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目前日期文章:201303 (40)

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在 Excel 中如果要在一個表格中顯示各種小計,可以透過啟用篩選,再勾選顯示小計,即可達成。這次我們來練習用公式來取化手動操作,要使用的是 SUBSTOTAL 函數。

下圖左是一個基本資料表,下圖右列出 SUBSTOTAL 函數的 function_num 參數的意義。

我們要使用微調按鈕來控制小計的函數,並且顯示函數的名稱。

【準備工作】

首先,選取儲存格A1:E11,按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:甲、乙、丙、丁、戊。

接著,插入一個微調按鈕:

設定控制項格式,最小值:1,最大值:11,儲存格連結:$A$13。

儲存格A12:=SUBTOTAL($A$13,INDIRECT(A1))

INDIRECT(A1):將儲存格A1的文字內容以 INDIRECT 函數轉換為已定義的名稱。

複製儲存格A12,貼至儲存格A12:E12。

儲存格C13:=VLOOKUP(A13,G1:I12,3,FALSE)

使用查詢方式顯示所使用的 function_num 的小計函數。

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最近很多學生為了推薦甄選而要將文件轉換為 PDF 格式,卻在某些電腦上找不到可以轉換 PDF 的程式。其實在 Word 2010 等程式中可以直接將文件儲存格為 PDF 檔案,不過在 Word 2003 版本似乎就有些困難。

不過如果你有 Google 帳號,可以試試利用 Google 雲端硬碟的功能。

1. 先將文件上傳至雲端硬碟上。

2. 點選你要轉換的檔案,進入預覽頁面。

3. 按一下「印表機」圖示。

4. 按一下[儲存]按鈕。

6. 為這個 PDF 檔命名。

image

開啟這個 PDF 檔檢視一下,發現有些地方並沒有轉換好(如下圖)。不過相信不久的將來,Google 應該能將這個部分處理好的。初期你可以先將這個功能用在內容較不複雜的文件上。

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有一天,同仁突然問了一個大家可能都踫過的問題:在格式化磁碟時,Windows 7 在格式選項中預設在「快速格式化」,除了格式化速度比較快之外,是否也代表一般格式化可以將資料清的比較乾淨?

根據我的理解,答案令他失望了,因為根據微軟網站上的說明:

http://support.microsoft.com/kb/302686/zh-tw

當選擇在磁碟區上執行一般格式化時,檔案會從正在格式化的磁碟區上移除,然後系統會掃描硬碟以尋找損毀的磁區。掃描損毀磁區的動作佔了磁碟區格式化的大部分時間。

如果選擇「快速」格式化選項,格式化的動作會將檔案從磁碟分割移除,但是不會掃描磁碟尋找損毀的磁區。

所以建議你,只有在之前已經格式化硬碟並確認硬碟沒有損壞,才使用快速格式化選項。

不過,很奇怪的是在 Windows 7 中的預設值卻是:快速格式化。

特別提醒:無論是快速格式化或是一般格式化,其實原來磁碟中的資料都沒有真正的被移除,所以都可以使用檔案還原軟體加以還原。

如果你有一些隱私資料或是有資安問題的檔案在刪除後,不想要被救回來,也可以使用像 CClener 這類的清除軟體,它在設定中提供了刪除資料時的覆寫動作,可以將刪除的資料經由覆寫資料來讓原來資料還原不回來。

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有人問了這麼個問題,有時在電腦進入睡眠狀態時,因為不小心踫觸了滑鼠或鍵盤,而喚醒睡眠中的電腦,有什麼方法可以防止誤觸滑鼠或鍵盤而喚醒睡眠中的電腦呢?

