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目前日期文章:201311 (30)

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學校總是常會踫到上級單位來評鑑、訪視,又要做一些檢查用的文件。同事想要在文件中插入一堆相片,但又覺得圖片太大必須要逐一縮小,而且文件檔案的體積也會變得很大。我的建議是使用相片的縮圖即可,有何快速產生縮圖的方式呢?

縮圖就是原照片檔等比例的縮小版,在網頁上常會看到。或許大家都用過免費的 Google Picasa,這個圖片管理軟體也可以拿來產生圖片的縮圖!

參考以下的幾個步驟:

1. 在 Picasa 中找到想要製作照片縮圖的資料夾。

2. 選取要製作縮圖的照片檔。

3. 選取「檔案/匯出圖片到資料夾」。(或按快速鍵 Ctrl+Shift+S)

4. 指定匯出資料夾的位置和名稱。

5. 在[匯出到資料夾]對話框中,設定圖片大小(例如:250像素),再設定影像品質(會影響檔案大小)。你也可以設定浮水印文字喔!

此處設定的像素值,是指將圖片長寬較長的一邊設定為該像素,等比例縮放寬的那一邊。

6. 按一下[匯出]按鈕。

如此便可輕鬆製作照片檔的縮圖了!

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有網友問到:如下圖,如何在 Excel 中如何輸入資料時,限定只能輸入「V、X」,並且計算同一列中的「V」個數?

(1) 限定只能輸入「V、X」

使用「資料驗證」來限定只能輸入的字元。

1. 選取儲存格A1:H12。

2. 選取[資料/資料工具]選單中的「資料驗證/資料驗證」選項。

3. 在[資料驗證準則]中設定儲存格內允許:「清單」,來源:「V,X」。

image

你可以使用下拉式清單來挑選 V 或 X。如果以輸入的方式輸入 V 或 X以外的字,則會顯示警告的訊息。

image

(2) 計算同一列的「V」數量

儲存格A2:=COUNTIF(B2:H2,"V")

複製儲存格A2,貼至儲存格A2:A12。

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Google 地圖的街景檢視是我們生活的好工具,最近又釋放了車站、航空站、博物館等共有91個內部的街景檢視。這些地點是重要的地標,也是交通和旅遊必經之處。

可以由以下路徑來檢視:

網址:https://mapsengine.google.com/map/edit?authuser=0&hl=en&mid=zqafVP2X3Jp8.kL0YSq0tl8qw

在台灣也有一個:台北車站:

點選:http://goo.gl/maps/CFxba(台北車站)


View Larger Map

點選:http://goo.gl/maps/7KGDi  (Patriots Point Naval & Maritime Museum)

點選:http://goo.gl/maps/UQBQI (Osaka International Airport)

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本文利用 VLOOKUP 函數來說明陣列的應用。例如:在下圖的資料表中,當輸入「類別」時,希望能自動帶出「費用」,最簡單的方式是用函數來查表。而函數中就會用到陣列。

(1) 使用輔助資料表

儲存格B2:=VLOOKUP(A2,$D$2:$E$5,2,FALSE)

必須先建立一個類別和費用對照的輔助資料表,然後在 VLOOKUP 函數中直接取用該資料表,形成一個變數陣列。好處是若修改資料表內容時,不用修改公式。


(2) 不使用輔助資料表

儲存格B2:=VLOOKUP(A2,{"電腦軟體應用",800;"電腦硬體裝修",1200;"工業電子",1100;"數位電子",1300},2,FALSE)

如果不使用輔助資料表,就要使用常數陣列,並且會讓公式變長,而每次修改資料內容時,都要修改公式。

參考下圖,該陣列為二維陣列,常數陣列的內容要用「{  }」含括,每一列資料以「;」隔開,每一列中各欄的項目以「,」隔開。

{"電腦軟體應用",800;"電腦硬體裝修",1200;"工業電子",1100;"數位電子",1300}

image

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先前的文章中,已有提到如何移除重覆的資料,請參考:

移除表格中重覆的資料(http://isvincent.pixnet.net/blog/post/35843727)

快速移除重覆的資料(http://isvincent.pixnet.net/blog/post/32199587)

以下圖為例,資料表中共有三個欄位,如果你要移除重覆,可能要考量到那幾個欄位重覆。例如:姓名重覆、姓名和項目重覆等。

image

而在 Excel 2010/2013 中,就可直接移除重覆資料的按鈕,做法如下:

1.  先選取資料範圍(儲存格A1:C16),然後按一下「移除重覆」。

2. 在[移除重複]對話框中勾選要判定重覆的欄位,例如:姓名。(假如選取姓名和項目,則沒有任何符合重覆的項目。)

image

3. 按下[確定]按鈕後,Excel 會告訴你移除了三個項目:

image

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網友問到在 PowerPoint 中如果想要將一個簡報轉成影片,並且有背景音樂會在影片中播放,該如何處理呢?(本例以PowerPoint 2013 為例,在 PowerPoint 2010 也適用!)

