上按一下右鍵,選取[資料數列格式]選項。

4. 在[資料數列格式]對話框中的[數列選項]標籤下,勾選「副座標軸」選項。

圖表轉變如下:

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在 Excel 中,如果已知一個日期,要求其為星期幾,只要透過數值格式設定為「星期三或週三」即可。

如果只想以一個字顯示星期幾該如何處理呢?(參考下圖,二種表示方式)

儲存格C2:=RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"))

TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"):以公式設定顯示格式為「星期三」

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@")):以RIGHT函數取出最右邊一個字。

儲存格E2:=RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaa;@"))

(上式和上上式的差異為aaaa和aaa)

TEXT(A2,"[$-404]aaa;@"):以公式設定顯示格式為「星期三」

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaa;@")):以RIGHT函數取出最右邊一個字。

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最近要求學生練習:產生某一年某個星期幾的隨機日期,例如產生10個2011年的星期三日期。(參考下圖)

儲存格D2:=INT(RAND()*52)*7+40548

其中 40548 為2011年第一個星期三的日期(1月5日)對應的數值,INT(RAND()*52) 產生0~51的亂數值,INT(RAND()*52)*7 可產生每一週間隔7天的數值。

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在 Excel 中如果要找某一天為星期幾只要透過 WEEKDAY 函數即可求得,如果要求每年的第一個星期幾是那一天,該如何處理?

以2011年為例第一個星期一為1/3,第一個星期二為1/4,…,第一個星期日為1/2。(參考下圖)

儲存格B2:{=SUM(IF(WEEKDAY(ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7"))),2)=ROW(1:1),ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7")))))}

此為陣列公式,輸入完成請按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。複製儲存格B2,貼至儲存格B2:B8。

此公式的關鍵為將日期轉換為數字,例如:2011年1月1日=40544、2011年1月2日=40545、…。

DATEVALUE($B$1&"/1/1"):取出儲存格B1的年度,組成該年度的第1天的數值。

INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7")):轉換為一段位址範圍,例如:「40544:40550」

ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7"))):將一段位址範圍轉換為列的範圍,例如:「ROW(40544:40550)」,即第40544列至40550列。

透過 WEEKDAY 函數將這段列的範圍透過陣列公式,得到1~7的數字陣列,其中星期一得到1、星期二得到2、…、星期日得到7。

整個公式即可得到一段由1~7組成的陣列(其順序為當年的星期順序)對應到1/1~1/7的陣列,參考上圖右。

公式中的 SUM 函數,其實只是要 IF 函數所得的陣列,例如:{40544, False, False, False, False, False, False},取出數值部分,該數值對應到一個日期。

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有網友問到:我設定A2 B2 C2 D2四個數值,我想把C2 D2數值插入A3 B3,而原始A3 B3數值移至A4 B4,然後C3 D3數值又插入A5 B5,可以依序間距插入。不知道有甚麼方法可以循環插入,感謝你的指導。

我想這個問題可能是類似要將表格一列轉二列吧!(參考下圖)

儲存格G2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,1))

INDIRECT(ADDRESS(列,欄)):用來取得資料表中儲存格的內容,

ROW(2:2)/2+1:在往下複製時,可以將第2,4,6,8…列轉換為第1,2,3,4,…列,其中+1是因為資料由第2列開始。

儲存格H2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,2))

儲存格I2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,3))

儲存格H3:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,4))

儲存格I3:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,5))

複製儲存格G2:I3,往下各列貼上即可。

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在 Excel 中使用「自訂清單功能」,可以讓你快速產生一些字串的清單。而清單中的內容是有順序性的,所以又可以拿來自動填滿和排序之用。例如:一年一班、一年二班、一年三班、一年四班、一年五班、一年六班、一年七班、一年八班、一年九班、一年十班等是常用的清單,如何可以快速設定及取用呢?

首先選取[檔案/選項],在[進階]選項中,點選[編輯自訂清單]按鈕。

Excel 已準備了一些預設的常用清單,你有二種方式加入新的清單:

(1) 在[清單項目]方塊中輸入清單項目(每個項目可以用逗號隔開,或是打在不同列中)。

或是

(2) 先在連續的儲存格中輸入好清單項目,然後在[匯入清單來源]方塊中輸入或是選取儲存格範圍,再按一下[匯入]按鈕,這些清單項目就會匯入[清單項目]方塊中。

最後按一下[新增]按鈕,即可完成一組自訂的清單。

要如何使用呢?

(1) 以自動填滿方式來輸入文字。先輸入一個清單項目中的其中一個項目(不一定要第一個項目),然後選取這個儲存格,再拖曳儲存格右下角的控制點。拖曳過程中可以預覽產生的項目,而且清單項目會週而復始的出現。

(2) 你可也可以利用清單項目來排序。

對要排序的資料執行[常用/排序與篩選]按鈕中選取[自訂排序]選項,在[排序]對話中的[順序]下拉式清單中選取[自訂清單]選項。

接著選取你要用以排序的清單項目:

按下[確定]按鈕,即會依清單的順序來排序了。

如果不依自訂清單來排序,會依中文字的筆劃順序來排,例如:

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在 Excel 中如果要建立一個如下圖形式的月曆表,該如何處理?要能自動產生月份、日期和分隔線(紅線)!

