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目前日期文章:201410 (46)

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有網友問到一個時常有人發問的問題:在一個 Excel 的資料表中,如何根據每天的日期,分別標示出二週內即將到期的日期?以下圖例,如何找出距今日(以2014/10/31為例),二週內會到期的日期?

要在日期數列中動態的標示,最簡單的做法是利用「設定格式化條件」的做法。參考以下做法:

1. 選取儲存格B2:B15。

2. 在[設定格式化的條件]中新增一個條件。

3. 選取[使用公式來決定要格式化哪些儲存格],設定以下規則:=N(B2)-TODAY()<14。

4. 設定格式為字型色彩:「深紅色」。

在規則:=N(B2)-TODAY()<14中,因為儲存格B2為一個日期,所以會對應到一個數字,使用 N() 函數找出這個數值,而 TODAY() 也是一個日期,也會對應至一個數字,這兩個數字若是相差 14,表示該日期距今日 14 天內。

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最近學校又要面臨「訪視」的行政作業,有同仁想要將一些文件中的照片取出,再放到簡報中編輯,然而有些文件中的照片非常多,一張一張複製貼上,並不是一個好的做法,而且又不想翻箱倒櫃的去搜尋以前的照片放在那些資料夾中。同仁問說是否有較快、較有效率的方式來解決這個煩人的問題?

每每訪視/評鑑等作業,總是需要把一些文件整理再整理,實在很耗工,但是又何奈?一份大型文件,可能照片/圖片就超過 100 張(參考下圖),一張一張的處理,實在也沒那麼多的時間和體力。而且有時候你也會想要將文件中的某一張照片或圖片儲存成一個檔案,以利後續重覆再利用,而不是要用時,再來搜尋文件,再複製/貼上這個圖片。

參考以下的做法,讓你輕鬆取得所有的照片檔:(以 Word 2007 以上版本為例)

1. 在檔案總管找到 Word 文件,觀察其副檔案名稱為「docx」。

2. 將這份文件的副檔名更改為「zip」。

3. 開啟這個 ZIP 壓縮檔。

4. 將壓縮檔中的「media」資料解壓縮出來。

裡面有這份文件的所有照片/圖片的檔案,而檔案名稱已經重新編碼了。

【注意】此方法也適用於 Excel 和 PowerPoint 的文件。

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IFTTT(if this then that)是一個結合雲端的好用工具,你用過了嗎?如果想要開始使用 IFTTT,可以參考之前所寫的文章:整合雲端應用:IFTTT(if this then that)。透過 IFTTT 可以將雲端應用擴大使用範圍,並能自動化、提高效能。

例如:我拿來每發佈一篇部落格文章,則自動儲存至 Evernote 中成為一個記事,這樣就能自動搜集文章成為記事。

或是 IFTTT 有 update 時,就寄一封信通知我,這樣可以省去我一天到晚到 IFTTT 網站上檢查是否有更新:

最近,我發現了 IFTTT 已經可以結合實體裝置(例如你的手機),可以來完成一些自動化的操作。以 Android 裝置為例,IFTTT 所提供的 Channel 有好幾個:

如果要和手機結合,則你的 Android 手機也必須裝 IFTTT 這個 APP:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ifttt.ifttt&hl=zh-TW

和手機結合能拿來做什麼?例如:每天晚上 11:45 PM,將手機設定為靜音;每天早上 06:00 AM,將手機的音量調為 90%。如此,可以讓你的手機在你睡覺的時候保持靜音,而早時又自動打開音量。(參考下圖)

晚上設為靜音之觸發條件:

早上開啟音量之觸發條件:

注意!你的手機必須安裝好 IFTTT APP,以上的設定才能生效!既然已裝了 APP,所以也可以在手機上設定觸發的條件。參考以下的步驟:

(1) 設定 if 的 Channel,本例為:Date & Time。

(2) 選取一個 Trigger,本例為:Every day at。

 

(3) 設定時間,本例為:晚上 11 PM、45。

 

(4) 設定 then 的 Channel,本例為:Android Device。

(5) 設定動作,本例為:Mute ringtone。

  

你可以在每個 Recipes 中使用開關來切換要不要動作。

將來會有愈來愈多的裝置可以來結合 IFTTT,透過這些動作,可以把裝置聯結成物聯網。大量使用時,世界會變成怎樣呢?讓我們持續來看下去吧!

