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目前日期文章:201205 (25)

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在工作上有時需要超過一個人共同使用一個信箱,Google Mail 允許多個人同時存取一個 Gmail 信箱。要如何設定呢?參考以下步驟。

1. 選取[設定]下拉式清單中選取[設定]選項。

2. 在[帳戶和匯入]標籤下,按一下「新增其他帳戶」。

3. 輸入要共同存取信箱的另一個 Google 帳的 Email。

4. 按一下「傳送電子郵件以授予存取權」按鈕。

5. 另一個帳戶必須在確認信中授權同意。

大約在半個小時後,你就可以切換至另一個帳戶的 Email 了。

你可以用同個帳戶來管理多個 Email 帳戶,而個 Email 帳戶也可以給多人共同存取。

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當你在連線到遠端桌面(另一部電腦、伺服器)時,常會想要在操作時想要取用本機電腦上的檔案,該如何處理呢?試試以下的做法:

1. 在[遠端桌面連線]對話框中按一下[選項]按鈕。(展開更多選項)

2. 點選[本機資源]標籤。

3. 按一下[其他]按鈕。

3. 在[磁碟機]項下,勾選想要使用的裝置(各種儲存媒體)。

4. 在[遠端桌面]中即可看到本機的磁碟機了。如此,便可輕易的使用檔案(例如複製、貼上檔案等)。

註:如果不想要保留這些連線磁碟的設定,在下次登入這個遠端桌面時,記得要將先前的勺選加以取消。

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在 Excel 中輸入日期是常有的事,你可能要輸入西曆日期,可能可輸入國曆日期;可能要輸入今天的日期,可能要輸入過去、未來的日期。Excel 其實很聰明,它會協助你輸入各種日期,但是也常引起一些困擾。

如果輸入YY/MM/DD,當 YY 為 00~29,Excel會認定為西曆日期 20XX 年日期;當 YY 為 30~99,Excel會認定為西曆日期19XX 年日期。參考序號(1)(2)(3)(4)。

如果 YY 超過 100,則 Excel 會認為該日期為一般文字。參考序號(5)

如果你要輸入國曆日期,則可以在日期前加上 R 或 r。Excel 會以國曆日期顯示,例如民國 XX 年日期。參考序號(6)(7)

如果輸入的日期以 0 開頭,則 Excel 會認為該日期為一般文字。參考序號(8)

如果要輸入今天的日期,只要按 Ctrl+: 鍵。參考序號(9)

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如果你想看看自己的網站、部落格的線上人數,可以試試 Google Analytics。只要有 Google 帳號,在 Google Analytics 中設定管理員及想要管理的網站。

Google Analytics:https://www.google.com/analytics/web/

在[首頁]之下的[即時]項下,點選「總覽」,即可看到即時狀態。你會看到此刻網站上的活躍訪客數(線上人數),並且有每分鐘、每秒的瀏覽量變化,還有新訪客回訪者、熱門推薦連結、熱門活躍網頁等訊息。

還有熱門關鍵字和熱門位置:

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在 Excel 中,當你取一個名冊時(參考下圖左),想要隨機重組這個名冊的順序(參考下圖右),該如何處理?

首先,你要藉助一個輔助欄位-亂數。

儲存格D2:=RAND()

複製儲存格D2,貼至以下各列。

為了公式說明方便,選取儲存格D2:D26,按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:「亂數」。

 

【公式說明】

儲存格F2:=OFFSET($A$1,MATCH(LARGE(亂數,ROW(1:1)),亂數,0),COLUMN(A:A)-1,,)

複製儲存格F2,貼至儲存格F2:H26。

LARGE(亂數,ROW(1:1)):找出亂數中的最大值。當公式往下複製時,ROW(1:1)會變為ROW(2:2)、ROW(3:3)、…,即產生1,2,3,…。

MATCH(LARGE(亂數,ROW(1:1)),亂數,0):找出最大值亂數,位於亂數欄位的第幾列。

OFFSET($A$1,MATCH(LARGE(亂數,ROW(1:1)),亂數,0),COLUMN(A:A)-1,,):透過 OFFSET 函數找出座號欄位中的最大值內容。

