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目前日期文章:201604 (25)

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在 Google 地圖上,如果在 Google 地圖上新增相片,現在 Google 會幫你統計每張照片的曝光次數,並且可以依觀看次數由大至小來顯示。你只要在 Google 地圖的選單上選取『我的貢獻』即可看到(需先登入帳號)。

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每個網友放到 Google 地圖上的相片並沒有好壞之分,都是基於共享的原則。但是每個地點只會顯示 200 張相片,而且放在前面的會被優先點閱。而我稍微檢視一下自己上傳的相片,再對照被觀看的次數,發現 Google 會將你的某張相片放在較前面,來讓網友優先看到,其實是有一些挑選的喜好的。

以下是我花了一些時間所挑出的照片,不難理解 Google 挑片的原則。以下相片的觀看次數其實還和其被放上地圖的時間長短及這個地點的熱門程度有關,所以參考參考就好。(這些相片都是最近8個月內放上 Google 地圖的)

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Google 文件相對於 Microsoft Word 文件在編輯時,有些功能有其不同於 Word 的巧妙之處,例如:

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

使用Google文件共筆協作省時又省事

將Word檔轉換為Open Document File格式(ODT檔案)

教師和行政利用Goolge文件的語音輸入功能來加快輸入速度並減少打字的辛苦

使用Goolge網路剪貼簿,在不同電腦/不同文件中交換資料

另外,在[工具]功能表中有「研究」功能,你只要按 Ctrl+Alt+Shift+I 鍵,即可啟用。

使用Google文件中的「研究」功能

在此,你可以直接用關鍵字搜尋,並且可以指定『圖片、學術搜尋、引言、字典、個人、表格』等範圍或是搜尋所有項目(網頁+『圖片、學術搜尋、引言、字典、個人、表格』)。

使用Google文件中的「研究」功能

所有項目:與主題相關的文字和圖片 (不限來源)

1.圖片:網路上與主題相關的圖片

2.學術搜尋:與主題相關的教育性資訊,可供參閱、加入檔案或在註腳中引用

3.引言:與主題相關、可加入檔案中的引言

4.字典:與主題相關的定義、同義詞和反義詞

5.個人:個人文件、試算表、簡報和相片的搜尋結果,可開啟、引用或在檔案中插入連結

6.表格:與主題相關的表格中的資料,可供您開啟、引用或匯出

其中,網頁的搜尋結果直接放在[研究]窗格中:

使用Google文件中的「研究」功能

按一下『預覽』,則在窗格左側會顯示該網頁的預覽圖:

使用Google文件中的「研究」功能

按一下『插入連結』,則會在 Google 文件中插入該網址的超連結。

使用Google文件中的「研究」功能

按一下『引用』,則可以將網址的引用資訊置於文件中該頁的下方:

使用Google文件中的「研究」功能

你可以選取引用要使用的格式:

使用Google文件中的「研究」功能

如果你使用學術搜尋,也可以直接使用『插入』及『以註腳格式引用』功能:

使用Google文件中的「研究」功能

你可以只搜尋圖片或是個人(例如你的雲端硬碟中的文件、Gmail的郵件或是Google+上的貼文),點一下搜尋結果,即可連結至該網頁、檔案、郵件。

使用Google文件中的「研究」功能 使用Google文件中的「研究」功能

在 Word 中也有更多的參考資料應用,但是缺少像 Google 文件可以直接由網路取得即應用的部分,大多要使用者自行輸入。

使用Google文件中的「研究」功能

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網友問到:在 Excel 中,若要將多個工作表(例如以下的A,B,C工作表)轉換為一個工作表(合併ABC),該如何處理?

