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同事問到:如果在 Excel 裡有一些動作時常會重覆操作,有沒有什麼方法可以快速完成。如何找到常用操作的快速鍵以提升操作效率?

Excel-如何找到常用操作的快速鍵以提升操作效率

若要在 Excel 裡能快速操作,免不了要背一些快速鍵,你可以參考:

https://support.microsoft.com/zh-tw/office/excel-的鍵盤快速鍵-1798d9d5-842a-42b8-9c99-9b7213f0040f

但是有一些操作並不適用在以述的快速鍵中,例如:常要為某些儲存格設定粗的外框線。如果想要快速完成,當然還是以按鍵的速度會比移動滑鼠來的快。

要如何獲取這些快速鍵?參考以下的步驟:

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有老師先前問了這樣的問題,想要在成績報表上計算報告已繳交和未繳交人數。參考下圖,成績報表上有成績者表示已繳交(包含0分),成績留空者表示未繳交。該如何計算這兩種人數?

透過本篇文章也可以對計算符合特定條件者計算數量做個總複習。

Excel-計算報告已繳交和未繳交人數的6種方法

計算時要注意的地方:

(1) 人名是文字格式

(2) 成績是數字格式

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在 Excel 的工作表裡有一個繪畫風格的清單,我想要隨機取出4個風格以「,」串接,該如何處理?

隨機取出各種風格是為了要在 Image Creator 中使用,如何能一個公式就完成?

首先,在輔助欄位中,輸入「=RAND()」(產生亂數),向下複製,讓每個風格都有一個亂數。

接著,定義儲存格範圍的名稱。選取A欄至B欄中有內容的儲存格。按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」。

在儲存格D3中輸入公式:=TEXTJOIN(",",,INDEX(SORTBY(風格,輔助),ROW(1:4)))

Excel-隨機取出4個風格以「,」串接

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網友提問:在 Excel 裡,想要取出長長字串中以「-」串接的第3段字串的最後一個字元,該如何處理?

參考下圖,第3段字串的最後一個字元是 2。

Excel-取出以「-」串接的第N段字串的最後一個字元

解題想法:

將每個以「-」字串拉開距離,再取出其中想要的那一段,再取出最右邊的一個字元。

參考步驟:

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在當今數位化時代,資訊數位工具的應用廣泛且多變,其實際使用方式往往因人而異。關鍵在於如何精準地運用這些工具,使它們能從多個不同角度協助解決您的需求和挑戰。深入理解並有效運用這些數位資源,是每位現代人應當思考和掌握的重要技能。

運用數位工具輕鬆獲取二個經緯度座標之的距離、巧妙拍攝一張相片

例一:在前面的文章中提到如何不藉由任何運算,即可將總秒數換算成時數、分數、秒數。

參考:Excel-將總秒數換算為時數、分數、秒數

例二:另一篇文章中提到如何拍張相片,就可以知道你目前位罝的高度。

參考:拍張相片即可得知高度,在高空飛行時也行

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在實務工作上常會需要用列打勾和打叉的符號,為了方便常以 v(V) 作為打勾符號,以 x(X) 作為打叉符號。有時也會使用到 o(O) 作為打圈的符號。

但是使用英文字 v 和 x,看起來不像是「符號」,如果你想要使用符號,可以改用以下方式。

1. 選取想要輸入的儲存格。

2. 設定字型:Wingdings 2。

3. 輸入 O (大寫)會顯示 X 的符號,輸入 P (大寫)會顯示 V 的符號。

如此設計在輸入時非常很方便。

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最近工作上需要進行一個報告,主辦單位說要以 Pecha Kucha形式發表,因為一張投影片只能有 20 秒的時間,想要在投影片顯示一個20秒的動畫,用來提醒自己。 但是投影片中本來就有其他的動畫,為了不要弄的太複雜,所以覺得應該使用 20 秒的 GIF 圖檔案比較恰當。因此,想要利用 PowerPoint 一個自製顯示進度的GIF動畫。