假設簡報已經做好了,現在先來插入一個背景音樂:

1. 選取[插入/多媒體/音訊]功能表,再選取「我個人電腦上的音訊」。(即要放入電腦中的一個音樂檔)

2. 選取這個音樂播放器圖示,顯示[播放]功能表。

3. 點選「在背景播放」。

4. 檢視[播放/音訊選項]功能,「跨投影片撥放」、「循環播放,直到停止」已被勾選。

5. 點選[檔案/匯出],切換至[匯出]標籤。

6. 點選[建立視訊]:

7. 選取要在哪一種裝置上播放適用的影片解析度。(解析度愈大檔案也隨之愈大)

8. 選取是否使用錄製的時間和旁白。

9. 設定每張投影片所用秒數。

10. 按一下「建立視訊」按鈕。

你可以選 Mpeg-4(mp4) 視訊或是 Winodws Media Video(wmv) 二種檔案格式:

轉成影片檔即可以使用播放軟體播放了。

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最近網友又問到了陣列的使用。使用陣列可以讓公式可以簡短一些,可以減少一些輔助欄位的使用,但也增加初學者理解上的難度。參考下圖,通常會在一堆資料中,透過陣列公式來取得符合某些條件的陣列(篩選),再進一步進行運算。

以下就使用不同的函數來求下圖右的運算。為了方便公式的使用與說明,先選取儲存格C1:D16,按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:類別、費用。


【陣列公式】

如果你要在公式中套用陣列的觀念,必須在輸入公式後,按一下 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動幫你在公式上套用 {  XXX  } ,表示這個公式是陣列公式。

(1) 儲存格F2:{=SUM((類別="數位電子")*費用)}

(類別="數位電子"):會找出在「類別」陣列中符合「數位電子」的 True/False 陣列,其中相符者為 True,不符合者為 False。

(類別="數位電子")*費用:將上述的 True/False 陣列和「費用」相乘,在運算過程中 True 會被轉換為 1,而 False 會被轉換成 0。所以,其結果只會留下條件陣列為 True 者所對應的費用。透過 SUM 函數予以加總,即為所求。

(2) 儲存格F5:{=SUM((RIGHT(類別,2)="電子")*費用)}

透過 RIGHT 函數取出「類別」陣列中右邊二個字為「電子」者的陣列,再加以運算。

(3) 儲存格F8:{=SUM((LEFT(類別,2)="電腦")*費用)}

透過 LEFT 函數取出「類別」陣列中左邊二個字為「電腦」者的陣列,再加以運算。


有些函數本身就具有陣列運算的概念,所以輸入公式後不用再按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。例如以下數種。


【SUMIF函數】

(1) 儲存格F2:=SUMIF(類別,"數位電子",費用)

(2) 儲存格F5:=SUMIF(類別,"*電子*",費用)

(3) 儲存格F8:=SUMIF(類別,"*電腦*",費用)

公式中使用「"*電子*"、"*電腦*"」,其中的「*」是萬用字元(可以代表0或1以上的字元)。在 SUMIF 函數中的篩選條件可以使用條件運算,例如:「">250"」、「"<>數位電子"」、「"<>*電子*"」。


【SUMPRODUCT函數】

(1) 儲存格F2:=SUMPRODUCT((類別="數位電子")*費用)

(2) 儲存格F5:=SUMPRODUCT((RIGHT(類別,2)="電子")*費用)

(1) 儲存格F8:=SUMPRODUCT((LEFT(類別,2)="電腦")*費用)

SUMPRODUCT 函數為使用「乘積和」的觀念。


【INDEX函數】

(1) 儲存格F2:=SUM(INDEX((類別="數位電子")*費用,))

(2) 儲存格F5:=SUM(INDEX((RIGHT(類別,2)="電子")*費用,))

(3) 儲存格F8:=SUM(INDEX((LEFT(類別,2)="電腦")*費用,))

