學不完．教不停．用不盡

網友問到：在 Excel 的工作表中有一個資料清單（如下圖），如果A組的數值相同，就比較B組資料，然後加以排名，該如何處理？

【公式設計與解析】

假設B組資料都在2位數以下。

因為在A組數據相同時，要再比較B組數據，然後產生排序結果。

這次加以輔助欄位來處理，簡單又易理解。

在下圖中的數列，如何使用 Excel 來產生？（20X20為例）

【公式設計與解析】

《一》先產生第一列

在 Excel 中要做一個圖表應該是不難，但是要將資料清單中的局部內容做成圖表，並且希望能動態呈現，可能就要費些心思了。

例如，在下圖中如果希望能動態呈現人員甲、乙、丙、丁、戊等五人的銷售狀況，希望能一個圖表就能切換五個人的狀況，該如何處理？

【公式設計與解析】

本題可以利用表單控制項的「下拉式方塊」來處理。

在 Excel 的工作表中如果已有預定數和達成數的清單，如何在儲存格中顯示其達成率？

假設：達成率＝預定數／達成數

【作法解析】

儲存格C2：=B2/A2

儲存格C2設定百分比格式，小數位數為0。

在 PowerPoint 和 Word 等的環境中使用 SmartArt，可以選用含有圖片的圖形，有時插入的圖形並非顯示適當的位置（內容），該如何處理？

例如，要將下圖(上)插入 SmartArt 的圖片區，希望顯示圖片較靠左的區域。由於圖片的比例問題，圖片中的主題或是你想要的區域不見會顯示在圓形的正中央。所以要手動調整，該如何操作？

先將待用圖片（下圖的底部，本圖取自網際網路）和 SmartArt 準備好：

將圖片插入 SmartArt 中，預設是會顯示圖片正中央的內容。

在 Excel 中常會用到奇數列、偶數列分開計算的問題。如下圖，要求奇數個數、奇數和、偶數個數、偶數和等，該如何處理？

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:A21，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：數列。

1. 計算奇數個數

儲存格C2：=SUMPRODUCT(1*(MOD(數列,2)=1))

今天在學校幫助同仁處理幾千筆的資料比對重覆的工作，用了簡單的方式來處理複雜的內容。觀察下圖，在 Excel 的工作表裡，如果在幾千筆的資料中要找出和另一個清單裡的內容重覆者，要寫公式或許不是作簡單的事。但是如果利用輔助欄位，就容易寫公式了。

例如，在資料表單中共有五個欄位，必須要五個欄位的內容都相同者，才能列為重覆。

透過輔助欄位，將這五個欄位串接在一起，設定公式：

儲存格H2：=A3&B3&C3&D3&E3３

複製儲存格H2，貼至儲存格H2:H25。

當你共享一份文件給他人，如何知道別人是否看過了？或是做了什麼註解？

學校老師提供檔案給一群學生閱讀，如何知道那些學生看過了，那些沒看過？

行政人員將檔案提供給其他人員共同編輯，如何掌握這些共享者是否有處理了？

目前 G Suite 帳號裡的文件，已經可以檢視共用對象的相關資訊了。共用對象不限一定要是 G Suite 帳號喔！

以 Google 文件為例，當你開放給幾個人共享。只要點選文件上方的「趨勢」圖示：

Google推出 Google Lens 除了先前推出的智慧鏡頭App，現在在 Google 相簿中也能使用了。也就是拍好的照片也能智慧辨識了。

參考：https://lens.google.com/

Google Lens 有那些功能？例如：辨識文字、電話號碼、日期等，或是搜尋類似產品，或是辨識植物或動物，或是搜尋書籍或媒體，或是搜描條碼等。點選圖片中的某些特定位置，可以聚焦辨識的區域。

以下的例子，見證了 Google Lens 的辦識能力。(以最近到加拿大拍的照片來測試)