以2011年9月為例:

參考如下步驟來建構:

1. 在儲存格C2建立起始週的第一個日期(自訂,將來只要更改儲存格即可建立新的月曆表)

2. 在儲存格D2輸入公式:「=C2+1」,複製儲存格C2,貼至儲存格C2:I2。

3. 在儲存格C3輸入公式:「=DAY(C$2+ROW(1:1)*7)」,複製儲存格C3,向右、向下貼至各個儲存格。

C$2+ROW(1:1)*7):將儲存格C2的值每一列「累加7」。

DAY(C$2+ROW(1:1)*7):透過DAY函數取得日期的「日」數。

4. 在儲存格A3輸入公式:「=MONTH($C$2+ROW(1:1)*7)」,複製儲存格C3,向下各列儲存格貼上。

C$2+ROW(1:1)*7):將儲存格C2的值每一列「累加7」。

MONTH($C$2+ROW(1:1)*7):透過MONTH函數取日期的「月」數。

5. 隱藏第2列和第B欄。

6. 選取月份所有儲存格,設定格式化條件:公式:A3<>A4,格式:儲存格設定紅色下框線。

意思為只要下一列儲存格和這一列儲存格不相等,即表示為不同月份,設定紅色下框線。

7. 選取日期所有儲存格,設定格式化條件:

(1) 公式:C3<B3,格式:儲存格設定紅色左框線。

意思為只要右欄儲存格小於該儲存格,即表示為不同月份,設定紅色左框線。

(2) 公式:C3>C4,格式:儲存格設定紅色下框線。

意思為只要該儲存格大於下一列儲存格,即表示為不同月份,設定紅色下框線。

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常見到一些類似下圖梯形票價表的表格,利用某一站到另一站的票價能夠以查詢方式來查票價,該如何使用 Excel 來建立?

首先,根據相鄰間隔站之間的票價,來建立不同站之間的所有可能票價。

(1) 計算票價

儲存格A3:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(1:1)+1,COLUMN(A:A),4))+INDIRECT(ADDRESS(ROW(3:3),ROW(1:1)+1,4))

複製儲存格A3,分別貼在每一個票價空格上。

ADDRESS(ROW(1:1)+1,COLUMN(A:A),4):找到儲存格所在欄的票價位址(在該儲存格上一列的儲存格)

ADDRESS(ROW(3:3),ROW(1:1)+1,4):找到儲存格所在列的票價位址(在該儲存格的最右第2個儲存格)

將以上兩個位址透過 INDIRECT 函數,將儲存格位址轉換為儲存格內容。

再將兩個儲存格內容相將即為該儲存格的票價。

(2) 查詢票價

{=INDIRECT(ADDRESS(MAX(IF((A1:J11=A14)+(A1:J11=B14),ROW(A1:J11))),MIN(IF((A1:J11=A14)+(A1:J11=B14),ROW(A1:J11)))))}

這是陣列公式,輸入完成應按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

查詢票價時,起站位於儲存格A14,終站位於儲存格B14。因為查詢時,起站和終站可能為起站:CCC/終站HHH,或是起站:HHH/終站CCC,應該得到相同結果。

如果想要了解詳細公式的執行過程,可以由[評估值公式]對話框來來檢視:(選取[公式/評估值公式])

只要按下[評估值]按鈕或是[逐步執行]按鈕,可以一步一步執行片段的程式。

 

詳細函數說明請參閱微軟網站:

INDIRECThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342609.aspx

INDIRECT:傳回文字串所指定的參照位址。

語法:INDIRECT(ref_text,[a1])

ref_text:單一儲存格的參照位址,其中包含A1欄名列號表示法、R1C1欄名列號表示法、定義為參照位址的名稱,或定義為字串的儲存格參照位址。

a1:指定ref_text儲存格中所包含參照位址類型的邏輯值。

ADDRESS:http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342163.aspx

在已知指定列和欄號下,取得工作表中儲存格的位址。

語法:ADDRESS(row_num, column_num, [abs_num], [a1], [sheet_text])

row_num:指定要用在儲存格參照中之列號的數值。

column_num:指定要用在儲存格參照中之欄號的數值。

abs_num:可省略。指定要傳回之參照類型的數值。傳回此參照類型如下:

1或省略:絕對儲存格參照;2:列:絕對;欄:相對;3:列:相對;欄:絕對;4:相對參照

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在 Excel 中,有時在編輯或檢視文件,想要同時檢視結果又要看看公式為何,要如何操作呢?透過將同一份文件開兩個視窗來比較可以做到。

1. 開啟要檢視的檔案後,按一下[檢視/開新視窗]按鈕。

2. 按一下[檢視/並排顯示]按鈕。

3. 選取[水平並排]選項或是[垂直並排]選項。

4. 在其中一個視窗中,按一下 Ctrl+` 鍵。該視窗會在儲存格中顯示公式。

如此便可以上下對照的方式,同時檢視儲存格結果及公式。

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在 Excel 的一個資料表中,含有日期和相關數據(如下圖左),如果想要統計指定日期(含)之前10筆的統計數據(例如:總和),該如何計算?

