學不完．教不停．用不盡

在一年的開始，很多人開始要對去年的報表加以統計了。常有人問到這類的例題，在 Excel 中有一個每天的數值記錄產生的報表(參考下圖左)，如何分星期、分月份來統計：天數、總和、平均、最大值、最小值等呢？(參考下圖右)

【準備工作】

選取所有基本資料，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期、星期、數值。

在一個 Excel 的資料表中有一些含有小數的數值，網友想要依照自己的規則來處理小數部，例如下圖右的規則：0.1~04 以 0 計；0.5~0.9 以0.5計。要如何設定公式來處理所有的小數呢？

【設計公式】

儲存格C2：=INT(A2)+((A2-INT(A2))>=0.5)*0.5

INT(A2)：透過 INT 函數將小數部分全部去除。

在 Excel 中有一個人員最近二個月的成績等第表，如何利用這個成績等第表來評比是否進步呢？(參考下圖)

其中假設甲、乙、丙、丁分別對照分數 4、3、2、1。

評比要判斷出：進步、持平、退步

【公式設計】

在 Excel 的一個資料表中，每個儲存格的內容是由字串和數字構成(參考下圖)，有網友問到想要取出所有的字串來計算總和，該如何處理呢？

假設我們不使用輔助欄位來練習如何在一個儲存格中使用公式直接計算總和。

(1) 所有儲存格不含空白儲存格

觀察上圖，其中每個儲存格有共同的字串「Windows」。

儲存格A15：=SUMPRODUCT(MID(A2:A12,8,999)*1)

在 Excel 中有時會用到十六進制數，運算時也可能需要先轉換為十進制數，所幸 Excel 提供的 HEX2DEC 函數，可以直接轉換這兩種進制數。

儲存格E2：=HEX2DEC(D2)

複製儲存格E2，貼至儲存格E2:E7。

但是，對於那些沒有 HEX2DEC 函數的 Excel 版本使用者，要如何轉換呢？藉著這個範例來順便練習陣列的應用。

儲存格E2：=｛SUM(N(OFFSET($B$1,MATCH(MID(D2,ROW($1:$4),1),$A$2:$A$17,0),0))

觀察下圖左，有網友想要在 Excel 中具有型式、尺寸、變化等構成的資料表中，再由不同長度來對照查詢到「時間」，就像下圖右這樣。

因為要用以比對的條件比較多個，所以沒有可以直接運用的單一公式。再觀察其資料表中長度部分是間隔 1000 的規則，而不是亂數分佈，還好，這樣就可以設計公式來查表。不過得用到「陣列公式」的做法。

【準備工作】

假設資料範圍是儲存格A2:E72，選取儲存格A2:C72，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：型式、尺寸、變化。定義名稱有助於縮短公式，並且增加公式理解。

有網友提供一個 Excel 工作表裡中一串由多個文數字組成的編號，希望藉由公式能自動產生最末一碼由 0 ~ 9 變化，該何處理呢？

因為儲存格A1中的這個文數字內容被 Excel 視為文字，無法使用「自動填滿方式」來產生和等差數列般的數值連續變化，只好藉由公式來幫忙了！

(1) 最後一碼產生 0 ~ 9

儲存格A3：=LEFT($A$2,LEN($A$2)-1)&ROW(1:1)

LEN($A$2)：使用 LEN 函數計算儲存格A2內容的文字長度(即為字數)。

有人問到一個在學校行政上的問題，不知如何處理。在 Excel 中有一個各班／各節的任課老師資料摘要表(如下圖)：

要轉換成以下格式的摘要表：

這個問題可以參考之前文章來處理：Excel-表格欄、列、資料的重組(MATCH,OFFSET)

本文還是再把做法和公式提一下，參考以下的步驟：

有網友想要在一個 Excel 資料表(如下圖)中，給予二個條件：地點和材數，查出對應的單價，再計算總金額，該如何處理呢？

【設計公式】

在這個問題中使用了二個條件來查詢對應的結果，一般查表函數不外乎使用 INDEX 和 VLOOKUP 等函數。

儲存格D8：

=INDEX(B2:E5,VLOOKUP(C8,{0,1;36,2;71,3;141,4},2,TRUE),MATCH(B8,B1:E1,0))

有網友問到：在 Excel 的一個資料表(如下圖左)，其中含有統編、姓名和金額，如果根據人名來加總，會有不同統編卻名字相同的情形(序號3,11,17)，該如何處理較好？

其實這個資料表中有一個欄位「統編」，其中的項目內容並不會重覆，即可用來做為小計的依據，不用擔心人名重覆問題。

現在來練習依上圖左的內容，製作成上圖右的結果。

1. 複製儲存格B2:B23，貼至儲存格F2。目前儲存格F2:F23為選取狀態。

2. 點選[資料／資料工具]選單中的「移除重複」按鈕。

有時候老師取得一次考試的答案，如何在 Excel 中根據標準答案，快速計算總分？以下圖為例，共有 25 個題目的答案，每一題答對得 4 分。

(1) 直向資料

檢視下圖中的學生答案和標準答案，經比對後可見有 6 題的答案不一致，所以應得分 76 分。設計公式時只要利用 SUMPRODUCT 函數即可求得分數。

儲存格E2：=SUMPRODUCT((A2:A26=B2:B26)*4)

