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目前日期文章:201501 (42)

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在 Excel 中有一個人員最近二個月的成績等第表,如何利用這個成績等第表來評比是否進步呢?(參考下圖)

其中假設甲、乙、丙、丁分別對照分數 4、3、2、1。

評比要判斷出:進步、持平、退步

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在 Excel 的一個資料表中,每個儲存格的內容是由字串和數字構成(參考下圖),有網友問到想要取出所有的字串來計算總和,該如何處理呢?

假設我們不使用輔助欄位來練習如何在一個儲存格中使用公式直接計算總和。

(1) 所有儲存格不含空白儲存格

觀察上圖,其中每個儲存格有共同的字串「Windows」。

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在 Excel 中有時會用到十六進制數,運算時也可能需要先轉換為十進制數,所幸 Excel 提供的 HEX2DEC 函數,可以直接轉換這兩種進制數。

儲存格E2:=HEX2DEC(D2)

複製儲存格E2,貼至儲存格E2:E7。

但是,對於那些沒有 HEX2DEC 函數的 Excel 版本使用者,要如何轉換呢?藉著這個範例來順便練習陣列的應用。

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觀察下圖左,有網友想要在 Excel 中具有型式、尺寸、變化等構成的資料表中,再由不同長度來對照查詢到「時間」,就像下圖右這樣。

因為要用以比對的條件比較多個,所以沒有可以直接運用的單一公式。再觀察其資料表中長度部分是間隔 1000 的規則,而不是亂數分佈,還好,這樣就可以設計公式來查表。不過得用到「陣列公式」的做法。

【準備工作】

假設資料範圍是儲存格A2:E72,選取儲存格A2:C72,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:型式、尺寸、變化。定義名稱有助於縮短公式,並且增加公式理解。

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有網友提供一個 Excel 工作表裡中一串由多個文數字組成的編號,希望藉由公式能自動產生最末一碼由 0 ~ 9 變化,該何處理呢?

因為儲存格A1中的這個文數字內容被 Excel 視為文字,無法使用「自動填滿方式」來產生和等差數列般的數值連續變化,只好藉由公式來幫忙了!

(1) 最後一碼產生 0 ~ 9

儲存格A3:=LEFT($A$2,LEN($A$2)-1)&ROW(1:1)

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有人問到一個在學校行政上的問題,不知如何處理。在 Excel 中有一個各班/各節的任課老師資料摘要表(如下圖):

要轉換成以下格式的摘要表:

這個問題可以參考之前文章來處理:Excel-表格欄、列、資料的重組(MATCH,OFFSET)

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有網友想要在一個 Excel 資料表(如下圖)中,給予二個條件:地點和材數,查出對應的單價,再計算總金額,該如何處理呢?

【設計公式】

在這個問題中使用了二個條件來查詢對應的結果,一般查表函數不外乎使用 INDEXVLOOKUP 等函數。

儲存格D8:

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有網友問到:在 Excel 的一個資料表(如下圖左),其中含有統編、姓名和金額,如果根據人名來加總,會有不同統編卻名字相同的情形(序號3,11,17),該如何處理較好?

其實這個資料表中有一個欄位「統編」,其中的項目內容並不會重覆,即可用來做為小計的依據,不用擔心人名重覆問題。

現在來練習依上圖左的內容,製作成上圖右的結果。

1. 複製儲存格B2:B23,貼至儲存格F2。目前儲存格F2:F23為選取狀態。

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有時候老師取得一次考試的答案,如何在 Excel 中根據標準答案,快速計算總分?以下圖為例,共有 25 個題目的答案,每一題答對得 4 分。

(1) 直向資料

檢視下圖中的學生答案和標準答案,經比對後可見有 6 題的答案不一致,所以應得分 76 分。設計公式時只要利用 SUMPRODUCT 函數即可求得分數。

儲存格E2:=SUMPRODUCT((A2:A26=B2:B26)*4)

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難得有機會要到馬祖南竿出差工作半天,事先規劃了幾個背包客行程,待工作結束時還有半天時間可以使用。星期六早上最早的一班飛機只有約 10 人搭乘,人好少!回憶上次去馬祖時同一班飛機只搭了 5 個人而已呢!

從南竿機場沿中央大道往下走,右側即會看到八八坑道,裡外都可聞到濃濃酒香。(今天剛好沒有開放,還好上次來時已參觀過。)

經過馬祖酒廠,再往下走接著來到連江縣政府:

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有網友問到類似加班費計算、停車費計算的問題,例如:以30分鐘為單位,超過5分鐘以30分鐘計,再合計為小時數,該如何處理呢?(參考下圖)

【輸入公式】

儲存格E2:

=HOUR(B2-A2)+INT(MINUTE(B2-A2)/30)/2+0.5*(MOD(MINUTE(B2-A2),30)>=5)

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在使用 Evernote 時並不是每個時候都是方便用打字或是書寫的方式在筆記中輸入資料,Everote 其實提供了多種和語音相關的輸入型態可以利用。使用語音的用處是有些時候不一定要在筆記中記錄文字,有時候來不及或不方便輸入文字,有時候刻意要記錄語音,種種狀況會需要利用「語音」這種資料型態。

以下就 Android 手機上的 Evernote App 來練習和語音有關的輸入方式。

1. 使用 Google 注音輸入法提供的語音輸入功能。

當新增一個筆記後,啟動語音輸入,只要對著手機講話,Google 會自動幫你將音轉換為文字,並且輸入在筆記中。使用時透過 Google 的自動翻譯功能,你必須在有連網的狀態下,可以輕鬆的講話即可自動幫你輸入文字,但其文字的正確性和你講話的內容及 Google 的翻譯能力有關。

 

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如下圖的 Excel 資料表,有網友想要計算以下三種狀況:符合條件的個數、符合條件排除N無資料的個數、符合條件N的總和,這三種計算都只要使用 SUMPRODUCT 函數來執行即可。就用這個例子來學習 SUMPRODUCT 函數吧!

