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目前日期文章:201509 (43)

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有網友問到:如下圖的 Excel 資料表(右圖),如何將「報名」欄為「Yes」者取出摘要成左圖的結果,其中每個學員的 Email 和電話分成二列呈現。

為了說明方便,選取F欄中所有「報名」欄的內容,定義名稱:報名。

Excel-每筆分二列摘要資料(陣列公式,OFFSET,SMALL,ROW,INT)


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以前的一位老同事最近問到一個常見的問題:如何在 Word 中插入圖片時,能自動調整圖片大小以符合表格的欄位寬度?

以 Word 2010 為例,下圖是一個 2X2 的表格,想要在這個表格中插入四張圖,可是四張圖片的大小並不相同,希望能插入圖片時,不要影響表格的欄位寬度,該如何處理呢?

Word-在表格中插入圖片時自動調整大小以符合欄寬

在預設狀態下插入圖片時,會改變儲存格的大小。

Word-在表格中插入圖片時自動調整大小以符合欄寬

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有位老師問到:

如果在 Excel 中每一個月有不同內容的多個工作表,其內容是某些課程的時間、地點和攜帶物品的明細表。如何能在輸入某個月份時,即能列出該月份的各個課程之時間、地點和攜帶物品,以方便提醒每位小朋友呢?

Excel-跨工作表查詢資料(VLOOKUP,INDIRECT,COLUMN)


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網友問到在 Excel 中有一個如下圖(上)的一個基本資料表,如何藉由輸入發票號碼,來篩選出同一發票的所有客戶資料?(參考下圖(下))

Excel-查表應用(OFFSET,MATCH,COUNTIF,ROW)


【公式設計與解析】

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網友在 Excel 中有一個資料表如下圖中的A欄和B欄,想要根據項次和數值的內容,將合計不超過某一數值者(本例為:300)分成一組,並且依項次由小至大分組。其次,再將各組的項次列出。以上兩個問題,該如何處理?

觀察下圖,項次 A01~A06 的合計為 285,若再加上 A07,會超過 300,所以將A01~A06 分在第1組。而 A07 為第 2 組的第 1 個,A07~A11 合計為 222,若再加上A12 的 96,會超過 300,所以將 A07~A11 分為第 2 組,依此類推。

Excel-以合計不超過某一數值為一組來分組(OFFSET,MATCH,COLUMN)


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在網路上看到一篇 Excel 的文章,覺得可以分享給有需要的人。

觀察下圖,這是一個由每個月最後一天所集合而成的報表所繪製出來的折線圖。然而,9/30、10/31、11/30、12/31 因為是推測值(時間是未來時間),所以想要用不同色彩來呈現,以凸顯這是推測的區域,該如何處理呢?

Excel-在折線圖中分二區顯示不同色彩

參考步驟:

下圖是一個依資料表做成的折線圖,其中數列構成的折線圖是單一色彩,無法顯示二種不同色彩。

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你知道在 Excel 中要輸入函數有那些方法嗎?對於初學者,可能要由瀏覽函數開始慢慢找到想要的函數,漸漸的可以把函數名稱背下來直接輸入。有時候會面對少用而陌生的函數,該如何取得提示和說明呢?


(1) 瀏覽函數來輸入

使用[插入函數]按鈕,當你選取一個儲存格後,按一下 fx,可以開啟[插入函數]對話框,透過瀏覽函數的方式來找到並且輸入函數。你也可以按下 Shift+F3 鍵,來開啟[插入函數]對話框。

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有學校同仁問到:如何在下圖中 Excel 的儲存格輸入資料,能由左而右、由上而下的順序輸入資料?

在 Excel 中的儲存格輸入資料,按下 Enter 鍵,預設跳到「下一列同一欄」的儲存格,而按下 Tab 鍵,預設跳到「同一列下一欄」的儲存格。由於在工作中,常常是一張紙填寫一筆資料(Record),所以輸入時會同一列的內容輸完才會換到下一列,因此依向左而右、由上而下的順序在儲存格中輸入資料是有其必要性。

Excel-依向左而右、由上而下的順序在儲存格中輸入資料

如果你選取[檔案/選項]功能表,在「進階」標籤下的[編輯選項]區中,可以設定按 Enter 鍵後,移動選取範圍的方向,預設值為:下。

Excel-依向左而右、由上而下的順序在儲存格中輸入資料

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這是回應學校老師的一個練習範例。參考下圖,這是一個常見的成績表,如果想要計算每個區間中的各科平均該如何處理?如果計算各科平均時,想要依某個加權來計算總平均,又該如何處理?

Excel-使用小計功能產生不同時期的各科平均及各科加權平均(SUMPRODUCT)

先觀察上圖,每個區間的次數並不相同,在此要自動產生各個科目在這個區間的「平均」,並且計算各科的「加權平均」。(如下圖,還能以群組概念檢視資料)

Excel-使用小計功能產生不同時期的各科平均及各科加權平均(SUMPRODUCT)

參考以下的做法:

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和同事聊到手機上裝了很多的 App,卻不知道這些 App 會取用那些自己的隱私?我開玩笑說,即使知道了,你能採取那些有效的應變措施?會堅決放棄不用有過度侵犯隱私疑慮的 App 嗎?