透過 INDEX 函數以「查表」方式篩選出想要的陣列,再執行 SUM 運算。

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在 Excel 中,如果你要在一個資料表中做查詢或運算的動作,你可以先定義名稱以方便公式撰寫。例如:選取儲存格A1:D16,按一下 Ctrl+Shfit+F3 鍵,勾選「頂端列」,即可建立名稱:姓名、班級、性別、成績。

也可以將所有資料範圍儲存格A2:D16定義一個名稱,例如:資料。

使用範例如下:

儲存格G2:=INDEX(資料,6,1)

儲存格G3:=MATCH(G2,姓名,0)

儲存格G4:=VLOOKUP(G2,資料,4,FALSE)

如果你將上述的儲存格範圍(儲存格A1:D16)轉換為「表格」(使用[表格/插入]功能表中的「表格」按鈕):

系統會自動給予一個名稱,例如:表格5,你可以加以更名,例如:DATA。

使用範例如下:

儲存格G2:=INDEX(DATA,6,1)

儲存格G3:=MATCH(G2,DATA[姓名],0)

儲存格G4:=VLOOKUP(G2,DATA,4,FALSE)

其中比較不一樣的是,你只要定義整個表格的名稱,要使用每一欄的資料時,可以直接引用欄位名稱,例如:DATA[姓名],公式:=MATCH(G2,DATA[姓名],0)。

或是使用 #,例如 :

儲存格G5:=MATCH("性別",DATA[#標題],0)

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最近同仁們都開始使用雲端硬碟,所以燒錄光碟這件事好像越來越少發生了。例如:同仁需要一片光碟(某軟體的安裝光碟或是之前備份好的文件檔光碟),我想傳遞和保管這片光碟除了不方便也不環保,所以將光碟轉成 ISO 檔,然後放上雲端硬碟讓同仁下載。下載 ISO 檔之後,該如何處理呢?

以 Windows 8(或8.1) 為例,其已內建了掛接 ISO 檔的功能,參考做法:先開啟檔案總管,然後在 ISO 檔上按一下右鍵,選取「掛接」指令:

你會多了一部光碟機,資料已經掛上,這是一個虛擬光碟,但是你可以當作一般的 DVD 光碟來使用。

如果不想使用此光碟了,就在光碟機上按一下右鍵,再選取「退出」,此虛擬光碟即會被卸下。

如果想要將此 ISO 檔燒錄成實體光碟,也是只要在 ISO 檔案上按一下右鍵,再選取「燒錄光碟映像」,即會顯示「Windows 光碟映像燒錄程式對話框」,按一下「燒錄」,即可進行燒錄的動作。(此動作在 Windows 7 中也適用)

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在 Windows 8 中大家應該都已不得不接受這個開始畫面了吧!因為只要登入本機帳號後,會直接顯示這個開始畫面。

然而,有很多使用者並沒有要登入 Microsoft 帳號,沒有使用 APP 的需求,還是希望能直接使用桌面,每次都要多按一次開始畫面中的「桌面」圖示,實在非常的不方便。

現在,你可以省掉這些麻煩了!先在桌面的工作列上按一下右鍵,選取「內容」。

然後,在[瀏覽]標籤下,勾選:當我登入或關閉畫面上的所有應用程式時,移至桌面而非開始畫面。

從此,只要你開機登入帳號後,即會跳過開始畫面,直接來到熟悉的桌面。而結束執行開始畫面中的 APP 後,也會直接顯示桌面。

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在 PowerPoint 環境下編輯投影片內容,可以看成投影片是一個一個的物件所組成。當你在移動這些物件時,為了達到對齊的效果,PowerPoint 提供了「格線」讓你可以對齊物件。

如果想要顯示/隱藏格線,可以在投影片上(不要在任何物件上)按一下右鍵,點選「格線與輔助線」:

在[格線及輔助線]對話框中:

1. 格線設定

可以設定格線的間距,例如每公分有5個格線(每個距離0.2分分)。

2. 貼齊格線

如果你勾選「貼齊」格線,則移動物件時會以上述的格線距離來移動。反之,不受格線的限制。

現在,你通常會遇到的問題是:有時用到貼齊格線,有時又不想貼齊格線,該如何處理呢?很簡單的操作:

當你在移動物件時按著 Alt 鍵,即可在設定貼齊格線的狀態下,不執行貼齊的動作。

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有人想要知道如何利用 Excel 求每個月的最後一天的日期?例如:每年的二月最後一天或許就不一樣(28天/29天)。

提供二種方式:(參考下圖)

