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目前日期文章:201304 (51)

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有人想要根據不斷輸入的項目,自動給予一個序號,而且依不同項目別來編號。例如下圖中資料表,當輸入一個參賽項目後,能自動產生以該項目的第一個字元再加上流水號當為序號,該如何寫公式?

儲存格A2:=LEFT(C2,1)&COUNTIF($C$2:C2,C2)

複製儲存格A2,往下各列貼上。

LEFT(C2,1):取出同列項目的第一個字元。

COUNTIF($C$2:C2,C2):計算從儲存格C2以下的儲存格範圍,共有幾個和 C 欄各列相同的內容,這個數量即為其流水號。

如果不斷的輸入資料,則複製A欄的公式,即可得到各個項目的分類序號了。

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在 Excel 2010 中,如果將兩個工作表設定並排顯示,這個工作表會並排在一個功能表之下:

在 Excel 2013 中,兩個並排顯示的工作表,各自會有獨立的功能表:(垂直並排)

(水平並排)

image

例如,你在使用公式編輯列時,獨立的視窗讓你可以有不同大小的公式編輯列:

例如,在水平並排時的兩個工作表只顯示一個功能表,一個功能表隱藏:

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學校同事問到一個可能很多人都會用到的問題:當在開啟 Internet Explorer 瀏覽器時,希望能同時顯示多個網頁,該如何做到?

其實這個功能在 Internet Explorer 瀏覽器的很多版本都有提供了,現在來看看如何操作?以下以 Internet Explorer 9.0 的畫面為例。

其觀念是設定多個首頁,所以先進入 Internet Explorer 的網際網路選項,在[一般]標籤下的[首頁]區中,輸入你想要在開啟 IE 時,要同時開啟的網頁。

當你開啟 Internet Explorer 時,你所設定的網址會一併開啟:(本例如同時開啟三個網址)

當你設定多個首頁,可能讓你在開啟 IE 時,速度會變慢。不過用在一些多人使用、無人管理的自動化環境上還滿方便的。

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在使用 PowerPoint 2013 時,你會發現一個不錯的新工具。以前,當你在編製投影片時,有時很想套用投影片上已有的一些色彩,但因為不容易取得其紅、綠、藍的數值,所以無法仿製出相同的色彩。

現在 PowerPoint 2013 提供了選取投影片上的色彩的功能,你只要在圖案物件上按一下右鍵,然後在[填滿]下拉式清單中,選取「色彩選擇工具」。

將滑鼠移到想要的色彩上(會顯示 RGB 的色彩值)點一下:

原來圖案物件的色彩即會套用你所點選的色彩:

這個方便的工具在很多的影像編輯軟體中都有,你也可以使用這個工具,來找出某個色彩的 RGB 值。不過,這個有用的工具只有 PowerPoint 2013 有提供,其他像 Word 2013 和 Excel 2013 都沒有提供,請注意!

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在 Excel 的工作表中輸入公式,有時候在一段時間過後,可能會遺忘當初設計公式的概念或是細節的地方,如果能仿程式設計,在公式中加入註解,應該是個不錯的做法,該如何處理呢?

以下圖計算三個科目的加權平均為例,其中國文權重為 4,英文為 3,數學為 3。

你原本輸入的公式為:

儲存格F2:=SUMPRODUCT((C2:E2)*{4,3,3})/10

或是

儲存格F2:=SUM((C2:E2)*{4,3,3})/10

(這是陣列公式,輸入完成請按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。)

如果想要在公式中加入註解,則可以利用 N 函數:

儲存格F2:=SUMPRODUCT((C2:E2)*{4,3,3})/10+N("加權計分 國文:4,英文:3,數學:3")

儲存格F2:{=SUM((C2:E2)*{4,3,3})/10+N("加權計分 國文:4,英文:3,數學:3")}

其中 N 函數的內容如果是文字時會傳回 0,所以不會影響公式運算結果。

 

【補充資料】

詳細函數說明,請參閱微軟網站:

Nhttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342715.aspx

N:傳回轉換為數字的值。

語法:N(value)

Value:想要轉換的數值。N函數可以轉換下列數值:

文字:傳回0數字:傳回該數字。日期:傳回該日期的序列值。TRUE:傳回1FALSE:傳回0。錯誤值:傳回錯誤值。

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以前在使用 PowerPoint 播放簡報時,如果想要聚焦在投影片的某些地方,得透過特殊的工具將這些地方加以放大。現在 PowerPoint 2013 已經內建了可以局部放大投影片內容的工具了,這個工具稱為:拉近顯示。

