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目前日期文章:201306 (24)

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和學校同仁討論到一個問題:有人想要每次開啟某個應用程式或文件時,都希望以最大化視窗開啟,希望免去調整視窗的動作,要該怎麼做呢?

因為在 Windows 中,會記錄視窗前一次開閉時的視窗大小,而且預設用相同大小開啟視窗(位置會有所不同)。如果你想要改變為每次都以最大化視窗來開啟,則可以:

1. 在應用程式或文件的捷徑(圖示)上按一右鍵,選取[內容]選項。

2. 在[捷徑]標籤下的[執行]下拉式清單中選取「最大化」(預設在「標準視窗」)。

往後每次開啟時,都會以螢幕最大的範圍來開啟視窗。

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又有人在問在公式中的使用的多條件 AND 邏輯運算相關問題,這是日常生活中最常被利用的觀念。因為很多人一看到邏輯運算,頭都快昏了,而且除了 AND 之外,還有 NOT、OR、XOR 等邏輯運算。

但是公式要用的好,了解這些邏輯運算會有很大的幫助,所以這是在學習過程中要必的功課。

在說明之前,先來了解 AND 邏輯的運算概念。在下圖中可以發現當 A 和 B 這二個條件都為 True 時,結果 Y 才會得到 True 的結果。

IF 函數來練習,參考下圖中,如果以三個條件將全部符合者以「V」表示,未符合者以「X」表示。

列出以下五種做法:

(1) 儲存格D2:=IF(A2=TRUE,IF(B2=TRUE,IF(C2=TRUE,"V","X"),"X"),"X")

IF 函數中使用 IF 函數,形成巢狀結構,其中的每個條件會以 AND 邏輯運算。

(2) 儲存格D2:=IF(AND(A2=TRUE,B2=TRUE,C2=TRUE),"V","X")

直接以 AND 函數取得邏輯運算結果當為 IF 的條件。

(3) 儲存格D2:=IF((A2=TRUE)*(B2=TRUE)*(C2=TRUE),"V","X")

在 IF 函數中將條件以運算子「*」串接,其中的每個條件也會以 AND 邏輯運算。

(4) 儲存格D2:=IF(AND(A2,B2,C2),"V","X")

如果你的儲存格內容即是 True 或是 False 做為條件時,公式將會更簡化。

有人寫成 IF(AND(A2=TRUE,B2=TRUE,C2=TRUE),"V","X") 也可以,但公式較冗長。

(5) 儲存格D2:=IF(A2*B2*C2,"V","X")

這是最簡單的寫法了!

複製儲存格D2,往下各列貼上。

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最近學校中常會討論到個資和資訊安全的議題,也發現同仁對於基本的 Word 文件加密,好像也不是很熟悉,特別在此做些簡單的介紹。

Word 文件是一般行政人員最常接觸的文件,很多時候是需要將文件內容加以保護的。而你在儲存檔案時,就可以順便處理一下文件資訊,並且指定是否要為文件加密。

當你為文件另存新檔時,參考下圖,先將文件資訊的顯示區加大(將分隔線往上拖曳)。

每個文件資訊的欄位你都可以修改,如果有不想外露的資訊,可以就此刪除。

如果你按一下[工具]按鈕右側的三角型符號,接著選取「一般選項」,即可在此輸入你要為文件加密的密碼。如果想要將文件設定為唯讀,則勾選[建議唯讀]選項,並且再輸入一組密碼。

image

以後要打開這個文件檔案時,就必須先輸入密碼才能開啟文件。

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在一個 Excel 的工作表中,有人想要將一個含有年月日的日期轉換成另一種表示法:月日的日期+星期幾,該如何撰寫公式呢?

儲存格C2:=TEXT(A2,"mm/dd")&"("&RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"),1)&")"

複製儲存格C2,往下各列貼上。

TEXT(A2,"mm/dd"):利用 TEXT 函數,將儲存格A2中的日期轉換為顯示月日的日期。

TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"):利用 TEXT 函數,將儲存格A2中的日期轉換為顯示星期幾。

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"),1):利用 RIGHT 函數,取出上述星期幾的最右邊一個字元。

TEXT 函數的詳細說明請參考微軟網站:

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342952.aspx

或是參考另一篇文章:

Excel-日期以各種星期幾格式顯示 @ 學不完.教不停.用不盡 -- 痞客邦 PIXNET --

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和同事談到了在 Word 中編輯長文件的一個現象,例如要將在第 1 頁中的某一段文字想要搬移至第 4 頁的位置。如果使用滑鼠直接拖曳,往往會在第 4 頁附近來回擺動,才能準確的拖曳至正確的點上。

