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目前日期文章:201604 (25)

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在 Google 地圖上,如果在 Google 地圖上新增相片,現在 Google 會幫你統計每張照片的曝光次數,並且可以依觀看次數由大至小來顯示。你只要在 Google 地圖的選單上選取『我的貢獻』即可看到(需先登入帳號)。

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每個網友放到 Google 地圖上的相片並沒有好壞之分,都是基於共享的原則。但是每個地點只會顯示 200 張相片,而且放在前面的會被優先點閱。而我稍微檢視一下自己上傳的相片,再對照被觀看的次數,發現 Google 會將你的某張相片放在較前面,來讓網友優先看到,其實是有一些挑選的喜好的。

以下是我花了一些時間所挑出的照片,不難理解 Google 挑片的原則。以下相片的觀看次數其實還和其被放上地圖的時間長短及這個地點的熱門程度有關,所以參考參考就好。(這些相片都是最近8個月內放上 Google 地圖的)

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Google 文件相對於 Microsoft Word 文件在編輯時,有些功能有其不同於 Word 的巧妙之處,例如:

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

使用Google文件共筆協作省時又省事

將Word檔轉換為Open Document File格式(ODT檔案)

教師和行政利用Goolge文件的語音輸入功能來加快輸入速度並減少打字的辛苦

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網友問到:在 Excel 中,若要將多個工作表(例如以下的A,B,C工作表)轉換為一個工作表(合併ABC),該如何處理?

A工作表

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)

B工作表

Excel-多個工作表資料集合在一個工作表(OFFSET,MATCH,INDIRECT)

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同仁隨口問了一個問題:有沒有工具可以將一個英文版的 PDF 檔轉換成中文版的 PDF 檔?

我想這種工具的實用性可能不高,但或許還是有人想要這樣的功能吧!個人也沒有使用過這類工具(也可能找不到),但是如果使用間接方式來處理,倒是挺容易的。如果先不討論英翻中的準確性,使用 Google Drie 雲端硬碟(https://drive.google.com)即可完成。

基本步驟如下:

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

1. 將英文版的 PDF 檔上傳至 Google 雲端硬碟。

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網友問到一個 Excel 的問題:參考下圖,如果將姓名欄位整併在一起並且扣除空白後,每個姓名一列。

在下圖中,姓名欄位中每幾個姓名即有一個空白儲存格,想要將這些姓名集合在一個圖文框中,並且每一列一個姓名。

Excel-串接儲存格內容(CONCATENATE,PHONETIC)


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在下圖中,網友想要根據一個基本表(由員工、地點、時薪組成),要在日期清單中依地點和員工查詢時薪,再根據輸入的時數求得薪資,該如何處理?

依題意,地點和員工是輸入的資料,時薪是要以公式求得,薪資=時薪X時數。

Excel-根據兩個條件來查詢(SUMPRODUCT,LOOKUP)


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有網友想要了解 INDIRECT 函數的應用,特別用以下的例子來說明。

其中工作表是一個成績的清單,包含了姓名和五個科目的成績。我們要來利用這個成績表,製作一個可以查詢不同姓名對照的各科成績。

Excel-建立名稱配合INDIRECT執行查表工作


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Google 的 Inbox By Gmail 相對於 Gmai 多了管理的功能,現在 Google 推出 Inbox 的擴充程式,可以來將你現在正在閱讀的網頁內容和 Inbox 結合。如果你是 Feedly 的使用者,應該熟悉 Saved for later(稍後閱讀)功能,這個特殊的書籤功能,讓我們可以將還要閱讀的內容先保留在一個區塊中。

在Chrome中使用Inbox擴充程式儲存稍後閱讀的網頁

如果你最近使用 Inbox 時,可能已經發現在收件匣的分類郵件中多了一個類別:已儲存。這是用來將你在網站上看到的內容,需要『稍後閱讀』者,可以透過 Chrome 的 Inbox By Gmail 擴充程式將內容保留在 Inbox 中。

Google 的 Inbox 先前已結合了『提醒』功能,還可以將 Google Keep 中的提醒併入 Inbox 中,而 Inbox 的提醒也會出現在手機的 Google Now 中。現在 Inbox 又可以接收網頁資訊收納在『已儲存』中,當後稍後閱讀。

在Chrome中使用Inbox擴充程式儲存稍後閱讀的網頁

如果按一下『設定』,你可以進一步設顯示郵件分類的時間點:

在Chrome中使用Inbox擴充程式儲存稍後閱讀的網頁

要使用這個儲存功能,必須先下載安裝 Chrome 擴充程式:Inbox by Gmail

使用這個擴充程式,你可以直接將網頁資訊儲存到 Inbox 中或是透過電子郵件直接分享給他人。

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最近公家單位(包括學校)在網頁上提供檔案下載和公文流通的檔案,開始要使用 ODF(OpenDocument File) 格式的文件,開以讓非使用 Word 的使用者也能開啟下載和交通的檔案。如果是不用輸入資料的檔案,只要提供 PDF 檔,若是要編輯或輸入資料的檔案,則可以使用 ODT 檔。

通常,你只要有安裝 OpenOffice 就能直接處理 ODT 檔,但基於每個人的使用習慣不同。有些同仁怕麻煩,所以不想安裝這類軟體。還好,還有其他方式可以處理!