在 Google 相簿中顯示一張圖片，點選下方最右側的圖示，即可展開辨識。

在 Excel 中如何產生一張儲存格內容的圖片，並且能隨儲存格內容變動而變？

有時就是需要圖片！圖片內容要為儲存格內容，但是又要儲存格內容改變時，不想重做這個圖片，該如何處理？參考以下步驟：

先複製儲存格範圍的內容，再由貼上的選項中選取「連結的圖片」即可。

觀察結果，選取這個產生的圖片時，在公式編輯列中會顯示該圖關聯至那些儲存格。

讀者根據這篇：Excel-計算間隔列的和(SUPRODUCT,MOD,ROW)，詢問了進階的做法。如下圖，如果數值清單中包含了文字，則原公式會出錯，如何能加上防錯機制，應該如何處理？

原先的公式是以 SUMPRODUCT 為主，現在要改為陣列公式來處理。

【公式設計與解析】

選取儲存格B1:B25，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：數值。

儲存格E2：{=SUM(IF(ISNUMBER(數值),(MOD(ROW(數值)-1,2)=1)*數值))}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵，Excel 自動加上「｛｝」。

(1) ISNUMBER(數值)

在 Excel 的工作表中，如下圖左的資料清單，如果想要依轉換至2個合併、3個合併、4個合併的儲存格中，該如何處理？

1. 欄的轉換

【公式設計與解析】

儲存格C2：=OFFSET($A$2,INT(ROW(1:1)/2),0)

(1) 利用 ROW 函數來產生數值

當你有幾個畫面大小不一的影片想要組合成一個影片，並且希望每個影片前加入字卡。你有想過拿 PowerPoint 來組合影片？

在 PowerPoint 中可以將不同畫面大小的影片變成一樣大，並且可以將影片之間加入轉場效果。而投影片也可以當做字卡人使用，也可以利用音樂檔來當做背景音樂。

【實做練練習】

以下取用網路上抓到的三個影片，其中的畫面寬度和畫面高度都不相同。試著來將三個影片組合成一個。

【參考步驟】

學校裡各單位在排活動，會遇到一些特別的時段應避免安排活動，如何讓 Excel 幫你檢查出來有問題的日期？

以下圖為例，已經列出的要避開的起迄日期，根據活動起日和活動迄日，要如何檢核出有問題的活動並標示「有問題」？

【公式設計與解析】

選取F2:G8，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：起日、迄日。

網友問到：在 Excel 的工作表中有個資料的原始清單，如何根據排除項目的清單，重新列出排除後的資料清單？

如下圖，排除清單裡已扣掉了排除項目。

【公式設計與解析】

根據A欄的原始清單儲存格範圍，定義名稱：原始清單。

網友問到：如何在Excel的工作表中計算合於條件者的費用總和？

參考下圖，資料清單中有人員、項目和費用，要計算「手機」費用介於100至300者的總和。

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:C22，按Ctrl+Shift+F3鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：人員、項目、費用。

在 Excel 的工作表中有一個含有類別和項目的清單，如何改列出矩陣表格式的呈現？

【公式設計與解析】

先選儲存格A1:B23，按Ctrl+Shift+F3鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：類別、項目。

來看以下的分解作法。

在 Excel 的工作表裡，同一欄位中有可能出現相同的項目，如何自動標示該項目的最後一筆？（參考下圖）

【公式設計與解析】

這個問題需要藉助「格式化的條件」設計來完成。

先選取儲存格A2:A26，再設定「格式化的條件設計」：

(1)規則類型：使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

在 Excel 中寫公式，如何能有效檢視錯誤是驗證公式想法的對錯？尤其是像含有陣列的公式，更是會讓人一頭霧水，如果能看到公式運作的每一個細部過程，或許對於除錯或是學習，會是有用的方式。

希望利用工具來降低學習的障礙，加速學習的效能。也能增進公式撰寫的準確性，並有助公式邏輯的推論。

以下圖為例，其公式是要以一個陣列公式，計算儲存格A2+A4+…+A14的結果。

首先，進入公式編輯器中選取公式裡的「A2:A14」。

下圖中是 Excel 資料表的一個數值清單，如何計算數字中奇(偶)數位數的數值和？

【公式設計與解析】

假設要求第1,3,5,7,9個字元的數字和。

儲存格B2：=SUMPRODUCT(VALUE(MID(A2,{1,3,5,7,9},1)))