可以試著採行第一種方式:分割視窗,上半部視窗顯示第 1 頁,下半部視窗切換至第 4 頁。選取第 1 頁中的文字,拖曳至下半部視窗中。(參考下圖)

或是你也可以使用第二種方式,不管是否分割視窗皆可,先選取第 1 頁中的文字,然後移至第 4 頁的位置,按著 Ctrl 鍵,按一下「滑鼠右鍵」,也會執行搬移的動作。

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有網友問到:在 Word 中如何能讓小數點的位置對齊?在一段文字中如何對齊?在表格中如何對齊?

在 Word 中有提供「定位點」的工具,讓文字在段落中能對齊某個位置。參考以下的做法:

1. 先在尺規的最左側找到定位點符號,每按一下滑鼠左鍵一下,就會切換一種定位點。

2. 持續切換至「對齊小數點之定位點」。

3. 在尺規上想要對齊小數點的位置按一下滑鼠左鍵,該處即會被設定一個定位點。(參考下圖)

4. 在段落中按一下 Tab 鍵,會跳至第一個定位點處,輸入含有小數點的數字,該數字的小數點會落在你設定的定位點處。再按一下Tab 鍵,會跳至下一個定位點處。(參考下圖)

image

如果你要在表格中讓小數點對齊,做法和上述類似,但是要按 Ctrl+Tab 鍵,才能跳到所設定的「對齊小數點」定位點處。

如果要準確的設定定位點,在任一個定位點上按二下,即可以在[定位點]對話框中設定。

image

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有網友問到:在 Excel 中如何將多筆含有公式的儲存格,把運算公式去除,只留下運算結果。

例如下圖中的資料表裡,有些儲存格含有運算公式:

按一下 Ctrl+` 鍵,可以切換顯示/隱藏運算公式和運算結果,方便來檢查公式:

如果你想要將某一個儲存格中的運算公式,改為只留下運算結果(去除公式),則只要在儲存格中進入編輯公式狀態,按一下 F9 鍵:

運算公式會被移除,只留下運算結果:(此動作不可逆,無法還原公式(除了按下復原鍵或 Ctrl+Z 鍵))

如果你要將多筆資料去除公式,則可以先複製有公式的儲存格,再按一下右鍵,選取貼上選項:值,也會將已複製的所有儲存格之運算公式去除,留下運算結果。:(此動作不可逆,無法還原公式(除了按下復原鍵或 Ctrl+Z 鍵))

如果你在含有公式的儲存格格式中,進入「保護」標籤下勾選了「隱藏」選項:

 

則當你的工作表進入保護狀態時,公式不會被顯示:

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在 Excel 中常會用到複製/貼上功能,如果是複製文字藝術師,則貼上也是文字藝術師。但是如果你遇到某些電腦中缺少你所用的字型,則設計再漂亮的效果,也會全部顯示不出來。你可以選取在貼上時,以貼上圖片的方式來處理,則可以在後續有很多可再變化的效果。

又例如:你複製了某些儲存格之後,也可以使用選擇性貼上中的貼上圖片選項,則儲存格以圖片顯示,其中的公式就不會被看到,而且數值不會被修改。

以下在文字藝術術師效果、儲存格、統計圖、SmartArt 等四個方面,來比較貼上圖片的結果:

(下圖左側為原始內容,右側為貼上圖片後的效果。)

你可以試著調整這些圖片的顯示效果:

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有人有這樣的需求:基於排版的需要,想要將 Excel 中產生的統計圖旋轉90度,可是不知該怎麼做?

遍尋 Excel 中的圖表工具相關設定,好像都沒有提供這樣的功能,只好來採用間接的方式來完成。我們可以將圖表複製為一張圖片,圖片就可以旋轉了。參考以下步驟:

1. 先產生想要的統計圖。

2. 選取圖表,並按一下 Ctrl+C 鍵,複製這個圖表。

3. 在儲存格上按一下右鍵,選取貼上選項:圖片。

4. 選取這張圖片,即可利用旋轉工具,改變圖表的方向。

因為現在這個圖表是一張圖,所以並不會因為資料改變而跟著改變,要非常小心!

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有人問到:在 Excel 中如果選取數個儲存格執行合併(跨欄置中或是合併儲存格),則只會保留第一個儲存格的內容,是否有辦法保留其他儲存格的內容呢?