先為儲存格範圍建立名稱,選取日期、姓名、數量等資料範圍,按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選[頂端列]選項。如此分別定義了日期、姓名、數量等三個名稱的範圍。

儲存格F3:=SUM(OFFSET(A2,MATCH(E3,日期,0)-1,2,-10,))

MATCH(E3,日期,0):求出儲存格E3的資料在日期中的第幾列,本例為日期資料的第17列。

OFFSET(A2,MATCH(E3,日期,0)-1,2,-10,):本例=OFFSET(A2,17-1,2,-10,),結果為儲存格C9:C18。

透過SUM(C9:C18)即可求得總和。

但是,如果所選日期之前的日數不足10個時,公式即會出錯,例如:

儲存格F4:=SUM(OFFSET(A2,MATCH(E4,日期,0)-1,2,-10,))

會出現 #REF! 的錯誤訊息,因為位址參照範圍不正確。

公式修正如下:

儲存格F5:=SUM(OFFSET(A2,MATCH(E5,日期,0)-1,2,IF(MATCH(E5,日期,0)<10,-MATCH(E5,日期,0),-10)))

IF(MATCH(E5,日期,0)<10,-MATCH(E5,日期,0),-10):判斷如果 MATCH(E5,日期,0) 比10小者,取 MATCH(E5,日期,0) 的值,否則取 10。

如此,便可動態的統計任何日期之前的10筆資料了!

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今年是民國100年,學校在建學號時可能會以「0」做為第一個字,但是放到 Excel 的儲存格時,會將數字最前面的所有0均自動消除。要如何還原為固定字數的學號呢?

儲存格B2:=RIGHT("00000"&A2,6)

複製儲存格B2,往下各列貼上。

假設學號共有6碼,其中:

"00000"&A2:將錯誤的學號之前串接5個「0」(因為錯誤學號至少有1碼)。

RIGHT("00000"&A2,6):將補上0的學號由右取6碼。

公式執行結果也會將數字學號轉變成文字學號了!

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學校開學了,進來了很多的新生,當在建立學生名冊時,若遇到名字為單一個字時,不同的人來輸入,往往產生不同的結果。例如:兩個字中間不留空、兩個字中間留一個半型空格、兩個字中間留二個半型空格、兩個字中間留一個全型空格等。如此,在做資料處理會產生很大的困擾,所以拿到這些資料時,要先把所有的空格全數消除,該如何處理呢?

或許你會想要使用將「半型空格」和「全型空格」取代為「空字串」的方式來處理也可以,如果想要使用公式,則只要使用 SUBSTITUTE 函數即可完成,參考以下的公式:

儲存格C2:=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2," ","")," ","")

複製儲存格C2,往下各列貼上。

SUBSTITUTE(B2," ",""):消除半型空格。

SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2," ","")," ",""):將消除半型空格後的結果,再消除全型空格。

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最近常會有人遇到列印時,不知道紙張比例為多少的問題,所以特別用 Excel 做了一些比例的對照表。可以用在影印機的縮放或是各種版面要列印在不同紙張大小上。

A系列轉換

B系列轉換

A對B系列轉換

B對A系列轉換

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常有人問到,在 Excel 的工作表中,如果輸入一個阿拉伯數字的金額,希望能自動轉換成國字數字表示法(如下圖),該如何處理?假設位元是固定的(億、仟、佰、拾、萬、仟、佰、拾、元固定),阿拉伯數字要自動轉換成國字數字,而且零要以較淡的灰色表示。

儲存格D2:=TEXT(MID(RIGHT("000000000"&$B2,9),INT(COLUMN(A:A)/2)+1,1),"[DBNum2]")

將儲存格D2複製到儲存格F2, H2, J2, L2, N2, P2, R2, T2。

公式原理解釋:

(1) RIGHT("000000000"&$B2,9)

將9個0的字串和儲存格B2的數字串接,再由右取9個字。(也就是數字未達9個者全部補0。)

(2) INT(COLUMN(A:A)/2)+1

可以在複製儲存格時產生的COLUMN(A:A)=1、COLUMN(C:C)=3、COLUMN(E:E)=5,轉換為1、2、3。

(3) MID(RIGHT("000000000"&$B2,9),INT(COLUMN(A:A)/2)+1,1)

將(1)中的數字字串,分別在儲存格D2, F2, H2, …中取出第 1, 2, 3 …個數字。

(4) TEXT(MID(RIGHT("000000000"&$B2,9),INT(COLUMN(A:A)/2)+1,1),"[DBNum2]")

透過 TEXT 函數和「"[DBNum2]"」參數,即可將取出的一個阿拉伯數字自動轉換成一個國字數字。

接著,將數字為「零」者以較淡的灰色表示。先選取儲存格D2,再透過格式化條件的設定,將儲存格公式設為「=D2="零"」,並且將字型色彩設定為較淡的灰色。

然後,將儲存格D2的「格式」複製到其他表示數字的儲存格。

其實還有其他方式可以完成轉換的公式,不坊大家都來動動腦!

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