學不完．教不停．用不盡

學校每週二和週五要升旗，同仁要製作一個表格產生本學期是星期二和星期五的日期，以便安排主持人，如何在 Excel 中自動產生呢？(參考下圖)

(1) 產生日期

先在儲存格A2輸入一個起始日期，本例為：2013/9/3

輸入公式，儲存格B3：=B2+3，顯示星期五日期，和上個星期二相差 3 天。

輸入公式，儲存格B4：=B3+4，顯示星期二日期，和上個星期五相差 4 天。

有人問到：在 Excel 中的儲存格已經填入公式之後，才進行定義儲存格名稱，如何將公式中的儲存格範圍轉換為已定義的名稱？

有時會有這樣的現象，例如，自己看以前的公式為何會寫的這麼複雜難懂呢？想要簡化公式或是改成易讀的公式，所以會想要將一些儲存格範圍以名稱來取代。

以下圖為例：計算各季的小計時，在公式中使用了一段儲存格範圍：

來定義幾個名稱：

在 Excel 中大家都熟悉如果要表達一個儲存格範圍，則需藉助「:」，例如：儲存格A1:D5，表示儲存格A1到儲存格D5之間的所有儲存格。如果是在運算式中，使用多個儲存格範圍時，則可以使用「,(逗號)」和「 (空白鍵)」，例如：

SUM(A1:D5,C3:F7) = 78，計算二個儲存格範圍聯集的數值總和，「,(逗號)」視為聯集。

SUM(A1:D5 C3:F7) = 18，計算二個儲存格範圍交集的數值總和，「 (空白鍵)」視為交集。

如果是輸入公式：SUM(A1:B2 E3:F4)，因為兩個儲存格範圍沒有交集，則會顯示 #NULL! 訊息。

有人問到：在 Excel 的資料表中，想要在一堆排好順序的資料裡，找尋有跳號(不連續)的地方，該如何處理(參考下圖)？本例可以使用「設定格式化的條件」來找出不連續的位置。

參考以下的步驟：

1. 選取儲存格A2:C25。(第一筆資料不選取)

2. 選取[常用/設定格式化的條件]選項中的「新增規則」。

3. 選取[使用公式來決定要格式化哪些儲存格]項目。

有同仁問到：當一個公式中參照到多個儲存格，如果某些儲存格尚未輸入資料，是否可以自動標記出來當做是一種提醒？

參考下圖：儲存格F2：=B2&C2&D2，即儲存格F2參照到儲存格B2、儲存格C2、儲存格D2。

複製儲存格F2，貼至儲存格F2:F21。

由圖可知有幾個儲存格顯示了標記，指出公式中參照的儲存格尚未輸入資料。

這個效果主要是利用設定 Excel 的錯誤檢查規則而來，你只要選取[檔案]功能表中的「選項」，再勾選［公式］頁面之下的「參照到空白儲存格的公式」即可(預設是沒有勾選)。讓 Excel 幫你檢查是否在公式中是否有空白的儲存格。

大家可能都用過 Word 中(其他 Office 軟體亦適用)的自動校正功能，例如：輸入(c) 會自動轉換成 ©，輸入 adn 會自動更正為 and。

要設定自動校正功能，可以選取[檔案]功能表中的「選項」，在[校訂]頁面下，按一下「自動校正選項」按鈕。

你可以發現 Word 已設定將 (c) 取代為 ©，如果你不想要這個自動功能，則可以在此頁面下取消勾選「自動取代字串」。

我們就要藉助這個自動取代的功能來加快文字輸入的速度。例如：

在 Excel 中提供了很好的工具可以用來計算，而且對於數值的顯示也提供了多樣的格式可以任君選擇，足以應付日常及各種科學、工程上的應用。但是你看到的數值和電腦記憶的數值是有差異的！

觀察一下下圖：如果要計算甲、乙、丙的平均(三者的和再除以3)，很常見的會出現無限循環的小數。而 Excel 的有效位數最多是 15 位，所以在最後一個小數點可能會有進位的狀況。

觀察把平均值 X 2 和把平均值 X 3 的結果，很明顯的將三者的平均再 X 3，結果沒有出現任何的小數。因為電腦並不是以顯示的數值來計算。

下圖將小數點減少，平均值 X 2 和平均值 X 3 的結果並不會改變(和上圖對照)：

學校同仁有這樣的需求：希望每日打開 Excel 的檔案時，能自動產生以今日為起始的最近四週日期(可能橫跨五週)，前兩週以紅色標示，後兩週以藍色標示，該如何處理？

例如：這個功能可以用在圖書館讀者每日借書，借書期限為兩週，續借可以展延兩週，用以讓讀者有何時還書的時間概念。

本例之今天日期為：08/26。

【產生日期】

有網友留言問到：在 Excel 中，如果要在一個含有「寬、高、深、單價」的資料表中，想要以輸入「寬、高、深」來求得單價(參考下圖)，該如何處理？

【準備工作】

選取儲存格A1:D14，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：寬、高、深、單價。

【輸入公式】

今天同仁要我協助將一份簡報中的全部投影片裡文字全部擷取出來(參考下圖)，因為在這麼多張投影片中以複製(Ctrl+C)和貼上(Ctrl+V)方式，也要花掉不少時間，而且選取文字也要花掉一些時間，有什麼好方法呢？

