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有網友問到:在 Excel 中如何將多筆含有公式的儲存格,把運算公式去除,只留下運算結果。

例如下圖中的資料表裡,有些儲存格含有運算公式:

按一下 Ctrl+` 鍵,可以切換顯示/隱藏運算公式和運算結果,方便來檢查公式:

如果你想要將某一個儲存格中的運算公式,改為只留下運算結果(去除公式),則只要在儲存格中進入編輯公式狀態,按一下 F9 鍵:

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在 Excel 中常會用到複製/貼上功能,如果是複製文字藝術師,則貼上也是文字藝術師。但是如果你遇到某些電腦中缺少你所用的字型,則設計再漂亮的效果,也會全部顯示不出來。你可以選取在貼上時,以貼上圖片的方式來處理,則可以在後續有很多可再變化的效果。

又例如:你複製了某些儲存格之後,也可以使用選擇性貼上中的貼上圖片選項,則儲存格以圖片顯示,其中的公式就不會被看到,而且數值不會被修改。

以下在文字藝術術師效果、儲存格、統計圖、SmartArt 等四個方面,來比較貼上圖片的結果:

(下圖左側為原始內容,右側為貼上圖片後的效果。)

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有人有這樣的需求:基於排版的需要,想要將 Excel 中產生的統計圖旋轉90度,可是不知該怎麼做?

遍尋 Excel 中的圖表工具相關設定,好像都沒有提供這樣的功能,只好來採用間接的方式來完成。我們可以將圖表複製為一張圖片,圖片就可以旋轉了。參考以下步驟:

1. 先產生想要的統計圖。

2. 選取圖表,並按一下 Ctrl+C 鍵,複製這個圖表。

3. 在儲存格上按一下右鍵,選取貼上選項:圖片。

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有人問到:在 Excel 中如果選取數個儲存格執行合併(跨欄置中或是合併儲存格),則只會保留第一個儲存格的內容,是否有辦法保留其他儲存格的內容呢?

在 Excel 的工作表中選取數個儲存格(例如:3個儲存格),按一下「跨欄置中」或是「合併儲存格」按鈕,會進行合併儲存格的工作。

 

Excel 會提醒你,合併後的儲存格只會保留左上角儲存格的內容:

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有位老師問到:在 Word 文件中如果想要將一張圖(照)片以某種標準尺寸列印出來,要如何操作比較快?而非列印出來後再反覆調整,非常不環保!

以這位老師需要的 6" X 4" 為例來說明:

1. 選取[檔案/選項]指令,再選取[進階]標籤。

2. 在[顯示]區中找到「顯示度量單位」,在下拉式清單中選取「英吋(in)」。

3. 在文件中插入你要的圖(照)片,選取這張圖(照)片。

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有老師問到:在對多個班級進行某些數據的分析時,常會用到樞紐分析表,例如將下圖中的基本資料表(其中有400筆資料):

製作一個樞紐分析表,可是一般老師很希望在列標籤的部分能依慣用的班級排列順序呈現,而不是依中文字的筆劃順序來呈現,該如何操作呢?

Excel 允許你以拖曳方式調整排列順序:(下圖為選取儲存格A8,往上拖曳。)

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在 Excel 的工作表中建立了一個學生的成績表,常會有老師在進行成績分析時,會需要用條件來篩選想要的結果。例如下圖中,要求「國文>80且英文>75者的數學最高分」和「五科均及格者的英文最高分」。

如果你用篩選工具來操作,面對條件較多時的操作將會煩瑣且修改不易,還是以公式來設計較為妥當。

【準備工作】

選取儲存格B2:F26,按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,定義名稱:國文、英文、數學、社會、自然。

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在 Excel 中有一個成績的基本資料表,一般我們會使用樞紐析表來呈現統計結果。如果你在樞紐分析表中想要篩選部分資料來比對,要操作的步驟比較多,而你如果使用「交叉分析篩選器」來做各種交叉比對的工作,使用上會比樞紐分析工具來的方便。

以下圖的資料表為例,其中有500筆學生資料,含有性別、住家、夜間讀書方式、平均成績等欄位:

當你產生了像以下的樞紐分析表:

如果想要單獨列出女生和中壢地區的比較,你必須先點選「性別」,再取消勾選「男」,然後選取「住家」,只留下勾選「中壢」:

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在 Excel 中常有一些貼心的轉換功能,觀察在下圖中展現的日期較換功能:

1. 在A欄中輸入月名。(在儲存格A2中輸入jan,接著以自動填滿方式產生儲存格A2:A13。)

2. 在B欄中輸入日數。

3. 在儲存格C2輸入公式「=A2&B2」。(串接儲存格A2和儲存格B2,此時的資料型態是文字。)

4. 在儲存格D2輸入公式「=VALUE(A2&B2)」。(將儲存格A2和儲存格B2串接的文字轉成數字。)

5. 將上述的數字在儲存格格式設定中設定為日期。(其中自動以當年的年度(例如2013)為年份。)

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一位網友問到:在其工作表中的一個公式,在操作時發生了錯誤結果,覺得很不合理。

先來觀察其操作結果。

儲存格A2:=TEXT(B2,"yymmdd")&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000")

複製儲存格A2,往下各列貼上。

操作後卻得了錯誤的結果:(儲存格A3應為1303070002)

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在 Excel 中,你可以使用「資料驗證」功能達到下拉式清單的效果,如果你使用表單中的「下拉式方塊」控制項也可以做到下拉式清單效果。

現在,我們要來在一個日期和金額的資料表中,以下拉式清單來篩選某個月份的資料,篩選出來月份的日期,以不同儲存格底色呈現。(參考下圖)

參考以下做法:

1. 選取[開發人員/控制項]中的「插入」,新增一個「下拉式方塊」控制項。(置於儲存格D1位置)

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在 Excel 的工作表中日積月累建立了一個成績表(如下圖),但是在最後時若是只想要篩選某些項次的成績來處理,每次都要修改公式,實在很煩人!該如何處理呢?