PowerPoint-自製顯示進度的GIF動畫圖檔

簡單的操作步驟即可完成:

1. 新增 PwoerPoint 投影片,並設定版面大小。(本例:10X2.52)

 

2.設定一個投影片背景色彩。

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當你在使用 Excel 來執行資料處理時,會根據資料的屬性來加以運算,以求得另一種結果。例如:1分=60秒、1時=60分=3600秒。

所以,如果要將總秒數換算為時數、分數、秒數,很容易根據這樣的資料屬性設計公式。但是也有可能利用相關函數直接獲取結果。

Excel-將總秒數換算為時數、分數、秒數

1. 利用計算式

(1) 換算秒數:=MOD(A3,60)

利用 MOD 函數求得總秒數除以 60 的餘數。

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最近在學期末的當兒,學校又開始處理下一階段的行事曆了!如果將 Google 日曆的資料轉換至 Excel 後,如何轉換為以週為單位的表格呈現。

以下圖為例,由 Google日歷取得行事曆內容,加以整理後保留一欄日期、一欄事項。要將這個清單轉換為下圖左以週為單位的表格。

Excel-將Google日曆取得的活動事項轉換為以週為單位

先建立好以週為單位的週曆。其中,利用格式設定方式,讓儲存格只顯示「日」的數字。

Excel-將Google日曆取得的活動事項轉換為以週為單位

公式設計與解析

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今天又被問到這個常見的問題:在 Excel 裡的儲存格有中英文,如何將中文和英文分離成二欄?

在下圖中,A欄是中英文組成的字串,要將中文和英文分開成二欄(B欄和C欄),最快的方式應該是使用快速鍵。

1..選取儲存格A4中的中文字,貼在儲存格B4;選取儲存格A4中的;英文字,貼在儲存格C4。

2.選取儲存格B4:B16,按 Ctrl+E 鍵,產生全部中文。

2.選取儲存格C4:C16,按 Ctrl+E 鍵,產生全部英文。

Excel-分離儲存格裡的中英文字

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在 Excel 裡,如果要比對兩者是否相同,只要透過「=」運算子,就可以輕鬆完成。但是「=」運算預設會忽略英文字大小寫的差異。如果你的比對是要將大小寫英文字視為不同者,可以改用 EXACT 函數。

參考下圖,如果要比對 chatGPT 和 CHATGPT 是否相同,則需使用 EXACT 函數。圖中也指出,文句中的一個空格和二個空格,EXACT 函數和「=」運算子,都是視為不同的。

Excel-比對兩者是否相同(區隔英文大小寫)

因為用 EXACT 函數來將兩個儲存格不同者標示出來就很簡單了!

在本例中:

1. 選取儲存格A8:B14。

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在 Excel 裡,如果要找出和今年裡每一天的星期幾都相同者(年曆完全一樣),該如何處理?

參考下圖,不同年份的年曆要完全相同,取決的是一年有幾天,和第一天是星期幾。

Excel-列出和今年每一天相同星期幾的年份

(1)計算年度有幾天

儲存格B5:=DATE(A5+1,1,1)-DATE(A5,1,1)

將隔年第一天日期減掉當年第一天,即可得當年的天數。(其中閏年和平年的天數差一)

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在 Excel 裡的 COUNTIF 函數可以用於計算合於條件的數量,但是在多個工作表時,想要一個公式計算總和,似乎有困難。

以下圖為例,共有三個工作表(1月、2月、3月),如果要計算單一工作表超過80的個數。

3月的公式:=COUNTIF(INDIRECT(A5&"!A1:F6"),">80")

利用 INDIRECT 函數將字串轉換為位址,再由 COUNTIF  函數計算大於80的個數。

如果以公式:=SUM(COUNTIF('1月:3月'!A1:F6,">80"))

則會出現錯誤訊息:#VALUE!。

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在 Excel 常用到串接字,要串接,只要使用「&」運算子就可以搞定。但是如果儲存格裡的日期,則在串接過程中,會將日期轉換為數值,所以串接的結果往往不是想要的結果,如何解決?

