學不完．教不停．用不盡

回答提間：參考下圖中的工作表，每個月都設定了目標金額，當每月輸入實際金額後，希望能以不同色彩來區隔，該如何處理？

設定：(1) 達成：綠色　(2) 未達成：紅色　(3) 最後一個：紫色

【公式設計與解析】

首先，來練習產生A欄的月份：

利用Google表單設計好的問卷調查，透過使用者線上填答，即可在Google試算表或下載至Excel中使用。在使用前要先了解表單問題的選項和被儲存格的資料格式。

單選題：傳回A、B、C的其中一個。（傳回文字）

核取方塊（複選）：傳回 X、Y、Z 的組合，例如：X, Y。（傳回文字）

下拉式選單（單選）：傳回 D、E、F其中一個。（傳回文字）

在 Excel 中如果要限制使用者在某些儲存格中輸入的內容，則可以使用「資料驗證」，再設定資料驗證準則，使用者輸入不符準則的內容時，會被挑出來要求重新輸入，否則無法接受。

如果是在 Google 試算表中，也可以透過「驗證資料」工具來加以限制輸入的內容。

在 Google 表的中也有像資料驗證的概念，在填答者輸入不符規定的內容時，予以限制。除了數字、文字、長度等，還有一項：規則運算式。

學校同事問到：

在 Excel 中，若要根據學生名條裡的班級和座號二個條件，如何查詢其姓名？

如下圖，想要查詢指定的班級和座號所對應的姓名，該如何處理？

【公式設計與解析】

在學校裡奉命要推廣各單位提供檔案下載時，必須提供 ODF 檔案。而觀察大家的使用習慣，在編輯文件時還是喜歡用 MS Word 、MS Excel、MS PowerPoint 等，如果配合轉成 ODF 文件，例如：PDF、ODT、HTML等檔案格式，還要進行轉換和上傳的動作，十分不方便。如何做比較方便呢？

參考以下做法。例如：要讓師生下載的原始檔案是一個 Word 檔。

1. 先將 Word 檔上傳至雲端硬碟的特定位置。

2. 開放該文件的共用權限：開啟 – 公開在網路上。

https://drive.google.com/open?id=YYYYYYYYYYYYYYY

使用這個超連結，就可以檢視 Word 檔，並且下載這個Word 檔。（目前只能下載 DOCX 格式）

使用雲端工具來共享&共創文件時，應該善用其雲端工作的特性。以下的Google試算表的例子中，有四個人共用了同一個Google試算表，如何讓儲存格內容被填入資料時，通知共享的伙伴？（如下圖左）

1. 選取儲存格B2:B4。

2. 選取「工具／通知規則」選項。

3. 設定通知規則，例如：有任何變動時，立即以電子郵件通知。

延續上一篇文章：Excel-從已繳交清單中找出尚未繳交作業的學生(SUMPRODUCT)

如果要將已繳交的學生顯示成績，未繳交的學生標示「Ｘ」，該如何處理？

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:B300，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：班級、座號、成績。

問題：

老師們讓學生繳交作業時是透過Google表單上傳資料，Google表單也會在Google試算表中儲存學生的繳交資訊，包含班級和座號等。如果老師教授的班級較多，要在短時間內找出尚未繳交作業的學生，一筆一筆的核對，會造成老師的負擔，有沒有較快的方式？

參考下圖，如果取得了班級和座號的資訊，可以利用這個欄位，在一個班級和座號矩陣中可以尚未繳交的班級、座號上做標記。

【公式設計與解析】

今天看到媒體報導了熱血青年儲存零錢由一元開始，每天遞增一元，整年下來也存了六萬多元。只是，剛開始很輕鬆，到了後面每天要存的金額就有些壓力了。

以下就來看看每個月要負擔多少錢？（以2019年為例）第1個月存496元，第12個月要存10,850元，的確落差太大。如果可以定額每月存5,566元，應該也是不錯的好方法。以下來看看各月要存的金額如何求得？