A工作表

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)

B工作表

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)

C工作表

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)

轉換成下表=A+B+C

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)


【公式設計與解析】

因為每個工作表的資料數不一樣多,要直接轉換並不容易。因此,先將每個工作表的資料集合在第 11 列。

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)

工作表A的儲存格B11:=OFFSET($A$3,MATCH("V",B3:B6,0)-1,0)

複製儲存格B11,貼至儲存格B11:AF11。

MATCH("V",B3:B6,0):利用 MATCH 函數找出每一欄中"V"的位置,並傳回第幾個的一個數值。

OFFSET($A$3,MATCH("V",B3:B6,0)-1,0):將上式傳回值代入 OFFSET 函數,找出A3:A5中對應的儲存格內容。

同理,工作表A的儲存格B11:=OFFSET($A$3,MATCH("V",B3:B5,0)-1,0)

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)

同理,工作表A的儲存格B11:=OFFSET($A$3,MATCH("V",B3:B7,0)-1,0)

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)

因為 A,B,C 三個工作表的格式都是一致的,所以可以利用公式來轉換多列為多欄。

儲存格C2:=INDIRECT(C$1&"!"&ADDRESS(11,COLUMN($A:$A)+ROW(1:1)))

複製儲存格C2,貼至儲存格C2:E32。

(1) COLUMN($A:$A)+ROW(1:1)

COLUMN($A:$A)=1,當公式向下複製時,ROW(1:1)=1→ROW(2:2)=2→ROW(3:3)=3→ ...。本式傳回 2,3,4, ...。

(2) ADDRESS(11,COLUMN($A:$A)+ROW(1:1))

產生 ADDRESS(11,2),當公式向下複製時公式變為:ADDRESS(11,2)→ADDRESS(11,3)→ADDRESS(11,4)→ ...,即產生儲存格B11→儲存格C11→儲存格D11→ ... 。

(3) INDIRECT(C$1&"!"&ADDRESS(11,COLUMN($A:$A)+ROW(1:1)))

C$1&"!"&ADDRESS(11,COLUMN($A:$A)+ROW(1:1)):產生『A!B11』,當公式向下複製時,產生字串:A!B11→A!C11→A!D11→ ...。當公式向右複製時產生字串:A!B11→B!B11→C!B11。

將上式利用 INDIRECT 函數將字串轉為實際儲存格位址,就可傳回儲存格的內容了。

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)

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同仁隨口問了一個問題:有沒有工具可以將一個英文版的 PDF 檔轉換成中文版的 PDF 檔?

我想這種工具的實用性可能不高,但或許還是有人想要這樣的功能吧!個人也沒有使用過這類工具(也可能找不到),但是如果使用間接方式來處理,倒是挺容易的。如果先不討論英翻中的準確性,使用 Google Drie 雲端硬碟(https://drive.google.com)即可完成。

基本步驟如下:

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

1. 將英文版的 PDF 檔上傳至 Google 雲端硬碟。

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

2. 在檔案上按右鍵,選取「選擇開啟工具」選項,再選取「Google 文件」。

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

3. 選取[工具]功能表中的「翻譯文件」。

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

4. 設定翻譯後的文件標題,並指定翻譯輸出的語言文字(本例選取「中文(繁體)」),按一下「翻譯」。

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

Google 會新增一個翻譯後的文件:

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

5. 選取[檔案]功能表中的「下載格式」選項,再選取「PDF文件(.pdf)」,即可產生一個翻譯成中成的 PDF 檔。

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

兩個翻譯前後的檔案打開對照,除了翻譯效果是否準確以外,基本上會保留文字的格式和相對位置。

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

註:我試過幾個檔案,有發現到某些檔案頁數較多時,沒有每一頁都翻譯完成。

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網友問到一個 Excel 的問題:參考下圖,如果將姓名欄位整併在一起並且扣除空白後,每個姓名一列。

在下圖中,姓名欄位中每幾個姓名即有一個空白儲存格,想要將這些姓名集合在一個圖文框中,並且每一列一個姓名。

Excel-串接儲存格內容(CONCATENATE,PHONETIC)


【公式設計與解析】

你可能會使用 CONCATENATEPHONETIC 函數,但是要注意:

若是使用 CONCATENATE 函數來串接儲存格,例如公式:=CONCATENATE(C2,C3, … , C27),其中的參數若是過於冗長,則輸入公式及公式維護都較不容易。

若是使用 PHONETIC 函數來串接儲存格,例如公式:=PHONETIC(C2:C27),其中儲存格C2:C27必須全為文字,若有數字或是公式,則儲存格內容不會被串接。

所以只好使用一個輔助欄位,如上圖的E欄。

儲存格E2:=IF(C2="",E1&C2,E1&C2&CHAR(10))

其中 CHAR(10) 用以在字串中加入『換行』指令。

複製儲存格E2,貼至儲存格E2:E27。

選取文字方塊,在公式編輯列中輸入:=E27,按下 Enter 鍵。

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在下圖中,網友想要根據一個基本表(由員工、地點、時薪組成),要在日期清單中依地點和員工查詢時薪,再根據輸入的時數求得薪資,該如何處理?

依題意,地點和員工是輸入的資料,時薪是要以公式求得,薪資=時薪X時數。

Excel-根據兩個條件來查詢(SUMPRODUCT,LOOKUP)


【公式設計與解析】

(1) 使用 SUMPRODUCT 函數

儲存格D2:=SUMPRODUCT((B2=$I$2:$I$7)*(C2=$H$2:$H$7)*$J$2:$J$7)

(B2=$I$2:$I$7)*(C2=$H$2:$H$7):兩個條件之間的『*』,相當於執行邏輯 AND 運算,傳回 TRUE/FALSE 陣列。第二個『*』表示乘法運算,可將 TRUE/FALSE 陣列轉換為 1/0 陣列。

最後在 SUMPRODUCT 函數中,將上述結果和儲存格J2:J7陣列執行乘積和,結果即為所求。

複製儲存格D2,貼至儲存格D2:D16。


(2) 使用 LOOKUP 函數

儲存格D2:=LOOKUP(1,1/((B2=$I$2:$I$7)*(C2=$H$2:$H$7)),$J$2:$J$7)

複製儲存格D2,貼至儲存格D2:D16。

詳細說明可參考:http://isvincent.pixnet.net/blog/post/43985656

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有網友想要了解 INDIRECT 函數的應用,特別用以下的例子來說明。

其中工作表是一個成績的清單,包含了姓名和五個科目的成績。我們要來利用這個成績表,製作一個可以查詢不同姓名對照的各科成績。

Excel-建立名稱配合INDIRECT執行查表工作


【公式設計與解析】

我們要使用 INDIRECT 函數前先定義一些用的到的名稱,當你的名稱定義的愈仔細,則相對可以讓公式變的較簡潔。

首先,選取儲存格B1:G25,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選:

頂端列:定義名稱『姓名、國文、英文、數學、社會、自然』

最左欄:定義名稱『陳郁婷、劉維力、李雨潔、 ... 、周于廷、賴詩柔』。

到名稱管理員中,即可以看到所定義的名稱內容:

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當需要的名稱都定義好了,接著輸入公式:

(1) 查詢各科成績

儲存格J2:=INDEX(INDIRECT($J$1),ROW(1:1))

複製儲存格J2,貼至儲存格J2:J6。

INDIRECT($J$1):利用 INDIRECT 函數將儲存格J1的內容轉換為儲存格位址,本例儲存格J1為『陳郁婷』,所以 INDIRECT("陳郁婷") = { "91","77","92","48","67" }

ROW(1:1) 在公式向下複製時,會產生 ROW(1:1)=1→ROW(2:2)=2→ ... ROW(5:5)=5。

最後利用 INDEX 的查詢功能,找出第 1 個元素:91、第 2 個元素:77、 ... 、第 5 個元素:67。


(2) 查詢各科平均分數

儲存格K2:=AVERAGE(INDIRECT(I2))

INDIRECT(I2):利用 INDIRECT 函數將儲存格I2的內容轉換為儲存格位址,本例儲存格I2為『國文』,所以 INDIRECT("國文") = { "91","68","57", ... , "71","40" }

