同事問到:如果在 Excel 裡有一些動作時常會重覆操作,有沒有什麼方法可以快速完成。如何找到常用操作的快速鍵以提升操作效率?
若要在 Excel 裡能快速操作,免不了要背一些快速鍵,你可以參考:
https://support.microsoft.com/zh-tw/office/excel-的鍵盤快速鍵-1798d9d5-842a-42b8-9c99-9b7213f0040f
但是有一些操作並不適用在以述的快速鍵中,例如:常要為某些儲存格設定粗的外框線。如果想要快速完成,當然還是以按鍵的速度會比移動滑鼠來的快。
要如何獲取這些快速鍵?參考以下的步驟:
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有老師先前問了這樣的問題,想要在成績報表上計算報告已繳交和未繳交人數。參考下圖,成績報表上有成績者表示已繳交(包含0分),成績留空者表示未繳交。該如何計算這兩種人數?
透過本篇文章也可以對計算符合特定條件者計算數量做個總複習。
計算時要注意的地方:
(1) 人名是文字格式
(2) 成績是數字格式
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在 Excel 的工作表裡有一個繪畫風格的清單,我想要隨機取出4個風格以「,」串接,該如何處理?
隨機取出各種風格是為了要在 Image Creator 中使用,如何能一個公式就完成?
首先,在輔助欄位中,輸入「=RAND()」(產生亂數),向下複製,讓每個風格都有一個亂數。
接著,定義儲存格範圍的名稱。選取A欄至B欄中有內容的儲存格。按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」。
在儲存格D3中輸入公式:=TEXTJOIN(",",,INDEX(SORTBY(風格,輔助),ROW(1:4)))
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網友提問:在 Excel 裡,想要取出長長字串中以「-」串接的第3段字串的最後一個字元,該如何處理?
參考下圖,第3段字串的最後一個字元是 2。
解題想法:
將每個以「-」字串拉開距離,再取出其中想要的那一段,再取出最右邊的一個字元。
參考步驟:
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在當今數位化時代,資訊數位工具的應用廣泛且多變,其實際使用方式往往因人而異。關鍵在於如何精準地運用這些工具,使它們能從多個不同角度協助解決您的需求和挑戰。深入理解並有效運用這些數位資源,是每位現代人應當思考和掌握的重要技能。
例一:在前面的文章中提到如何不藉由任何運算,即可將總秒數換算成時數、分數、秒數。
參考:Excel-將總秒數換算為時數、分數、秒數
例二:另一篇文章中提到如何拍張相片,就可以知道你目前位罝的高度。
參考:拍張相片即可得知高度,在高空飛行時也行
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在實務工作上常會需要用列打勾和打叉的符號,為了方便常以 v(V) 作為打勾符號,以 x(X) 作為打叉符號。有時也會使用到 o(O) 作為打圈的符號。
但是使用英文字 v 和 x,看起來不像是「符號」,如果你想要使用符號,可以改用以下方式。
1. 選取想要輸入的儲存格。
2. 設定字型:Wingdings 2。
3. 輸入 O (大寫)會顯示 X 的符號,輸入 P (大寫)會顯示 V 的符號。
如此設計在輸入時非常很方便。
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最近工作上需要進行一個報告,主辦單位說要以 Pecha Kucha形式發表,因為一張投影片只能有 20 秒的時間,想要在投影片顯示一個20秒的動畫,用來提醒自己。 但是投影片中本來就有其他的動畫,為了不要弄的太複雜,所以覺得應該使用 20 秒的 GIF 圖檔案比較恰當。因此,想要利用 PowerPoint 一個自製顯示進度的GIF動畫。
簡單的操作步驟即可完成:
1. 新增 PwoerPoint 投影片,並設定版面大小。(本例:10X2.52)
2.設定一個投影片背景色彩。
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當你在使用 Excel 來執行資料處理時,會根據資料的屬性來加以運算,以求得另一種結果。例如:1分=60秒、1時=60分=3600秒。
所以,如果要將總秒數換算為時數、分數、秒數,很容易根據這樣的資料屬性設計公式。但是也有可能利用相關函數直接獲取結果。
1. 利用計算式
(1) 換算秒數:=MOD(A3,60)
利用 MOD 函數求得總秒數除以 60 的餘數。
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最近在學期末的當兒,學校又開始處理下一階段的行事曆了!如果將 Google 日曆的資料轉換至 Excel 後,如何轉換為以週為單位的表格呈現。
以下圖為例,由 Google日歷取得行事曆內容,加以整理後保留一欄日期、一欄事項。要將這個清單轉換為下圖左以週為單位的表格。
先建立好以週為單位的週曆。其中,利用格式設定方式,讓儲存格只顯示「日」的數字。
公式設計與解析
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今天又被問到這個常見的問題:在 Excel 裡的儲存格有中英文,如何將中文和英文分離成二欄?
在下圖中,A欄是中英文組成的字串,要將中文和英文分開成二欄(B欄和C欄),最快的方式應該是使用快速鍵。
1..選取儲存格A4中的中文字,貼在儲存格B4;選取儲存格A4中的;英文字,貼在儲存格C4。
2.選取儲存格B4:B16,按 Ctrl+E 鍵,產生全部中文。
2.選取儲存格C4:C16,按 Ctrl+E 鍵,產生全部英文。
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在 Excel 裡,如果要比對兩者是否相同,只要透過「=」運算子,就可以輕鬆完成。但是「=」運算預設會忽略英文字大小寫的差異。如果你的比對是要將大小寫英文字視為不同者,可以改用 EXACT 函數。
參考下圖,如果要比對 chatGPT 和 CHATGPT 是否相同,則需使用 EXACT 函數。圖中也指出,文句中的一個空格和二個空格,EXACT 函數和「=」運算子,都是視為不同的。
因為用 EXACT 函數來將兩個儲存格不同者標示出來就很簡單了!