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最近自己、家人和同事等陸續有人問到,收到了長的像下圖這樣的 Google 帳戶被拒絶登入的通知信件。可能是一個帳號給不同的人使用,或是在不同的地點或不同的裝置使用,造成Google判讀有疑慮。

當你確認帳號沒有異常使用的狀況下,如果要解決無法登入的限制,可以試試以下做法:

先連線到帳戶設定的安全性頁面之下:https://www.google.com/settings/security

目前的帳戶權限在「安全性較低的應用程式存取權限」項被預設為:已停用,也就是設定為較高的存取權限。

所以,你要按一下「設定」,再點選「啟用」,讓你的存取權限降低。Google 也提醒你,如果選擇[啟用],則你的帳戶可能遇到更多未獲授權的存取情形,但可繼續使用這些安全性較低的裝置和應用程式。

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日常生活中的大事小事瑣瑣碎碎,在步調快又非常忙碌的工作與生活中,如何才能讓這些該記在腦子裡又不見的記得進的事,也能順利的進行呢?還好,現在電腦、手機幾乎充斥在工作和生活中,所以只要善用某些軟體工具的「提醒」功能,透過雲端同步手機和電腦,即可以像帶著小秘書般的貼心提醒了!

以下簡單介紹我個人有在使用免費且結合手機的提醒工具。

(1) Google Keep

Google Keep(https://keep.google.com)是一個簡單清爽的記事工具,我個人比較習慣的記事工具其實是 Evernote,而我也使用 Google Keep 來做為雜事的提醒之用。

你只要輸入記事內容並且設定提醒,可以分別針對日期時間或地點來設定提醒的起動時機。不管在電腦或是手機都會收到提醒的訊息,讓你想忘都難。

電腦:(配合 Google Chrome可以在瀏覽器中顯示訊息)

手機:

(2) Evernote

我使用 Evernote 來記事,其中的內容是一些比較完整的資料,所以較不記錄需要提醒的雜事,也就是將一些拋棄式的記事,時間到就應該消失的提醒記事,放在 Google Keep 中。當然 Evernoe 中也常會有些搭配記事內容的提醒設定。

在 Evernote (http://evernote.com)中新增一個記事,再設定提醒的日期和時間,不管在電腦或是手機都會收到提醒的訊息。Evernote 也會寄一封電子郵件來提醒你。

電腦:

手機:

(3) Google 日曆

當你在 Google 日曆(https://www.google.com/calendar)中新增一個活動,即可設定提醒。因為 Google 日曆和前述二項不同,它不是一個記事,只能輸入活動名稱。

電腦:

你可以指定在視窗中跳出視窗來提醒或是寄發電子郵件來提醒,並且可以指定多久以前來提醒,還可以指定多次的提醒動作。不管在電腦或是手機都會收到提醒的訊息。

 

手機:

 

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網友問到在一個 Excel 的工作表中(如下圖),如何依據某些儲存格內容計算某些儲存格的加總項目?

例如:根據C欄和E欄的內容,將相符者計算B欄和D欄的乘積和。

【輸入公式】

要計算合於條件的乘積和,最方便使用的公式為 SUMPRODUCT 函數。

儲存格H7:

=SUMPRODUCT(($C$1:$C$14=$G7)*($E$1:$E$14=H$6)*$B$1:$B$14*$D$1:$D$14)

$C$1:$C$14=$G7:找出儲存格C1:C14中和儲存格G7相同者,傳回 TRUE/FALSE 陣列。(條件一)

$E$1:$E$14=H$6:找出儲存格E1:EC14中和儲存格H7相同者,傳回 TRUE/FALSE 陣列。(條件二)

原公式:=SUMPRODUCT((條件一)*(條件二)*乘積項一*乘積項二)

TRUE/FALSE 陣列經由「*」運算,會轉變為 1/0 的陣列,再進行乘積和運算。

複製儲存格H7,貼至儲存各H7:I8。

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參考下圖,如何能在間隔的儲存格複製來源為連續儲存格的內容呢?例如:在儲存格A2複製儲存格C2的內容,在儲存格A9複製儲存格C3的內容,每間隔7列要複製C欄的內容。