每按一下 F9 鍵一次,即可產生一組新的隨機順序的名冊。

 

【練習】

試試另一種作法:

儲存格F2:=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(LARGE(亂數,ROW(1:1)),亂數,0)+1,COLUMN(A:A)))

自已想想公式的意義。

 

【補充說明】

關於函數的詳細說明,請參考微軟網站:

OFFSEThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342739.aspx

OFFSET 函數:傳回根據所指定的儲存格位址、列距及欄距而算出的參照位址。

語法:OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

Reference:用以計算位移的起始參照位址。

Rows:左上角儲存格要往上或往下參照的列數。Rows可以是正數(表示在起始參照位址下方)或負數(表示在起始參照位址上方)

Cols:左上角儲存格要往左或往右參照的欄數。Cols 可以是正數(表示在起始參照位址右方)或負數(表示在起始參照位址左方)

Height:所傳回參照位址的高度 (以列數為單位)Height 必須是正數。

Width:所傳回參照位址的寬度 (以欄數為單位)Width 必須是正數。

MATCHhttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342679.aspx

MATCH:搜尋某儲存格範圍內的指定項目,然後再傳回該項目在範圍內的相對位置。

語法:MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

lookup_value:在 lookup_array 中尋找比對的值。

lookup_array:要搜尋的儲存格範圍。

match_type:這是一個數字,其值有三種可能:(預設值為 1)

1 或省略:找到等於或僅次於 lookup_value 的值。lookup_array 引數內的值必須以遞增次序排列。

0:找第一個完全等於 lookup_value 的比較值。lookup_array 引數內的值可以依任意次序排列。

-1:找到等於或大於 lookup_value 的最小值。lookup_array 引數內的值必須以遞減次序排序。

ADDRESShttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342163.aspx

ADDRESS:在已知指定列和欄號下,取得工作表中儲存格的位址。

語法:ADDRESS(row_num, column_num, [abs_num], [a1], [sheet_text])

row_num:指定要用在儲存格參照中之列號的數值。

column_num:指定要用在儲存格參照中之欄號的數值。

abs_num:可省略。指定要傳回之參照類型的數值。傳回此參照類型如下:

1或省略:絕對儲存格參照;2:列:絕對;欄:相對;3:列:相對;欄:絕對;4:相對參照

INDIRECThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342609.aspx

INDIRECT:傳回文字串所指定的參照位址。

語法:INDIRECT(ref_text,[a1])

ref_text:單一儲存格的參照位址,其中包含A1欄名列號表示法、R1C1欄名列號表示法、定義為參照位址的名稱,或定義為字串的儲存格參照位址。

a1:指定ref_text儲存格中所包含參照位址類型的邏輯值。

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如果你在 Google 文件中編輯文件,現在你可以使用[工具/研究]選項,來協助你編寫論文。在[研究]窗格中,你可以輸入關鍵字,針對顯示的搜尋結果,你可以選取[預覽]選項,檢視這個網站或檔案,可以選取[插入連結]選項,會在文件中插入含有標題的超連結,你可以選取[引用]選項,在文件會呈現引用編號。

引用內容會呈現在文件下方:

不管你是否是要寫論文,這個工具用在要引用網路資源的文件上是很有幫助的。

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在 Excel 的工作表中有一個成績表(如下圖),如果要將成績表轉換成可列印的標籤形式(參考下下圖),該如何處理?

有許多種方式可以達到查表功能,這次主要使用 OFFSET 函數:

儲存格B1:=OFFSET(H$2,INT((ROW()-1)/3),,,)

INT((ROW()-1)/3):當往下複製時,在第1,5,9,…列,會產生0,1,2,…,可以分別抓取座號1,2,3,…的資料。

儲存格D1:=OFFSET(I$2,INT((ROW()-1)/3),,,)

儲存格A3:=OFFSET(J$2,INT((ROW()-2)/3),,,)

INT((ROW()-2)/3):當往下複製時,在第3,7,11,…列,會產生0,1,2,…,可以分別抓取座號1,2,3,…的資料。

複製儲存格A3,貼至儲存格A3:F3。

複製儲存格A1:F4,往下各列貼上。

 