當你在播放簡報時,將滑鼠移至左下角,出現了一組工具列,將滑鼠移至放大鏡上按一下:

此時,投影片會變暗,只留上要放大的區域(有點像燈箱效果),選取你要放大的位置:

投影片的局部地區被放大了(拉近顯示),使用滑鼠拖曳畫面,即可顯示其他區域。按一下 Esc 鍵可以結束拉近顯示效果。

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以前在 Word 文件中要加上浮水印,都要透過一些特殊的小技巧才能展現浮水印的功能。現在 Word 2013 已經有工具可以幫文件加上浮水印了。

選取[設計]功能表,按一下「浮水印」按鈕,可以挑選浮水印樣式:

按一下[自訂浮水印]按鈕,可以細部設定浮水印,例如:浮水印文字、字型、大小、色彩及在版面的位置(對角線或水平)等。

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在 Office 2013 的共用功能中,能讓你在 Office 2013 編輯的文件即時的在網際網路上展現。你不需其他額外的雲端空間,但會用到你的 Microsoft 帳戶。

本例以 Word 2013 編輯的一個文件來做線上展示:

選取[檔案/共用]功能表,按一下「線上展示」:

再按一下「線上展示」按鈕:

如果你的 Word 2013 尚未登入,則會被要求輸入 Microsoft 帳號(Email)及密碼。

系統會產生一個連結,你可以複製/電子郵件傳送這個超連結。按一下[啟動簡報]按鈕:

你可以使用線上展示的各種工具列來操作文件:

而取得你的線上文件的共享者,可以透過瀏覽器即可看到你展示的文件:

如果你進行編輯工作,則線上簡報會暫停:

當你繼續共享簡報時,修改後的文件內容,會在網頁上更新:

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當你在 Office 2013 中如果要開啟舊檔或是另存新檔時,都會被引導到 Backstage 畫面,讓你可以選取雲端儲存空間或是電腦本機空間,再選取你要的儲存資料夾,才能進行開啟/儲存的動作。

有的人認為這樣有點麻煩,有的人根本沒有要儲存在雲端硬碟中。要做一下適當的調整!

以 Word 2013 為例,如果你想避開上述這個畫面,直接進入電腦本機的儲存空間,則可以選取[檔案/選項]功能表,在「儲存」標籤中,在[儲存文件]區中,勾選「開啟或儲存檔案時不顯示 Backstage」。

當你在另存新檔時,會直接進入本機儲存空間,讓你選取儲存位置。

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在 Excel 中如果想要在一個儲存格範圍中,計算含有特定字元的儲存格個數,該如何處理?

例如:在下圖中的各報頭條新聞中,每一個頭條新聞儲存格的最後會有新聞來源,如何計算各個新聞來源的數量呢?

【公式輸入】

儲存格D2:{=SUM(NOT(ISERROR(SEARCH(C2,$A$2:$A$30)))*1)}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

複製儲存格D2,貼至儲存格D2:D4。

 

【原理解釋】

SEARCH(C2,$A$2:$A$30):在儲存格範圍陣列中,以 SEARCH 函數找尋儲存格C2內容,如果含有該字串,則傳回找到的字串所在的位置;如果找不到則傳回錯誤值訊息 #VALUE。(即沒有傳回錯誤訊息者為有包含指定的字串)

ISERROR(SEARCH(C2,$A$2:$A$30)):利用 ISERROR 函數判斷 SEARCH 函數的結果是否有錯誤,並傳回 True/False 的陣列。

NOT(ISERROR(SEARCH(C2,$A$2:$A$30))):利用 NOT 函數將上式中的 True/False 結果反相為 Fasle/True。(將有包含指定字串結果傳回 True,沒有包含指定字串結果傳回 False。)

NOT(ISERROR(SEARCH(C2,$A$2:$A$30)))*1:藉由乘以 1 的運算,可以將 True 轉換成 1,而 False 轉換成 0。

最後以 SUM 函數統計 1 的個數,即為儲存格範圍中有包含指定字串的個數。

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日前微軟推出了一個 Office 架構分析工具(Microsoft Office Configuration Analyzer Tool),可以針對你所安裝的 Office 程式,分析並且找出可能的問題。你的 Office 應用程式有問題嗎?不穩定嗎?不妨試著來掃描分析健診一下!

