學不完．教不停．用不盡

最近在學期末的當兒，學校又開始處理下一階段的行事曆了！如果將 Google 日曆的資料轉換至 Excel 後，如何轉換為以週為單位的表格呈現。

以下圖為例，由 Google日歷取得行事曆內容，加以整理後保留一欄日期、一欄事項。要將這個清單轉換為下圖左以週為單位的表格。

先建立好以週為單位的週曆。其中，利用格式設定方式，讓儲存格只顯示「日」的數字。

公式設計與解析

今天又被問到這個常見的問題：在 Excel 裡的儲存格有中英文，如何將中文和英文分離成二欄？

在下圖中，A欄是中英文組成的字串，要將中文和英文分開成二欄(B欄和C欄)，最快的方式應該是使用快速鍵。

1..選取儲存格A4中的中文字，貼在儲存格B4；選取儲存格A4中的;英文字，貼在儲存格C4。

2.選取儲存格B4:B16，按 Ctrl+E 鍵，產生全部中文。

2.選取儲存格C4:C16，按 Ctrl+E 鍵，產生全部英文。

在 Excel 裡，如果要比對兩者是否相同，只要透過「=」運算子，就可以輕鬆完成。但是「=」運算預設會忽略英文字大小寫的差異。如果你的比對是要將大小寫英文字視為不同者，可以改用 EXACT 函數。

參考下圖，如果要比對 chatGPT 和 CHATGPT 是否相同，則需使用 EXACT 函數。圖中也指出，文句中的一個空格和二個空格，EXACT 函數和「=」運算子，都是視為不同的。

因為用 EXACT 函數來將兩個儲存格不同者標示出來就很簡單了！

在本例中：

1. 選取儲存格A8:B14。

在 Excel 裡，如果要找出和今年裡每一天的星期幾都相同者（年曆完全一樣），該如何處理？

參考下圖，不同年份的年曆要完全相同，取決的是一年有幾天，和第一天是星期幾。

(1)計算年度有幾天

儲存格B5：=DATE(A5+1,1,1)-DATE(A5,1,1)

將隔年第一天日期減掉當年第一天，即可得當年的天數。（其中閏年和平年的天數差一）

在 Excel 裡的 COUNTIF 函數可以用於計算合於條件的數量，但是在多個工作表時，想要一個公式計算總和，似乎有困難。

以下圖為例，共有三個工作表（1月、2月、3月），如果要計算單一工作表超過80的個數。

3月的公式：=COUNTIF(INDIRECT(A5&"!A1:F6"),">80")

利用 INDIRECT 函數將字串轉換為位址，再由 COUNTIF  函數計算大於80的個數。

如果以公式：=SUM(COUNTIF('1月:3月'!A1:F6,">80"))

則會出現錯誤訊息：#VALUE!。

在 Excel 常用到串接字，要串接，只要使用「&」運算子就可以搞定。但是如果儲存格裡的日期，則在串接過程中，會將日期轉換為數值，所以串接的結果往往不是想要的結果，如何解決？

例如串接儲存格內容：王冠宏、男、2001/09/02，會得到「王冠宏 男 37136」，而非「王冠宏 男 2001/09/02」。

儲存格E4：=B4&" "&C4&" "&D4

單純使用「&」運算子來串接，結果不正確。改用公式：

儲存格F4：=B4&" "&C4&" "&TEXT(D4,"yyyy/mm/dd")

在 Excel 中可以使用下拉式清單來輸入資料，如何讓清單中的內容是不重複的內容？

本篇要示範：在下圖中，由一個資料表中取得地點的清單，先轉換為不重複的清單，再轉換至下拉式清單中。

1. 列出不重複項目

儲存格E4：=SORT(UNIQUE(C4:C25))

(1) UNIQUE(C4:C25)

在使用Excel進行數據分析時，FILTER函數是一個非常方便的工具，可以用來高效能的篩選操作。然而，在Excel的早期版本中，FILTER函數尚未被引入。幸運的是，大多數篩選任務仍然可以通過其他內建函數如SUMIF函數等來實現同樣的結果。在本篇教學文章中，我們將透過三個精選的例子展示如何巧妙地將SUMIF函數與FILTER函數結合使用，以便即使在舊版Excel中也能有效地處理數據篩選任務。

1. 篩選組別：乙（結果：366）

公式：=SUMIF(B4:B22,G3,D4:D22)

公式：=SUM(FILTER(D4:D22,B4:B22=G3))

2.篩選代碼：CC（結果：165）

2024年再過幾小時就到來，新的一年需要一個新的年曆，如何設計一個整年含有月份、日期、星期的萬年曆？

在下圖中，只要在儲存格B3中輸入年份（本例：2024），即可產生12個月的日期和星期對照表。

本篇要介紹如何一式就搞定這個工作。

公式設計與解析

因為要製作萬年月曆，所以年份要設計為變數，而1月至12月是連續的12欄。以年份：2024為例。

最近一直在做研習的講義，在 PowerPoint 的投影片中大多以文字方塊來呈現文字，想要把所有投影片中的文字提供給研習者以方便練習，這時才發現並沒有簡單的輸出方式。