而貫用 Word 的使用者,你的 Word 版本若是 Word 2010 之後版本,只要在編輯完成後另存新檔時,選取「OpenDocument文字(*.odt)」,即可另存為 ODT 檔案格式。當然 Word 也能直接開啟 ODT 檔案。(注意:DOC 檔案和 ODT 檔案還是有相容的問題,因此並不一定能做到轉換後二個檔案的一致性。)

將Word檔轉換為Open Document 格式(ODT 檔案)

如果你使用的 Word 檔無法直接儲存 ODT 檔案,則可以將檔案上傳至 Google Drive 的 Google 文件中,再於[檔案/下載格式]選單中選取『OpenDocument格式(*.odt)』。Google 會將你的 Word 檔產生一個 ODT 檔。

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有網友用 Excel 處理關於電話號碼資料時,發現每個人使用的分機符號都不相同,如何才能統一呢?

參考下圖,在電話清單中表示分機的符號有『*、-、+、#』,想要統一為『#』,該如何處理?而電話號碼有可能是 7 碼,也可能是 8 碼。

Excel-修正電話號碼分機符號(SUBSTITUTE,REPLACE)


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在講授校內研習的課程時,學校同仁問到:在 Word 中製作文件的目錄時,假設段落中已使用階層1至階層3,觀察下圖中的導覽窗格,其中包含了『章、節、圖、表』:

Word-利用自訂目錄控制顯示的階層

當我們使用內定的自動目錄1和自動目錄2時,都會自動依這三個階層的樣式列入目錄中。但是如果只想顯示階層1和階層2的章節標題時,該如何處理?

Word-利用自訂目錄控制顯示的階層

在 Word 中如果你使用自動目錄1或是自動目錄2,都無法自行調整在目錄中顯示的階層。所以請改點選『自訂目錄』:

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以下是最近校內 Excel 研習的其中一個範例:要比較兩次段考成績是進步或是退步,並且用 Excel 提供的箭頭符號來表示(參考下圖)。

這類的工作交給設定格式化的條件來處理,方便要好看。

Excel-用上下箭頭表示成績是否進步(設定格式化的條件)

以上圖為例,D欄至F欄中的儲存格,都是以第2段考成績-第1段考成績的結果。

1. 先選兩次段考相減的結果。

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網友問到在 Excel 中的數值清單中,如何能找出以下數值並標示為紅色:

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10

11,12,13,14,15,16,17,18,19

22,23,24,25,26,27,28,29

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如果你有持續更新手機上的 Google 日曆,你會發現 Google 日曆上不只可以新增「活動」,現在還可以新增提醒和目標了。該如何在電腦上操作/設定這個提醒功能?

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能 Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

你可以為提醒設定重覆週期:

Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能 Google日曆-在電腦上設定和使用提醒功能

目前,你在瀏覽器上瀏覽 Google 日曆時,如果你在系統提醒你是否使用「使用提醒功能來追綜待辦事項和活動資訊」時,如果你選擇『不用了,謝謝』,你將不會啟用「提醒」功能。但是,如果想要啟用這個功能,該如何處理?

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網友想要在一個 Excel 的資料清單中查詢同項目的最大值,該如何處理?

在下圖中A欄是項目的清單,B欄是對應的數值,例如:要在項目中找出A的最大值,或是在項目中找出B的第2小值。

Excel-在資料清單中查詢同項目的最大值(陣列公式)


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網友想要在 Excel 的一個工作表中,和另一個工作表的相同儲存作比較,並標示出不一致的儲存格,該如何處理?

例如,在下圖中,要在工作表1中標示和工作表2的儲存格內容不同者,共有五筆資料被標記了。

Excel-標記兩個工作表相同儲存格內容不同者(格式化的條件設定)

1. 選取儲存格A2:A25。

2. 設定格式化的條件設定:

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網友問到:在 Excel 的工作表中,如果在一列中有日期的清單,如何標示星期六日的日期?

在下圖中第 1,2 列分別是日期和星期幾的清單,根據這個清單要來自動標示為星期六日的日期。

Excel-在同一列裡的日期清單中標示星期六日(WEEKDAY)

自動標示為星期六日的日期,通常都是透過『設定格式化的條件』來處理。

我們要利用 WEEKDAY 函數來判斷是否為星期六日。

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網友問到一個 Excel 問題:在一個資料清單中若想要在各個項目的第一項顯示小計,該何處理?

參考下圖,A欄是項目編號,B欄是數值,C欄要顯示小計。希望能在各個項目編號的第一項顯示加總小計。

Excel-在資料清單中各項的第1個顯示小計(SUMIF,COUNTIF)


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有網友問到在 Google 試算表中如果在一個工作表的運算中,公式中有關聯到另一個工作表的內容,但是得到的結果都是空白,該如何解決?

當你要在一個試算表文件(A)的工作表中要關聯到另一個試算表(B)的內容,必須先取得試算表(B)的位址。(本例要取用試算表(B)的工作表2的儲存格A1:A7)

Excel-Google試算表如何關聯到另一個試算表的內容

在試算表(A)的工作表中,在儲存格A1輸入公式,例如:

=sum(IMPORTRANGE("試算表(B)的網址","工作表2!A1:A7"))

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網友又問到最多人提問的問題,我想也是使用需求最高的問題。在 Excel 中如何根據某一欄的內容來查詢對應的另一欄中的內容?

如下圖,希望根據A欄的日期來查詢B欄的數值,該如何處理?

Excel-多種查表方式(VLOOKUP,MATCH,INDEX,OFFSET,ADDRESS,INDIRECT)

假設日期已排序,日期範圍由儲存格A2(2015/1/1)至儲存格A366(2015/12/31)。

查表的概念是在一個表格(A2:B366)中,由第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置,再找出第二欄(B欄)中的『對應』數值,通常在第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置時會傳回一數值(位於第幾個;在本例中這個數值會和列號相差 1,因為第一個日期由第 2 列開始)。

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