在下圖中的成績表如果想要篩選其中要計算的項目,可以利用表單中的「核取方塊」來進行篩選的動作,而計算總和和加權平均的公式,則會依篩選的項次來決定計算的內容。

參考以下的步驟來操作:

1. 選取[開發人員/控制項]中的「插入」,再選取「核取方塊」項目。

2. 在儲存格B2位置中新增一個核取方塊,並輸入文字「採計」。

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在 Excel 中有一個工作表含有日期數列,如果想要以一個表單的核取方塊工具來標示星期六日,該如何處理呢?

因為表單的核取方塊會產生二種結果:勾選(True)、不勾選(False),將其套用於設定格式化的條件中,即可以勾選核取方塊的方式,來切換標示/取消標示星期六日。

參考以下的做法:

1. 選取[開發人員/控制項]中的「插入/核取方塊」項目。

2. 在工作表中拖曳產生一個核取方塊,輸入文字:標示星期六日。

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在 Excel 的工作表中,有人想要將一個經年累記錄而成的直式報表轉換成矩型的報表(參考下圖),以方便呈現(資料表不會因長而不易顯示)或是製作統計圖表等。

或許你會認為以剪貼方式也很快可以重組資料,但是如果資料更多時將會不利於處理,使用公式來處理可以一勞永逸。而本例將不以相關查表函數來處理,而是要藉用 SUMPRODUCT 函數來執行查表的結果。

【準備工作】

選取資料範圍,按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:年份、月份、收益。

 

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下圖的 Excel 例子多年前曾經用過,可以用來學習在公式中使用:名稱和資料驗證清單,使用 VLOOKUPINDIRECT 函數來執行查詢的動作,可以讓公式簡捷可用。

我們要來設計使用下拉式清單來選取年級別和成績別,並能自動傳回對應的比重,因為查詢內容分佈在三個資料範圍中,該如何來撰寫公式呢?

(1) 建立名稱

選取[公式/名稱管理員]按鈕,在[名稱管理員]對話框中新增:

名稱:一年級,參照到:儲存格B5:C9。

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常會在報表中遇到一串數列中含有一些 0 的數值,而這些 0 源自於某些資料轉換時所產生,如果要求取這堆資料中的最小值,但又不是這些 0 的數值時,該如何處理?這時,你需要使用到陣列公式!

以下圖的數列為例,其中有一些儲存格含有 0。

儲存格C2:{=MIN(IF(A2:A22>0,A2:A22,FALSE))}

這是陣列公式,輸入完成時要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

IF(A2:A22>0,A2:A22,FALSE):找出數列中大於 0 的儲存格陣列,再藉由 MIN 函數求取其中的最小值。其中參數不可改成 0 或是留空白,否則結果永遠會得到 0。

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當我們在做資料整理時,常會在 Excel(或是Word)中建立一些連絡人的 Email 清單,而當要使用在真實寄發郵件時,該如何取出使用呢?

以在 Excel 中的一個連絡人 Email 清單為例(參考下圖),如果想要將這些 Email 作為郵件的收件者時,可以複製儲存格B2:B9(複製所有的 Emaiil)。

直接在 Microsoft Outlook 新增郵件的收件者欄位中貼上。貼上時以條列方式呈現:

不久後,自動會轉換為以「;」隔開的 Email 清單:

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同事問到:在 Word 中製作一份文件時,希望這份文件可以有不同方向(直橫)的版面,不必因為不同版面而要分開製作,該如何處理呢?

其實關鍵在於使用「分隔符號」。例如文件的第一頁是直向的文件,當你要產生第二頁,可以選取「版面配置/分隔設定」中的一種「分節符號」,例如:下一頁。

將插入點移至第二頁,在「版面配置/方向」中選取:橫向。現在你已有了二頁不同方向的版面配置了。

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有人有這標的需求,希望用「選項按鈕」來標示一堆數字中的奇數/偶數,例如下圖中的數列,當點選「奇數」時,所有奇數數字的儲存格以淺藍色底色呈現;當點選「偶數」時,所有偶數數字的儲存格以淺綠色底色呈現。

 

參考以下的步驟:

1. 在工作表中選取[開發人員/插入]選單,插入2個選項按鈕。設定選項按鈕的名稱為:奇數、偶數。

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2. 在選項按鈕的控制項格式中設定,儲存格連結為:$D$1。當選取「奇數」時,儲存格D1顯示1,當選取「偶數」時,儲存格D1顯示2。

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如果你面對一個不會唸的字,該如何讓身在遠方的朋友(無法面對面者)能在 Word 中打出這個字呢?每個人可以使用各種不同的輸入法來輸入文字,而以前教過用輸入法整合器-用寫的!但是有時連怎麼寫都不知如何表達時,該怎麼表達讓對方輸入呢?

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你可以試試輸入 Unicode 碼來產生文字!先在 Word 中觀察以下的動作:

在 Word 中,先將插入點移至一個字之後:(例如:龘)

按一下 Alt+X 鍵,即會顯示這個中文字的 Unicode 碼:(例如:9F98)

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