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目前日期文章:201408 (17)

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有同事在問:在 PowerPoint 中製作簡報時,將一投影片中的一個物件設定了動畫,如何能讓這個動畫持續動作,不受時間的限制呢?即能夠讓播放的人可以控制何時停止動畫播放。

例如:以下的投影片中的圖片物件要讓它持續旋轉,不要給予動畫的時間限制,就讓它一直旋轉下去,直到播放者將它停止。

你只要在設定該物件的動畫時,先設定一個動畫。然後在[動畫]窗格上選取這個圖形物片物件(本例為Picture 2),按一下右鍵,選取「效果選項」:

image

接著在這個動畫的設定對話框中選取[預存時間]標籤,在[重複]下拉式清單中,除了一些固定的時間之外,還提供了「直到下一次按滑鼠」或是「直到最後一張投影片」選項,而這兩個選項,就可由播放者自行決定何時停止動畫效果或是動畫持續到簡報結束。

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有網友問到使用 VLOOKUP 函數和巢狀 IF 函數那一個較好,以其提供的範例來觀察。

某藥物:(範例)
● 12 歲以上吃 1 顆
● 6~12 歲吃 1/2 顆
● 2~5 歲吃 1/4~1/2 顆
● 6 個月~2 歲吃 1/4 顆

參考下圖,如果使用巢狀 IF 函數來看,公式如下:

儲存格B2:=IF(A2<0.5,"0",IF(A2<2,"1/4",IF(A2<6,"1/4~1/2",IF(A2<=12,"1/2","1"))))

複製儲存格B2,往下各列則上。

巢狀 IF 函數會受到七層的限制,如果改以 VLOOKUP 函數來查表,則公式如下:

儲存格B2:=VLOOKUP(A2,$D$2:$E$6,2,TRUE)

其中的 TRUE 參數,表示查詢時只要「大致符合」即可。

複製儲存格B2,往下各列則上。

使用 VLOOKUP 函數看似公式可以簡化,但必須建立一個對照表,不過不會受到個數的限制。在本例中,還用到一個小技巧,在年紀欄位中,顯示的 0.5, 2, 6, 12,其實是 0.49999, 1.99999, 5.99999, 12.00001,但是在儲存格格式中設定小數點位數為 0 的結果。這是為了某些數,例如:2,到底要算在 0.5 ~ 2 或是 2 ~ 5 的那一個區間中所做的調整。

不過 VLOOKUP 函數的寫法可以有其他各種變化!到底使用 VLOOKUP 函數和巢狀 IF 函數那一個較好?能執行正確結果的公式都是好的公式!

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有網友問到這類的問題:某藥物年紀 6 個月以下禁用,12 歲以上用固定劑量每日兩顆。年紀介於其中的小朋友每天每公斤劑量為0.4mg,該如何使用 Excel 顯示藥的劑量?(參考下圖的範例,其中體重為隨機產生。)

image

依照其問題的描述,可以發現其條件有三個部分,分別給予不同藥的劑量:

(1) 6 個月以下;(2) 12 歲以上;(3) 介於前二項。

所以,只要使用巢狀的 IF 函數(二個 IF)即可滿足三個條件的判斷:

儲存格D3:=IF((A3=0)*(B3<=6),"禁  用",IF(A3>=12,"2顆",TEXT(C3*0.4,"0.0")&"mg"))

(A3=0)*(B3<=6):其中的「*」運算子為執行 AND 邏輯運算,即年 = 0 和月 <= 6。

TEXT(C3*0.4,"0.0")&"mg"):C3*0.4 為劑量計算,透過 TEXT 函數讓運算結果,都取小數點 1 位元,而「&"mg"」是將運算結果串接「mg」字串。

複製儲存格D3,往下各列貼上。

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有老師問到在如下圖的 PowerPoint 投影中,如果想要在一個物件(本例為一個按鈕圖示)上按一下,才顯示一段文字內容,該如何處理?