下載頁面:http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=36852

下載了這個分析工具,安裝後執行,在[ Start a scan ]標籤下即可進行掃描工作。先選擇一個應用程式,例如:Outlook。

按一下「Start scanning」,進行掃描工作:

掃描結果會列出各項檢查結果:

image

你可以利用 View report 來檢視各種分析結果:

點選某個問題,會有一些建議和說明:

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以前就有人問過這樣的問題:當在 Excel 中輸入(或是轉入)的數字資料時,如果最前端有「0」,則 Excel 會自動省略不顯示,該如何還原這些 0 呢?(參考下圖)

在實務應用例如輸入學號、電話、編號等,往往會有第 1 碼即為 0 的狀況,而這些 0 是無法被省略的。而且在資料搜尋是例如「123」和「000123」應被視為不同資料。

以下幾種方式都可行,要如何使用,端看你的用途。

假設數字資料有 7 碼:

1. 使用公式

(1) 使用 TEXT 函數

儲存格B2:=TEXT(A2,"0000000")

複製儲存格B2,往下各列貼上。

(2) 使用 RIGHT 函數

儲存格B2:=RIGHT("000000"&A2,6)

複製儲存格B2,往下各列貼上。

以上兩種方式得到的結果,其資料屬性是「文字」。

 

2. 使用數值格式設定

設定儲存格的數格式為自訂,類型自訂為:0000000。

這個方式得到的結果,其資料屬性是「數字」。

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有人將 Word 2010/2013 文件直接儲存為 PDF 格式,想要將此 PDF 文件加密處理,不知如何操作較為恰當。在 Word 2010/2013 中如果要將文件儲存為 PDF 檔,已經內建可以設定密碼的功能,參考以下的步驟:

1. 選取[檔案/儲存並傳送]功能表,按一下[建立 PDF/XPS 文件]按鈕。

2. 按一下[建立 PDF/XPS]按鈕。

3. 在[發佈成 PDF 或 XPX]對話框中按一下[選項]按鈕。

4. 在[選項]對話框中,勾選「使用密碼將文件加密」。

5. 輸入二次相同密碼,按一下[確定]按鈕。

將文件儲存格後,即可建立具有密碼的 PDF 格式檔案。

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同事問到當複製了網頁上的資料,在 Word 文件中 貼上時,常會因為網頁文字的格式和原來文件落差太大,而要進行修改,有無何種方式在使用上較為方便呢?

例如:複製網頁上的一小段文字:

當在 Word 中按一下 Ctrl+V 鍵時貼上這些資料,然後你按一下右下角的貼上選項的三角型符號,第一個為選項是保持來源格式設定:(以網頁格式貼上)

合併格式設定:(將網頁格式和文件格式綜合)

只保留文字:(去除文字的格式)

如果你常會用到某一種貼上的格式,可以將其設定為預設值,免去常常更改貼上選項的困擾。你可以選取[檔案/選項]功能表,再選取「進階」選項。在[剪下、複製與貼上]區中,設定某一操作的預設動作,如此可以省下一些時間和動作。

例如:你也可以設定貼上複製的圖片時,選取一種與文字排列的方式:

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你知道嗎?微軟也有提供惡意軟體移除工具!在每個月的第二個星期二,都會發行 Microsoft Windows 惡意軟體移除工具的更新版本。這是個獨立執行的執行檔(.exe),重點是你得自己記得執行掃描工作。

如果你有定期執行 Windows Update,就會下載到這個工具。你也可以到 Windows 的 Download Center 下載:

執行這個程式,會掃描並且移除惡意軟體:

掃描結束時,按一下「檢視掃描的詳細結果」:

會列出惡意程式的感染狀況:

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又有網友來問:在 Excel 的資料表中,如何將資料以公式欄列互換的問題,其實就是要將資料 90 度轉置。(參考下圖)

方法有多種,以下提供二種供參考:

(1) 使用 INDIRECTADDRESS 函數

儲存格E1:=INDIRECT(ADDRESS(COLUMN(A1),ROW(A1)))

使用 ADDRESS 函數,原來的用法是 ADDRESS(列,欄),因為要轉置,所以改成 ADDRESS(欄,列),再藉由 INDIRECT 函數將 ADDRESS 函數所指的位址轉換成儲存格內容。

複製儲存格E1,貼至儲存格H3。

 

(2) 使用 OFFSET 函數

儲存格E1:=OFFSET($A$1,COLUMN(A:A)-1,ROW(1:1)-1,,)

原理同上,在 OFFSET 函數中也是將放在公式中的欄、列資料交換即可。

複製儲存格E1,貼至儲存格H3。

 


【補充資料】

相關之詳細函數說明,請參閱微軟網站:

OFFSEThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342739.aspx

OFFSET 函數:傳回根據所指定的儲存格位址、列距及欄距而算出的參照位址。

語法:OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

Reference:用以計算位移的起始參照位址。

Rows:左上角儲存格要往上或往下參照的列數。Rows可以是正數(表示在起始參照位址下方)或負數(表示在起始參照位址上方)

Cols:左上角儲存格要往左或往右參照的欄數。Cols 可以是正數(表示在起始參照位址右方)或負數(表示在起始參照位址左方)

Height:所傳回參照位址的高度 (以列數為單位)Height 必須是正數。

Width:所傳回參照位址的寬度 (以欄數為單位)Width 必須是正數。

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很多人安裝 Windows 7 完成時,會新增一個帳戶名稱做為每次登入的帳戶,但通常忽略了系統預留了管理者(administrator)這個帳號,很有可能連密碼都是預設為空白(無)。然而, administrator 帳號具有系統的最高管理權限,相對上不當使用時,殺傷力也最強。

要管理這個帳號,可由檔案總管中,在[電腦]上按一下右鍵,選取「管理」,可以進入「電腦管理」。在[本機使用者和群組/使用者]之下,你就會發現這個 administrator 帳號。

administrator 上按二下,你可以啟用/停用這個帳號:

因為一些駭客攻擊者常常會以一些預設的帳號名稱做為攻擊標的,所以建議你將 administrator 進行更名動作(按右鍵選取「重新命名」),讓駭客無法以這個帳號做為測試的起點。

必要時,可以將 Guest 帳號和你自訂的帳號刪除(按右鍵選取「刪除」),愈多的帳號,只會提高駭客入侵的機會而已。

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又有人問到在 Excel 的資料表中,因為儲存格中含有一些特定的符號(參考下圖),如何將這些符號一次去除呢?這個問題被問過好幾次了,大部分都是使用 SUBSTITUTE 函數即可解決!

因為本例中的儲存格內只有三種符號:*、/、!。所以只要以 SUBSTITUTE 將這些符號取代為空白即可。

儲存格B2:=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"*",""),"/",""),"!","")

 

【補充資料】

相關函數的詳細說明,請參考微軟網站:

SUBSTITUTEhttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342927.aspx

SUBSTITUTE:將文字字串中的 old_text 部分以新字串 new_text 取代。

語法:SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

text:要取代字元的文字,或含有該文字之儲存格的參照。

old_text:這是要取代的文字。

new_text:是要用來取代 old_text 的文字。

instance_num:指定要將第幾個 old_text 取代為 new_text

 

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有人在公式中在間隔列中使用 TrueFasle ,要如何依序產生呢?有時在公式中必須判斷是奇數列或偶數列時就會用到,通常會利用 ROW 函數讓每一列能產生 1,2,3,4,…。

image

(1) 使用 EVENROW 函數

儲存格A2:=EVEN(ROW())=ROW()  [TRUE]

儲存格A3:=EVEN(ROW())=ROW()  [FALSE]

你也可以改用 ODD 函數:

儲存格A2:=ODD(ROW())<>ROW()

 

(2) 使用 MODROW 函數

儲存格B2:=MOD(ROW(),2)=0  [TRUE]

儲存格B3:=MOD(ROW(),2)=0  [TRUE]

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最近教了同事一個使用 Outlook 2010 作為檔案資料庫的技巧。就是把一些最近常要檢視的「檔案」和郵件中的「附件檔」,搜集在一個 Outlook 的資料檔中,便於檢視和管理。

因為 Outlook 2010 的資料檔可以將多個檔案封裝在一個檔案中,所以我們先在帳戶中建立一個資料檔,本例為「temp.pst」:(按一下[新增]按鈕,指定資料夾和名稱。)

隨後,這個資料夾就可以掛上 Outlook 中。接著,你可以將檔案總管中的檔案,以拖曳的方式置入這個資料夾中:

點選檔案,可以在右側視窗中檢視(預覽),如果無法預覽者,可以在檔案上按二下,由應用程式開啟檔案後再檢視。

你也可以將郵件中的某個「附件檔」直接拖曳至這個資料夾中(原郵件中的附件,仍會保留):

雖然這個資料夾中存放的是檔案,除了可以檢視檔案內容之外,你也可以方便的將檔案寄出(以附件形式)、列印和刪除等。你可以將這個資料中的檔案,直接拖曳至檔案總管中(複製),資料檔中的檔案仍會被保留。

其實這是把檔案當為一個郵件來處理,一個資料夾就像一個檔案資料庫,重點用在檔案的檢視,而非編輯檔案。你也可以用這個方法,將郵件只留下附件,原始郵件刪除。

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