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在 Excel 中如果要限制使用者在某些儲存格中輸入的內容,則可以使用「資料驗證」,再設定資料驗證準則,使用者輸入不符準則的內容時,會被挑出來要求重新輸入,否則無法接受。

Google表單的驗證輸入資料的規則運算式

如果是在 Google 試算表中,也可以透過「驗證資料」工具來加以限制輸入的內容。

Google表單的驗證輸入資料的規則運算式

在 Google 表的中也有像資料驗證的概念,在填答者輸入不符規定的內容時,予以限制。除了數字、文字、長度等,還有一項:規則運算式。

Google表單的驗證輸入資料的規則運算式

透過表單設計者自定的規則來檢驗輸入是否合於規定,例如:限制使用者輸入的電話必須符合格式:+886nnn-nnn-nnn。

在 Google 表單的規則運算式中可以使用:

符號:

^:起始符號

$:結尾符號

[]:群集符號

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學校同事問到:

在 Excel 中,若要根據學生名條裡的班級和座號二個條件,如何查詢其姓名?

如下圖,想要查詢指定的班級和座號所對應的姓名,該如何處理?

Excel-雙條件查詢(SUMPRODUCT,INDEX,MATCH)

 

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:C26,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,定義名稱:班級、座號、姓名。

1. 使用陣列公式

儲存格G2:{=INDEX(姓名,MATCH(1,(班級=E2)*(座號=F2),0),0)}

輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{}」。

複製儲存格G2,貼至儲存格G2:G7。

(1) MATCH(1,(班級=E2)*(座號=F2),0)

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在學校裡奉命要推廣各單位提供檔案下載時,必須提供 ODF 檔案。而觀察大家的使用習慣,在編輯文件時還是喜歡用 MS Word 、MS Excel、MS PowerPoint 等,如果配合轉成 ODF 文件,例如:PDF、ODT、HTML等檔案格式,還要進行轉換和上傳的動作,十分不方便。如何做比較方便呢?

參考以下做法。例如:要讓師生下載的原始檔案是一個 Word 檔。

1. 先將 Word 檔上傳至雲端硬碟的特定位置。

2. 開放該文件的共用權限:開啟 – 公開在網路上。

https://drive.google.com/open?id=YYYYYYYYYYYYYYY

使用這個超連結,就可以檢視 Word 檔,並且下載這個Word 檔。(目前只能下載 DOCX 格式)

ODF推廣-上傳Word檔,可以直接提供網址下載DOCX,PDF,ODT,HTML,EPUB檔案

3. 若是在雲端硬碟將此檔案以 Google 文件開啟,再設定共享文件為:開啟-公開在網路上。可以取得超連結:

https://docs.google.com/document/d/XXXXXXXXXXXX/edit?usp=sharing

利用此網址,可以透過檔案功能表來下載各種格式的檔案。

ODF推廣-上傳Word檔,可以直接提供網址下載DOCX,PDF,ODT,HTML,EPUB檔案

而你也可以提供各種網址,直接讓使用者下載想要的檔案格式:

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使用雲端工具來共享&共創文件時,應該善用其雲端工作的特性。以下的Google試算表的例子中,有四個人共用了同一個Google試算表,如何讓儲存格內容被填入資料時,通知共享的伙伴?(如下圖左)

1. 選取儲存格B2:B4。

2. 選取「工具/通知規則」選項。

image

3. 設定通知規則,例如:有任何變動時,立即以電子郵件通知。

image

當儲存格被填入資料時,會以電子郵件通知你。

image


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延續上一篇文章:Excel-從已繳交清單中找出尚未繳交作業的學生(SUMPRODUCT)

如果要將已繳交的學生顯示成績,未繳交的學生標示「X」,該如何處理?

Excel-從已繳交清單中找出繳交作業學生的成績(SUMPRODUCT)

 

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:B300,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:班級、座號、成績。

儲存格F2:

=IF(SUMPRODUCT((班級=F$1)*(座號=$E2)),INDEX(成績,
SUMPRODUCT((班級=F$1)*(座號=$E2)*ROW(成績))-1,0),"X")

參考:Excel-從已繳交清單中找出尚未繳交作業的學生(SUMPRODUCT)

公式:INDEX(成績,SUMPRODUCT((班級=F$1)*(座號=$E2)*ROW(成績))-1,0)

(1) SUMPRODUCT((班級=F$1)*(座號=$E2)*ROW(成績))

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