在 Excel 的工作表中選取數個儲存格(例如:3個儲存格),按一下「跨欄置中」或是「合併儲存格」按鈕,會進行合併儲存格的工作。

 

Excel 會提醒你,合併後的儲存格只會保留左上角儲存格的內容:

如果你真的想要保留其他儲存格的內容,以便將來還原,方法是有的。

你只要在其他用不到的儲存格,先將數個儲存格合併(例如:3個儲存格),再以「複製格式」方式,貼至想要合併的儲存格上。(參考下圖)

image

如果你選取了這個合併過的儲存格,再按一下「跨欄置中」或是「合併儲存格」按鈕,會進行取消合併儲存格的工作。Excel 會自動出現相同的訊息:

取消合併的儲存格真的還保留先前的內容,但是所有的格式均已移除。

而你會用這個功能來做什麼呢?會在其中偷藏些什麼內容不會被看到,將來還可以還原。不然還有那些用途呢?

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有同仁問過這樣的問題:在 Internet Explorer 中如果要管理我的最愛中的書籤(刪除、移動等),怎麼做比較方便?因為 Internet Explorer 提供的工具並不好用。

先觀察一下在 Internet Explorer 中的我的最愛,你可以透過選取「組織我的最愛」來管理書籤:

你如果要移動某一個書籤,則可以利用「移動」按鈕:

再挑選一個要移過去的資料夾:

以上的過程是不是十分不方便呢!

其實,你只要在檔案總管中找到「我的最愛」資料夾,在此做刪除和搬移的動作,較為方便。

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有位老師問到:在 Word 文件中如果想要將一張圖(照)片以某種標準尺寸列印出來,要如何操作比較快?而非列印出來後再反覆調整,非常不環保!

以這位老師需要的 6" X 4" 為例來說明:

1. 選取[檔案/選項]指令,再選取[進階]標籤。

2. 在[顯示]區中找到「顯示度量單位」,在下拉式清單中選取「英吋(in)」。

3. 在文件中插入你要的圖(照)片,選取這張圖(照)片。

4. 在[格式]功能表中調整尺寸,本例將寬度調為 6" 時,高度自動調整為 4.5"。(預設維持長寬比)

顯然高度超過題目設定,還要再進行裁切調整!

image

5. 選取這張照片,按一下[格式/裁減]功能表,選取[長寬比/橫向/3:2]選項。

(因為題目要求 6" X 4 " 之長寬比即為 3:2 )

移動想要留下之裁減區域:

當由印表機列印出來時,即可獲得 6" X 4" 標準尺寸的圖(照)片。

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有老師問到:在對多個班級進行某些數據的分析時,常會用到樞紐分析表,例如將下圖中的基本資料表(其中有400筆資料):

製作一個樞紐分析表,可是一般老師很希望在列標籤的部分能依慣用的班級排列順序呈現,而不是依中文字的筆劃順序來呈現,該如何操作呢?

Excel 允許你以拖曳方式調整排列順序:(下圖為選取儲存格A8,往上拖曳。)

但是每次都要手動,相當不方便,而你只要使用「自訂清單」功能,即可解決這個問題。

在 Excel 中選取[檔案/選項]指令,在[進階]標籤下,找到「建立清單以用於排序和填滿序列」,按一下[編輯自訂清單]按鈕。

在此建立你想要的班級順序:

回到先前的樞紐分析表中,按一下列標籤的下拉式清單符號,選取[更多排序選項]指令:

選取「遞增」選項,再按一下[更多選項]按鈕。

取消勾選[每一次更新報表時自動排序]選項,在[自訂排序順序]下拉式清單中選取你自訂的班級清單,按一下[確定]按鈕。

最終這個樞紐分析表即會以你想要的班級順序來排列了:

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聽到同事在抱怨注意輸入法的「候選字」實在太小了,對於一些年紀漸長者,有老花現象的人,或是解析度設太高的人,實在是不易看清候選字,有無解決的方式呢?

我想每個人對於螢幕上的字是否大小適中,感覺因人而異。你或許也會修改整個桌面的文字大小,當然輸入法中的候選字也會變大,有人則是會降低解析度,但這些都會讓畫面看起來和別人有些不一樣。所以我常建議上了年紀的人乾脆買大一點的螢幕好了!

但是如果你只是覺得想要調整候選字太小而已,該怎麼辦呢?