【輸入公式】

在設計公式時,不管是使用相對位址或是絶對位址來設計,都無法在複製到其他儲存格時,自動產生正確的位址,而另是一個一個儲存格的輸入公式,又是太費功夫了。因此,要藉助 INDIRECT 和 ADDRESS 函數。

儲存格A2:=INDIRECT(ADDRESS(INT((ROW(A2)-1)/7)+2,3))

複製儲存格A2,貼至儲存格A9、儲存格A16、儲存格A23。

INT((ROW(A2)-1)/7)+2:結果產生 2,複製至儲存格A9、A16、A23時,會產生 3、4、5。

ADDRESS(INT((ROW(A2)-1)/7)+2,3):將上式的結果套入 ADDRESS 函數,其欄固定為 3,定則為 2、3、4、5。

透過 INDIRECT 函數,可以將上式結果轉換為真實位址 $C$2、$C$3、$C$4、$C$5。

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和學校裡的同仁聊到一個日常生活使用手機的問題:現在手機是人手一隻,如果要找尋想要的 App 來安裝,對於上了年紀的人,因為手機螢幕較小,找起來實在很吃力,而且耗時耗電耗頻寬。(我想現在的年輕人,總有一天也會踫到相同的問題,這個世代的人眼睛耗損的愈來愈嚴重了!)

的確,手機再大也比電腦螢幕小很多,所以使用上當然較為不方便,以我個人使用的 Android 系統的手機在 Play 商店來看,其呈現內容大致像下圖這樣。

 

Google 在電腦、手機、平板等裝置之間,透過一個 Google 帳號整合的非常好,所以你要善用它。例如,如果在電腦上連線 Google Play,而且登入個人的 Google 帳號,你就可以用較方便/較輕鬆的方式來搜尋 App,檢視其詳細內容,並且可以「讓手機自動安裝這個 APP」。

先連線到 Google Play:https://play.google.com/store?hl=zh-TW

當你在找到了一個想要的 App,可以在頁面上仔細的閱讀相關介紹,這會和你在手機上看到的內容一致。

當你在電腦中按一下[安裝]按鈕。

和在手機上安裝時的程序一樣,要先確認應用程式存取事項,建議還是要先看看內容,以確保資訊安全。按一下[安裝]按鈕。

不久之後,你的手機會自動進行安裝的動作。(前提是你的手機必須在連網的狀態下)

回到手機上,你選取 App 已經安裝完成。

 

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很多教師在上課時都已經充分資訊融入教學,所以使用電腦和數位檔案來上課已經是一種常態。有些使用 PPT 或是 PDF 檔,有些使用 Word 檔直接開啟使用,或是其他各式各樣的數位媒體一應俱全。

之前和老師討論到一個問題:是否可以不用藉助任何軟體就可以在畫面上點出重點,讓學生能注意到特定的位置?例如下圖樣式:

new1[25]

如果不想使用任何軟體工具,那麼我建議只要修改滑鼠的設定即可。在控制台中找到「滑鼠」進入設定,在[指標設定]標籤下,勾選「當我按 CTRL 鍵時,顯示指標位置」。

當你想要讓學生注意到某個位置時,當下按一下 Ctrl 鍵,滑鼠指標所在位置,會有一個圓圈由大至小的動畫產生。每按一次,動畫即會出現一次。因此可以拿來讓學生注意你要標示重點的位置。這樣不需安裝任何工具軟體,在任何 Windows 系統中都可以使用。

提供這個小動作,讓老師們在隨時隨地都可以派上用場。

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檔案擺在雲端上是愈來愈普遍了,即然檔案已經在網路上,所以要和自己的網頁/部落格結合,就相對變得容易了,例如像 YouTube、Google Drive、OneDrive、Sway、Google 日曆、Google 地圖、Google+、... 等常使用的應用,都有提供內嵌程式碼的功能。

透過內嵌程式碼的方式,可以將在原來網頁中呈現的內容,整合到自己的網頁或部落中,使用者可以不用外連一個新的網頁才能看到內容,讓網頁更美觀且更易閱讀。而且使用嵌入的內容,網頁本身不需要再準備檢視器即可觀看內容。(參考下圖)

通常內嵌的程式碼長的像這樣:

