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目前日期文章:201411 (28)

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當你把檔案放在 Dropbox 上,只能用來備份/檢視/供人下載,而因為行動裝置愈來愈方便,使用率也愈來愈高,日前 Microsoft 在 iPad 上的 Office 相關的 App(Excel、Word、PowerPoint)已經免費開放可以編輯了。

現在,Microsoft 和 Dropbox 合作,讓 Dropbox 雲端硬碟中的 Office 文件可以直接在 Office for iPad 上編輯了。讓 Dropbox 檔案除了方便管理之外,現在也可以用來編輯。

例如,當你開啟 iPad 上的 Word App 時,你可以新增 Dropbox 帳戶:

接著,按下「允許」,授權 Microsoft Word 可以存取 Dropbox 中的檔案和資料夾:

接著,你可以發現你所連結的 Dropbox 帳戶中的檔案,已顯示在 Word App 中。從中挑選一個檔案。

你可以直接編輯這個檔案,完成後離開,檔案會回存至 Dropbox 中。

如此,儲存在 Dropbox 中的 PowerPoint 檔案也可以輕鬆的拿來播放簡報了:

當你在 Dropbox 的個人帳戶中,可以發現 Dropbox 連結了 Office 相關的 App,日後可以在此移除和 Microsoft App 的連結。https://www.dropbox.com/account/security#apps

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網友想要在 Excel 的工作表中,根據一個儲存格的內容,將內容顯示在不同欄的儲存格中,該如何處理?

參考下圖,例如:在A欄中輸入一個數字,根據這個數字的內容,要在B欄到E欄中符合的欄位上顯示這個數值。你可以這樣做:

(1) 輸入公式:儲存格B2:=IF($A2=B$1,$A2,"")

(2) 複製儲存格B2,貼至儲存格B2:E11。

或是你也可以這樣做:

(1) 選取儲存格B2:E11。

(2) 輸入公式:儲存格B2:=IF($A2=B$1,$A2,"")

(3) 按 Ctrl+Enter 鍵。

如果你想要顯示的結果不是數字,而是符號例如:「V」,則公式修正為:

儲存格B2:=IF($A2=B$1,"V","")

如果你要的結果是像下圖這樣,可以修改公式:

儲存格B2:=($A2=B$1)*$A2

或是

儲存格B2:=IF($A2=B$1,$A2,0)

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每個人除了個人電腦或筆記型電腦之外,也很有可能使用手機或平板,一個帳號就可以在多個裝置中穿梭使用,實在非常方便,但是,也相對提供了一些安全性的風險。Google 現在提供了在網頁中查看帳號登入裝置的狀況,並且可以在線上控管帳號登入狀況。

在你的個人資訊的安全性網頁(https://www.google.com/settings/security)中,有一個「裝置與活動」,可以檢視你的 Google 帳戶曾經連結的所有裝置。

在安全性的裝置與活動(https://security.google.com/settings/security/activity)網頁,你可以看到每個你最近曾經登入的裝置:

如果你最近有登入某個裝置,也會被提醒:

Google 提供你可以線上移除這個裝置的帳戶存取權,也就是線上登出這個裝置。

你也可以使用 Android 裝置管理員找出你已經登入的 Android 裝置:

網址:https://www.google.com/android/devicemanager

透過多種管道來保障你的帳戶安全,並且更周延的檢視自己帳戶/裝置的使用狀況。

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同事問到使用 Dropbox 的技巧:如果有人分享了一個資料夾,如何將這個資料夾(包含其下所有的檔案和資料夾)快速的放到自己的資料資中(非共用資料夾)?