大家都知道,你可以設定電源按鈕或睡眠按鈕的關機/睡眠/休眠等行為,如果你的電腦在睡眠狀態,你只要再按一下電源按鈕,即可喚醒電腦。不過,你也可以透過觸動滑鼠或鍵盤來喚醒電腦。

而你如果不想要因不小心踫觸了滑鼠或鍵盤,而喚醒睡眠中的電腦,則可以在「裝置管理員」中,選取一個滑鼠或鍵盤按二下,開啟這個裝置的[內容]對話框,在其[電源管理]標籤下,取消勾選「允許這個裝置喚醒電腦」即可。

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在 Windows 7 的檔案總管中,你可以設定檔案和資料夾的屬性,並且可以在檔案總管新增「屬性」欄位來篩選檔案。

你只要在欄位名稱上按一下右鍵,選取「屬性」,即可新增[屬性]欄位。

而檔案和資料夾是如何而來的呢?

你可以在檔案或資料夾上按一下右鍵,選取「內容」來設定:

按一下「進階」按鈕,可以進一步設定:

其設定後產生的屬性代碼如下:

D:資料夾
A:保存檔案
H:隱藏檔案
R:唯讀檔案
S:系統檔案
E:加密內容
C:壓縮內容
I:不建立索引
N:不進行封存

使用「屬性」這個欄位,你可以篩選同樣屬性的檔案,例如:篩選所有的唯讀檔、壓縮檔等。

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當你拿到一個檔案,而這個檔案可能是來自另一部電腦,例如由 Email 的附件儲存而來,或是由網頁下載而來等。在你開啟這個檔案時,通常會看到一個「受保護的檢視」的訊息,並且提醒你要注意安全性的問題,而你要按一下「啟用編輯」,你才能進行編輯的動作。

如果你不想要在開啟檔案時出現這個訊息,你也可以在檔案總管裡選取這個檔案,按一下右鍵,再選取「內容」,在[一般]標籤下,你會發現安全性的訊息。

按一下[解除封鎖]按鈕,再開啟這個檔案時,就不會顯示上圖中「受保護的檢視」的訊息了。

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有網友問到一個在 Excel 中,關於文字時間轉換為數字時間的問題。在下圖左的資料表中,開始和結束的時間並非以標準的時間表示法來輸入,導至無法用在正確的顯示和計算結束和開始的時間差距。要如何轉換才能在後續使用呢?(參考下圖右)

(一) 開始日期

儲存格F2:=B2+TIME(LEFT(C2,2),RIGHT(C2,2),)

因為原始的開始和結束時間為「文字」型態,所以使用 LEFT 函數取出開始時間的左側 2 個數字做為「時」,再以 RIGHT 函數取出開始時間的右側 2 個數字做為「分」,最後再帶入 TIME 函數轉換為時間的型態。

(二) 結束日期

儲存格G2:=IF(LEFT(D2,2)*1<LEFT(C2,2)*1,

B2+1+TIME(LEFT(D2,2),RIGHT(D2,2),),B2+TIME(LEFT(D2,2),RIGHT(D2,2),))

原理同開始日期之做法,但因為結束時間有跨日的問題,所以判斷如果取得結束的時數小於開始的時數,則表示有跨日,則要將日期加上 1 天。

(三) 計算間距

儲存格H2:=G2-F2

因為開始時間和結束時間已經轉換為正確的時間型態,所以計算時間間距時,只要將兩數相減即為間距。

複製儲存格F2:H2,往下各列貼上。

其中的開始時間和結束時間的數值格式,自訂為「[$-409]yyyy/mm/dd hh:mm AM/PM;@」,以求格式的美觀及一致性。

image

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同仁有時候會有這樣的困擾:在編輯完 Excel 資料之後,在列印時才發現列印結果會超出一頁(如下圖)。你可能會去調整欄寬、列高或是物件的位置來讓一張紙能容得下,但有時候又無法或不想調整這些內容而感到困擾。

在 Excel 有一個很不錯的設計,如果你以縮放頁面的方式,可以免掉調整的麻煩。所以在 Excel 的版面設定中的「頁面」標籤下,就可以調整縮放比例。

你可以自由縮放比例,可以調整1頁高、1頁寬或是全部放在1頁中:

image

更方便的是:如果你想在列印時來調整縮放比例,可以在[設定]區中的最後一項,選取想要的縮放方式。

提醒一下:在此的設定會同步到版面設定中的設定結果。如果按一下「自訂縮放比例選項」時,就可以切換至版面設定的對話框。

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有位網友問到:在 Excel 中如果建立一個含有入住日期和退房日期的住房資料表(如下圖左),該如何自動計算每日住房的人數?