<iframe width="560" height="315" src="//XXXXXXXX" frameborder="0"></iframe>

以下分就這些服務,逐一說明如何取得內嵌的程式碼。


一、YouTube

在 YouTube 中選取「分享」,再選取「嵌入」,即可複製嵌入的程式碼。


二、Google Drive 雲端硬碟中的檔案

如果你要將檔案發佈到網路上,前提是你要開放檔案的連結共用為「公開在網路上」:

(1) Google Drive 中的影片,在檢視時即可取得內嵌程式碼,點選[更多動作/嵌入項目]:

(2) Google Drive 上的PDF檔,在檢視時即可取得內嵌程式碼,點選[更多動作/嵌入項目]:

(3) Google 表單,選取[檔案/嵌入]:

(4) Google 文件、試算表、簡報、繪圖要取得內嵌程式碼,先選取[檔案/發佈到網路]:

點選「內嵌」:

複製程式碼:

你可以按「停止發佈」,即可取消發佈到網路上,而如果不想文件變更時發佈在網路上的文件也同時變更,則不要勾選「內容有所變更時自動重新發佈」。


三、OneDrive

相同的,你必須先設定文件分享!在 OneDrive 中開啟文件後,選取[檔案/共用],再選取「內嵌」:

或是在檔案上按一下右鍵,再選取「內嵌」:

參考下圖,按一下[產生]按鈕:

可以取得內嵌程式碼:

若是檢視檔案的分享狀態,可以發現共用權限被設定為用來內嵌內容的連結僅可檢視,按一下[移除連結]按鈕,可以取消分享。

不同的檔案類型有各自可內嵌的內容:


四、Sway

當你把製作好的 Sway 要分享至網頁上時,可以點選[Share/</>]:

隨即產生內嵌程式碼:


五、Google 日曆

選取一個日曆按一下右鍵,選取「日曆設定」:

在[嵌入此日曆]區中,即可取得嵌入的程式碼:


六、Google 地圖

在 Google 地圖中,若要分享某一地圖,則選取齒輪選中的「分享和嵌入地圖」:

按一下「嵌入地圖」,即可取得地圖的嵌入程式碼,你可以製作一張專屬於你的地圖:


七、我的地點

在我的地點中點選資料夾圖示,選取「嵌入我的網站」:


八、Google+

在 Google+ 中的每一篇文章,都可以選取「嵌入訊息」:

取得嵌入的程式碼:

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網友根據之前的文章:Excel-多條件查表篩選資料(INDEX,陣列公式)(參考下圖),提到了如果條件中含有「日期」,是否公式仍是可行?

把上圖的「類別」改成「日期」來實做(參考下圖),原來公式仍是可以得到結果:

儲存格H2:{=IFERROR(INDEX(資料,SMALL(IF((類別=$G$2)*(狀態=$G$4),項目,
FALSE),ROW(1:1)),3),"")}

相關說明請參考:Excel-多條件查表篩選資料(INDEX,陣列公式),其中定義的名稱:類別,在這個例子中是日期欄位。

【補充說明】

其實每個日期在 Excel 中都有一個代表的數值,不管 2014/4/1 呈現為 4/1、2014/04/01、4/1/2014、...,都是對應到同一個數值。所以在公式中運算時,是取其數值來運算,而非以看到的格式所顯示的結果來運算。

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和學校同仁討論到在會計的報表上很多數值都以「仟」為單位,如何在 Excel 的工作表將一個數值以仟為單位(省略3個0),並且要能再取用來運算?

參考下圖,一個完整數值要以仟為單位顯示,並且要能繼續運算,最好以改變數值格式方式來處理。(下圖中A欄和B欄的內容相同)

選取儲存格B2:B19,設定其儲存格的數值格自訂為:??,???,

最後一個分號(仟分位符號)之後為空白,則表示個佰仟三個位元的數值不會顯示。因為只是改變數值格式,所以運算時仍會以原數值來運算。

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網友問到一個 Excel 的問題:如何比較兩個工作表中的儲存格內容,若一個工作表A欄的內容和另一個工作表A欄的內容不一樣,則給予改變底色,若B,C,D欄有其中一個不一樣,則給予另一個底色。

以下圖(A)和下圖(B)為例,要找出不同之處,並且給予底色變化。

(A)

(B)

這個例子必須使用兩個格式化的條件設定,而且其先後順序要注意。

(1) 新增第一個格式化規則

選取類型:使用公式來決定要格式化哪些儲存格,

輸入規則:=$A2<>預估!$A2   (注意絶對位址符號 $ 的使用)

修改底色為粉紅色。

(2) 新增第二個格式化規則

選取類型:使用公式來決定要格式化哪些儲存格,

輸入規則:=OR($B2<>預估!$B2,$C2<>預估!$C2,$D2<>預估!$D2)

修改底色為淺綠色。

這兩個格式化的條件之先後順序如下:

如果你把這個規則的順序弄反了:

則結果會產生誤差,其中有些地方會出現錯誤的結果。

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網友想要在 Excel 的工作表中,輸入一個已知的代號,以查詢方式顯示一個名稱,該如何處理?