SUMPRODUCT 函數主要是要將多個陣列執行「乘積和」,而公式中如果使用條件判斷(例如:A2:A14=F2),則會傳回運算結果 TRUE/FALSE 陣列,當在 SUMPRODUCT 函數中以「*」運算時,會將TRUE/FALSE 陣列轉換為 1/0 陣列,所以這個乘積和的運算結果,相當於執行邏輯 AND 運算。

(1)符合條件的個數

儲存格I2:=SUMPRODUCT((A2:A14=F2)*(B2:B14=G2)*(C2:C14=H2))

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最近學校同仁問了一個 Excel 的操作實務問題:在 Excel 中如何在同一活頁簿中的兩個工作表互相檢視比對資料?

意思是要在電腦螢幕中同時出現活頁簿中的兩個不同工作表,方便來比對資料,例如以下的活頁簿:

操作的方式很簡單:

1. 點選[檢視/視窗]選單中的「開新視窗」,你會發現新增了一個完全相同的活頁簿視窗。

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去年(2014)到台中遊玩時,特意到台中清山的鰲峰山觀景平台觀賞遠眺台中的美景,來到鰲峰山公園的停車場,再爬一小段的步道,即可到達觀景平台。這裡有著180度觀景平台,台中港、高美濕地的風車、紫雲巖盡收目底。

許多遊客都是來看夜景的,不過我是下午來到這裡。人潮多的時候,聽說停車不方便,我想愈夜愈美麗,愈夜會愈多人。

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根據查到的資料,觀音山的硬漢領海拔616公尺,是觀音山的最高山峰,以前的憲兵學校曾在此訓練「硬漢精神」而得名,在硬漢嶺上有一座牌樓,有一副石刻對聯:走路要找難路走,挑擔要揀重擔挑;為學硬漢而來,為作硬漢而去。

登上硬漢領的確要花些力氣,但也不見得是難事,來此磨練一下也是好事。半路中的休息涼亭竟命名為「弱者俱樂部」,好笑又好氣!費了一番力氣後終於登頂,在此可以遠眺101大樓、關渡大橋、淡水、八里等大台北地區。天氣愈好,看的愈遠!

我是開車由64號快速道路由觀音山出口循指標往觀音山遊客中心即可抵達,記得要帶足夠的水源,汗流的比想像來的多。不過令人足感心的是,有好人心組成背水隊,每天運送乾淨的水到硬漢嶺上奉茶,讓汗流浹背的挑戰者能夠補充水分。

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在台北要能在一大片的草原上奔跑並不容易,你得先找到這一些草地,我想陽明山擎天崗是一個不錯的好地方。去年(2014)的八月,記憶中是下午三點多來到了這個台北的後花園,那天沒有烈日和強風,遊客還挺多的,但是放牧的牛群似乎已經習慣,不太受到人們的打擾,依然悠閒的吃著草。一對新人拿著氣球來拍結婚照,看來是正處於濃情蜜意之中。

 

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去年(2014)的台東之旅有一個行程和大多數人一樣,到台東都會去參觀多良車站和金崙聖若瑟天主堂,在回憶中,參觀後司機先生帶我們去一個他們當地人喜歡去的沙灘上玩,這是秘境嗎?不知道它是否有地名,地點就在金崙聖若瑟天主堂往海邊方向在金崙車站附近。沙灘上可以看到火車經過,沙灘長度很長,不玩水的人可以踏浪、走沙灘。

孩子們天真的放開了和自然的美景融為一體,這是無價的!這裡是沙灘,可以親近水,夏天的黃昏,沒了日照,多了海風,夏天裡最舒服的感覺!值得再去一次。

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自從有了國道五號經過雪山隧道可以快速到達宜蘭,假日人山人海的往宜欄移動。優美的漫長東北角海岸之美,就被走捷徑的快感給忽略了。去年(2014)八月還在酷暑之際,走訪了東北角海岸,到澳底漁港享用美食,看到了海天一色的藍天湛海美景,沿途也欣賞了南雅奇岩、陰陽海等奇特景觀。

澳底漁港

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看看 2014 年去過的地方,我個人覺得蘇澳的「內埤海灣」最美了!由台北經由國道5號,直接由終點下交流道,藉由 Google 地圖的指示很容易可以到達,內埤海灣就在北濱公園。

我是在炎炎夏日時前往,雖然是酷熱天氣,但也才能看到那種藍的非常漂亮的海景,海邊有釣客、情侶約會、一般的遊客,當然還有我和兒子的父子檔。

回憶起當時情景,其中一位釣客起初是要我用相機的 Zoom In 功能來搜尋三個划著小船出海的年輕人,因為風不小,怕他們漂不見了,討論著要不要報警來救他們,後來終於遠遠見到他們的身影,鬆了一回氣!

這個當地人和我聊天20分鐘,聊聊蘇澳當地、聊聊他的生活,真是難得的體驗!

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