【補充資料】

相關函數詳細說明,請參考微軟網站說明:

OFFSEThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342739.aspx

OFFSET 函數:傳回根據所指定的儲存格位址、列距及欄距而算出的參照位址。

語法:OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

Reference:用以計算位移的起始參照位址。

Rows:左上角儲存格要往上或往下參照的列數。Rows可以是正數(表示在起始參照位址下方)或負數(表示在起始參照位址上方)

Cols:左上角儲存格要往左或往右參照的欄數。Cols 可以是正數(表示在起始參照位址右方)或負數(表示在起始參照位址左方)

Height:所傳回參照位址的高度 (以列數為單位)Height 必須是正數。

Width:所傳回參照位址的寬度 (以欄數為單位)Width 必須是正數。

 

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有同事問到,在 Excel 中如何可以在儲存格中輸入以 0 開頭的數字時,能保留最左端的 0 (通常 Excel 如果認定數字時,會預設將左端不管幾個 0 均予以消除),其中之一的作法是先加入「`」,強迫 Excel 認定該儲存格為文字(參考下圖)。

(你也可以將其轉換為數字,Excel 會自動消除左端位數的所有 0。)

但是如果你只想消除這個「`」符號,還是要保留左端位數的 0 ,該如何處理?你可以試試以下作法:

選取含有「`」開頭的儲存格,在其他位置選取一個儲存格,按右鍵選取「123」圖示(選擇性貼上[值])即可。這些儲存格還是被視為文字,但不會顯示「`」符號。

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Email 幾乎是每個人每天都會接觸的東西,但是你能清楚的知道一封郵件如何被傳遞的呢? Google 在 The Story of Send 網站(http://www.google.com/green/storyofsend/desktop/)中,以動畫形式告訴你一封 Gmail 如何進行傳遞。你會發現傳遞 一封郵件要經過那麼多的硬體設備、那麼多的軟體程式來處理,耗費的地球資源那麼的多。

你可以使用視窗最下方式的各個圓點來檢視每個故事段落,或是使用視窗捲軸、滑鼠滾輪來切換至不同故事段落。

點選畫面中的藍色圈圈,會有進一步的說明:

老師也可以拿來當做教材哦!

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Google 提供了搜尋主頁(http://www.google.com/insidesearch/),讓你知道最新的 Google 搜尋功能,並提供你提示和密訣。

你可以在時間軸上看到 Google 搜尋的發展歷史:

它的提示及秘訣,可以當作搜尋的基本功練習。

完整的提示及秘訣清單:http://www.google.com/intl/zh-TW_ALL/insidesearch/tipstricks/planning-a-date.html

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最近發現 Facebook 的社團中貼文時,已經可以「上載檔案」了,而且可以最大到 25 MB。不過目前在個人的塗鴉牆上還看不到這個選項,相信這個功能對於同社團的人交換檔案、文件可以方便很多。

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最近要登入 facebook 時,你可能發現 facebook 提醒你可以使用除了原先的電子郵件登入之外,還可以使用「電話」來登入:

你也會看到可以短網址來登入:

這意味著你使用 Email 、電話(手機)、短網址名稱都可以登入。而你必須在 facebook 中有輸入手機號碼,或是先建立短網址才能使用短網址登入,而且只要以短網址中的名稱登入即可,例如短網址:http://www.facebook.com/abc,你只要以 abc 登入即可。

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Google 推出了一個不可不知(Good to Know)網站(http://www.google.com/intl/zh-TW/goodtoknow/),

提供網路使用者所需的資安常識:

※確保網路活動安全性
有多種訣竅可確保上網安全,包括選擇高強度的密碼以及避開惡意軟體。您也可以造訪家庭網路安全中心,瞭解如何打造安全的家庭上網環境。

※您的網路活動資料
瞭解您的線上資料以及網站如何運用這些資料提供更實用的服務,主題包括 Cookie 的功用,以及 IP 位址如何協助網站推測您的位置。

※Google 保存的使用者資料
瞭解您的 Google 帳戶資料以及 Google 如何運用這些資料提供更實用的服務,主題包括搜尋紀錄所儲存的資料,以及 Google 如何運用這些資料顯示相關搜尋結果,甚至預測疾病爆發時間。