再透過 AVERAGE 函數將整個陣列內容予以平均。

複製儲存格K2,貼至儲存格K2:K6。


【參考資源】

如果想要查詢以前寫過和 INDIRECST 函數有關的文章,請參考:點選這裡


【延伸練習】

如果你不使用 INDIRECT 函數,則可以改用以下的公式:

儲存格J2:=VLOOKUP($J$1,$B$2:$G$25,ROW(2:2),FALSE)

或是

儲存格J2:=INDEX($C$2:$G$25,MATCH($J$1,$B$2:$B$25,0),ROW(1:1))

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Google 的 Inbox By Gmail 相對於 Gmai 多了管理的功能,現在 Google 推出 Inbox 的擴充程式,可以來將你現在正在閱讀的網頁內容和 Inbox 結合。如果你是 Feedly 的使用者,應該熟悉 Saved for later(稍後閱讀)功能,這個特殊的書籤功能,讓我們可以將還要閱讀的內容先保留在一個區塊中。

在Chrome中使用Inbox擴充程式儲存稍後閱讀的網頁

如果你最近使用 Inbox 時,可能已經發現在收件匣的分類郵件中多了一個類別:已儲存。這是用來將你在網站上看到的內容,需要『稍後閱讀』者,可以透過 Chrome 的 Inbox By Gmail 擴充程式將內容保留在 Inbox 中。

Google 的 Inbox 先前已結合了『提醒』功能,還可以將 Google Keep 中的提醒併入 Inbox 中,而 Inbox 的提醒也會出現在手機的 Google Now 中。現在 Inbox 又可以接收網頁資訊收納在『已儲存』中,當後稍後閱讀。

在Chrome中使用Inbox擴充程式儲存稍後閱讀的網頁

如果按一下『設定』,你可以進一步設顯示郵件分類的時間點:

在Chrome中使用Inbox擴充程式儲存稍後閱讀的網頁

要使用這個儲存功能,必須先下載安裝 Chrome 擴充程式:Inbox by Gmail

使用這個擴充程式,你可以直接將網頁資訊儲存到 Inbox 中或是透過電子郵件直接分享給他人。

在Chrome中使用Inbox擴充程式儲存稍後閱讀的網頁

放到『已儲存』類別中的內容,就好像儲存了該網頁的書籤,所以你會看到網址和預覽圖。

在Chrome中使用Inbox擴充程式儲存稍後閱讀的網頁

如果是選擇要透過電子郵件分享,則會切換至寫信狀態,內容已幫你填好網址和網頁標題了。你只要輸入收件者即可分享出去。

在Chrome中使用Inbox擴充程式儲存稍後閱讀的網頁

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最近公家單位(包括學校)在網頁上提供檔案下載和公文流通的檔案,開始要使用 ODF(OpenDocument File) 格式的文件,開以讓非使用 Word 的使用者也能開啟下載和交通的檔案。如果是不用輸入資料的檔案,只要提供 PDF 檔,若是要編輯或輸入資料的檔案,則可以使用 ODT 檔。

通常,你只要有安裝 OpenOffice 就能直接處理 ODT 檔,但基於每個人的使用習慣不同。有些同仁怕麻煩,所以不想安裝這類軟體。還好,還有其他方式可以處理!

而貫用 Word 的使用者,你的 Word 版本若是 Word 2010 之後版本,只要在編輯完成後另存新檔時,選取「OpenDocument文字(*.odt)」,即可另存為 ODT 檔案格式。當然 Word 也能直接開啟 ODT 檔案。(注意:DOC 檔案和 ODT 檔案還是有相容的問題,因此並不一定能做到轉換後二個檔案的一致性。)

將Word檔轉換為Open Document 格式(ODT 檔案)