因為 SUMPRODUCT 函數的每個參數都是陣列組成，A2:A26=B2:B26 運算後會傳回 TRUE／FALSE 的陣列，公式中經由「*4」運算後，TRUE／FALSE 陣列會轉換為 1／0 陣列。透過 SUMPRODUCT 函數執行乘積和運算，即為所得。

有網友問到類似加班費計算、停車費計算的問題，例如：以30分鐘為單位，超過5分鐘以30分鐘計，再合計為小時數，該如何處理呢？(參考下圖)

【輸入公式】

儲存格E2：

=HOUR(B2-A2)+INT(MINUTE(B2-A2)/30)/2+0.5*(MOD(MINUTE(B2-A2),30)>=5)

複製儲存格E2，貼至儲存格E2:E19。

如下圖的 Excel 資料表，有網友想要計算以下三種狀況：符合條件的個數、符合條件排除N無資料的個數、符合條件N的總和，這三種計算都只要使用 SUMPRODUCT 函數來執行即可。就用這個例子來學習 SUMPRODUCT 函數吧！

SUMPRODUCT 函數主要是要將多個陣列執行「乘積和」，而公式中如果使用條件判斷(例如：A2:A14=F2)，則會傳回運算結果 TRUE／FALSE 陣列，當在 SUMPRODUCT 函數中以「*」運算時，會將TRUE／FALSE 陣列轉換為 1／0 陣列，所以這個乘積和的運算結果，相當於執行邏輯 AND 運算。

(1)符合條件的個數

儲存格I2：=SUMPRODUCT((A2:A14=F2)*(B2:B14=G2)*(C2:C14=H2))

(2)符合條件排除N無資料的個數

最近學校同仁問了一個 Excel 的操作實務問題：在 Excel 中如何在同一活頁簿中的兩個工作表互相檢視比對資料？

意思是要在電腦螢幕中同時出現活頁簿中的兩個不同工作表，方便來比對資料，例如以下的活頁簿：

操作的方式很簡單：

1. 點選[檢視／視窗]選單中的「開新視窗」，你會發現新增了一個完全相同的活頁簿視窗。

有網友問到：資料表中含有合併儲存格時，無法順利排序怎麼辦？的確，如果你的資料範圍中含有「合併」的儲存格，在排序時 Excel 會警告合併儲存格的大小需一致。

如下圖中資料表的「組別」被置於Ｂ欄和Ｃ欄，其中部分儲存格已合併，部分沒有合併，所以 Excel 不讓你使用「組別」來排序。

除非你取消合併的儲存格，否則 Excel 無法排序。為了合併儲存格，大家可能習慣使用[常用]功能表上的「跨欄置中」，它會執行合併儲存格並且將資料置中。

如果你不想要取消合併儲存格，則以下提供一個替代方案。可以將原先你要合併的儲存格改設定以下的格式：

在 Excel 的資料表中要執行運算，不外乎是輸入公式，按下 Enter 鍵，即可得到答案。以下用三種方式來比較運算的操作方式。

以下圖為例：在儲存格E2中輸入公式：=C2*D2

立即會得到答案 1500。然後你會複製儲存格E2，再貼至儲存格E2:E11，完成一個資料表的運算。

如果你先定義了資料範圍的名稱：選取儲存格C1:D11，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾取「頂端列」，定義名稱：數量、單價。

在 Excel 中如果你要建立一個類似九九乘法表的相乘積(參考下圖)，可以透過公式：

儲存格E2：=E$1*$D2，複製儲存格E2，貼至儲存格E2:M10。

這是善用相對位址和絶對位址的良好範例。如果這個範例改用 Excel 的「運算列表」來產生，該如何處理？

1. 建好上圖的基本表，在儲存格D1中輸入公式：=B1*B2

2. 選取[資料／資料工具／模擬分析]功能表中的「運算列表」。

在某些工作場域中，很多 Excel 報表是重覆在使用的，而這些一張一張的報表，如何整合成一張呢？在 Excel 中使用「合併彙算」工具，讓這個工作變得很輕鬆。

以下有三張已建立的報表：

如何將三張報表整合在一張呢？

在 Excel 中的資料表中，如果想要找出符合某些條件的儲存格，你可能想到的是「設定格式化的條件」這個工具。但是，如果你「不想要改變工作表中的儲存格格式」，只是想要在工作表「檢視」，你可以試試別的手法，例如：資料驗證。

以下圖為例：在以下的資料表中，想要找尋超過 75 的儲存格，利用「資料驗證」來處理。

1. 選取儲存格A2:E17。

2. 選取[資料／資料工具]功能表中的「資料驗證」。

3. 設定資料驗證，儲存格內允許：整數，資料：小於，最大值：=$G$2

網友問到這樣的類似題：(1) 在 Excel 中如何將一個日期轉換為日期加上星期幾？(2) 在 Excel 中如何將一個日期加上星期幾分離？參考下圖。

(1) 將一個日期轉換為日期加上星期幾

儲存格C2：=TEXT(A2,"yyyy/mm/dd")&"("&RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"),1)&")"

複製儲存格C2，往下各列貼上。上式可以分為二個部分：

TEXT(A2,"yyyy/mm/dd")：使用 TEXT 函數將儲存格內容轉換為年四碼、月二碼、日二碼。