參考下圖,根據代號及名稱的對照表,透過查詢的函數,很容易查出對應的內容。

因為這是網友常會遇到的問題,所以一次將可以用到的函數全部列出說明。因為是函數的基本運算,所以特別說明公式,至於函數的相關說明,請自行藉由文末的超連結檢視微軟提供的資料。

1. 使用 VLOOKUP 和 LOOKUP

(1) 儲存格B2:=VLOOKUP(A2,$D$2:$E$25,2)

(2) 儲存格B2:=LOOKUP(A2,$D$2:$D$25,$E$2:$E$25)


2. 使用 MATCH 配合 INDEX/OFFSET/INDIRECT/ADDRESS

MATCH(A2,$D$2:$D$25,0):查詢儲存格A2的內容在儲存格D2:D25中的位置(第幾個)。

(3) 儲存格B2:=INDEX($D$2:$E$25,MATCH(A2,$D$2:$D$25,0),2)

(4) 儲存格B2:=OFFSET($E$2,MATCH(A2,$D$2:$D$25,0)-1,,)

(5) 儲存格B2:=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(A2,$D$2:$D$25,0)+1,5))


3. 使用 SUMPRODUCT 配合 INDEX/OFFSET/INDIRECT/ADDRESS

SUMPRODUCT((A2=$D$2:$E$25)*ROW($D$2:$D$25)):使用運算方式找出儲存格A2的內容在儲存格D2:D25中的位置(第幾個)。

(6) 儲存格B2:

=INDEX($D$2:$E$25,SUMPRODUCT((A2=$D$2:$E$25)*ROW($D$2:$D$25))-1,2)

(7) 儲存格B2:

=OFFSET($E$2,SUMPRODUCT((A2=$D$2:$E$25)*ROW($D$2:$D$25))-2,,)

(8) 儲存格B2:

=INDIRECT(ADDRESS(SUMPRODUCT((A2=$D$2:$E$25)*ROW($D$2:$D$25)),5))

複製儲存格B2,往下各列貼上。


【補充資料】

關於函數的相關說明,請參考微軟網站:

INDIRECThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342609.aspx

INDIRECT:傳回文字串所指定的參照位址。

語法:INDIRECT(ref_text,[a1])

ref_text:單一儲存格的參照位址,其中包含A1欄名列號表示法、R1C1欄名列號表示法、定義為參照位址的名稱,或定義為字串的儲存格參照位址。

a1:指定ref_text儲存格中所包含參照位址類型的邏輯值。

LOOKUPhttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342671.aspx

陣列形式的 LOOKUP :在陣列的第一列或第一欄中搜尋指定的值,然後從陣列最後一列或最後一欄的相同位置中傳回值。

語法:LOOKUP(lookup_value,  array)

lookup_valueLOOKUP 函數在陣列中搜尋的值。

array:此引數包含文字、數字,或您要與 lookup_value 比較的邏輯值之儲存格範圍。

注意:陣列中的值必須以遞增順序排列,如果 LOOKUP 函數找不到 lookup_value,就會使用陣列中小於或等於 lookup_value 的最大值。

 

VLOOKUPhttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010343011.aspx

VLOOKUP:用來搜尋儲存格範圍的第一欄,然後從範圍同一列的任何儲存格傳回一個值。

語法:VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

lookup_value:在表格或範圍的第一欄中搜尋的值。

table_array:包含資料的儲存格範圍。可以使用範圍的參照,也可以使用範圍名稱。

col_index_numtable_array 引數中必須傳回相符值的欄號。

range_lookup:這是一個邏輯值,用以指定VLOOKUP應該要尋找完全符合還是大約符合的值。

 

SUMPRODUCThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342935.aspx

SUMPRODUCT:傳回各陣列中所有對應元素乘積的總和。

語法:SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...)

array1:要求對應元素乘積和的第一個陣列引數。

array2, array3,...:要求對應元素乘積和的第 2 個到第 255 個陣列引數。

註:各陣列必須有相同的維度(相同的列數,相同的欄數)。否則會傳回錯誤值#VALUE!。並且會將所有非數值資料的陣列元素當成0來處理。

 

MATCHhttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342679.aspx

MATCH:搜尋某儲存格範圍內的指定項目,然後再傳回該項目在範圍內的相對位置。

語法:MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

lookup_value:在 lookup_array 中尋找比對的值。

lookup_array:要搜尋的儲存格範圍。

match_type:這是一個數字,其值有三種可能:(預設值為 1)

1 或省略:找到等於或僅次於 lookup_value 的值。lookup_array 引數內的值必須以遞增次序排列。

0:找第一個完全等於 lookup_value 的比較值。lookup_array 引數內的值可以依任意次序排列。

-1:找到等於或大於 lookup_value 的最小值。lookup_array 引數內的值必須以遞減次序排序。

 

OFFSEThttp://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342739.aspx

OFFSET 函數:傳回根據所指定的儲存格位址、列距及欄距而算出的參照位址。

語法:OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

Reference:用以計算位移的起始參照位址。

Rows:左上角儲存格要往上或往下參照的列數。Rows可以是正數(表示在起始參照位址下方)或負數(表示在起始參照位址上方)

Cols:左上角儲存格要往左或往右參照的欄數。Cols 可以是正數(表示在起始參照位址右方)或負數(表示在起始參照位址左方)

Height:所傳回參照位址的高度 (以列數為單位)Height 必須是正數。

Width:所傳回參照位址的寬度 (以欄數為單位)Width 必須是正數。

 

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最近 Microsoft 推出了一個線上的新工具 Sway,讓你可以在網頁上直接製作線上展示內容。目前必須要有邀請函才能使用,你可以先到 Sway 網站輸入個人的 Email 帳號,排隊取得邀請。

連線至網站:https://sway.com/,登入你的微軟帳號,按一下 Craete new Sway 即可開始製作流程:

以下是其簡單的工具描述:

在圖片區上點一下,可以由 OneDrive 雲端硬碟或是個人的硬碟中取得圖片,在文字區中可以插入文字。

透過新增工具,可以設置標頭,插入文字、圖片等元素,也可以設定版面。

透過設定 Layout,可以指定圖片的呈現方式:

有些圖片可以設定大小:Normal(小)、More(中)、Most(大)

按一下 Mood,可以設定版型。

你可以細部設定結構/風格/色彩等模式:

image

可以透過 Remix!,幫你自動套用一些預設的版面和風格設定:

如果你要將做好的成品分享出去,可以按一下 Share,再選取其中一種方式:

例如選取產生超連結,複製這個 URL,即可在瀏覽器檢視內容:

如果要插入在網頁中,則按一下</>,再複製網址來使用:

結果如下:(如果使用 IE 瀏覽器看不到內容,請改用 Google Chrome 瀏覽器)

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在學校的行政人員和教師同仁常常會因為辦活動或是為留做教學檔案而照了很照片,但是這些不斷累積的照片久了形成了一種負擔,因為在幾萬張照片要找尋一張照片並不容易啊!每每為了評鑑和訪視而要撈出以前的照片時,即會開始傷腦筋!

大家遇到的問題通常是:儲存格照片時,只將照片檔依照日期或活動來分資料夾存放,頂多在資料夾名稱上註記日期/活動名稱及其他想要加註的文字。一旦要找尋某些照片時,通常會找到一整資料夾卻還要一張一張檢視才能找到想要的照片。

所以同仁們常會問到要使用那一種軟體才可以有效的管理呢?我個人都建議,不一定要使用特定的軟體,或許檔案總管已經很好用!因為你需要的是在儲存照片時能將照片檔加上「標記」。

在 Windows 中的檔案可以加上詮釋資料(metadata),而其中照片檔通常可加入 EXIF 資料和標記。照片有了標記就能加以搜尋,而且一張照片可以有不同的屬性,所以可以有多個標記,也就是說下了不同的標記關鍵字,可能會搜尋到同一張照片。例如:同一個活動產生的照片,有些照片的重點是景物,有些照片的重點是人物,有些是兩者兼具。