【準備工作】

選取儲存格B1:C27(你的資料範圍),按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:入住、退房。

 

【輸入公式】

(1) 使用 SUMPRODUCT 函數

儲存格F2:=SUMPRODUCT((退房>E2)*(入住<=E2))

原理是計算某日日期小於退房日且大於或等於住房日的個數(不含退房當日)。

(2) 使用陣列公式

儲存格F2:{=SUM(IF((退房>E2)*(入住<=E2),1,0))}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

 

【補充資料】

相關之詳細函數說明,請參閱微軟網站:

SUMPRODUCThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342935.aspx

SUMPRODUCT:傳回各陣列中所有對應元素乘積的總和。

語法:SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...)

array1:要求對應元素乘積和的第一個陣列引數。

array2, array3,...:要求對應元素乘積和的第 2 個到第 255 個陣列引數。

註:各陣列必須有相同的維度(相同的列數,相同的欄數)。否則會傳回錯誤值#VALUE!。並且會將所有非數值資料的陣列元素當成0來處理。

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同仁問到,Excel 的一個檔案用了好長一段時間,想不起來曾經做了那些隱藏動作,所以也不知從何取消隱藏。

在 Excel 中能隱藏的地方有很多,例如:隱藏欄、隱藏列、隱藏工作表、隱藏物件等等(還有其他)。參考下圖有些線索可以看出做了隱藏動作:

如何將這些隱藏找出來,並且恢復未隱藏呢?用一個投機取巧的方式:

1. 選取[檔案]功能表中的「資訊」標籤。

2. 按一下[查看問題]按鈕之下的「檢查文件」選項。

3. 系統會提醒你要先存檔。

4. 在[文件檢查]對話框中選取數個和隱藏有關的選項,

5. 按一下[檢查]按鈕,開始進行檢查。

檢查結果會顯示相關的隱藏項目資訊(參考下圖)。

6. 按一下隱藏項目的[全部移除]按鈕,即可取消該項目的隱藏動作(還原為顯示)。

結果發現:欄和列的隱藏已恢復顯示,工作表的隱藏也恢復顯示,但是有一個隱藏的物件卻被刪除了。(參考下圖)

所以,使用上要很小心,以避免這個動作讓原本只是隱藏的物件,真的消失了。

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在 Excel 中有一個資料表(如下圖左),如果只想複製出奇數序號列的資料(如下圖右),該如何處理較方便?

參考以下的做法:

1. 在儲存格D2輸入公式:=A2;在儲存格E2輸入公式:=B2

2. 選取儲存格D2:E3。

3. 拖曳右下角的填滿控制點至儲存格E26。

複製結果如下:

(目前儲存格D2:E26還在選取狀態)

4. 在選取區上按一下 Ctrl+C 鍵,複製這些資料。

5. 在選取區上按一下右鍵,選取「貼上值」。(去除儲存格中的公式中

6. 按一下[常用/排序與篩選]功能表中的「從最小到最大排序」,即可篩選出奇數列。

如法炮製,你是否也會複製偶數列或是第 1, 4, 7, 10, …  列的資料呢?

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在 Excel 中有一個資料表(如下圖左),有人想要將同一欄中相同的資料只保留第一個,讓資料看起來比較簡單一點,該如何處理?

參考以下的做法:

儲存格F2:=IF(COUNTIF(A$2:A2,A2)>1,"",A2)

複製儲存格F2,貼至儲存格F2:I22。

其原理是利用以第 2 列的絶對參照位址(A$2)為起點,利用 COUNTIF 函數來找出由第一個儲存格開始到某個儲存格之間,該儲存格內容所出現的次數,如果大於 1,表示重覆出現了,就以空白顯示。

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在 Excel 中的一個資料表,其中有一個日期和時間組成的數列,有人想要將時間的部分除去,只留下日期,該如何處理?