※管理您的資料
參閱線上資訊管理相關建議,包括管理 Cookie、使用私密瀏覽以及在 Google 產品中匯入及匯出資料。

其中的內容提供了各種常見的資安觀念和常識,也提供了一些應有的做為,對於一般使用者應該有所幫助:

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最近半年(2012/5/15~12/31),在 7-ELEVEN 店內可以免費上網!每天最多可使用 3 次,每次 30 分鐘(不可累計),不過你得先註冊為會員。有智慧型手機,沒有上網吃到飽的人,或是使用 notebook 的人都可以試試!多達4800個門市可以上網哦!

帳號申請:http://www.7wifi.com.tw/join/joinlaws.aspx

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在 Excel 的工作表中,有一組數值數列,如何分別計算每個數值十位數的總和及個位數的總和?一般你會將十位數及個位數先找出來:

儲存格C2:=MOD(A2,10)

利用 MOD 函數求得數值的餘數。

儲存格B2:=(A2-MOD(A2,10))/10

將數值減掉餘數,再除以10,即為十位數。

複製儲存格B2:C2,貼至儲存格B2:C11。

然後再計算分別計算十位數和個位數的總和。

如果你不想透過以上的複雜程序,想要一個公式解決這個問題,該如何處理?那你要利用 SUMPRODUCT 函數來處理。

計算十位數的總和:=SUMPRODUCT((A2:A11-MOD(A2:A11,10))/10)

計算個位數的總和:=SUMPRODUCT(MOD(A2:A11,10)*1)

 

【補充資料】

詳細函數說明,請參考微軟網站:

SUMPRODUCThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342935.aspx

SUMPRODUCT:傳回各陣列中所有對應元素乘積的總和。

語法:SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...)

array1:要求對應元素乘積和的第一個陣列引數。

array2, array3,...:要求對應元素乘積和的第 2 個到第 255 個陣列引數。

註:各陣列必須有相同的維度(相同的列數,相同的欄數)。否則會傳回錯誤值#VALUE!。並且會將所有非數值資料的陣列元素當成0來處理。

 

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當你取得一個學生名條(含有座號+姓名),如果要依座號或是亂數來自動建立座位表,該如何處理?(參考下圖)

【依座號】

儲存格D3:=OFFSET($A$1,COLUMN(A1)+INT(ROW(A1)/2)*7,)

COLUMN(A1)+INT(ROW(A1)/2)*7:當往右複製時會產生0,1,2,3,4,5,6,往下複製二下時,會產生7,8,9,10,11,12,13,…。其中「*7」是因為這個座位表有 7 排。

儲存格D4:=OFFSET($B$1,COLUMN(A1)+INT(ROW(A1)/2)*7,)

原理同上。

複製儲存格D3:J4,貼至儲存格D3:J14。

【依亂數】

如果你在座號前加入一組亂數(=rand()),再依亂數將名條重新排序(遞增或遞減),產生一組新的名條。(每排序一次就會產生一組新名條)

儲存格E3:=OFFSET($B$1,COLUMN(A1)+INT(ROW(A1)/2)*7,)

儲存格E4:=OFFSET($C$1,COLUMN(A1)+INT(ROW(A1)/2)*7,)

原理同上。

複製儲存格E3:K4,貼至儲存格E3:K14。

 

【補充】

詳細函數說明,請參考微軟網站:

OFFSEThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342739.aspx

OFFSET 函數:傳回根據所指定的儲存格位址、列距及欄距而算出的參照位址。

語法:OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

Reference:用以計算位移的起始參照位址。

Rows:左上角儲存格要往上或往下參照的列數。Rows可以是正數(表示在起始參照位址下方)或負數(表示在起始參照位址上方)

Cols:左上角儲存格要往左或往右參照的欄數。Cols 可以是正數(表示在起始參照位址右方)或負數(表示在起始參照位址左方)

