學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中有一個物品維修的記錄表(如下圖)，由於報表跨越數年，如何指定只列出某年、某月的記錄呢？

首先，要先定義一些「名稱」：

(1) 選取所有有資料的儲存格。

(2) 按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，按一下[確定]按鈕。

可得「編號、班級、項目、報修日、完成日、損壞原因」等名稱。

(3) 選取所有有資料的儲存格，在[名稱管理員]中新增名稱：「資料」。

在儲存格H2和儲存格I2中，利用「資料驗證」方式，讓年和月可以使用清單方式挑選。

儲存格J2：{=IFERROR(INDEX(資料,SMALL(IF((YEAR(報修日)=$H$2)*(MONTH(報修日)=$I$2),編號,FALSE),ROW(1:1)),2),"")}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。複製這個儲存格，往下各列貼上。

(A) IF((YEAR(報修日)=$H$2)*(MONTH(報修日)=$I$2),編號,FALSE)：取得符合指定年和月的「編號」陣列。公式中的「*」為執行邏輯「AND」的運算，即兩個條件須都符合時，條件才成立。

(B) SMALL((A),ROW(1:1)：取得編號陣列中第1小者，往下複製公式時，可以取得第2小者，依此類推。

(C) INDEX(資料,(B),2)：根據編號陣列中的編號和第2欄(班級欄)的交點，即為班級名稱。

(D) IFERROR((C),"")：如果公式結果有錯(找不到對應的值)，即以空字串顯示，避免顯示錯誤訊息。

同理可以建立以下公式：

儲存格K2：{=IFERROR(INDEX(資料,SMALL(IF((YEAR(報修日)=$H$2)*(MONTH(報修日)=$I$2),編號,FALSE),ROW(1:1)),3),"")}

儲存格L2：{=IFERROR(INDEX(資料,SMALL(IF((YEAR(報修日)=$H$2)*(MONTH(報修日)=$I$2),編號,FALSE),ROW(1:1)),6),"")}