以下提供二種方式:

一、使用 INT 函數

儲存格C2:=INT(A2)

複製儲存格C2,往下各列貼上。

因為在 Excel 中,用「1」表示一天,所以 :

1 小時為 1/24,1 分鐘為 1/(24*60),1 秒鐘為1/(24*60*60)

INT 函數可以取出不大於某數的最大整數,相當於將小數部分除了。

 

二、使用「取代」功能

1. 選取儲存格A2:A18。

2. 開啟「取代」對話框。

3. 在[尋找目標]方塊中輸入「 *」(空格+星號)

4. 在[取代成]方塊中留下空白。

5. 按一下[全部取代]按鈕。

其中的「 *」(空格+星號),乃是利用「萬用字元:*」來代表所有的時間部分。

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有人問到:不管你是由開始功能表的附屬應用程式叫出「命令提示字元」視窗,或是按一下 WinKey + R 鍵,輸入「cmd」命令,所開啟的「命令提示字元」視窗的預設路徑都是:

C:\Users\Administrator> (如下圖)

每次想要切換到某個路徑底下,尤其是踫到資料夾很多層或是名稱很長等因素,在做切換工作時會產生一些困擾,例如要切換至:F:\行政資料[圖書館]\一般業務\公文影本。

以下提供一種作法:

先在檔案總管中選取想要的目錄:

在網址列輸入:「cmd」,按一下 Enter 鍵。

會立即開啟「命令提示字元」視窗,並且已切換至想要的路徑:

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有人問到:在 Excel 的資料表中,如果在公式中未使用絶對參照,但又想複製相同公式,貼在另一個位置該如何處理?(參考下圖)

大家應該知悉,如果在公式中使用「絶對參照」(例如:$A$1),則複製儲存格公式,貼至另一個儲存格時,可以完整的複製相同公式;如果在公式中使用「相對參照」(例如:A1),則複製儲存格公式,貼至另一個儲存格時,則會依儲存格的相對位址,自行調整公式內容。

然而,如果你已在儲存格公式中使用相對參照,而又想複製原來一樣的公式內容貼在其一個儲存格,該如何操作是好?參考以下的操作:(以上圖為例)

1. 選取儲存格D2:E19。

2. 按一下 Ctrl+C 鍵,複製儲存格D2:E19。

3. 在儲存格G2上按一下右鍵,選取「貼上連結」。

(來源儲存格內的相同公式會被貼至目的儲存格中)

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有人問到:在 Excel 中的一個資料表(如下圖),想要向下填滿一些空白儲存格,不知那種方式比較方便。

常常會拿到一些資料表,並不符合自己要用的格式,所以要自行動些手腳。這次不是要想些複雜的公式,而是以一些操作來完成。

參考以下的操做步驟:

1. 選取資料範圍,例如:儲存格A2:B22。

2. 按一下 Ctrl+G 鍵,開啟[到]對話框。

3. 按一下[特殊]按鈕,開啟[特殊目標]對話框。

4. 選取「空格」,按一下[確定]按鈕。

image

5. 在公式列中輸入「=A2」,按一下 Ctrl+Enter 鍵。

所有空格都會自動填入公式,會顯示上一個儲存格相同內容。

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Google 最近放棄了 Google Reader,搞的沸沸揚揚,但是也推出了 Google Keep 記事工具。相信大家都用過或聽過 Evernote 這類的數位筆記軟體,相對之下,Google Keep 顯得較為陽春。

Google Keep 結合在 Google 雲端硬碟中,網址:https://drive.google.com/keep/

你可以有二種檢視筆記的方式:清單、格狀,除了可以檢視目前的筆記,還可以檢視已封存的筆記。

它的介面很簡單,輸入標題和筆記內容,按一下「完成」,即輸入完一個筆記。

你可以上傳圖片,在筆記中插入一張或多張圖片:

可以標記筆記的色彩,用色彩來歸類筆記,或是作為提醒作用:

可以在筆記中放置項目清單,當你打勾某個項目時,該項目內容會被加上刪除線。

除了在雲端使用筆記本之外,Google 也推出了行動裝置上的 Google Keep App。使用這個 App,除了上述的記事功能之外,可以使用語音輸入功能來記事(以錄音方式輸入,語音會被翻譯成文字,並且儲存錄音檔),也可以使用在記事中使用照相功能來記錄照片。

你可以選取單欄檢視或是多欄檢視。

 2013-03-22_13-20-57_調整大小

可以將記事封存(收納起來),並且檢視已封存的記事,記事也可以設定色彩。

2013-03-22_13-21-09_調整大小 2013-03-22_13-21-50_調整大小

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和同事討論到一個題目:現在大家都有智慧型手機,如果拍了照片之後,想要直接列印出來,該如何處理?

大家會想到要使用雲端列印(例如:Google 雲端列印等),不過現在要介紹的是直接透過區域網路中的網路印表機來列印。

首先你得啟動無線網路,而你的手機也必須在印表機相同網段中。以我的手機為例(Android 版本:4.1.1),當你切換到相機相簿時,按一下功能中的:更多。

再選取:列印。

系統會列出一個預設的印表機,你也可以選取向下箭號,再選取「新增印表機」來搜尋不同的印表機。

 

當偵測到好多印表機,有些顯示「就緒」者才可以列印,有些是「請檢查您的印表機」或是「不支援印表機」等就無法列印。相同型號的印表機會輔以顯示硬體編號來區隔。

選取一個想要的印表機(再設定頁面和範圍、份數等),按下「列印」即可印出來。(參考上圖)

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Google 圖片(http://www.google.com.tw/imghp)又有了新功能了!現在開始,除了靜態圖片之外,還可以搜尋動畫圖片了!

在搜尋圖片時使用「搜尋工具」,在任何類型中選取「動畫圖片」。

動畫圖片是 GIF 檔案格式,很多網站都利用動畫來讓網頁更生動。

對於動畫圖片也是可以針對圖片大小和色彩及時間等因素來限縮搜尋結果:

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有網友問到先前的文章中,有一篇提到在 Excel 的工作表中,每種色彩對應一個數(參考下圖),如果想要以色彩查表取得數值再計算總和。如果要將「欄」的內容轉換為「列」來呈現該如何修改公式?

(一)資料以「欄」排列

(1) 轉換數字後計算總和

儲存格B2:=VLOOKUP(A2,$F$1:$G$10,2,FALSE)

利用 VLOOKUP 函數,取得每個色彩所代表的數值,再加總即為答案。

複製儲存格B2,貼至儲存格B2:B15。

(2) 直接計算總和

如果不想先將色彩轉換為數字,而要直接求得總和。

儲存格D2:{=SUM(IF(A2:A15={"紅","橙","黃","綠","藍","靛","紫","黑","白"},{1,2,3,4,5,6,7,8,9}))}

此為陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shfit+Enter 鍵。

 

(二)資料以「列」排列

(3) 轉換數字後計算總和

儲存格B2:=HLOOKUP(B1,$B$6:$J$7,2,FALSE)

利用 HLOOKUP 函數,取得每個色彩所代表的數值,

複製儲存格B2,貼至儲存格B2:O2。

比較 (1) 和 (3) 的公式,以欄排列使用 VOOKUP 函數,以列排列使用 HLOOKUP 函數。

(4) 直接計算總和

利用 HLOOKUP 函數,取得每個色彩所代表的數值,再加總即為答案。

儲存格B4:{=SUM(IF(B1:O1={"紅";"橙";"黃";"綠";"藍";"靛";"紫";"黑";"白"},{1;2;3;4;5;6;7;8;9}))}

此為陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shfit+Enter 鍵。

比較 (2) 和 (4) 的公式,在顏色陣列以欄排列使用「,」,以列排列使用「;」。

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