不過,至少應該會查到這個 App 宣告要使用個人隱私存取的權限有那些。以 Android 手機為例,如果你使用電腦,在 Google Play 網站先找到你要的 App,畫面往下拉,在「其他資訊」區域中,點選「權限」。(本文以 Evernote App 為例)

找到每個手機App的隱私存取權限(以Android為例)

在此,即會顯示該 App 需要被授權存取那些個人隱私項目:

找到每個手機App的隱私存取權限(以Android為例)

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在 Excel 中,如果想要依據一個包含 4 個區域、5 種費率的對照表(如下圖左),依不同重量來自動計算金額(如下圖右),該如何處理?

本例想要依區域和重量,自動對應出費率,才能試算金額。

Excel-在VLOOKUP函數中使用雙條件來查詢(INDIRECT)

【準備工作】

定義以下四個名稱:

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有同仁問到常用的 Google 日曆,可否輸出成一個檔案以方便書面上使用?

Google日曆在電腦和手機上檢視,操作上已是十分方便,也有提供列印的功能。

Google日曆輸出為PDF檔以方便書面使用

如果你想要將日曆內容轉成檔案,Google 日曆已預設可以輸出 PDF 檔。使用時可以開啟 Google 日曆後,按 Ctrl+P 鍵,會進入日曆列印預覽。最下方有一個「另存新檔」的功能。

Google日曆輸出為PDF檔以方便書面使用

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前幾天的二篇 Excel 文章,都是使用「陣列公式」來處理:

Excel-運用雙條件從資料表摘要資料(OFFSET,INDIRECT,SUMPRODCUT)

Excel-藉由定義名稱轉換表格來摘要資料(陣列公式,OFFSET,INDIRECT)

這次不要使用陣列公式,而是使用 SUMPRODUCT 函數來運算。在下圖右的上下二個摘要表中,上半部是依據一個條件來篩選資料,下半部是依據二個條件來篩選資料。請自行對照以上二篇文章比較其差異。

Excel-根據雙條件來摘要資料(SUMPRODUCT,OFFSET,LARGE)

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大家在使用地圖的經驗,大多是用地址查地圖,最近剛好有人問到如何在地圖上查地址(門牌號碼)?如果以現有的 Google 地圖(https://maps.google.com.tw/)來看,在地圖上任一地點按一下右鍵,在功能表中選取「這是哪裡?」。

在地圖下方會顯示該地點的地址(假設剛好有門牌號碼存在)及座標:

點選這個地址,會顯示更細節的內容:

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唸國中的兒子上數學課時,數學老師提到費氏數列(Fibonacci number),回家和我討論到這件事。我想用 Excel 建構這個數列給他看。

參考:https://en.wikipedia.org/wiki/Fibonacci_number(以下部分圖片取自該網頁)

 

數列:0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, 144, ...

Excel-顯示較多位數的費氏數列(Fibonacci number)(RIGHT,LEFT,INT)

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在 Excel 中,樞紐分析表/樞紐分析是非常重要的功能,特別為學生整理出網站中數篇和樞紐分析表/樞紐分析圖有關的文章。

樞紐分析

Excel-建立樞紐分析表的各種方法

Excel-列印樞紐分析表時依某個欄位項目分頁列印

Excel-使用合併彙算和樞紐分析表來彙總多個工作表

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以下有四篇先前寫過和萬年曆有關的文章,不同的日期產生方式和呈現格式,要運用公式,也要使用設定格式化的條件功能,大家再自行比較一下。


(1) Excel-建立連續日期的月曆表

萬年曆


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最近在整理資料時,發現幾篇很久以前的文章,拿出來玩味一下,發現以前還蠻熱血的!會去想這些可能自己用不到,但是可以訓練提升自己的程度。以下列舉幾篇,有興趣的人自行由標題點閱了!


(1) Excel-畫出特殊統計圖形

Excel-趣味應用 Excel-趣味應用

Excel-趣味應用 Excel-趣味應用

Excel-趣味應用 Excel-趣味應用

Excel-趣味應用 Excel-趣味應用


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有網友問到:給予一個預定的日期,其前10天為警示日期,如何在警示日期到達的那天,自動顯示紅色予以警示?

當在儲存格C2中輸入日期時,儲存格B2要顯示其前10天的日期,所以:

儲存格B2:=C2-10

複製儲存格B2,往下各列貼上。

Excel-日期到達時顯示預設的文字色彩

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有網友問到:在 Excel 中如何輸入年和月的數值後後,自動產生該月的所有日的數值和對應的星期幾?

Excel-根據年和月來自動產生該月的日期和星期幾(DATE,TEXT,ROW)


【公式設計與解析】

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