(1) 儲存格C2:=DATE(A2,B2+1,1)-1

(2) 儲存格C2:=DATE(A2,B2+1,0)

複製儲存格C2,往下各列貼上。

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以前介紹過在 Android 手機上可以使用「潮流同步」這個 APP 來搜集資料(請參閱:利用Google Currents(潮流同步)App來訂閱文章),現在流行的 Feedly 和 Flipboard 各有各的優點,也都有蠻多的使用者。現在 Google 推出了 Goolge Play 書報攤,同樣也是要讓你能隨身搜集資訊。

 

首先,你要到 Google Play 中下載/安裝「Google Play 書報攤」APP。這個 APP 中分為「立即閱讀、我的新聞、書籤、採索」等四個部分:

 

在「我的新聞」中已有一些預設的資訊來源,分別以大的方塊圖示來標示。在「立即閱讀」中可以瀏覽所有資訊的標題。

 

如果你要新增想要的資訊來源,可以切換到「探索中」尋找,在某個類別中會列出相關的資訊來源,按一下「+」,即可加入該資訊來源。

 

你也可以輸入關鍵字,用搜尋的方式找到想要的資訊來源,加入後該資訊提供者會顯示打勾。點選文章即可檢視資訊內容。

 

試著把你自己的部落加進來:

 

選取「設定」,可以來指定文章文字大小及下載方式等。因為資訊都是放在雲端上,如果想要離線閱讀,你可以選取資訊要儲存在那裡(裝置、SD):

 

如果你想要將搜集到的資訊分享出去,則選取「選項/分享」,再選取一個動作,即可分享:

 

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和學校老師聊到:大多數人都是製作了精美的簡報,在播放時一張一張播到底,完成簡報播放工作。然而,你有用過 PowerPoint 2013 的投影片播放功能嗎?或許可以來改變一下播放時的操作模式。

如果你使用 PowerPoint 2013 透過單槍投影機或雙螢幕等裝置來播放簡報時,除了在單槍上或是另一個螢幕上看到一張投影片的內容之外(下圖左),你還可以在自己的螢幕上執行投影片播放的管理(下圖右)。

也就是說你可以透過電腦來管理投影片的放映工作,當然這些內容只有在做簡報的人看得到。

現在來逐一檢視相關功能。首先看到螢幕左上角,你可以操作:

1. 顯示設定:

如果你選取「切換簡報者檢視畫面和投影片放映」,則可以將兩個螢幕的畫面內容交換。如果你選取「複製投影片放映」,則兩個螢幕都會顯示相同的投影片播放內容(管理功能就會被隱藏)。

2. 顯示工作列:

切換顯示/隱藏 Windows 的工作列。很多人在播簡報時,會在過程中想要執行其他程式或開啟文件,這樣的功能可以加快操作的速度及提升方便性。

3. 結束投影片放映:

直接結束放映動作。(相當於按 Esc 鍵)

接著,看到螢幕中間這個區塊的上方,最左邊顯示的時間是你開始播放後所經過的時間,可以按一下「暫停」圖示讓時間計算暫停,也可以按一下「重新啟動計時器」,讓時間歸零重頭計時。

按一下在螢幕下方的「畫筆及電射筆」圖示,可以選取想用的畫筆,就可以在投影片寫字或畫圖:

第二個圖示是「查看所有投影片」,按一下會顯示所有的投影片縮圖,如果你點選其中一個投影片,則目前播放的投影片即會切換顯示這張投影片。按一下右上角的向左箭頭圖示或是按一下 Esc 鍵,可以回到管理介面。

如果按一下「放大投影片」圖示,則可以使用放大鏡點選想要的區域,即可局部放大投影片播放的內容,而且可以透過滑鼠拖曳的方式改變想要顯示的投影片區域。再按一下「縮小」圖示或是按一下 Esc 鍵,可以回到沒有放大的狀態。

按一下「使投影片放映放映變黑或還原」圖示,可以切換投影片顯示畫面變黑或是回到投影片。

按一下「其他」圖示,可以進一步設定投影片放映:

如果想要切換投影片,除了上述的「查看所有投影片」功能之外,你也可以使用下方的投影片選取工具以「上一張」或「下一張」,循序的來選取想要播放的投影片。

螢幕右上方很貼心的顯示「下一張投影片」,預告即將要顯示的內容:

螢幕右下方顯示的是「備忘稿」(本例沒有備忘稿內容),而且還可以調整字的大小(下方的放大/縮小圖示):

這樣的管理介面有助於提升簡報時的品質,善用這樣的工作吧!