首先,A選取了一個資料夾(例如:creative),在其上按一下右鍵,選取「共享/傳送連結」:

接著,複製顯示的資料夾連結,並將這個連結傳送給B:

B在瀏覽器中輸入上述的連結,然後按一下「Download」,並按一下「Save to my Dropbox」:

按一下「Save to my Dropbox」,即可瞬間將整個資料夾儲存在B的Dropbox中了。

這個動作會在B的 Dropbox 中產生一個由A的 Dropbox 所分享的資料夾,而且不是「共用」這個資料夾。

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有網友想要在 Excel 中根據一個數值產生加減某數的亂數數值,最方便的方式是使用 RANDBETWEEN 函數。例如下圖中,要產生一個相對於A欄數值 ±3 的亂數。

儲存格B2:=A2+RANDBETWEEN(-3,3)

RANDBETWEEN(-3,3)可以產生 -3 ~ +3 的亂數。RANDBETWEEN(bottom, top) 語法中 bottom 為最小值,top 為最大值。

如果你使用的 Excel 版本沒有 RANDBETWEEN 函數時,該如何處理呢?

儲存格B2:=A2+INT(RAND()*7-3)

相對於 RANDBETWEEN(bottom, top) 語法,相當於 INT(RAND()*(top-bottom+1)+bottom)。

練習一下:

(1) 如果要產生 61 ~ 100 的亂數,則為INT(RAND()*40+61)。

(2) 如果要產生 -50 ~ +50 的亂數,則為INT(RAND()*101-50)。

(3) 如果要產生 -150 ~ -50 的亂數,則為INT(RAND()*101-150)。

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有網友問到:在 Excel 中使用 INDIRCET 函數時,如果改變公式中的儲存格位置時,公式無法自動轉換儲存格。例如:

儲存格B2:=INDIRECT("B4")

當把儲存格B4拖曳至儲存格A6的位置時,原公式仍為:=INDIRECT("B4"),沒有任何改變。那是因為儲存格B4被視為字串(置於「" "」中),所以不會自動修改,導致結果錯誤。

如何變通呢?不要將位址放在字串中!建議以下的修正:

儲存格B2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(B4),COLUMN(B4)))

將儲存格B4搬移至儲存格A6時,公式自動轉換為:

儲存格B2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(A6),COLUMN(A6)))

假設你要使用的儲存格位於工作表「Data」中,則公式改為:

儲存格B2:=INDIRECT("'Data'!" & ADDRESS(ROW(Data!B3),COLUMN(Data!B3)))

如果,即可改變儲存格位置,公式也能自動改變了!

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今天在實驗從另一隻手機的 Evernote 分享一個記事本給現在在電腦使用的 Evernote,結果產生了一個意外的結果。因為記事本的分享是成功了,但是在電腦版中的標籤清單中,卻出現了另一隻手機上 Evernote 的所有標籤。即使停止分享記事本,這些標籤還是賴著不走!(例如下圖中的兩個標籤)

試著按右鍵來刪除標籤,結果「刪除」的功能卻是被 disable,無法使用這個功能。

正常應該像下圖這樣:

想了很久,不知該如何是好,後來成功的解決了!只要將不想要的標籤,拖曳至記事本區中的「垃圾筒」即可以刪除了!

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在 Excel 的儲存格中輸入 0 開頭的數字,一直是有些人的困擾,因為 Excel 會將最前面的 0(不管是幾個 0 )直接不顯示,即 000432 會顯示為 432,該儲存格直接儲存 432。日常生活中常見到學生學號、手機電話號碼、室話電話號碼、零件編號等等,都會有端出現數個 0 的狀況。

以下列出幾個可以的做法,參考下圖:

如果使用「數值格式設定」的方式,則可以保留原來輸入的數值不被改變,只會改變顯示的結果,例如,若輸入數字 2079,儲存格的數值格式設定為「00000000」,則會顯示為「00002079」。

如果要使用公式,例如:儲存格C3:=TEXT(B3,"00000000")

透過 TEXT 函數將儲存格B3中的數值,改為格式:00000000 的文字,因此可以自動補足前端不足位數的「0」。

其他像室話電話號碼,修改儲存格C13:=TEXT(B13,"(00)0000-0000")

另外,儲存格C4:=RIGHT("00000000"&B4,8)

透過 RIGHT 函數將儲存格B4中的數值,串接文字「00000000」,再由右端取 8 個字,此可自動補足前端不足位數的「0」。

以上兩種方式,則是將數值轉換為文字再儲存。

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當你將拍好的照片上傳至 Google+ 時,而且你有開啟特效製造機功能時,Google 會自動為你製作以下這些特效:

※ 雪景:為相片加入飄落的雪花
※ 橡皮擦:清除相片中移動的物體
※ 動作:製作出一張含有完整連續動作的相片
※ 高動態範圍:將每張相片的最佳曝光合成一張完美相片
※ 動畫:將相片製作成動畫短片
※ 笑容:將團體照中每個人物的最佳影像合成一張完美相片
※ 全景:將數張相片的重疊部分合成一張全景圖片
※ 重組:產生出快照亭風格的格狀相片

如果你的手機(Android)有安裝 Google 相簿 App,當你拍了一些相片後,可以利用這個 App 順手做一些相片特效。當在 Google 相簿 App 中點選:特效圖示,選取要製作的特效為動態或是混合,接著選取特效所需的照片。

 

其中動態特效使用的照片為20張以內,混合特效為 9 張以內。製作好的特效會上傳至你的 Google+ 相簿中,和其他特效製造機產生的特效照片放在一起。

 

如果是選取「動態」製作而成的特效圖片儲存為「GIF」格式(例如下方左圖),如果是選取「混合」製作而成的特效圖片儲存為「JPG」格式(例如下方右圖)。

   

功能雖然陽春簡單,但是不失實用性!

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在網際網路 TCP/IP 通訊協定中,如何區隔電腦在那一個子網路呢?以 IPv4 來看通訊協定的設定,如下圖,可以發現,其是給予一個「子網路遮罩」,然後將 IP 位址和子網路遮罩進行 AND 運算,根據其結果,可以判定兩部電腦是否位於相同的子網路。

老師如果要設計一個藉由子網路遮罩算出子網路的 Excel 試算表來驗證結果,該如何處理呢?

在下圖中,假設 A 位址為 192.168.2.133/21,其子網路遮罩為 255.255.248.0(其有 21 個位元為 1)。將這個 IP 位址執行 AND 運算,可以得到子網路。

儲存格B4:=RIGHT("00000000"&DEC2BIN(B1),8)

利用 DEC2BIN 函數將 10 進制數轉換為 2 進制數,再利用 RIGHT 函數來將 2 進制數的位元數補足 8 位。

儲存格B5:=RIGHT("00000000"&DEC2BIN(B2),8)

儲存格B6:=RIGHT("00000000"&DEC2BIN(BITAND(B1,B2)),8)

BITAND(B1,B2):將兩個位址的每個位元執行 AND 運算。

下圖中的A和B運算出來的子網路是相同的。

下圖中的A和B運算出來的子網路是不同的。

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在使用 Google 表單時,對於超連結的使用並不方便。但是,至少可以將網址自動轉換為超連結。Google 表單中有那些地方能使用超連結呢?要如何使用這個功能呢?在教學上可以如可來運用呢?

先來做以下的觀察:在下圖中,在區段標頭的主題和說明,及單選按鈕的標題、說明及選項目內容,輸入含超連結的文字。

Google 表單都會自動顯示網址的超連結:

再來看看其他的元件:其中,下拉式選單中的網址,無法顯示超連結,其他如核取方塊、格狀檢視等都可以使用。

現在大家喜歡翻轉教室,那就利用 Google 表單先讓學生在家自行預習,並且進行自我評估。看看以下的範例:

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最近使用 Google 表單的同事愈來愈多了,產出的表單也愈來愈多樣化,所以衍伸出一個問題:如何複製別人的表單來用呢?不是要共用,而是複製相同的表單給他人使用。

也對啦!能將表單分享給別人使用是好事一件,現在學校中的學習社群十分興盛,每個老師都願意將自己的好作品分享給別人。對於 Google 文件,本來就有「共用」的機制,這可以讓多人協作。但是每個人要用的 Google 表單可能是不同對象,或是要放在不同的回覆表單中。現在參考以下的步驟,來試看看如何將表單複製給其他使用者。

1. 首先,在你(A)的雲端硬碟上複製一個要分享給別人的 Google 表單。

2. 接著,在這個表單上按一下右鍵,選取「共用」。

3. 在[邀請別人]對話框中輸入你要分享對象(B)的 Google 郵件帳號。

4. 你(A)將分享對象(B)設定為「是擁有者」。

image

Google 警告你,如果轉移擁有權,新擁有者將會收到通知。你可能無法再變更共用設定,新擁有者也可能會移除你的存取權。

而分享對象(B)變成「是擁有者」,而你(A)變成了「可以編輯」:

5. 執行以上的動作之後,分享對象(B)進入他的雲端硬碟之後,在「近期存取」內找到了分享的 Google 表單,並將其拖曳至「我的雲端硬碟」中。

分享對象(B)檢視這個 Google 表單的共用狀態,可以發現自己是擁有者。按一下A使用者右側的「X」,可以移除A的編輯權限。這樣你(B)就拿到了這個 Google 表單,而且與A無關了。

除了上述的方法之外,你還可以試試第二種方式。

你(A)可以利用 Gmail 將這個 Google 表單寄給分享對象(B),將 Google 表單插入郵件當為附件:

分享對象(B)開啟郵件後,即可點選你(A)分享的表單:

分享對象(B)點選「要求編輯權限」:

你(A)會收到一封郵件,在郵件中點選「開啟共用設定」:

你(A)依上述的步驟 3、4、5 執行,即可將這個表單複製給分享對象(B)。

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今天看到了 Google Keep App 的更新通知,馬上使用了其「共用」 這個新功能。 現在透過雲端來協作是一個重要的功能,多人共用一個記事可以分享內容,提升效能。

例如:A新增了一個記事,設定了一個日期和時間的提醒,並且要和B共用這個記事,則按下「共享」:(下圖為A:Google Chrome 上的 App 畫面)

輸入B的 Email,按下「儲存。

A和B即可共用這個記事:

在B的 Google Keep App 上即可共用這個記事(下圖為B手機上的 App):

B還可以在邀請C共用這個記事:

C也可以看到和A及B共用的記事:(下圖為C在網頁版上的畫面)

A和B和C三人都可以同時來協作這個記事,當設定的提醒生效時,三人都可以獲得通知。

在先前文章:善用各種App中的「提醒」功能中有提到平常我就是拿 Google Keep 拿作為瑣碎之事的提醒之用。現在多了「共用」功能,就可以用它來「提醒別人」了!

而增加別人共用的做法很簡單方便,因為不用對方確認即可將別入加入共用,是否會帶來一些困擾呢?雖然你可以「將自己從共用對象清單中移除」。而被加入共用的使用者,還可以再加別入進來,而未經得擁有者同意,這樣是否會衍伸一些困擾呢?

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Google 地圖已是我日常生活中的好幫手,對它的倚賴性也不斷的在提高。藉著雲端的結合,電腦、手機和平板透過一個帳號便能整合在一起,在電腦上搜尋地圖上的資料,也可以在手機上看到搜尋的結果。

而在地圖上總會有些地點使用率較高,總會有些地點想要快速的點選它,或是有些特別的地點想要在地圖上記憶下來。你會想要在地圖中建立地點的我的最愛!那就來讓 Google 地圖幫你記下來吧!

首先,你必須開啟 Google 的搜尋紀錄功能,搜尋時才會看到已儲存的地點。請連線到:

https://www.google.com/history

先檢查看看你的網頁記錄功能是否已經打開,否則也無法記錄地圖上的任何資訊。

在電腦上,當你在 Google 地圖點選了一個地點,就可以在地點資訊的右側點選「儲存」:

原先的藍色星號已經變成黃色標記,表示該地圖已被儲存:

當你在瀏覽地圖時,頁面上的區域會自動顯示儲存過的地點(黃色星號標記):

當你在電腦上儲存了一些地點,打關手機的 Google 地圖,透過雲端和帳號的同步功能,同樣可以發現這些已儲存地點的黃色標記。

 

如果你想要在手機上操作儲存一個地點,該如何處理呢?首先,找到你要儲存的地點(下方左圖),點選地標圖示,在顯示資訊的頁面中,按一下「儲存」,這個藍色星號也會變成黃色標記,表示該地點已被儲存。(下方右圖)

 

如何知道自已儲存了那些地點呢?先點選側邊選單,再點選「您的地方資訊」,其中就有「已儲存的地點」的清單,點選一個地點,Google 地圖即會顯示該地點的區域:

2014-11-17 19.40.17_resize 

如果想要移除已被儲存的地點,該如何處理呢?在電腦上的 Google 地點,只要點選要移除的地點,再點選「已儲存」的黃色星號標記,即可取消儲存(星號轉換為藍色)。

在手機上要如何操作移除所儲存的地點呢?先點選側邊選單,再點選「設定」,接著點選「地圖瀏覽記錄」:

 

在想移除的地點(有星號標記者)右側,按一下「X」,即可刪除該地點的記錄。在此可以刪除的有搜尋記錄和星號地點,刪除前請再確認。

 

下次出門前即可先把要去的地點儲存好,就可在手機上輕鬆的點選地點,而不必老是再透過搜尋功能來找尋地點。再加上路線的導航指示,讓你的旅程更不會手忙腳亂。

 

希望 Google 以後能讓儲存的地點可以結構化來記錄,例如:關於美食的地點搜集在一起,關於購物的地點搜集在一起,就像我的最愛可以依資料夾來分開記錄,那就更好了!

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在 Word 中使用表格時,使用者可以直接對表格內容執行排序的動作。參考文章:

(1) Word 2010-使用排序功能 和 (2) Word-將每個段落重新排列(樣式、排序)

網友提到例如以下的表格要排序時,想要在「欄位一」依照英字母順序來排序:

在排序的對話框中卻找不到「英文字」這種的類型,該如何處理呢?

image

我們重新取用一個含有中文字、英文字、數字的表格,來觀察 Word 的排序:

在排序類型中只列出了筆劃、數字、日期、注音等四種,如果你選取了「筆劃」:

排序後的結果依序為:數字→英文字→中文字,再進一步觀察:數字依大小排序,英文字依字母順序排序,而中文字則依筆劃排序。

所以如果要依英文字母的順序來排序,則應選取「筆劃」即可。

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在 Excel 中如果在儲存格中輸入公式,即會顯示其運算後的結果。有人問到:如果想要顯示儲存格中的公式為何,該如何處理?有些老師要製作 Excel 的講義時,或是有人要製作解釋公式的文件時,也會用到顯示公式這個功能,而要顯示儲存格的公式,通常有以下幾種方式:

(1) 按 Ctrl+' 鍵,會在所有的儲存格中隱藏運算結果,並且改為顯示計算公式。

  


(2) 利用 FORMULATEXT 公式

參考下圖,例如儲存格B2,其公式為:=FORMULATEXT(A2)

(FORMULATEXT 函數乃於 Excel 2013 之後才出現)

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在使用 Excel 時,有時候建立的工作表數量較多時,切換工作表會愈來愈不方便,你都是如何切換工作表的呢?

(1) 最基本的是使用快速鍵:Ctrl+PageDownCtrl+PageUp。使用這兩個快速鍵可以依序的切換至下一個工作表/上一個工作表。

(2) 點選視窗下方的工作表名稱。選取左右兩邊的「...」,可以切換顯示未被列出的工作表名稱。

(3) 點選視窗下方向右/向左三角型,可以切換至上一個/下一個工作表。

(4) 如果想要快速跳至某個工作表,則可以在向左/向右三角型符號上按一下右鍵,即會跳出[啟動]對話框,由此點選想要的工作表。

(5) 使用插入超連結。在[插入超連結]對話框中,點選:這份文件中的位置,然後點選一個工作表名稱。接著在[輸入儲存格位置]文字方塊中輸入一個儲存格名稱,例如:A1。最後在[顯示的文字]文字方塊中輸入想要顯示的文字。

點選這個超連結,即會切換至這個工作表的指定儲存格位置。

(6) 使用公式。假設要切換至工作表1的儲存格A1,顯示為工作表1:

儲存格B3:=HYPERLINK("#工作表1!A1","工作表1")

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學校同事和我都曾經遇過這樣的瀏覽器列印問題:如下圖中是一個含有圖文的一個很普通的網頁。

當你在 Google Chrome 和 Internet Explorer 兩種瀏覽器中列印時,卻發現有些圖片不見了,無法列印出來,例如:最上方的圖片和網頁周邊的線條圖案。