例如:老師顯示了一個題目來問學生,按一下[按我看答案]按鈕,才會顯示答案的文字。一般將文字設定動畫之後,只能依照預設的順序,以「循序」的方式顯示各段的文字,所以無法控制何時顯示答案的文字。

參考以下的步驟來改變文字的顯示為「互動功能」:

1. 先為答案的文字,設定一個動畫效果:

2. 在[動畫]窗格中,選取這個動畫效果,按一下右鍵,選取[效果選項]:

3. 在[出現]對話框中,點選[預存時間]標籤,再點選[觸發程序]按鈕:

4. 在[按一下就開始效果]下拉式清單中,選取一個物件,本例為:按鈕形 3:按我看答案。

在[動畫]窗格中,原來的文字效果會顥示為互動功能…。

image

如此,只有在按鈕物件上按一下,才能看到答案的文字。

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有網友問到:在 Excel 中有一些已命名的工作表,如何根據工作表名稱取得固定儲存格內容?參考下圖,每個工作表的格式是相同。

  

要存取不同工作表的某個儲存格,其公式為:工作表名稱!儲存格。

我們要透過 INDIRECT 函數將工作表名稱字串轉換為位址,所以在使用時要設定為:INDIRECT("工作表名稱!儲存格")

【橫式】

儲存格B2:=INDIRECT("'"& $A2 & "'!B" & COLUMN(B:B))

因為 INDIRECT 函數公式中,「&」運算子要串接的字串,必須頭尾使用「"」含括字串。所以字串中若有「"」符號,則必須先串接「'」。

INDIRECT("'"& $A2 & "'!B" & COLUMN(B:B))

==> INDIRECT("XXXXXXXX" & COLUMN(B:B))

==> XXXXXXXX = '"& $A2 & "'!B

其中「"'"」為「"」串接「'」,再串接「"」所組成;而「"'」為「"」串接「'」所組成。

複製儲存格B2,貼至儲存格B2:H8。

【直式】

儲存格K2:=INDIRECT("'"& K$1 & "'!B" & ROW(2:2))

複製儲存格K2,貼至儲存格K2:Q8。

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在 Google 地圖(http://maps.google.com.tw)上,現在已允許你可以建立個人的「我的地點」,讓你可以在地圖上秀出你想要標示的地點,也可以分享給他人使用。除了在網站上檢視,可以透過手機 APP 來檢視自己的地點。

參考以下的做法:

進入 Google 地圖中,先登入個人帳號,然後在右下角的「齒輪」圖示上,按一下並選取「我的地圖」。

在[我的地點/地圖]中,按一下「建立地圖」:

按一下「建立新地圖」:

先為這個新地圖設定一個名稱,在免費版本中,每個地圖中可以有三個圖層,為第一個圖層設定圖層名稱:

在搜尋框輸入你想要的地圖名稱,在搜尋到的地圖上按一下,接著在「新增至地圖」上按一下:

你可以為這個地圖修改色彩和形狀,你也可以刪除這個地點和規劃路線:

你可以修改地圖要顯示的名稱,還可以加入圖片:

按一下「新增圖層」,還可以加入一個新的圖層:

你可以在圖層中新增線條或形狀,也可以規劃行車路線/單車路線/步行路線:

例如:使用線條畫出一個區域,Google幫你量測距離,還會幫你算出面積大小:

例如:你可以新增路線,每條路線是一個圖層:

如果你想要將自訂的地圖分享給其他人,按一下地圖上的「分享」,並修改共用設定:

可以使用三種權限來分享這個地圖連結:

在手機上如果要檢視這個自訂的地點,你可以安裝這個 APP:Google Maps Engine。

登入帳號後,可以開啟已建立的自訂地圖,點選一個地圖:

image 

你還可以切換想要顯示的圖層:

 

在手機上檢視自訂的個人地圖,點選一個地點,還可以進行導航:

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有網友問到:如下圖右的兩個資料表,如果想要在選擇「項目」後,能由輸入的「數值」在不同的資料表中查詢到「百分比」,該如何處理?