如果你使用的 Word 檔無法直接儲存 ODT 檔案,則可以將檔案上傳至 Google Drive 的 Google 文件中,再於[檔案/下載格式]選單中選取『OpenDocument格式(*.odt)』。Google 會將你的 Word 檔產生一個 ODT 檔。

將Word檔轉換為Open Document 格式(ODT 檔案)

如果你是微軟的使用者,還可以將 Word 檔上傳至 Microsoft OneDrive,然後再另存新檔時,選取『下載為 ODT』,也是可以將你的 Word 檔案轉為 ODT 檔案。

將Word檔轉換為Open Document 格式(ODT 檔案)

註:不論是Word、Google Drive 文件、OneDrive 文件都可以儲存為 PDF 檔和 ODT 檔。而 Excel 和 PowerPoint 也都可以利用相同方式轉換為 PDF 檔和對應的 Open Document File 格式。

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有網友用 Excel 處理關於電話號碼資料時,發現每個人使用的分機符號都不相同,如何才能統一呢?

參考下圖,在電話清單中表示分機的符號有『*、-、+、#』,想要統一為『#』,該如何處理?而電話號碼有可能是 7 碼,也可能是 8 碼。

Excel-修正電話號碼分機符號(SUBSTITUTE,REPLACE)


【公式設計與解析】

(1) 電話號碼長度一致

儲存格C2:=REPLACE(A2,12,1,"#")

複製儲存格C2,往下各列貼上。

當電話話碼長度都一致時(例如:全為8碼、全為7碼),使用 REPLACE 函數指定第12個字元開始的 1 個字元,全都置換為『#』。


參考:REPLACE 函數

REPLACE 會根據您指定的字元數,以不同的文字字串來取代文字字串的某一部分。

語法:REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)

Old_text(必要):這是要取代其中某些字元的文字。

Start_num(必要):這是在 old_text 中要以 new_text 取代的字元位置。

Num_chars(必要):這是在 old_text 中要 REPLACE 以 new_text 取代的字元數。

New_text(必要):這是在 old_text 中要取代字元的文字。


(2) 電話號碼長度不致

儲存格C2:

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"*","#"),"+","#"),"-","#",2)

複製儲存格C2,往下各列貼上。

當電話話碼長度可能不一致時(例如:部分為8碼、部分為7碼),可能造成要被置換的字元位置不相同,所以不能使用 REPLACE 函數,因此改用 SUBSTITUTE 函數。使用 SUBSTITUTE 函數可以將字串中的某些文字置換成不同文字。

比較特殊的是要將『-』置換成『#』時,必須置換第 2 個『-』,請注意公式中參數的使用。


參考:SUBSTITUTE 函數

將文字字串中的 old_text 部分以 new_text 取代。 要取代文字字串中的特定字串時,可以使用 SUBSTITUTE;若要取代文字字串中特定位置上的任何字串,請使用 REPLACE。

語法:SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

Text(必要):這是包含要以字元取代文字的文字或參照。

Old_text(必要):這是要取代的文字。

New_text(必要):這是要用來取代 old_text 的文字。

Instance_num(選用):指定要將第幾個 old_text 取代為 new_text。

Excel-修正電話號碼分機符號(SUBSTITUTE,REPLACE)

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在講授校內研習的課程時,學校同仁問到:在 Word 中製作文件的目錄時,假設段落中已使用階層1至階層3,觀察下圖中的導覽窗格,其中包含了『章、節、圖、表』:

Word-利用自訂目錄控制顯示的階層

當我們使用內定的自動目錄1和自動目錄2時,都會自動依這三個階層的樣式列入目錄中。但是如果只想顯示階層1和階層2的章節標題時,該如何處理?