做法很簡單!在檔案總管裡找出你要的照片,選取一張或多張照片檔,在檔案總管的檔案內容處找到:標記。

在「新增標記」的位置輸入你要設定的關鍵字,按一下[儲存檔案]按鈕。每一張照片可以輸入多個標記,每一個以「;」隔開。

下次要搜尋想要的照片時,只要在搜尋框中輸入「標記:關鍵字」,即可找到你要的檔案。

即使你使用其他照片管理軟體也可以設定標記,並且進一步搜尋照片。

以 Pacasa為例:

以 ACDSee 為例:

有些管理軟體可以讓使用者在照片上加入多種詮釋資料,藉由這些詮釋資料能更有效的來管理照片。

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在學校的課堂中,教師們常會使用 YouTube 上的影片來做為輔助教材,當由電腦上播放 YouTube 的影片時,常會覺得使用滑鼠有些不方便之處,例如:暫停播放/跳至後面/跳至前面等操作時。所以,如果能使用快速鍵,應該效果會比較好一點。

以下稍微整理了一些 YouTube 上的快速鍵,應該對老師們在教學現場會有幫助。

【快速鍵】

F:切換全螢幕/正常視窗。(按 Esc 鍵也可以由全螢幕切換回正常視窗)

K:切換播放/暫停播放。

J:切換至往前 10 秒的位置播放。

L:切換至往後 10 秒的位置播放。

←:切換至往前 05 秒的位置播放。

→:切換至往後 05 秒的位置播放。

0:回到影片開始的位置(影片 0%處)播放。若影片播至結束後,按 0 鍵相當於重新播放。

1~9:播放中按 KeyPad 上的數字鍵,會跳至對應影片長度的百分比位置,例如:按 2 跳至影片 20% 處,按 8 跳至影片 80% 處。

M:切換靜音/取消靜音。

↑:音量變大 5%。

↓:音量變小 5%。

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和學校老師討論到一個師生常會遇到的問題:家裡的印表機大多支援 A4,而學校常使用的紙張有 A4、B4、A3等,例如:教師印製的期中考試試卷都是 B4 版面,如何能在家中的 A4 印表機列印出來看看效果呢?或者要求學生的作業要做成一張大海報(A0或A1版面),學生要列印在 A4 紙張上再加以拼貼,該如何處理?

要了解如何縮放之前,先把各種紙張的大小稍加整理,並且列出轉換的比例。

A系列轉換

B系列轉換

A對B系列轉換

B對A系列轉換

 

以下分就各種軟體的操作逐一說明:

(1) Word

在列印 Word 文件時,可以設定一張紙要列印多少頁面,如此可以將頁面縮小列印在紙上。還可以設定將版面設定所選的紙張大小調整為列印時的紙張大小,如此可用以縮/放頁面。例如:

版面設定為 A4 , 紙張調整為 B4,這樣為放大列印。

版面設定為 A3 , 紙張調整為 A4,這樣為縮小列印。

版面設定為 A4,設定每張 2 頁, 紙張調整為 B4,表示 1 張 B4,縮放了 2 頁 A4 的內容。


(2) Excel

在 Excel 中列印文件時,可以選取變更比例,例如:不變更比例、將工作表放入單一頁面、將所有欄放入單一頁面(適合欄少列多文件)、將所有列放入單一頁面(適合欄多列少文件)等。

或是選取改變紙張大小(觀念同(1) Word):

你也可以在[版面設定]中設定「縮放比例」,分為調整百分比和調整頁/頁寬/頁高等方式。如果你要自行調整 B4 版面在 A4 紙張的縮放比例,請對照前述之對照表( B4 → A4:84%)。


(3) 轉換成 XPS 格式

假設你已安裝 Microsoft XPS Document Writer 虛擬印表機,現在要來列印一份 B4 的成績報表在 A4 的紙張上。

先將你的文件選取 Microsoft XPS Document Writer 虛擬印表機來列印成一個「檔案」,按一下「印表機內容」進行設定:

選取紙張方向,並且按一下[進階]按鈕:

接著設定紙張大小,因為家裡印表機為 A4,所以記得選取紙張大小為 A4。

將產生的 XPS 檔案開啟,選取你的實體印表機直接列印,就可以將原本 B4 版面的成績報表印在 A4 大小紙張上了。


(4) 轉換成 PDF 格式

將文件先轉換(另存新檔)為 PDF 格式,再用 Adobe Reader 開啟,選取列印這份文件。在[列印]對話框中的[頁面大小調整和處理]區中,選取「大小」,然後再自訂比例:

選取「海報」,可以自動將文件切割成多張 A4 大小,你要設定重疊的尺寸。

選取「多頁」,可以設定每張紙列印的頁數:(只能縮印,無法放大。)

選取「小冊子」,可以設定列印為雙面冊子或是單面冊子。


(5) 利用工具,例如:FinePrint

利用一些像 FinePrint 這類的軟體工具,它也可以將各種版面的文件,在列印時縮放至不同尺寸的紙張上。


(6) 列印拼貼成大海報

例如:你取得最近更新的捷運路網圖,想要印成大海報,先印成多張 A4 紙張,再自行拼貼。最簡單的做法是,先將這個圖片插入至 Excel 文件中,再將圖片放大成你要的大小,預覽列印後回到文件中,再縮小檢視比例,即可以看到該圖片佔多少紙張大小。

列印時即可預覽,該圖片被切割成 9 張,每一張的邊緣,正好拿來拼貼時使用,而邊緣可以自行改變大小。輕鬆即可完成拼貼用的紙張!

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在使用 Word 來作一些長文件時,為了讓文件更結構化,使用時更方便,你可能會要將一份文件加以「分節」,然後將不同的節給予不同的頁碼順序,而且可能在列印時指定列印某些節中的某幾頁,該如何處理這些的操作呢?

參考下圖,你必須學會:如何將文件分節、如何分節編頁碼、如何指定列印特定節/頁。

(1)設定分節

當你開啟一個 Word 文件新增內容後,在想要分節的位置,選取[版面配置/版面設定]功能表中的[分隔設定/分節符號]功能的「下一頁」指令。也就是在此之後的各頁和之前為不同節。

(2) 分節編頁碼

當你為文件做好分節動作,在本例中第 2 節第 1 頁被預設編為頁碼:3。首先你要切換至「編輯頁首」狀態下,選取[頁碼/頁碼格式]指令:

在[頁碼格式]對話框的[頁碼編排方式]區中,預設為「接續前一節」,所以頁碼並沒有分節,所以你要選取「起始頁碼」,然後指定一個數字。

假設指定頁碼由第1頁開始,所以你可以看到第2節的頁碼為1。(原為頁碼:3)

如果你的文件含有多節,則必須每一節都要重新指定起始頁碼。

(3)指定列印特定節/頁

在列印時如果你指定列印頁數為:3-10,則會印出第3頁到第10頁。但是如果要指定列印某些節中的某些頁數,則必須使用語法:p#s#-p#s#,其中 s 指定節、p 指定頁。例如:

如果要列印第 2 節,請輸入 s2。

如果要列印第 2 節至第 5 節,請輸入 s2-s5。

如果要列印第 2 節和第 4 節,請輸入 s2,s4。

如果要列印第 2 節的第 6 頁到第 4 節的第 3 頁,請輸入 p6s2-p3s4。

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有網友問到:在 Excel 的資料表中有人員、日期、金額及其他欄位,要如何區隔人/區隔天來計算金額小計?參考下圖。

如果你使用「樞紐分析表」,手動產生下表,是很容易的事,但是如果你的日期數量較多,則表格會變的較寬。

或許把欄/列互換可以解決問題。

但是,你如果改用公式來運算(如下圖),則可以使用不一樣的資料呈現方式:(其中司機和日期要自行輸入)

【使用公式】

儲存格J2:=SUMPRODUCT(($A$2:$A$30=H2)*($B$2:$B$30=I2)*$F$2:$F$30)

$A$2:$A$30=H2:判斷A欄中的人員是否和儲存格H2相同,傳回 TRUE/FALSE 陣列。

$B$2:$B$30=I2:判斷B欄中的日期是否和儲存格I2相同,傳回 TRUE/FALSE 陣列。

原公式:=SUMPRODUCT((條件一的T/F陣列)*(條件二的T/F陣列)*金額陣列)

在運算過程中,TRUE/FALSE 陣列會轉換為 1/0 陣列。

複製儲存格J2,往下各列貼上。

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