Height:所傳回參照位址的高度 (以列數為單位)Height 必須是正數。

Width:所傳回參照位址的寬度 (以欄數為單位)Width 必須是正數。

 

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最近看到網路上有人在討論 IE(Internet Explorer) 會記錄你在電腦中使用檔案的情形,打開 IE 檢查一下歷程記錄(按一下 IE 視窗右上角的☆,再選「歷程記錄」),果然出現了「電腦」類別,之下全是當天用過的檔案名稱,點選檔案即可開啟該檔案:

搞不清楚一個瀏覽器為何要記錄個人使用檔案的資訊(微軟應提出合理解釋吧!),但是如果你覺得這種隱私不想被揭露,你可能得要換成其他瀏覽器,或是勤勞一點,每次使用完就將上網記錄清除。你也可以透過像是 CCleaner 這種軟體幫你做清除的動作。

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高中圖書館常要推廣小論文比賽或是要增加學生資訊素養,要讓學生撰寫小論文。現在是個非常重視尊重他人智慧財產權的時代,所以在文章中必須完整的交待引用文章的出處。使用 Word 來編輯時,如何做好這個工作呢?

以中學生網站所列之全國高級中等學校小論文寫作比賽引註資料格式範例(採APA論文格式)來看:

文件網址:http://www.shs.edu.tw/temp_pdf/9803021302.pdf

參考以下的步驟:

1. 選取[參考資料/樣式]中的「APA第5版」。(或其他選項)

2. 按一下[新增]按鈕。

3. 在[來源類型]中選取一種參考資源,例如:圖書、雜誌文章、期刊文章、…。

4. 在各個欄位中輸入資料。(如果勾選[顯示所有書目欄位],可以輸入較複雜的內容。)

如果你在本文中要使用引文,則選取[參考資料/引文]選項,再選取一個項目:

如果要在最後插入引用的項目或是書目資料,則選取[參考資料/書目]選項,再選取「引用的項目」或是「書目」:

觀察已插入的書目,其中每個項目均以「. 」(點+空格)隔開,而中文應該以「。」隔開。所以必須取代方式來調整:

1. 選取所有的參考書目。

2. 開啟[尋找及取代]對話框。

3. 在[尋找目標]文字方塊中輸入「. 」(點+空格)。

4. 在[取代為]文字方塊中輸入「。」。

5. 按一下[全部取代]按鈕。

以下為調整後的結果:

如果你想把「: 」(半型冒號+空格),全部置換為「:」(全型),只要參考上述步驟執行即可。但是要小心不要把網址中的「/」和「.」也給置換了。

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今天有人問了我一個問題:

一般 PowerPoint 2003 產生的播放檔,副檔名為「pps」,如果想要編輯這個檔案,必須將檔案轉成副檔名為「ppt」。通常只要修改檔名即可,例如:將 123.pps 更名為123.ppt。

但是,依照以上原理,如果使用 PowerPoint 2010 產生的播放檔,副檔名為「ppsx」,若要編輯這個檔案,將檔案轉成副檔名為「pptx」,開啟時會看到錯誤訊息:

如果想要編輯副檔名為「ppsx」的簡報該如何處理?

我的實驗結果是:(以簡報播放檔 123.ppsx 為例)

1. 將 123.ppsx 更名為 123.ppt。

2. 點選 123.ppt 進行 PowerPoint 2010。

3. 另存新檔 123.pptx。

如此,即可編輯2010版的播放檔了,而且原 2010 的各種動畫效果也都獲得保留。

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在 Word 中,如果你想要將文件中所有括號中的不同文字全部更換成某一色彩,該如何處理比較快速方便?

參考以下的作法:

1. 選取[常用/編輯/取代]選項,開啟[尋找與取代]對話框。

2. 勾選[使用萬用字元]選項。

3. 在[尋找目標]文字方塊中輸入「(*)」。

4. 在[取代為]文字方塊中按一下(將插入點移入)。

5. 選取[格式]按鈕中的[字型]選項。

6. 設定字型色彩:紅色,字型樣式:粗體。

參考以下的設定結果:

7. 按一下[全部取代]按鈕,得到以下的結果:

所以括號內的文字均已置換色彩。

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