Word-利用自訂目錄控制顯示的階層

在 Word 中如果你使用自動目錄1或是自動目錄2,都無法自行調整在目錄中顯示的階層。所以請改點選『自訂目錄』:

Word-利用自訂目錄控制顯示的階層

在[目錄]對話框中,你可以調整要放在目錄中的階層。預設是以最多階層來顯示,所以本例會顯示階層1至階層3。

Word-利用自訂目錄控制顯示的階層

你只要將顯示階層調整為『2』,則階層3的圖表就不會顯示了。

Word-利用自訂目錄控制顯示的階層

Word-利用自訂目錄控制顯示的階層

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以下是最近校內 Excel 研習的其中一個範例:要比較兩次段考成績是進步或是退步,並且用 Excel 提供的箭頭符號來表示(參考下圖)。

這類的工作交給設定格式化的條件來處理,方便要好看。

Excel-用上下箭頭表示成績是否進步(設定格式化的條件)

以上圖為例,D欄至F欄中的儲存格,都是以第2段考成績-第1段考成績的結果。

1. 先選兩次段考相減的結果。

2. 選取[樣式]功能表中的「設定格式化的條件」,再選取「圖示集/三箭號」。

Excel-用上下箭頭表示成績是否進步(設定格式化的條件)

得到下圖的結果,但這不是我們所要。

Excel-用上下箭頭表示成績是否進步(設定格式化的條件)

接著進入管理規則中。其中的設定是將 0~100 切成三個等分(100%~67%、67%~33%33%~0%),並且以三個圖示來表示。

Excel-用上下箭頭表示成績是否進步(設定格式化的條件)

現在你要將第一個和第二個圖示,都設定為『>=0的數值』以綠色向上箭頭表示,而第三個圖示,設定為『<0』以紅色向下箭頭表示。

Excel-用上下箭頭表示成績是否進步(設定格式化的條件)

結果如下:(進步0分也算在綠色的部分)

Excel-用上下箭頭表示成績是否進步(設定格式化的條件)

最後進到設定對話框中,勾選『只顯示圖示』。

Excel-用上下箭頭表示成績是否進步(設定格式化的條件)

結果如下,沒有數字只用圖示來表示:

Excel-用上下箭頭表示成績是否進步(設定格式化的條件)

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網友問到在 Excel 中的數值清單中,如何能找出以下數值並標示為紅色:

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10

11,12,13,14,15,16,17,18,19

22,23,24,25,26,27,28,29

33,34,35,36,37,38,39

44,45,46,47,48,49

55,56,57,58,59

66,67,67,69

77,78,79

88,89,

99

Excel-找出特定數字標示為指定色彩(設定格式化的條件)

只要藉助設定格化的條件就能自動標示指定色彩,當然必須先找出其中的規則。

先選儲存格A1:E20,依以下的條件來設定格式化的條件。


(1) 標示 1 ~ 19 為紅色

格式化的規則:使用公式來決定要格式哪些儲存格

公式:=(A1>=1)*(A1<=19)

其中的『*』運算子,相當於執行邏輯 AND 運算。

條件一:儲存格內容大於或等於 1

條件二:儲存格內容小於或等於 19

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(2) 其餘數值

格式化的規則:使用公式來決定要格式哪些儲存格

公式:=(A1>=20)*(RIGHT(A1,1)>=LEFT(A1,1))

條件一:儲存格內容大於或等於 20

條件二:兩位數中個位數(RIGHT(A1,1))大於或等於十位數(LEFT(A1,1))。

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如果你有持續更新手機上的 Google 日曆,你會發現 Google 日曆上不只可以新增「活動」,現在還可以新增提醒和目標了。該如何在電腦上操作/設定這個提醒功能?

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能 Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

你可以為提醒設定重覆週期:

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能 Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

目前,你在瀏覽器上瀏覽 Google 日曆時,如果你在系統提醒你是否使用「使用提醒功能來追綜待辦事項和活動資訊」時,如果你選擇『不用了,謝謝』,你將不會啟用「提醒」功能。但是,如果想要啟用這個功能,該如何處理?