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Google 最近在 Gmail 中推出了一個非常實用的功能:Gmail的附件檔案可以直接存至Google雲端硬碟中。日前的一篇文章:Gmail-閱讀郵件內容時可以預覽附件內容,才剛介紹 Gmail 的附件可以預覽,現在郵件的附件可以儲存至電腦硬碟或是儲存至雲端硬碟了。這實在是個十分方便的工具,因為我們有時要刪除郵件,卻想要留下附件檔。

先開啟一個含有附件的 Email:

選取「儲存格至雲端硬碟」:

再點選一個資料夾或是新增一個資料夾:

確認你選取的資料夾,按一下「選取」:

回到 Google 雲端硬碟中先前指定的資料夾,已可以看到 Gmial 附件中的檔案了。

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最近你有觀察到在 Gmail 閱讀郵件時,可以預覽附件檔案的內容了。也就是說,附件會以預覽圖呈現,甚至可以在郵件中播放。這對於在閱讀郵件時,可以更直覺、更方便,大大提升效率。

第一使用時,Gmail 會出現提示訊息。以下圖為例,附件中的圖片檔可以直接預覽:

按一下預覽圖片中的下載圖示,即可直接下載該圖片:

如果是 Gmail 無法預覽的附件檔,則會以下列圖示顯示:

如果信件中有提及某些影片(YouTube),可以預覽或是線上播放:

如果郵件中有多個附件,則可以同時預覽/下載多個附件:

如果該附件是在其他雲端空間上,則還是無法直接預覽(例如:下圖中的檔案放在 Dropbox 中):

你常用的 Word/Excel/PowerPoint/PDF/圖片檔等檔案格式,都在其可預覽範圍內,透過 Gmail 內建的檢視工具,可以快速瀏覽附件內容。

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在使用 Google Drive 時,你知道可以新增 Fusion Table 文件嗎?你可以利用現有的 Excel 檔來上傳,設定好項目,可以讓你公開在網路上展示。

你必須先在 Chrome 線上應用程式商店(https://chrome.google.com/webstore/category/apps?hl=zh-TW)中,找到 fusion tables,並且加以連結:

之後你才能在 Google Drive 中使用 Fusion Table:

參考以下的操作說明:

先設計一個 Excel 檔案:(以下資料為虛構)

在 Google Drive 中建立一個 Fusion Table 文件:(如果先前沒有做連結動作,此處就無法新增。)

你有三種方式(From this computer、Google Spreadsheets、 Create empty table)來匯入資料。本例選取從電腦中匯入檔案來說明:

預覽 Excel 檔的內容:

為新的 Tabel 命名,按一下「Finish」:

隨即匯入並新增一個 Fusion Table,點選其中的資料,即可編輯/刪除等操作:

在以列呈現(Rows)的模式下,你還可以進行其他多項操作(參考下圖):

透過 Filter(篩選)功能,可以來篩選想要資料:

例如:篩選評價為 3.8 至 4.2 的資料,按一下「Find」即可篩選(相當於指令:評價 >= 3.8 AND 評價 <= 4.2):

切換為「Cards」模式,每筆資料以卡片型式呈現:

切換為「Map of 地址」,因為資料中有地址的欄位,所以這些地址會直接標示在 Google 地圖中:

你也可以自行增加某些模式,例如:summary、chart等。

如果你新增一個 summary,要指定執行 summary 的欄位(本例為「評價」),勾選要顯示的結果(本例為:個數)

結果得到一個各種評價數值的個數:

你也可以新增個 Chart,本例為顯示各個地點的評價之長條圖。

選取「Tools/Publish」,可以將這個 Fusion Table 公開:

如果你想要這個 Fusion Table 能在網路上顯示或與人分享,則必須進一步的設定檔案的共用權限。複製連結網址和程式碼,即可在網頁中使用:

下拉 File 功能表,你還有一些動作可以執行,例如:分享(Share)、合併其他 Table(Merge)、下載(Download)等。

其餘,大家再自行練習了!

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有網友留言問到:如何做到類似將部落格中每篇文章的標題放到 Excel 的工作表中的動作呢?

