學不完．教不停．用不盡

最近在研究自己通訊錄上的連絡人時，好奇想要知道每個姓氏的人數份佈比率，所以利用樞紐分析表工具和公式分別處理一次，卻得到不同結果，進一步了解找出了自已在公式設計的錯誤之處。（參考下圖）

在下圖中，A欄是所有連絡人的姓名，先利用公式取出其姓。

儲存格B2：=IF(LEN(A2)=4,LEFT(A2,2),LEFT(A2,1))

複製儲存格B2，往下各列貼上。

取用B欄內容執行樞紐分析表操作，得到以下的結果：

今天同仁問了一個實務面上常會踫到的問題：當在 Word 中製作合併列印文件時，資料來源是放在 Excel 的工作表中（如下圖），當資料合併至 Word 文件中的時候，原先是文字的班別，卻顯示為 0，該如何解決？

在 Excel 中先建立一個資料表當為資料來源：

當你在 Word 中製作合併列印檔時使用這個資料檔：

（研習範例）參考下圖，同仁常問到的問題：在 Excel 中使用 VLOOKUP 函數，看起來公式是對的，但是查詢結果卻出錯，到底是那裡有問題？這個情形常發生在用學號、代號、座號等數字在做查詢時。

觀察下圖，在 Excel 中預設在儲存格中輸入文字會靠左對齊、輸入數值會對右對齊。在查表的資料裡雖然看來都是數字，但卻是文字格式。而查詢資料的數值是數字格式，所以查詢結果是錯誤訊息（因為查不到任何相符結果）。

為何這查表資料的數字會靠左對齊？通常是因為這些資料在系統的資料庫中的欄位屬性原始就是被設定為文字，所以匯出時就會是文字格式。

如何才能得到想要的結果呢？你可能會這樣做：

將儲存格F2的數值格式也修改為「文字」。

（研習範例）參考下圖，學校老師時常建立一些試題，其中含有題目領域和題型等欄位，如何能快速得知各領域、各題型分配的題數？

首先，選取 Word 中已出好題目的領域和題型的欄位，並且複製到 Excel 中。再透過 Excel 公式來求取各領域、各題型分配的題數。

參考下圖，在 Excel 中選取領域和題型欄位有資料的儲存格，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：領域、題型。

教師節為了給學校同仁一個祝福，想要用同仁姓名出現的字組成一個 QR Code，讓大家掃描後可以看到其中的文字（如下圖）。

參考以下的做法：

首先，搜集了同仁的姓名，然後用 Excel 取出每一個字（利用公式或是資料剖析工具），然後用樞紐分析表工具，產生了不重覆的文字。

參考：Excel-手動產生不重覆項目(樞紐分析表)

再將每一個字產生一個圖檔：

如果手邊有 100 個字，想要將每一個字變成一個圖檔（100個圖檔），該如何處理？

試試以下我的做法：

先在 Word 文件中準備好這 100 個字：

選取所有文字，並且在[段落]設定中將大網階層設定為：階層1。並且將此文件存檔。

學校的工作中，有時候需要利用相同底圖繪製多張標示用途的圖片案，這類的操作，你都用什麼工具來製作？如果只是要繪製簡單的圖案，PowerPoint 就可以派上用場。

以下圖為例，根據一張校舎配置圖，再依不同需求於其上標示一些不同內容。

PowerPoint 的環境就是一個方便繪圖的環境，每一張空白的投影片，就像是一張空白的底稿。先將底圖準備好，進入 PowerPoint 的母片中，將此底圖放置在佈景主題的投影片母片裡（記得要將圖片置於最下層）。

回到簡報的投影片編輯狀態下，新增一張空白投影片。

網友詢問先前一篇文章：Excel-分離資料到對應的表格儲存格中(FIND,LEFT,MID)

參考下圖，如何轉換表格並且互換（由左至右、由右至左）？

儲存格I2：

=IF(C2="V",$C$1,"")& " "&IF(D2="V",$D$1,"")&" "&IF(E2="V",$E$1,"")

複製儲存格I2，貼至儲存格I2:I18。

（網友提問）在 Excel 中要計算符合條件的加總可以使用 SUMIF 函數，例如：

（參考下圖）

儲存格F2：=SUMIF($B$2:$B$19,E2,$C$2:$C$19)

儲存格F3：=SUMIF($B$2:$B$19,E3,$C$2:$C$19)