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

你可以在日曆的左側功能表中,選取「工作表」的下拉式清單,再選取「切換到提醒」。

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

如此,原先的「工作表」日曆,就會切換為「提醒」日曆,接著在訊息框中選取『試試看』,便可以體驗這個功能。

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

如果你在某個日期上點一下,現在開始你可以選取要新增一個活動或是提醒。

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

當你在新增提醒時,如果該提醒具重覆性並且有一個提醒週期,則可以勾選『重覆』,再自行設定重覆的週期。

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

點選設定好的提醒,可以後續編輯或刪除。

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

註:如果你的同一個帳號也用在 Google Keep App 上,則 Keep 上的提醒也會出在『提醒』日曆中。

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網友想要在一個 Excel 的資料清單中查詢同項目的最大值,該如何處理?

在下圖中A欄是項目的清單,B欄是對應的數值,例如:要在項目中找出A的最大值,或是在項目中找出B的第2小值。

Excel-在資料清單中查詢同項目的最大值(陣列公式)


【公式設計與解析】

選取儲存格A1:B25,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:項目、名稱。


(1) 查詢各項的數值最大值

儲存格E2:{=MAX(IF(項目=D2,數值,FALSE))}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{}」。

複製儲存格E2,貼至儲存格E2:E6。

IF(項目=D2,數值,FALSE):在陣列公式中判斷項目陣列和儲存格D2相同者,傳回對應的數值陣列,否則傳回 FALSE

最後再透過 MAX 函數取得上述陣列中的最大值。


(2) 查詢各項的數值第2小值

儲存格F2:{=SMALL(IF(項目=D2,數值,FALSE),2)}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{}」。

複製儲存格F2,貼至儲存格F2:F6。

原理同(1),最後利用 SMALL 函數取得傳回陣列的第2小值。

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網友想要在 Excel 的一個工作表中,和另一個工作表的相同儲存作比較,並標示出不一致的儲存格,該如何處理?

例如,在下圖中,要在工作表1中標示和工作表2的儲存格內容不同者,共有五筆資料被標記了。

Excel-標記兩個工作表相同儲存格內容不同者(格式化的條件設定)

1. 選取儲存格A2:A25。

2. 設定格式化的條件設定:

規則類型:使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

規則公式:=A2<>工作表2!A2

設定格式:較深藍底紅色字

因為要比對的儲存格內容(工作表1)在另一個工作表(工作表2)中,因此在參照位址時必須使用『工作表名稱!儲存格』的格式。

Excel-標記兩個工作表相同儲存格內容不同者(格式化的條件設定)

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網友問到:在 Excel 的工作表中,如果在一列中有日期的清單,如何標示星期六日的日期?

在下圖中第 1,2 列分別是日期和星期幾的清單,根據這個清單要來自動標示為星期六日的日期。

Excel-在同一列裡的日期清單中標示星期六日(WEEKDAY)

自動標示為星期六日的日期,通常都是透過『設定格式化的條件』來處理。

我們要利用 WEEKDAY 函數來判斷是否為星期六日。

儲存格A4:=WEEKDAY(A1,2)>5

本例中 WEEKDAY 函數的參數『2』,乃是利用傳回值 1~5 為星期一~星期五,星期六傳回 6,星期日傳回 7。

Excel-在同一列裡的日期清單中標示星期六日(WEEKDAY)

做法:

1. 選取儲存格A1:M2。

2. 設定格式化的條件:

規則類列:使用公式來決定要格式化哪些儲存格

編輯規則:=WEEKDAY(A1,2)>5

設定格式:藍底紅字

註:

使用公式『=WEEKDAY(A$1,2)>5』亦可。本例中第2列的內容和第1列相同,只是顯示不同結果,因此公式『=WEEKDAY(A1,2)>5』會得到相同結果。

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網友問到一個 Excel 問題:在一個資料清單中若想要在各個項目的第一項顯示小計,該何處理?