這是因為瀏覽器預設「不列印背景的顏色和圖片」的緣故,而上述的圖片和邊緣的線條正好是網頁的背景圖片,解決之道只要在列印時解除這個封印即可。

例如在 Google Chrome 的預覽列印時,勾選選項區中的:背景顏色與圖片,在預覽圖中已可以看到原先無法列印的圖片。

如果是在 Internet Explorer 瀏覽器中,在[設定列印格式]對話框中,勾選「列印背景色彩與影像」,在預覽圖中已可以看到原先無法列印的圖片。

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在 Excel 的工作表中有一個文字的清單(如下圖),如果想要將 A 欄和 B 欄中隨機各抽出一個字組合成一個新名字,該如何處理呢?

【輸入公式】

儲存格D2:=OFFSET($A$2,INT(RAND()*10),)&OFFSET($B$2,INT(RAND()*10),)

第一個字由 A 欄中的 10 個字要抽出一個字:

INT(RAND()*10):產生亂數整數 0~9。

OFFSET($A$2,INT(RAND()*10),):透過 OFFSET 函數取出亂數對應的儲存格。

第一個字由 B 欄中的 12 個字要抽出一個字:

INT(RAND()*10):產生亂數整數 0~11。

OFFSET($B$2,INT(RAND()*10),)::透過 OFFSET 函數取出亂數對應的儲存格。

最後,使用「&」運算子,將上述二個儲存格內容串接。

每按一下 F9 鍵,儲存格內容會自動更新內容。

如果你取得的名字是源自一些既有的姓名,想要重新亂數取得新名字,該如何處理呢?

假設取得 100 個名字,置於儲存格A1:A100。

【輸入公式】

儲存格C2:=MID(OFFSET($A$1,INT(RAND()*100),),2,1)&
MID(OFFSET($A$1,INT(RAND()*100),),3,1)

其觀念仿上述的公式,再利用 MID 函數,在第 n 個字取 m 個字(=MID(A1, n, m))的寫法。

MID(OFFSET($A$1,INT(RAND()*100),),2,1):在亂數名字的第 2 個字取 1 個字。

MID(OFFSET($A$1,INT(RAND()*100),),3,1):在亂數名字的第 3 個字取 1 個字。

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在 Excel 中的工作表,如果你已取得各縣市的區鄉鎮名稱,可以試著用來以地名查詢所在的縣市(參考下圖),這是個生活化的應用,我們來看看公式如何處理?

假設已經先將每個縣市中的區鄉鎮鎮名稱配置如上圖,本例的資料的儲存格範圍是D1:J31,設定以下公式:

儲存格B2:{=OFFSET($A$1,,MAX((LEFT($D$2:J$31,2)=A2)*COLUMN($D$1:$J$1))-1)}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,公式會自動產生「{}」。

LEFT($D$2:J$31,2)=A2:將儲存格範圍中的內容取左邊數來二個字,並且和儲存格A2比對是否相符,結果傳回 TRUE/FALSE 的陣列。

(LEFT($D$2:J$31,2)=A2)*COLUMN($D$1:$J$1):COLUMN($D$1:$J$1)要陣列公式中代表 {4, 5, 6, 7, 8, 9, 10} 陣列,把它和上式相乘,計算過程中 TRUE/FALSE 的陣列會轉換為 1/0 陣列。

MAX((LEFT($D$2:J$31,2)=A2)*COLUMN($D$1:$J$1)):將上式的陣列結果取其中的最大值,這個值即是第幾欄的意思,例如傳回 8,即代表是H欄。

最後將上式代入 OFFSET 函數,取得儲存格D1:J1中的其中一個內容,此為某個縣市的名稱,即為所求。

如果要避免輸入的地名找不到時會顯示錯誤訊息,則可以利用 IFERROR 函數稍加修改公式,讓錯誤訊息顯示為:查無此地。

儲存格B2:{=IFERROR(OFFSET($A$1,,MAX((LEFT($D$2:J$31,2)=A10)*COLUMN
($D$9:$J$9))-1),"查無此地")}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,公式會自動產生「{}」。

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