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網友問到:在 Excel 的工作表中有一個編號清單,如何從中取出含有指定字串者?

參考下圖,例如要取出編號中含有「PS」和「RS」者,該如何處理?

Excel-取出清單中符合多個條件的項目(OFFSET,SMALL,ROW)

【公式設計與解析】

選取儲存格B1:B25,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:編號。

儲存格D2:{=IFERROR(OFFSET($B$1,SMALL(IF((LEFT(編號,2)="PS")+(LEFT

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在 Excel 的資料表中,常有機會遇到運算結果為錯誤訊息的狀況,如何不顯示錯誤訊息,而顯示其他說明文字?又如何在運算過中忽略錯誤訊息?

Excel-處理錯誤訊息(IFERROR)

如上圖所示,在儲存格D3,D4,D5都因運算而產生錯誤結果,若是不想顯示錯誤的訊息文字,想要改以其他說明文字呈現,則可以藉助 IFERROR 函數。

例如,儲存格E3:=IFERROR(D3,"檢查資料來源")

可以將「#VALUE!」錯誤訊息,改以「檢查資料來源」顯示。

接著看到:如果要加總儲存格B2:B5,會因儲存格範圍中出現錯誤訊息「#REF!」,而導致產生錯誤結果。

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網友問到:在 Excel 的工作表中有一個時間的清單,如何依照下列規則做出換算?

分鐘數介於01-15者→調整為15分→再調整為0.25

分鐘數介於16-30者→調整為30分→再調整為0.50

分鐘數介於31-45者→調整為45分→再調整為0.75

分鐘數介於46-59者→調整為00分→再調整為0.00

Excel-調整時間為每15分鐘為一個單位(INT,MOD)

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網頁問到:如何在 Word 文件中,只讓奇數頁有頁碼,並且要顯示連續的數字?

參考下圖,有時在文件中會用到奇數頁或偶數頁固定要顯示某些內容,所以不予編頁碼。因此,要產生每 2 頁接續的連續頁碼。該如何處理?

Word-在Word文件中只讓奇數或偶數頁顯示連續的頁碼

為了只有在奇數頁中顯示頁碼,要先在「版面設定」中設定「奇偶頁不同」。

Word-在Word文件中只讓奇數或偶數頁顯示連續的頁碼

如果如下:

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在 Excel 中,可以使用格式化的條件設定來表示某些狀態,以下圖為例:若是儲存格為False,則以紅色顯示,若儲存格是True,則以綠色顯示。如何找出有二個True者,以「V」表示,反之以「X」表示。

image

儲存格D2:=(SUM(A2:C2)=2)*1

複製儲存格D2,貼至儲存格D2:D20。

因為 True/False 在進行數值運算時會轉換為 1/0,所以小計的結果即為幾個 True

公式也可以改成:

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在 Excel 的工作表中有一個數值清單(參考下圖),如何分別計算 1, 2, 3 位數的個數和計算 1, 2, 3 位數的總和?

Excel-計算數值清單中1,2,3位數的個數和1,2,3位數的總和(SUMPRODUCT)

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:A26,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:數值。

1. 計算 1, 2, 3 位數的個數

儲存格D2:=SUMPRODUCT((LEN(數值)=1)*1)

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網友問到:在 Excel 的工作表中有一個資料清單(如下圖),如果A組的數值相同,就比較B組資料,然後加以排名,該如何處理?

Excel-根據2欄的數據來排序名次

【公式設計與解析】

假設B組資料都在2位數以下。

因為在A組數據相同時,要再比較B組數據,然後產生排序結果。

這次加以輔助欄位來處理,簡單又易理解。

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在下圖中的數列,如何使用 Excel 來產生?(20X20為例)

Excel-產生斜角排列的數列(ROW,COLUMN)

 

【公式設計與解析】

《一》先產生第一列

Excel-產生斜角排列的數列(ROW,COLUMN)

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在 Excel 中要做一個圖表應該是不難,但是要將資料清單中的局部內容做成圖表,並且希望能動態呈現,可能就要費些心思了。

例如,在下圖中如果希望能動態呈現人員甲、乙、丙、丁、戊等五人的銷售狀況,希望能一個圖表就能切換五個人的狀況,該如何處理?

Excel-在一個圖表中切換顯示不同欄位的內容

 

【公式設計與解析】

本題可以利用表單控制項的「下拉式方塊」來處理。

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在 Excel 的工作表中如果已有預定數和達成數的清單,如何在儲存格中顯示其達成率?

假設:達成率=預定數/達成數

Excel-在儲存格中顯示橫條圖

【作法解析】

儲存格C2:=B2/A2

儲存格C2設定百分比格式,小數位數為0。

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在 PowerPoint 和 Word 等的環境中使用 SmartArt,可以選用含有圖片的圖形,有時插入的圖形並非顯示適當的位置(內容),該如何處理?

例如,要將下圖(上)插入 SmartArt 的圖片區,希望顯示圖片較靠左的區域。由於圖片的比例問題,圖片中的主題或是你想要的區域不見會顯示在圓形的正中央。所以要手動調整,該如何操作?

PowerPoint-調整SmartArt中插入圖案顯示的位置

先將待用圖片(下圖的底部,本圖取自網際網路)和 SmartArt 準備好:

PowerPoint-調整SmartArt中插入圖案顯示的位置

將圖片插入 SmartArt 中,預設是會顯示圖片正中央的內容。

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在 Excel 中常會用到奇數列、偶數列分開計算的問題。如下圖,要求奇數個數、奇數和、偶數個數、偶數和等,該如何處理?