例如串接儲存格內容:王冠宏、男、2001/09/02,會得到「王冠宏 男 37136」,而非「王冠宏 男 2001/09/02」。

Excel-如何正確串接含有日期的儲存格字串

儲存格E4:=B4&" "&C4&" "&D4

單純使用「&」運算子來串接,結果不正確。改用公式:

儲存格F4:=B4&" "&C4&" "&TEXT(D4,"yyyy/mm/dd")

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在 Excel 中可以使用下拉式清單來輸入資料,如何讓清單中的內容是不重複的內容?

本篇要示範:在下圖中,由一個資料表中取得地點的清單,先轉換為不重複的清單,再轉換至下拉式清單中。

Excel-下拉式清單中顯示不重複項目

1. 列出不重複項目

儲存格E4:=SORT(UNIQUE(C4:C25))

(1) UNIQUE(C4:C25)

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在使用Excel進行數據分析時,FILTER函數是一個非常方便的工具,可以用來高效能的篩選操作。然而,在Excel的早期版本中,FILTER函數尚未被引入。幸運的是,大多數篩選任務仍然可以通過其他內建函數如SUMIF函數等來實現同樣的結果。在本篇教學文章中,我們將透過三個精選的例子展示如何巧妙地將SUMIF函數與FILTER函數結合使用,以便即使在舊版Excel中也能有效地處理數據篩選任務。

Excel-SUMIF函數與FILTER函數如何互相取代

1. 篩選組別:乙(結果:366)

公式:=SUMIF(B4:B22,G3,D4:D22)

公式:=SUM(FILTER(D4:D22,B4:B22=G3))

2.篩選代碼:CC(結果:165)

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2024年再過幾小時就到來,新的一年需要一個新的年曆,如何設計一個整年含有月份、日期、星期的萬年曆?

在下圖中,只要在儲存格B3中輸入年份(本例:2024),即可產生12個月的日期和星期對照表。

本篇要介紹如何一式就搞定這個工作。

Excel-如何設計一整年含月份、日期、星期的萬年曆?

公式設計與解析

因為要製作萬年月曆,所以年份要設計為變數,而1月至12月是連續的12欄。以年份:2024為例。

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最近一直在做研習的講義,在 PowerPoint 的投影片中大多以文字方塊來呈現文字,想要把所有投影片中的文字提供給研習者以方便練習,這時才發現並沒有簡單的輸出方式。

例如,以下是人工智慧製圖的投影片,如果要方便使用者仿做或進行修改,就必須提供文字。而如果我把簡報另存為 PDF 檔,對使用者也是可以複製內容,只是必須一頁、一頁的單獨取字。

如何快速取出簡報中所有投影片裡的文字?

後來我求助 ChatGPT,它建議我採巨集指令,並且提供我 VBA 程式,一鍵即可完成。

【指令】如何使用VBA,一次取出PowerPoint簡報檔中所有投影片裡的文字?

你只要修改檔案路徑和檔名,並且在 VBA 環境中執行,即可一鍵取字。

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同事問到:在 Excel 裡的 SORT 函數可以資料排序,但是如果是以一個文字形式的日期清單來排序,則會得到不正確的結果,該如何處理?

如下圖,當一月排完後,出現的是十月,再來是十一月,顯然是錯誤的。這是文字排序的結果!要如何修正?

Excel-轉換為正確的日期格式

問題解方

原來公式:=SORT(A4:A29)

修正公式:=TEXT(SORT(A4:A29+0),"yyyy/m/d")

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網友提問到:要如何轉換分鐘數為「天、時、分」?

以下圖為例,總分鐘數可能超過一天的分鐘數(1440),要如何解析出天、時、分?

Excel-轉換分鐘數為天、時、分

參考以下設計:

(1)計算天數:=INT(A6/(24*60))

利用 INT 函數計算不大於的最大整數,即儲存格A6的總分鐘數換算為天時,可以取不超過且最接近的整數。

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