讀者問到:在 Excel 中已有一個資料檔(如下圖例子,具有多個欄位的資料表),如果要由 Word 文件中合併列印取用這個資料檔,並且篩選符合條件的項目來合併,該如何處理?

以下例子要在 Word 文件中篩選學校名稱中有『桃園』二字者來合併列印。

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

先以合併列印的「信件」模式,假設你在 Word 的文件中已插入要合併的欄位:

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

先預覽結果:

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

當你要篩選學校名稱中有『桃園』二字者,可以按一下「編輯收件者清單」,然後再按一一下「篩選」。

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

進行以下設定:

欄位:學校;邏輯比對:包含;比對值:桃園。

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

如此,篩選出來的學校都是包含『桃園』二字者:

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

如果你是以『標籤』模式來信併列印,做法和上述完全相同。也是在「編輯收件者清單」對話框中進行「篩選」動作。並設定為「欄位:學校;邏輯比對:包含;比對值:桃園。」

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

預覽結果即可看到正確結果。

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

 

【思考一下】

你先前在 Word 的合併列印中篩選資料來源,那麼為何不直接在 Excel 的資料檔中篩選呢?在 Excel 使用篩選工具,篩選學校包含『桃園』二字者。

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

在 Word 文件中就不需要再篩選一次了!

Word-合併列印Excel資料檔並且篩選符合條件的列印項目

你要使用那一種方法,應該都是可以的,就讓你靈活運用吧!

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