但是當資料是複製而來，當貼上的資料範圍超過原來公式裡的儲存格範圍，如何可以不改公式而正確的計算結果。

同事問到：好容易搜集到的YouTube 影片網址（參考下圖左），如何能轉換為 YouTube 的影片標題，並且建立超連結可以點選播放（參考下圖右）？

如果你想用 Word 來試試，則結果會令你失望，因為將網址輸入或拖曳至文件中，只會產生超連結，而沒有影片標題。

如果放到 Google Keep 中則會產生超連結，並且有預覽內容，但還是沒有影片標題。

學校老師想要在上課時，能有實務投影機來配合課程使用。但是，不是每個教室都有配置實物投影機，該如何解決？

其實，我們可以拿手機來當實物投影機，只要電腦是Windows 10作業系統，開啟連線和手機的投放即可。

先參考這篇來解決連線的問題：將手機內容投影至Windows 10系統的畫面中

利用手機的攝影功能和行動裝置的概念，先完成手機與 Windows 10 的連線，打開手機具有照像功能的 App，就可以開始使用無線的實物投影機。

不管要介紹電腦週邊裝置（USB網卡、RFID）或是變壓器上的各種標示，各個角度都可以輕鬆投影在電腦，完全投放沒死角。

同仁在使用 Word 時，將表格的欄位名稱設定為「重覆標題列」，但卻一直失效，跨頁表格並沒有自動重覆標題列。該如何解決？（參考下圖）

我知道的原因之一是因為：表格內容中被設定成文繞圖

只要將文繞圖改為：無

學校設有雲端差勤系統，同仁每日上下班要打卡。遇到出差或或請假，也在這個系統上登錄。我是個主管，想要將差勤系統的同仁請假資料放到 Google 日曆上，方便了解同仁請假狀況，該如何處理？

查詢這個差勤系統後發現，其有匯出功能，匯出資料如下：

其中有三個欄位是我需要的：

網友問到：在 Excel 中有一個數值清單，如何針對這些數值，以固定數量為間隔來計算平圴？

以下圖為例，如何計算每 4 個一組或是 6 個一組來計算平均?

【公式設計與解析】

儲存格D2：=AVERAGE(OFFSET($A$1,(ROW(1:1)-1)*4+1,0,4,1))

在 Excel 中如下圖的資料表，其中每箱有12盒，每次貨物出庫後，希望能自動計算庫存現在的盒數和箱數。

謝謝網友提問，剛好來練習 INT 函數和 MOD 函數。

【公式設計與解析】

儲存格A4：=INT(((A3*12+B3)-(C3*12+D3))/12)

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網友想要將 Excel 的兩個活頁簿，各有一個工作表顯示另一個工作表的內容，該如何處理？

假設第一個活頁簿（Ａ）裡有一個工作表 AAA，第二個活頁簿（Ｂ）裡有一個 BBB 工作表，要分別顯示在另一個活頁簿的工作表中。

以下的做法可以做到，但不知是否有其他更好的方法。參考以下步驟：

1. 在 A 活頁裡，有一個工作表「AAA」，再新增一個工作表「BBB」。

在利用 PowerPoint 製作簡報的時候，如果能利用 Word 文件中的內容，轉換至 PowerPoint 的投影片中，可以大為提升效率。

可以參考以下的做法：

下圖的文件中，已有一些文字資料。已分別將標題的段落格式設定大綱階層為「第1層」，標題下文字的段落格式設定大綱階層為「第2層」。（看起來像下圖）

（大綱階層在「段落」中設定）

在 Excel 中輸入資料時（參考下圖），常常會需要不斷的增加資料，公式該如何處理？而在下圖的清單裡，其中有多個料號，每個料號有各自的前期剩餘，如何計算每個料號的本期剩餘？

【公式設計與解析】

1. 計算前期剩餘

儲存格B7：

在 Excel 中輸入一個時間區段，常有人為了求方便而輸入「1030-1345」來表示，如何轉換為「10:30-13:45」？又如何計算時間區段中的小時數？

【公式設計與解析】

1. 轉換表示方式

儲存格C2：=TEXT(TIME(MID(A2,1,2),MID(A2,3,2),),"hh:mm")&"-"&

有老師問到：如下圖左所示的配課資料，如何整理成下圖右的資料表？

下圖中，原始的配課資料是由上而下的表格式資料呈現，要改成以矩陣形式的資料呈現方式。

【公式設計與解析】

先將配課資料定義名稱，選取儲存格A1:D25，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：班級、節次、教師、科目。