【輸入公式】

本例要使用 VLOOKUP 函數來執行查詢的工作,如上圖,資料的安排非常重要,這決定了公式如何撰寫。(注意:在I欄中使用「- 350、- 550、…」,只是資料呈現方式,不會影響查詢。)

儲存格C2:=IF(A2="空運",VLOOKUP(B2,E2:G11,3,TRUE),VLOOKUP(B2,H2:J16,3,TRUE))

VLOOKUP(B2,E2:G11,3,TRUE):在儲存格E2:G11中,查詢儲存格B2內容對應的資料。

VLOOKUP(B2,H2:J16,3,TRUE):在儲存格H2:J16中,查詢儲存格B2內容對應的資料。

VLOOKUP 函數中的參數 TRUE,表示搜尋資料只要大致相符即可,而對照表已經是「由小到大」排序好了,所以查詢結果會傳回:大於且最接近的數值。

其中項目的選擇,可以使用「資料驗證」方式來處理。

註:本例若輸入的數值,不在查詢範圍內,會出現「#N/A」的錯誤訊息。

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最近有同事因為要重新安裝電腦,問到要如何將平常累積建立的「自動校正」內容,在新安裝電腦時可以繼續使用?

關於自動校正的使用,可以參考以下兩篇文章:

Word-使用自動校正功能加速文字輸入

善用自訂校正,加速資料輸入

在 Microsoft Office 中的 Word/Excel/PowerPoint 等中會使用到自動校正功能,而這個自動校正功能是共用、互通的。使用者可能在安裝新電腦時,要移轉 Office 的自動校正內容,或是安裝新版本或是要將一部電腦中的自動校正內容移轉至另一部電腦中使用,來看看如何操作,讓自動校正內容可以移轉。

你可以按一下 WinKey+R 鍵,在文字框中輸入:%appdata%\Microsoft\Office,點選一個資料夾:

Windows 會開啟一資料夾,這個資料夾的位址是:

C:\Users\你的帳號\AppData\Roaming\Microsoft\Office

複製其中的「MSO1033.acl」檔案,並將其貼至另一部電腦或是新版本的相同資料夾之下即可。你也可以定期備份這個檔案,即可備份「自動校正」內容。

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有網友問到一個日常生活的問題:如何依員工薪水查詢健保費的投保級距和顧主負擔(參考下圖)?

(註:下圖數據僅供練習,與相關規定不一定相符。為了說明方便,已隱藏多列資料。)

【公式說明】

因為有一個完整的資料對照表,所以很適合使用查詢公式來檢索。本例使用 VLOOKUP 函數來練習。(參考下圖)

經網友指正,特別再列出本公式所適用之範圍如下:(和政府所列級距認定不一致,在此僅提供公式練習。)

【公式說明】

儲存格M2:=VLOOKUP(L2,I2:J53,1,TRUE)

儲存格N2:=VLOOKUP(L2,I2:J53,2,TRUE)

其中資料範圍為儲存格I2:J53,意義為查詢儲存格L2的內容,在資料表I2:J53的第 1 欄中找尋最接近者,並傳回對應的第 1 欄和第 2 欄的內容。

VLOOKUP 函數中的參數 TRUE,表示搜尋資料只要大致相符即可,而對照表已經是「由小到大」排序好了,所以查詢結果會傳回:大於且最接近的數值。

(建議薪水總額可以使用「資料驗證」功能,由資料表中的「應領總額」建立清單。)

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在 Windows 7 以上版本的檔案總管裡,可以在點選檔案時,於狀態列上看到比較多的檔案資訊,不過每次只能顯示一個檔案的資訊:

在狀態列中,除了可以檢視資訊,還可以在此修改資訊的內容:

如果需要在多個檔案中互相比較或是加以排序這些檔案資訊時,該如何處理呢?

你只要在檔案檢視的「欄位名稱」上按一下右鍵,再選取「其他」:

然後點選想要顯示的資訊名稱:(上移/下移是用來安排這些檔案資訊顯示的位置)

如此,便可以用來比較多個檔案的資訊內容(也可以用來排序):

你可以用來不一需打開 Word 檔,即可知道每個檔案的「作者」、「頁數」和「總共的編輯時間」等:

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有網友問到,如下圖的 Excel 資料表,如何根據下圖左的出差記錄(只顯示部分資料),摘要依假別分年/月統計次數?(參考下圖右)

【準備工作】

選取A欄至D欄中有資料的區域,按 Ctrl+Shfit+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:日期、早班、午班、晚班。

【輸入公式】

儲存格H2:
=SUMPRODUCT((YEAR(日期)=$F2)*(MONTH(日期)=$G2)*(早班=H$1))+
  SUMPRODUCT((YEAR(日期)=$F2)*(MONTH(日期)=$G2)*(午班=H$1))+
  SUMPRODUCT((YEAR(日期)=$F2)*(MONTH(日期)=$G2)*(晚班=H$1))