【公式設計與解析】

1. 計算全年金額

同事問到：如果要讓放在網頁的檔案只想讓人檢視，而不想讓人下載，該如何處理？

只要將檔案放到 Google 雲端硬碟，取得超連結後再分享，即可輕鬆解決！

首先，將檔案傳送至 Google 雲端硬碟（本例以一個 PDF 檔為例）：

接著，設定該檔案的共用權限：

(1) 設定「知道連結的使用者皆可檢視」。

延續上一篇：Excel-將資料放至雲端並用PowerApps來查詢(手機程式)

如果想要獲得 PowerApps 的相關說明，可以造訪微軟提供的資訊：

https://docs.microsoft.com/zh-tw/powerapps/user/

而且可以點選頁面左下角的「下載PDF」，這個 PDF 檔裡有超過 1500 頁的資料。

如果你在電腦中建立了一個 Excel 工作表，如何能藉由手機 App 在行動裝置中使用？

Microsoft 推出的 PowerApps 可以讓你即使沒有寫任何手機程式，也可以達到用手機查詢、修改和新增資料的功能。

首先，要將該資料表轉成「表格」（在「插入」工作表中選取「表格」），並儲存檔案。

接著，將該資料上傳至雲端（本例為上傳至 Microsoft Office 365 的 OneDrive。

讀者提問：在 Excel 的工作表中，每一列有一些項目，如何找出每一列中，出現最多次的項目？（參考下圖）

我參考了其他網友的做法，挑了一個最精簡的公式。

【公式設計與解析】

儲存格B2：{=INDEX(C2:N2,MODE(MATCH(C2:N2,C2:N2,0)))}

在 Excel 中，若是根據資料表來製作統計圖表，如何讓統計圖的標題和資料表同步？

【做法】

先選取製作好圖表中的標題，然後在公式編輯列中輸入「=」，再點選標題儲存格（本例為「=資料!$A$1」）。如此，便可以讓圖表標題和資料表標題同步了。

如果要將統計圖表變成無法再改變，並且製作圖片格式的相關效果，該如何處理？

網友問到 Excel 的工作表中，若要將時間數列依時間的「分」數來做以下的調整：

「分」數為00～10者設為0(捨去)

「分」數為11～40者設為30

「分」數為40～59者進位至小時

該如何處理？

網友提問：在 Excel 的工作表中，有A值和B值二個數值清單，如果給予A值一段範圍，要找出符合的A值中，所對應的B值之最大值，該如何處理？

參考下圖，給予A值範圍（例如：40～60），找出符合的A值所對應的B值，要求取B值中的最大值。

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:B101（共有100筆資料），按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：A值、B值。

以 Google Chrome 為例，在 Windows 介面中使用快速鍵 F12 或是 Ctrl+Shift+I，可以進入 Chrome 開發者工具。（如下圖）

利用這個工具，你可以查看網頁在不同裝置中的顯示狀況，所以這是網頁或網站設計者的好工具。

例如：將網頁顯示為在 iPad 中轉為橫式的版面的樣子。（如下圖）

工作中，我常常有這樣的需求：

(1) 借用別人或公用電腦下載檔案來列印或交換。

(2) 在別人或公用的電腦中取得自己想要的電腦。

我的習慣是不想在他人電腦輸入帳號來進行工作，也不想使用 USB 隨身碟來處理檔案，該如何解決這個困擾呢？

我目前的做法是：

網友提問：（參考下圖）如何在 Excel 工作表中不斷增加資料的清單中，計算最近 5, 10 , 15 天的數值平均值？

資料每天都在增加，如何計算距離現在最近的幾筆資料的平均？

【公式設計與解析】

假設B欄資料最多不超過儲存格B7:B500。

經常被同仁問到：

如何取用 PDF 檔案中的文字或表格，置入 Word 或是 Excel 中使用。以前是個難題，但是最近始的 Adobe Acrobat Reaader DC 版本在處理表格上好像有進步了！可以方便的取用表格了！

以下圖為例，先複製在PDF檔案中的表格：

在 Word 文件中貼上，以本例看來，除了格式設定以外，幾乎是表格完整的呈現了。