將 PowerPoint 切換至大綱模式，可以發現裡面一個文字也沒有，因為其投影片中的每的文字都放在圖文框中，否則複製大綱中的文字也是方法之一。還有別的方法嗎？

試著將其另存新檔為 PDF 檔，可是每次選取文字時，只能以單張投影片為選取範圍，無法一次選取多張投影中的文字。該作法也是失敗！

最近學校要準備開學，有些同仁需要一些行事曆的格式，以方便填入相關的工作內容(參考下圖)。但是，要產生這些行事曆日期有些不方便，而且希望能在日期中能區隔不同月份，最好是每年都不用重建(可重覆使用)，該如何來幫助他們呢？

像 Google 日曆也都有很多樣的行事曆格式，只是要複製出來用不見得合乎個人需求。如果要自動產生日期，還是得要在 Excel 中以公式產生較為簡單。

以下就以 Excel 產生日期和格式設定來說明：(假設有預備週和正常21週)

(1) 產生第一個日期

有網友留言問到，如果想要計算多個工作表中同一個儲存格位置的總和，該如何處理這個公式？以下圖為例，有 10 個工作表，名稱分別為 Job1、Job2、…、Job10，要來計算每個工作表中儲存格A2的總和。

如果你想要挑出每個工作表中儲存格A2的內容，則使用以下公式：

儲存格D2：=INDIRECT("'"&C2&"'!A2")

其中C欄中已置放工作表名稱，而在公式中關聯一個儲存格的表示法為：

「'工作表名稱'!儲存格名稱」。透過 INDIRECT 函數將字串轉換為實際的儲存格位址。

複製儲存格D2，貼至儲存格D11。

有人問到：如果想要求取二個日期之間，每個星期幾的數量分別為多少，該如何處理？(參考下圖)

日期置於儲存格 A2 和儲存格 A3。

【參考做法】

儲存格D2：=SUMPRODUCT(--(WEEKDAY(ROW(INDIRECT($A$2&":"&$A$3)))=ROW(1:1)))

複製儲存格D2，貼至儲存格D2:D8。

今天上課時，給學生出了一個題目，要產生最近三個月內的 10 個亂數日期(可能重覆)，該如何處理？(參考下圖)

在此提出一種做法：

儲存格B2：=INT(RAND()*90)+N(TODAY())

N(TODAY()：產生今天日期所代表的數字。

INT(RAND()*90)：產生 0 ~ 98 之間的亂數。

複製儲存格B2，貼至儲存格B2:11。

最近有網友一直問到關於 Excel 中的「循環參照」問題，有時候這是基於在運算式中兩個儲存格彼此有參照的行為，導致無法正確的運算。然而，有些時候，反而要運用循環參照，啟用反覆運算來獲取某些運算結果。

如果你在 Excel 的[檔案/選項]中的「公式」頁面中，沒有「啟用反覆運算」：

一旦你的公式中出現了循環參照時，例如：在儲存格A2中輸入公式：=A2+1，很明顯的自己等於自己加1，你就會收到警告訊息：

如果你勾選了「啟用反覆運算」，並且設定運算的最高次數(次數愈多，運算時間愈長)：

上一篇介紹了：Excel-求數列中的每個數值經運算後的平均(陣列公式)

網址：http://isvincent.pixnet.net/blog/post/39452901

運用相同觀念來讓學生練習：計算多個儲存格之字元個數總和。參考下圖的多個儲存格中，每個儲存格的字元個數都不相同，如何計算各種狀況的字元個數總和呢？

【實作】

基本上，使用 SUMPRODUCT 函數即可完成所有計算：

有網友問到，在 Excel 的資料表中有二個數列：數列 A、數列 B (如下圖)，如果想要求取數列 A 中每個數字減 5 後的數值平均，和數值 A 減數值 B 後的平均，該如何處理呢？

網友不想要一個一個數字加以運算後再求平均，有無更簡單的方法呢？這個問題要藉助「陣列」的觀念來運算。

(1) 求數列 A 中每個數字減 5 後的數值平均

儲存格C16：{=AVERAGE(A2:A15-5)}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

有人想要用 Excel 產生一個年曆(12個月)，並且能將星期六日以儲存格底色標示(參考下圖)，並且調整年份時，星期六日底色會隨之改變，該如何處理？

將圖放大來看，每個月都以1日起始，連續產生日期至最後一天，並且只要是星期六日的日期，則以橙色底色顯示，而且每一個月跨二欄表示。

步驟1：

先在［開發人員］功能表中加入一個[微調按鈕]控制項，並將其格式設定如下：(儲存格連結於A1)

在唸國中的女兒問了一個數學題：要解計算 1 到 100 的平方和為多少，一時傻眼不知如何列式？

自從不用準備考試之後，這些數學運算式就離我越來越遠了！但是我卻可以很輕鬆的以 Excel 的公式，在幾秒鐘內即可獲得答案(338350)，女兒也覺得很神奇。

列舉以下二種做法：

(1) 使用 SUMPRODUCT 函數

公式：=SUMPRODUCT(ROW(1:100)^2)

有人問到，在 Excel 中有一個記錄起始時間和結束時間的資料表，想要計算所經過的時間。但其中有可能會有跨日的問題，該如何處理呢？

觀察下圖，只要結束時小時起始時間者，應該就是跨日了。而 Excel 很容易就可以處理經過的時間，只要將兩個時間相減即可。所以公式可以定為：

儲存格C2：=B2-A2+(A2>B2)*24

A2>B2)*24：只要儲存格A2大於儲存格B2，則會傳回 True，否則傳回 False。在運算時 True=1、False=0，意思為如果有跨日則加上24小時。

複製儲存格C2，往下各列貼上。