其中:

條件(1)  YEAR(日期)=$F2:判斷在日期陣列的年份(2014年)是否和儲存格F2(出差)相同,傳回 TRUE/FALSE 陣列。

條件(2)  MONTH(日期)=$G2:判斷在日期陣列的月份(1份)是否和儲存格F2(出差)相同,傳回 TRUE/FALSE 陣列。

條件(3)  早班=H$1:判斷在早班陣列中的內容是否和儲存格F2(出差)相同,傳回 TRUE/FALSE 陣列。

公式中的「*」會在運算時將 TRUE/FALSE 陣列轉換為 1/0 陣列。

午班=H$1:判斷在午班陣列中的內容是否和儲存格F2(午班)相同,傳回 TRUE/FALSE 陣列。

晚班=H$1:判斷在晚班陣列中的內容是否和儲存格F2(晚班)相同,傳回 TRUE/FALSE 陣列。

複製儲存格H2,貼至儲存格H2:J25。

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有網友問到:在 Excel 中有一個日期清單,其中含有每天的業績,如何判定星期幾的業績最好呢?(參考下圖,其中有許多列的資料被隱藏了。)

【準備工作】

選取儲存格A1:C182,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:日期、星期、業績。

【輸入公式】

先算出各星期幾的業績總和:

儲存格F2:=SUMPRODUCT((WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*業績)

WEEKDAY(日期,2):判斷在「日期」陣列中,使用 WEEKDAY 函數傳回一個數值,其中參數 2 表示星期一傳回 1、星期二傳回 2、…、星期日傳回 7。

WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1):ROW(1:1)=1,為判斷 ROW(1:1) 是否和 WEEKDAY 函數的傳回值1 相等。將公式往下複製時,會產生ROW(2:2)=2、ROW(3:3)=3、…、ROW(7:7)=7。本式會傳回 TRUE/FALSE 的陣列。

(WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*業績:其由「*」運算,可以將 TRUE/FALSE 陣列,轉換為 1/0 陣列,再與「業績」相乘。

最後再由 SUMPRODUCT 函數傳回「乘積和」,即為所求。

複製儲存格F2,貼至儲存格F2:F8。

關於名次的運算,可以使用 RANK 函數來完成。

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在 Excel 資料表中有一個數列形成的清單,有人想要指出隨意給一個數值,要反推找出兩個數的和恰好為這個數值,該如何處理?(參考下圖)

例如:找出總為1952的兩個數,分別為 966 和 986。(予以不同色彩標示)

這個例子可以使用設定格式化的條和搭配 COUNTIF 函數來處理。

1. 選取儲存格A1:I16。

2. 選取[常用/樣式/設定格式化的條件]中的「新增規則」。

3. 在[選取規則類型]選單中選取「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」項目。

4. 在[編輯規則]中輸入:=COUNTIF($A$1:$I$16,$K$2-A1),設定儲存格底色為粉紅色。

例如:找出和儲存格A1相差$K$2-A1者顯示粉紅色,即和儲存格配對為儲存格K2者顯示粉紅色。

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大家對於使用 Word 2010 以上的版本來將文件轉換為 PDF 檔,相信已經很有經驗。( Excel 和PowerPoint 也都具有此功能),最近學校同仁問到,是否有好用的工具可以將 PDF 檔直接轉換為 Word 文件檔,以利後續的排版作業?

其實 Word 2013 中已內建了這個功能,用以下的 PDF 檔為例來說明:(轉換前的文件)

image

1. 打開 Word 應用程式。

2. 在開啟舊檔時,選取檔案格式為:PDF,再選取一個 PDF 檔。

image

3. Word 會提醒你,這個文件看起來不會和原始的 PDF 檔一樣,尤其是圖片多時。按一下[確定]按鈕。

image

4. 轉換後的文件和原始的 PDF 的確會有些不一樣,但是還是可以節省不少的排版時間。(轉換後的文件)

註:並非所有的 PDF 檔案都可以拿來轉換為 Word 文件,有些 PDF 檔案會有一些保護的機制存在。

有老師就把此功能拿將網路上取得已公告的統一入學測驗考題 PDF 檔:(轉換前的文件)

