一個班級的導師都有掌握學生的基本資料,以便了解學生和快速和家長取得連繫。通常這個資料表是以 Excel 的檔案來儲存,老師們可以拿它來做什麼?

基本資料不能只拿檢視,改變其顯示的方式,可以擴大資料表格的效用。

(以下的學生資料是虛構的)

Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

 

1. 資料表格

這是傳統的試算表表格,以表格形式呈現,大家應該都很習慣這樣的閱讀方式。

Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

 

2. 表格中顯示相片

如果要放入學生的相片呢?該如何處理?

參考這篇:Excel-將學生相片藏在資料表中(註解)

將學生的相片利用註解的格式設定,將其底圖設定為學生的相片。

Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

 

3. 以地圖模式顯示

還可以將學生的資料在地圖中顯示,再點選標記以檢視學生資料。

參考這篇:Google-自製住家附近健保特約藥局地圖(Excel)

Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

 

4. 由儲存格點選在地圖中顯示位置 

在資料表中建立地址的超連結,即可在地圖中顯示。

儲存格K2:

=HYPERLINK("https://www.google.com.tw/maps/place/"&J2,D2&"住家")

Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

 

5. 標示當天生日的學生

每天打開資料表,就會標示當天生日的學生。

Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

(1) 選取儲存格A2:J33。

(2) 選取「常用/樣式」功能表中「設定格式化的條件/新增規則」。

(3) 選取規則類型:使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

(4) 編輯規則:

=(MID($I2,4,2)*1=MONTH(TODAY()))*(MID($I2,7,2)*1=DAY(TODAY()))

(5) 設定格式:黃色儲存格底色。

Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

公式說明:

(1) 條件一:MID($I2,4,2)*1=MONTH(TODAY())

MID($I2,4,2)*1:利用 MID 函數取出儲存格I2中第4個字元開始的2個字元(月)。

其「*1」運算是要將 MID 函數取得的文字轉換為數值。

MONTH(TODAY()):利用 MONTH 函數取得 TODAY 函數傳回今天日期中的月份。

MID($I2,4,2)*1=MONTH(TODAY()) 會依據條件是否成立,傳回 TRUE/FASLE

(2) 條件二:MID($I2,7,2)*1=DAY(TODAY())

MID($I2,7,2)*1:利用 MID 函數取出儲存格I2中第7個字元開始的2個字元(日)。

DAY(TODAY()):利用 DAY 函數取得 TODAY 函數傳回今天日期中的日數。

MID($I2,7,2)*1=DAY(TODAY()) 會依據條件是否成立,傳回 TRUE/FASLE

(3) 條件一*條件二

其中「*」相當於執行邏輯 AND 運算,即兩個條件都成立時,會傳回 TRUE,否則傳回 FALSE

 

6. 上傳至Google雲端硬碟

將資料表上傳至Google雲端硬碟,還有一些方便的操作,例如:

(1) 檢視時常按電話號碼的儲存格,還可以有通話和傳送訊息的功能。

Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日) Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

Screenshot_20200221-112051019 Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

 

(2) 檢視時常按地址的儲存格,也可以在地圖中顯示。

Screenshot_20200221-111518192 Excel-運用學生基本資料表(顯示相片、地圖顯示、標示生日)

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