Excel-計算數列中的奇數個數、奇數和、偶數個數、偶數和(SUMPRODUCT)

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:A21,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:數列。

1. 計算奇數個數

儲存格C2:=SUMPRODUCT(1*(MOD(數列,2)=1))

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今天在學校幫助同仁處理幾千筆的資料比對重覆的工作,用了簡單的方式來處理複雜的內容。觀察下圖,在 Excel 的工作表裡,如果在幾千筆的資料中要找出和另一個清單裡的內容重覆者,要寫公式或許不是作簡單的事。但是如果利用輔助欄位,就容易寫公式了。

例如,在資料表單中共有五個欄位,必須要五個欄位的內容都相同者,才能列為重覆。

Excel-根據另一個資料清單刪除重覆者

透過輔助欄位,將這五個欄位串接在一起,設定公式:

儲存格H2:=A3&B3&C3&D3&E33

複製儲存格H2,貼至儲存格H2:H25。

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當你共享一份文件給他人,如何知道別人是否看過了?或是做了什麼註解?

學校老師提供檔案給一群學生閱讀,如何知道那些學生看過了,那些沒看過?

行政人員將檔案提供給其他人員共同編輯,如何掌握這些共享者是否有處理了?

目前 G Suite 帳號裡的文件,已經可以檢視共用對象的相關資訊了。共用對象不限一定要是 G Suite 帳號喔!

以 Google 文件為例,當你開放給幾個人共享。只要點選文件上方的「趨勢」圖示:

Google-老師可以得知學生是否看過檔案了(可檢視檔案共用對象的活動狀態)

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Google推出 Google Lens 除了先前推出的智慧鏡頭App,現在在 Google 相簿中也能使用了。也就是拍好的照片也能智慧辨識了。

參考:https://lens.google.com/

Google Lens 有那些功能?例如:辨識文字、電話號碼、日期等,或是搜尋類似產品,或是辨識植物或動物,或是搜尋書籍或媒體,或是搜描條碼等。點選圖片中的某些特定位置,可以聚焦辨識的區域。

Google-在Google相簿中也能使用Google Lens的智慧功能了

以下的例子,見證了 Google Lens 的辦識能力。(以最近到加拿大拍的照片來測試)

在 Google 相簿中顯示一張圖片,點選下方最右側的圖示,即可展開辨識。

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在 Excel 中如何產生一張儲存格內容的圖片,並且能隨儲存格內容變動而變?

有時就是需要圖片!圖片內容要為儲存格內容,但是又要儲存格內容改變時,不想重做這個圖片,該如何處理?參考以下步驟:

先複製儲存格範圍的內容,再由貼上的選項中選取「連結的圖片」即可。

 Excel-產生儲存格內容的圖片並且隨儲存格內容變動而變

觀察結果,選取這個產生的圖片時,在公式編輯列中會顯示該圖關聯至那些儲存格。

Excel-產生儲存格內容的圖片並且隨儲存格內容變動而變

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讀者根據這篇:Excel-計算間隔列的和(SUPRODUCT,MOD,ROW),詢問了進階的做法。如下圖,如果數值清單中包含了文字,則原公式會出錯,如何能加上防錯機制,應該如何處理?

原先的公式是以 SUMPRODUCT 為主,現在要改為陣列公式來處理。

Excel-計算間隔列的和+防錯處理(陣列公式,MOD,ROW)

【公式設計與解析】

選取儲存格B1:B25,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:數值。

儲存格E2:{=SUM(IF(ISNUMBER(數值),(MOD(ROW(數值)-1,2)=1)*數值))}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 自動加上「{}」。

(1) ISNUMBER(數值)

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在 Excel 的工作表中,如下圖左的資料清單,如果想要依轉換至2個合併、3個合併、4個合併的儲存格中,該如何處理?

1. 欄的轉換

Excel-資料清單依序置入合併儲存格(OFFSET,INT,ROW,COLUMN)

【公式設計與解析】

儲存格C2:=OFFSET($A$2,INT(ROW(1:1)/2),0)

(1) 利用 ROW 函數來產生數值

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當你有幾個畫面大小不一的影片想要組合成一個影片,並且希望每個影片前加入字卡。你有想過拿 PowerPoint 來組合影片?

在 PowerPoint 中可以將不同畫面大小的影片變成一樣大,並且可以將影片之間加入轉場效果。而投影片也可以當做字卡人使用,也可以利用音樂檔來當做背景音樂。

【實做練練習】

以下取用網路上抓到的三個影片,其中的畫面寬度和畫面高度都不相同。試著來將三個影片組合成一個。

PowerPoint-將多個不同畫面大小的影片串接變成一個新的影片 PowerPoint-將多個不同畫面大小的影片串接變成一個新的影片 PowerPoint-將多個不同畫面大小的影片串接變成一個新的影片

【參考步驟】

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學校裡各單位在排活動,會遇到一些特別的時段應避免安排活動,如何讓 Excel 幫你檢查出來有問題的日期?

以下圖為例,已經列出的要避開的起迄日期,根據活動起日和活動迄日,要如何檢核出有問題的活動並標示「有問題」?

Excel-根據要避開的起迄日期在活動日期清單中檢核日期有問題的活動(SUMPRODUCT)

 

【公式設計與解析】

選取F2:G8,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:起日、迄日。

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