在本例中:
1. 選取儲存格A8:B14。
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在 Excel 裡,如果要找出和今年裡每一天的星期幾都相同者(年曆完全一樣),該如何處理?
參考下圖,不同年份的年曆要完全相同,取決的是一年有幾天,和第一天是星期幾。
(1)計算年度有幾天
儲存格B5:=DATE(A5+1,1,1)-DATE(A5,1,1)
將隔年第一天日期減掉當年第一天,即可得當年的天數。(其中閏年和平年的天數差一)
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在 Excel 裡的 COUNTIF 函數可以用於計算合於條件的數量,但是在多個工作表時,想要一個公式計算總和,似乎有困難。
以下圖為例,共有三個工作表(1月、2月、3月),如果要計算單一工作表超過80的個數。
3月的公式:=COUNTIF(INDIRECT(A5&"!A1:F6"),">80")
利用 INDIRECT 函數將字串轉換為位址,再由 COUNTIF 函數計算大於80的個數。
如果以公式:=SUM(COUNTIF('1月:3月'!A1:F6,">80"))
則會出現錯誤訊息:#VALUE!。
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在 Excel 常用到串接字,要串接,只要使用「&」運算子就可以搞定。但是如果儲存格裡的日期,則在串接過程中,會將日期轉換為數值,所以串接的結果往往不是想要的結果,如何解決?
例如串接儲存格內容:王冠宏、男、2001/09/02,會得到「王冠宏 男 37136」,而非「王冠宏 男 2001/09/02」。
儲存格E4:=B4&" "&C4&" "&D4
單純使用「&」運算子來串接,結果不正確。改用公式:
儲存格F4:=B4&" "&C4&" "&TEXT(D4,"yyyy/mm/dd")
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在 Excel 中可以使用下拉式清單來輸入資料,如何讓清單中的內容是不重複的內容?
本篇要示範:在下圖中,由一個資料表中取得地點的清單,先轉換為不重複的清單,再轉換至下拉式清單中。
1. 列出不重複項目
儲存格E4:=SORT(UNIQUE(C4:C25))
(1) UNIQUE(C4:C25)
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在使用Excel進行數據分析時,FILTER函數是一個非常方便的工具,可以用來高效能的篩選操作。然而,在Excel的早期版本中,FILTER函數尚未被引入。幸運的是,大多數篩選任務仍然可以通過其他內建函數如SUMIF函數等來實現同樣的結果。在本篇教學文章中,我們將透過三個精選的例子展示如何巧妙地將SUMIF函數與FILTER函數結合使用,以便即使在舊版Excel中也能有效地處理數據篩選任務。
1. 篩選組別:乙(結果:366)
公式:=SUMIF(B4:B22,G3,D4:D22)
公式:=SUM(FILTER(D4:D22,B4:B22=G3))
2.篩選代碼:CC(結果:165)
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2024年再過幾小時就到來,新的一年需要一個新的年曆,如何設計一個整年含有月份、日期、星期的萬年曆?
在下圖中,只要在儲存格B3中輸入年份(本例:2024),即可產生12個月的日期和星期對照表。
本篇要介紹如何一式就搞定這個工作。
公式設計與解析
因為要製作萬年月曆,所以年份要設計為變數,而1月至12月是連續的12欄。以年份:2024為例。
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最近一直在做研習的講義,在 PowerPoint 的投影片中大多以文字方塊來呈現文字,想要把所有投影片中的文字提供給研習者以方便練習,這時才發現並沒有簡單的輸出方式。
例如,以下是人工智慧製圖的投影片,如果要方便使用者仿做或進行修改,就必須提供文字。而如果我把簡報另存為 PDF 檔,對使用者也是可以複製內容,只是必須一頁、一頁的單獨取字。
後來我求助 ChatGPT,它建議我採巨集指令,並且提供我 VBA 程式,一鍵即可完成。
【指令】如何使用VBA,一次取出PowerPoint簡報檔中所有投影片裡的文字?
你只要修改檔案路徑和檔名,並且在 VBA 環境中執行,即可一鍵取字。
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同事問到:在 Excel 裡的 SORT 函數可以資料排序,但是如果是以一個文字形式的日期清單來排序,則會得到不正確的結果,該如何處理?
如下圖,當一月排完後,出現的是十月,再來是十一月,顯然是錯誤的。這是文字排序的結果!要如何修正?
問題解方
原來公式:=SORT(A4:A29)
修正公式:=TEXT(SORT(A4:A29+0),"yyyy/m/d")
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網友提問到:要如何轉換分鐘數為「天、時、分」?
以下圖為例,總分鐘數可能超過一天的分鐘數(1440),要如何解析出天、時、分?
參考以下設計:
(1)計算天數:=INT(A6/(24*60))
利用 INT 函數計算不大於的最大整數,即儲存格A6的總分鐘數換算為天時,可以取不超過且最接近的整數。
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