參考下圖,的確輸入法中的候選字是真的比較小一點。

但是你別怪微軟喔,因為候選字的大小是可以三段式放大的!你先在輸入法設定中選取一個輸入法,按一下[內容]按鈕:

在[輸入法設定]對話框中的「變更候選字窗的字型大小」,然後選取 100%、120%、200% 其中一種大小:

這是 120% 呈現的候選字大小:

這是 200% 呈現的候選字大小:(看起來比 200% 大很多)

如果你選用的輸入法會自動挑字,我想候選字大小並不是太大難題,但是常看到同事在急著要找一個字時,又看不清楚候選字的大小,真是會怒火攻心吧!他們常講年青人是不會理解那種痛苦的,但總有一天你也會這樣的!適當的調整候選字的大小,讓眼睛舒服一些吧!

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在 Excel 的工作表中建立了一個學生的成績表,常會有老師在進行成績分析時,會需要用條件來篩選想要的結果。例如下圖中,要求「國文>80且英文>75者的數學最高分」和「五科均及格者的英文最高分」。

如果你用篩選工具來操作,面對條件較多時的操作將會煩瑣且修改不易,還是以公式來設計較為妥當。

【準備工作】

選取儲存格B2:F26,按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,定義名稱:國文、英文、數學、社會、自然。

 

【輸入公式】

(1) 找出國文>80且英文>75者的數學最高分

儲存格H2:{=MAX((國文>80)*(英文>75)*數學)}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

國文>80:在陣列公式中產生國文>80 的 True/False 陣列。

英文>75:在陣列公式中產生英文>75 的 True/False 陣列。

(國文>80)*(英文>75):其中的「*」執行 AND 邏輯運算,二者均為 True 時,結果才為 True。

(國文>80)*(英文>75)*數學):第二個「*」為執行「乘法」算術運算。而當 True/False 陣列執行算術運算時 True 視為 1、False 視為 0。本式子的結果會得符合二個條件者的數學成績陣列,不會任一個條件者的數學成績會被視為 0。

透過 MAX 函數從上式的數學陣列中取出最大值。

 

(2) 找出五科均及格者的英文最高分

儲存格H5:{=MAX((國文>=60)*(英文>=60)*(數學>=60)*(社會>=60)*(自然>=60)*英文)}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

原理同 (1) 之說明。

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整理了 Excel文章集Word文章集Windows文章集 之後,再把 Excel 中的表單控制項集合一下!

發表時間

文章標題

2013/06/06

Excel-使用表單下拉式方塊篩選資料

2013/06/05

Excel-使用表單核取方塊篩選要採計之成績(SUMPRODUCT)

2013/06/03

Excel-利用表單核取方塊標示星期六日(WEEKDAY)

2013/05/28

Excel-使用選項按鈕標示奇數/偶數

2013/05/12

Excel-讓圖案中的文字可變

2013/03/31

Excel-使用各種小計(SUBTOTAL,VLOOKUP)

2013/02/20

Excel-格式化條件設定練習

2012/11/18

Excel-控制是否套用格式化條件的格式

2012/07/04

Excel-自製檢視查表介面

2011/12/10

Excel-製作萬年月曆

2011/05/20

Excel-製作萬年曆(Weekday函數應用)

2011/05/11

Excel-一個圖表套用不同公式

2011/05/09

Excel-設定格式化條件改變儲存格底色

2011/04/06

Excel-利用Offset函數製作動態圖表

2011/03/15

Excel-在圖表中動態顯示固定量內容

2011/01/24

Excel-基本邏輯運算練習

2010/10/16

Excel-班級期中考成績統計(六)

2010/10/15

Excel-班級期中考成績統計(二)

2010/08/09

Excel-在圖表中顯示局部資料

2010/07/04

在Word文件中插入範例文字

2010/06/18

Excel-動態選取(凸顯效果)

2010/06/14

Excel-計算每個月各星期幾的日數

2010/05/29

Excel-查表以計算總和

2010/05/13

Excel-使用控制項的選項按鈕來查詢資料

2010/05/12

Excel-使用表單的微調按鈕來查表

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在 Excel 中有一個成績的基本資料表,一般我們會使用樞紐析表來呈現統計結果。如果你在樞紐分析表中想要篩選部分資料來比對,要操作的步驟比較多,而你如果使用「交叉分析篩選器」來做各種交叉比對的工作,使用上會比樞紐分析工具來的方便。

以下圖的資料表為例,其中有500筆學生資料,含有性別、住家、夜間讀書方式、平均成績等欄位:

當你產生了像以下的樞紐分析表:

如果想要單獨列出女生和中壢地區的比較,你必須先點選「性別」,再取消勾選「男」,然後選取「住家」,只留下勾選「中壢」:

這樣可以得到二個條件的篩選結果,但是如果想要更改交叉比對的項目時,又必須重新執行篩選的動作:

image

以上的重覆操作,十分不方便。試試交叉分析篩選器,先將滑鼠移至樞紐分析表中,然後選取[插入/篩選]功能表中的「交叉分析篩選器」:

在[插入交叉分析篩選器]對話框中勾選:性別、住家。

你只要在[性別]清單中點選:女,在[住家]清單中點選:中壢,即可交叉比對這兩類資料:

如果要比對的資料有多個,例如:可以按著 Ctrl 鍵,然後點選:中壢、平鎮、楊梅。

透過「交叉分析篩選工具」的功能表,還可以執行一些格式設定和進階的操作:

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在 Excel 中常有一些貼心的轉換功能,觀察在下圖中展現的日期較換功能:

1. 在A欄中輸入月名。(在儲存格A2中輸入jan,接著以自動填滿方式產生儲存格A2:A13。)

2. 在B欄中輸入日數。

3. 在儲存格C2輸入公式「=A2&B2」。(串接儲存格A2和儲存格B2,此時的資料型態是文字。)

4. 在儲存格D2輸入公式「=VALUE(A2&B2)」。(將儲存格A2和儲存格B2串接的文字轉成數字。)

5. 將上述的數字在儲存格格式設定中設定為日期。(其中自動以當年的年度(例如2013)為年份。)

提供給你,或許有些地方會用到。

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一位網友問到:在其工作表中的一個公式,在操作時發生了錯誤結果,覺得很不合理。

先來觀察其操作結果。

儲存格A2:=TEXT(B2,"yymmdd")&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000")

複製儲存格A2,往下各列貼上。

操作後卻得了錯誤的結果:(儲存格A3應為1303070002)

image

其操作是複製了儲存格A2後,貼至儲存格A3,發現了一個綠色的提示符號:

如果選取儲存格A3,並且將滑鼠移至右側「驚嘆號」之上,會顯示一個說明:此儲存格內的公式參照到與其他數字相鄰的範圍。

如果你按一下其中的三角型符號,選取下拉式清單中的「更新公式以包含儲存格」。

如果儲存格公式被更正為:

儲存格A3:=TEXT(B3,"yymmdd")&TEXT(COUNTIF($B$2:B5,B3),"0000")

比對正確的公式:

儲存格A3:=TEXT(B3,"yymmdd")&TEXT(COUNTIF($B$2:B3,B3),"0000")

也就是說 Excel 將你的公式誤改了!雖然 Excel 會有一些公式修正的建議,但其不一定是對的。如果你認為公式沒錯,又不想儲存格中出現「綠色」符號,則可以選取下拉式功能表中的「忽略錯誤」,則這個提示訊息即不會再出現。

關於 Excel 處理公式錯誤的規則,可以選取[檔案/選項]中的「公式」,選取想要的錯誤檢查和錯誤檢查規則來調整。

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在 Excel 中,你可以使用「資料驗證」功能達到下拉式清單的效果,如果你使用表單中的「下拉式方塊」控制項也可以做到下拉式清單效果。

現在,我們要來在一個日期和金額的資料表中,以下拉式清單來篩選某個月份的資料,篩選出來月份的日期,以不同儲存格底色呈現。(參考下圖)

參考以下做法:

1. 選取[開發人員/控制項]中的「插入」,新增一個「下拉式方塊」控制項。(置於儲存格D1位置)

2. 設定下拉式方塊的控制項格的內容:

輸入範圍:儲存格F2:F13(一月、二月、…、十二月),儲存格連結:儲存格E1,顯示行數:8。

當選取下拉式方塊的第 1 個項(一月)時在儲存格E1顯示1,在下拉式方塊的第 3 個項(三月)時在儲存格E1顯示 3。

3. 選取所有資料範圍(日期和金額二個欄位)。

4. 新增一個格式化規則:

類型:使用公式決定要格式化哪些儲存格;規則:=MONTH($A2)=$E$1;格式:粉紅色底色、黑色字。

透過 MONTH 函數取出日期中的月份,再和儲存格E2比對,如果相同者,即改變儲存格底色。

使用下拉式方塊和資料驗證清單的結果不同,下拉式方會顯示所選月份代表的數字(1、2、3、…),而在資料驗證的結果會顯示月分名稱(一月、二月、三月、…)。

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