學不完．教不停．用不盡

一般利用 Excel 整理資料時，會踫到的問題不外是儲存格內容有多餘的空格、資料重複出現、數字以數值或是文字顯示、內容想要移除公式等。如果你常在使用 Excel 來處理文件，把這些做法搞清楚才能適時派上用場，以提升工作效能，有效利用時間。

以下提供幾個作法：

1. 移除儲存格的格式設定

如果想要保留儲存格內容，而將格式設定全部移除，則在「常用／編輯」功能表裡的「清除」中選取「清除格式」。觀察下圖，當去附儲存格格式後：文字會靠左、數值靠右、儲存格底色是無(所以會顯示框線)、字型為預設值。

相同位置你還可以：

(1) 清除儲存格中的註解

(2) 清除儲存格中的超連結

(3) 清除儲存格中的內容

2. 刪除多餘的空白

先前文章：Excel-移除儲存格中的空白字元

可以練習將儲存格中的空白字元予以刪除，其使用了三種方式：

(1) 以「尋找／取代」方式刪除空格字元

(2) 運用 TRIM 函數以空白取代空格字元

(3) 運用 SUBSTITUTE 函數以空白取代空格字元

3. 移除儲存格內的公式

如果想要移除儲存格內的公式，但是想要保留運算結果，則無法使用前述的「清除」功能。

但是可以使用「選擇性貼上」的方式來處理：

(1) 複製含有公式的儲存格

(2) 在原儲存格上按右鍵，再選取「貼上值」。

其中有三個選項：

(1) 值(只保留數值)

(2) 值與數值格式(保留數值和原數值格式)

(3) 值與來源格式設定(保留數值和原格式)

4. 尋找空白列

(1) 利用篩選工具

在下圖中的人員欄位裡有二個空白儲存格，可以透過篩選工具選取「空格」。

空格的儲存格已經被篩選出來。

(2) 尋找特殊目標(空格)

選取A欄中的全部資料，再按 Ctrl+G 鍵，開啟「到」對話框，再點選：特殊。

點選：空格。

這樣就可以找到所有的空格。

5. 找出重覆列

先前有許多的文章是關於尋找或移除重覆儲存格的方式，請參考：

Excel-標示內容重覆的儲存格

Excel-移除重覆的資料

Excel-移除表格中重覆的資料

Excle-快速移除重覆的資料

Excel-使用篩選工具列出不重覆的資料

Excel-手動產生不重覆項目(樞紐分析表)

Excel-刪除重覆者(只留下第一個)(COUNTIF)

Excel-剔除重覆者(OFFSET,SMALL,COUNTIF,ROW,陣列公式)

Excel-略過空白儲存格重新列出清單(ISTEXT,OFFSET,INDEX,SMALL)

Excel-列出非空白項目的清單(陣列公式和非陣列公式)(SUMPRODUCT,OFFSET)

手動的方式，通常是將資料範圍轉換成表格，(選取儲存格F1:F14，再點選：表格)

再點選：移除重複項。

系統會刪除重複者。

6. 找到有錯誤訊息的儲存格

(1) 手動尋找

如前述作法，利用尋找特殊目標的方式，尋找「錯誤值」。

(2) 利用條件式格式設定

選取儲存格A1:A12，設定條件式格式設定

規則公式：ISERROR(A1)

文字格式：紅色、粗體