轉換為 Word 文件,以利搜集編排後讓學生練習:(轉換後的文件)

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如果想要計算在 Excel 的儲存格中共出現幾種數字,該如何處理?數字是由 0, 1, 2, …, 9 所組成。(參考下圖)

(1) 使用陣列公式

儲存格B2:{=COUNT(FIND(ROW($1:$10)-1,A2))}

這是陣列公式,輸入完成,要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動產生「{  }」。

ROW($1:$10)-1:在陣列公式中代表 0, 1, 2, …, 9。

FIND(ROW($1:$10)-1,A2):在陣列公式中以 0, 1, 2, …, 9 在儲存格A2中尋找其出現的位置,如果數字存在,則傳回第一個出現的位置,如果數字不存在,則會傳回 #VALUE!

最後再以 COUNT 函數計算上式中的「數字」個數即為所求,而錯誤訊息 #VALUE! 不會被列入計算。

複製儲存格B2,往下各列貼上。

 

(2) 使用 SUMPRODUCT 函數

儲存格B2:=LEN(A2)-SUMPRODUCT(--ISERR(FIND(ROW($1:$10)-1,A2)))

參考(1)的相關說明,LEN(A2)為計算儲存格A2的字數,而其中使用 ISERR 函數來找出傳回錯誤訊息的數字(代表該數字不存在),二者相減即為存在的數字。

複製儲存格B2,往下各列貼上。

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如果你在一個 Excel 的資料表中,參考下圖,如果小計欄位是甲除以乙的結果,如果想要取出日期介於 6/5 至 6/15 之間的小計來加總,而在第 8 列出現了一個錯誤訊息,該如何在加總時能排除不計含有錯誤訊息的儲存格呢?

【準備工作】

選取儲存格A1:D21,按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:日期、甲、乙、小計。

【輸入公式】

(1) 含錯誤

儲存格G4:=SUMPRODUCT((日期>=G1)*(日期<=G2)*小計)

(日期>=G1)*(日期<=G2):指定日期區間的儲存格陣列。

因為其中有一個錯誤訊息「#DIV/0!」,所以計算結果也是出現錯誤訊息。


(2) 不含錯誤

如果想要挑除這些錯誤訊息儲存格,可以使用 ISERR 函數來判斷:

儲存格G5:=SUMPRODUCT((日期>=G1)*(日期<=G2)*NOT(ISERR(小計))*小計)

NOT(ISERR(小計)):傳回是否含有錯誤訊息的儲存格陣列(是/否對照 FALSE/TRUE)。

結果還是會出現錯誤訊息!

改用陣列公式來處理,就不會有問題了:

儲存格G5:{=SUM(IF((日期>=G1)*(日期<=G2)*NOT(ISERR(小計)),小計,FALSE))}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+F3 鍵。

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有網友問到:如何判斷一個儲存格範圍的內容是否都已輸入數字,如果是則顯示「Yes」,如果有其中一個以上尚未輸入,則顯示「No」,該如何處理?(參考下圖)

儲存格G2:=IF(COUNT(A2:F2)<6,"No","Yes")

假設已知一段儲存格範圍共有 6 個儲存格,則利用 COUNT 函數判斷儲存格範圍內的數字是否小於 6,若是則表示有儲存格未輸入,若否,則表示全部都輸入完成了。

複製儲存格G2,在往下各列貼上。

image

如果不知道一段儲存格範圍中儲存格的個數,則可以改用以下公式:

儲存格G2:=IF(COUNT(A2:F2)<COLUMN(F2)-COLUMN(A2)+1,"No","Yes")

COLUMN(F2)-COLUMN(A2)+1:計算儲存格範圍中的儲存格個數。

如果儲存格不一定是數字,則可以改為使用 COUNTA 函數:

儲存格G2:=IF(COUNTA(A4:F4)<COLUMN(F4)-COLUMN(A4)+1,"No","Yes")


【延伸學習】

如果要計算一段儲存格範圍內有幾個數字,可以使用 COUNT 函數

=COUNT(A2:F2)

其結果也可以使用 ISNUMBER 函數來判斷:

{=(SUM(--ISNUMBER(A2:F2))}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

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