參考下圖,A欄是項目編號,B欄是數值,C欄要顯示小計。希望能在各個項目編號的第一項顯示加總小計。

Excel-在資料清單中各項的第1個顯示小計(SUMIF,COUNTIF)


【公式設計與解析】

儲存格C2:

=IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)=1,SUMIF($A$2:$A$26,A2,$B$2:$B$26),"")

SUMIF($A$2:$A$26,A2,$B$2:$B$26):計算在A欄的資料範圍內和儲存格A2相同者(本例為A2,A3,A4),所對應的B欄內容之加總(本例為B2,B3,B4的和)。

COUNTIF($A$2:A2,A2)=1:計算從A欄的第一 個儲存格(A2)起始共有幾個和儲存格A2相同者,若為 1 者代表其為該項目的第一個。

IF 判斷式中,若為該項的第一個,則顯示 SUMIF 的傳回值;若不是該項的第一個,則傳回空字串。

複製儲存格C2,貼至儲存格C2:C26。

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有網友問到在 Google 試算表中如果在一個工作表的運算中,公式中有關聯到另一個工作表的內容,但是得到的結果都是空白,該如何解決?

當你要在一個試算表文件(A)的工作表中要關聯到另一個試算表(B)的內容,必須先取得試算表(B)的位址。(本例要取用試算表(B)的工作表2的儲存格A1:A7)

Excel-Google試算表如何關聯到另一個試算表的內容

在試算表(A)的工作表中,在儲存格A1輸入公式,例如:

=sum(IMPORTRANGE("試算表(B)的網址","工作表2!A1:A7"))

結果出現#REF!,表示關聯錯誤。

Excel-Google試算表如何關聯到另一個試算表的內容

你將滑鼠移至儲存格A1上,會顯示提示訊息『您必須連結這些試算表』,然後按一下「允許存取」。

Excel-Google試算表如何關聯到另一個試算表的內容

接著就會顯示運算結果了。

Excel-Google試算表如何關聯到另一個試算表的內容

根據 Google 的說明:

https://support.google.com/docs/answer/3093340?hl=zh-Hant&rd=1

試算表必需明確取得權限,才能使用 IMPORTRANGE 函數自其他試算表擷取資料。

Excel-Google試算表如何關聯到另一個試算表的內容

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網友又問到最多人提問的問題,我想也是使用需求最高的問題。在 Excel 中如何根據某一欄的內容來查詢對應的另一欄中的內容?

如下圖,希望根據A欄的日期來查詢B欄的數值,該如何處理?

Excel-多種查表方式(VLOOKUP,MATCH,INDEX,OFFSET,ADDRESS,INDIRECT)

假設日期已排序,日期範圍由儲存格A2(2015/1/1)至儲存格A366(2015/12/31)。

查表的概念是在一個表格(A2:B366)中,由第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置,再找出第二欄(B欄)中的『對應』數值,通常在第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置時會傳回一數值(位於第幾個;在本例中這個數值會和列號相差 1,因為第一個日期由第 2 列開始)。

Excel-多種查表方式(VLOOKUP,MATCH,INDEX,OFFSET,ADDRESS,INDIRECT)

以下提供 5 種公式運用,都是基本公式的應用,您可以依樣畫葫蘆的套用。

儲存格F2:=OFFSET(B1,MATCH(E2,A2:A366,0),0)

儲存格F2:=INDEX(A2:B366,MATCH(E2,A2:A366,0),2)

儲存格F2:=VLOOKUP(E2,A2:B366,2,FALSE)

儲存格F2:=LOOKUP(E2,A2:A366,B2:B366)

儲存格F2:=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(E2,A2:A366,0)+1,2))

若想要進一步的說明,可以參考:

Excel-查詢欄列的交集INDEX,MATCH,OFFSET,VLOOKUP,HLOOKUP,ADDRESS)

Excel-查表的應用(INDEX,OFFSET,MATCH,VLOOKUP)

或是使用以下超連結:

http://isvincent.pixnet.net/blog/search/查表

會有超過 100 篇的相關文章供查詢。

Excel-多種查表方式(VLOOKUP,MATCH,INDEX,OFFSET,ADDRESS,INDIRECT)

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