如果以我個人在 PIXNET 的部落格(http://isvincent.pixnet.net)為例,其正好有提供發表時間、文章標題、人氣及留言數的摘要。

http://isvincent.pixnet.net/blog/listall/1 來看,每頁提供了  50 個文章標題:

如果想要將這些標題抓到 Excel 中,除了複製/貼上的做法之外,還可以利用 Excel 中提供的[取得外部資料/從Web]的功能。以下來示範操作方式:

1. 在 Excel 中選取[資料/取得外部資料]功能表中,選取「從Web」。

2. 在[新增 Web 查詢]對話中輸入網址,例如上述的 http://isvincent.pixnet.net/blog/listall/1

3. 按一下[到]按鈕,在對話框中的可以預覽網址對應的內容。

4. 按一下[匯入]按鈕。

5. 在[匯入資料]對話框中,指定資料要放在工作表中的那一個儲存格,例如:儲存格A1。按一下[確定]按鈕。

6. 稍後片刻,網頁的文字資料即會被匯入網頁中。(注意:除了文章標題以外,網頁中的其他文字也都會被匯入)

如果,原來的網頁內容有所變動,則選取[資料/連線]中的「重新整理」或是「全部重新整理」,Excel 會重新抓取網頁內容。

如果按一下上圖的「內容」,你可以進一步設定更新的模式,例如:檔案開啟時就自動更新,或是每間隔多少時間更新(例如抓取股票或是外匯等動態資料)。還可設定新資料進來時,如可處理舊資料。

像我個人的網頁標題已超過 40 頁(每頁有50個標題),如果想要全部抓下來,得重覆上述步驟 40 次。像這種分散於多頁的狀態,我目前沒有更好的解決方案。

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有網友留言問到:在 Excel 中如何在公式中使用等差數列的工作表名稱或儲存格名稱(參考下圖)?

【問題】

例如:下圖左要取得工作表A2中的儲存格A2/A5/A8/A11/A14/…,其中儲存格名稱中的列號呈現等差數列(差3)。

例如:下圖右要取得工作表A2/A5/A8/A11/A14/…中的儲存格A1,其中工作表名稱中的號碼呈現等差數列(差3)。

【公式】

儲存格A2:=INDIRECT("A2!A"&((ROW(1:1)-1)*3+2))

複製儲存格A2,往下各列貼上公式。

儲存格D2:=INDIRECT("A"&((ROW(1:1)-1)*3+2)&"!A1")

複製儲存格D2,往下各列貼上公式。

【解析】

ROW(1:1)-1)*3+2:當往下複製公式時,會產生ROW(1:1)-1)*3+2=2、ROW(2:2)-1)*3+2=5、ROW(3:3)-1)*3+2=8、…。

使用 INDIRECT 函數將位址的字串轉換為真實的位址。

【補充】

關於 INDIRECT 函數的詳細說明,請參考微軟網站:

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342609.aspx

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同事問到:在 Outlook 中如果收到一封郵件,其中有很多人的郵件地址,想要將這些人的郵件地址在 Excel 中建立一個資料表,該如何處理?

的確,常在收到的郵件中會有一封信寄給許多人的時候。不過,先提醒一下:如果在郵件中的收件者有多個人,最好使用「密件副本」來傳送,讓收件者不會看到其他收件者的郵件地址。

參考以下的做法,來練習如何取出多個收件者資料,並製資料表:

1. 在 Outlook 的收件者上按一下右鍵,選取「全選」,以選取所有的收件者。

2. 在收件者上按一下右鍵,選取「複製」,以複製所有收件者的資料。

其複製的內容之格式為「名稱 <Email>」,每個人的 Email 資料以「;」隔開。

3. 將複製的內容貼至 Word 文件中。

4. 開啟[尋找及取代]對話框,在[尋找目標]文字方塊中輸入「; 」,在[取代為]文字方塊輸入「^p」,按一下[全部取代]按鈕。此動作為將「;」文字取代為「換行」。

你可以按一下[較多]按鈕,再按一下[指定方式]按鈕,這裡可以挑選許多的符號及不可見字元。

5. 仿步驟4,在[尋找目標]文字方塊中輸入「 」(一個空格),在[取代為]文字方塊留下空白,按一下[全部取代]按鈕,將空格全部消除。

6. 在[尋找目標]文字方塊中輸入「>」,在[取代為]文字方塊留下空白,按一下[全部取代]按鈕,將「>」全部消除。

7. 在[尋找目標]文字方塊中輸入「<」,在[取代為]文字方塊輸入「^t」,按一下[全部取代]按鈕,將「<」全部取代為定位點(Tab)。

image

Word 文件的內容如下所示:

8. 複製所有內容,在 Excel 文件中貼上,即大功告成。

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