例如，以下是人工智慧製圖的投影片，如果要方便使用者仿做或進行修改，就必須提供文字。而如果我把簡報另存為 PDF 檔，對使用者也是可以複製內容，只是必須一頁、一頁的單獨取字。

後來我求助 ChatGPT，它建議我採巨集指令，並且提供我 VBA 程式，一鍵即可完成。

【指令】如何使用VBA，一次取出PowerPoint簡報檔中所有投影片裡的文字？

你只要修改檔案路徑和檔名，並且在 VBA 環境中執行，即可一鍵取字。

同事問到：在 Excel 裡的 SORT 函數可以資料排序，但是如果是以一個文字形式的日期清單來排序，則會得到不正確的結果，該如何處理？

如下圖，當一月排完後，出現的是十月，再來是十一月，顯然是錯誤的。這是文字排序的結果！要如何修正？

問題解方

原來公式：=SORT(A4:A29)

修正公式：=TEXT(SORT(A4:A29+0),"yyyy/m/d")

網友提問到：要如何轉換分鐘數為「天、時、分」？

以下圖為例，總分鐘數可能超過一天的分鐘數(1440)，要如何解析出天、時、分？

參考以下設計：

(1)計算天數：=INT(A6/(24*60))

利用 INT 函數計算不大於的最大整數，即儲存格A6的總分鐘數換算為天時，可以取不超過且最接近的整數。

在 PowerPoint 投影片的圖片上，當使用草繪線條時，你會發現在設定圖片框線後，會有框線和圖片無法完美合而為一的現象，該如何解決？

試著採用以下的方式來調整：

1.新增一個矩形（和原大小相同）。

2.在矩形上編輯端點達到草繪效果。

3.複製原始圖片，再點選矩形：填滿剪貼簿。

最近發現，在使用 Google Chrome 瀏覽器來儲存圖片時，預設的圖片格式被改為「.jfif」，而非原來的「.jpeg」，要如何才能改回來？

這個改變的確讓不少人困擾不已，有時習慣的操作方式，突然不同了，連帶的應用也會有所不同。

例如，在 Image Creator 中要下載一張 jpg 格式的圖片。

儲存後卻顯示 jfif 格式。

在 Excel 裡的工作表中有多個欄位的內容，分別是不同組別的資料，如何計算多組的資料中內容相同者的數量？

在下圖中分別有A組、B組、C組的內容，以下要介紹：

1. 計算A組和B組內容相同者的數量

2. 計算A組和B組和C組內容相同者的數量　

3. 計算A組和B組內容相同者的數量（不包含空白）

在 Excel 裡，VLOOKUP 函數是查詢常用的函數之一，其特性是必須要以第一欄做為搜尋的條件。

如果以 INDEX 函數搭配 MATCH 函數，則可以由任意欄位查詢另一個欄位的資料。

依編號查詢姓名

儲存格B15：=VLOOKUP(A15,A3:D12,3,FALSE)

儲存格B16：=INDEX(C3:C12,MATCH(A16,A3:A12,0))

如何在 Excel 裡，將查詢結果串接在一個儲存格？

如下圖的資料表中共有三個等第，要將每個等第的姓名串接在一個儲存格中。

先定義儲存格名稱：

選取儲存格A2:C17，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：座號、姓名、等第。

輸入公式，儲存格E4：=TEXTJOIN(",",,FILTER(姓名,等第=E3))

在 Excel 裡輸入的資料看似數字，但是可能是文字型態。當你在運算時，例如執行 SUM 函數運算，會將文字型態的數字視為「0」處理。導致結果和你想的不一樣。

周邊的同仁就有這個困擾，詣問問題要如何解決？

其實就是把所有的數字和文字都「*1」或「+0」，即可以將文字型態轉換為數字型態，而且數字和文字都不會改變其數值。

網友根據這篇：Excel-解析LET函數，問到如果 Excel 中沒有 LET 函數，可以如何達到相同效果。

在此提供一方式：利用定義名稱的方式來取代 LET 函數。

例如：選取儲存格G4，先在名稱管理員中新增名稱「y」，設定：

參照到：=RANK(工作表1!F4,工作表1!$F$4:$F$13)

儲存格G4：=IFS(y<4,"優良",y<7,"尚可",y<11,"加油")

在 Excel 中要處理一個資料表，在資料表中有「類別、項目、數量」三個欄位，當你要做資料整理時，常用樞紐分析工具來幫你產生這個分析報表。

例如：在樞紐分析表中，將「類別」拖曳至欄，將「項目」拖曳至列，將「數量」拖曳至值（預設為加總）。

結果即會得到類別和項目的所有交叉統計結果。

如果你改用公式來處理：

先選取儲存格A1:C1000（所有資料範圍），按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：類別、項目、數量。