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Excel-2021版重要的教學文章

因為 Excel 2021 版之後在動態陣列公式和函數上的處理變化較大,所以特別將相關的文章搜集在一起。讓已經版本升級的網友們能一探究竟。

Excel-2021版新增函數的使用

Excel-利用SORT和SORTBY函數進行排序

Excel-FILTER函數與進階篩選

Excel-篩選資料並轉置資料

Excel-依指定欄位自動排序成績表

Excel-利用XLOOKUP函數以欄位名稱和萬用字元查詢

Excel-列出不重覆的姓氏並依筆劃由小至大排列

Excel-利用FILTER函數模糊篩選

Excel-2021版新增函數進行篩選、查詢、排序之綜合練習

Excel-單一欄位篩選與跨欄位篩選

Excel-列出非空白項目的清單(比較篩選函數和以陣列公式模擬篩選)

Excel-多欄轉換為單欄

Excel-計算分組最大值

Excel-由資料清單中篩選一組

Excel-根據單條件和雙條件篩選資料(FILTER)

Excel-下拉式清單選取月份列出該月日期

Excel-FILTER和OFFSET的動態陣列

Excel-從日期清單中區別平日和假日計算總和

Excel-資料篩選的好幫手-FILTER 函數(2021版以上)

Excel-資料排序的好幫手-SORT,SORTBY函數(2021版以上)

 Excel-資料篩選的好幫手-UNIQUE函數(2021版以上)

 Excel-以FILTER函數進行模糊篩選

 Excel-以製作九九乘法表說明陣列和非陣列公式

 Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

 Excel-篩選結果結合多個欄位並且轉置顯示(FILTER,TRANSPOSE)

 Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

 Excel-由日期清單中依年份計算數量總和

 Excel-由日期清單中依星期幾計算數量總和

 Excel-解析LET函數

 

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

學校同仁問到:在 Excel 裡,關於「尋找與取代」在操作上的問題。

在「尋找」動作的搜尋選項中有三個:公式、內容、註解。

Exel-利用尋找與取代操作無法取代公式的運算結果

但是「取代」動作的搜尋選項中只有一個:公式。(注意:沒有「內容」)

Exel-利用尋找與取代操作無法取代公式的運算結果

所以,如果你要依下圖中的對照表,想要利用尋找與取代的操作,要將等級標示換為點數,將會無法成功。因為等級標示的內容是利用公式查表而來的,所以儲存格的內容是「公式」。

例如:想要將「A++」換成「21」,但是儲存格裡的是公式,而且也沒有「A++」文字,結果將會無法如願。

Exel-利用尋找與取代操作無法取代公式的運算結果

所以,如果你也是直覺的就想把公式的運算結果以取代的方式來處理,是行不通的。

如果你複製來源內容,再以「貼上值」的方式貼在原處,則公式將會消失,而只留下儲存格內容。此時,你就可以接續以手動方式將等級標示換為點數了。

Exel-利用尋找與取代操作無法取代公式的運算結果

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

手邊有一個音樂MP3檔,或是由 YouTube 下載而來的MP3,如果想要做成自己設計的畫面並轉成影片播放,或是放到 YouTube 上播放,該如何處理?

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

我通常是這樣來處理的:

1. 準備以下三項物件。

(1) 一張背景圖片

(2) 一張相片

(3) 一首音樂MP3

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

2. 將相片裁剪成正圓形(1:1),並加上邊框色彩與陰影。

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

3. 將MP3物件設定:

(1) 開始:自動

(2) 選取:放映時隱藏

(3) 選取:在背景播放

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

4. 設定相片的動畫:

(1) 強調:陀螺轉

(2) 期間:30秒(即30秒轉一圈)

(4) 開始:隨著前動畫

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

(4) 將預存時間裡的「重複」,設定為「直到最後一張投影片」。

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

5. 將音樂MP3的動畫設定:隨著前動畫。

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

6. 最後選取「檔案」功能表裡的「匯出」,並選取:建立視訊。

7. 在每張投影片所用秒數設定為音樂的長度(因為簡報裡只有一張投影片)。(本例設定「04:01」)

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

最後,即可獲得一個音樂影片了。再將該影片上傳至 YouTube,即可線上欣賞了。

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

以前的文章:Excel-將民國年轉西元年(FIND,LEFT,MID,RIGHT,LEN)

這篇 2014 年寫的文章,提供了二種不同方式來達到民國年格式轉換為西元年格式。

事隔八年,以不同的公式來呈現。

Excel-將民國年格式轉換為西洋年格式

【設計與解析】

儲存格B4:

=LET(x,SUBSTITUTE(A4,".",REPT(" ",20)),DATE(LEFT(x,20)+1911,MID(x,20,20),RIGHT(x,20)))

複製儲存格B4,貼至儲存格B4:B15。

公式中的 LET 函數為 Excel 2021 版以上才用。

1. 令 x = SUBSTITUTE(A4,".",REPT(" ",20))

利用 SUBSTITUTE 函數將「.」置換為 20 個空白字元,並將結果設定為「x」。

例如,57.6.19→「57                    6                    19」

2. 執行 DATE(LEFT(x,20)+1911,MID(x,20,20),RIGHT(x,21))

(1) LEFT(x,20)+1911 取得西洋年數值

利用 LEFT 函數取字串最左邊 20 個字元。

(2) MID(x,20,20) 取得「月」數值

利用 MID 函數在字串中的第 20 個字元起取 20 個字元。

(3) RIGHT(x,20) 取得「日」數值

利用 RIGHT 函數取字串最右邊 20 個字元。

(4) 以 DATE 函數代入「年、月、日」數值

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本篇來探討 Excel 2021 版之後的 LET 函數。

LET 語法:LET(name,value,calculation) = LET(變數名稱,變數內容,計算式)

Excel-解析LET函數

【例】公式:=LET(x,2,y,3,x+y)

設定變數x=2、變數y=3、運算:x+y=2+3=5

本例變數x、變數y的內容為定數,是不會變的。

【例】公式=LET(x,A12,y,B12,(x^2+y^2)^0.5)

設定變數x=儲存格A12、變數y=儲存格B12、運算:(x^2+y^2)^0.5=5

本例變數x、變數y內容依儲存格內容而定,是可變的。

 

Excel-解析LET函數

【傳統公式】

儲存格H5:=INDEX(B4:E13,MATCH(D15,人員,0),MATCH(B15,B3:E3,0))                   
                   
【使用LET函數】

儲存格H5:=LET(DATA,B4:E13,x,MATCH(D15,人員,0),y,MATCH(B15,B3:E3,0),INDEX(DATA,x,y))

(1) 變數x = MATCH(D15,人員,0),傳回公式運算結果至x。

(2) 變數y = MATCH(B15,B3:E3,0),傳回公式運算結果至y。

(3) 變數DATA = B4:E13,設定變數內容為一個儲存格範圍。

(4) 運算:INDEX(DATA,x,y),

LET 函數讓公式更容易閱讀。

 

Excel-解析LET函數

【使用名稱定義】

(1) 定義名稱x = MATCH('C'!$D$15,'C'!$A$4:$A$13,0)

(2) 定義名稱y = MATCH('C'!$B$15,'C'!$B$3:$E$3)

(3) 定義名稱DATA ='C'!$B$4:$E$13

(3) 儲存格G4:=INDEX(DATA,x,y)

和使用 LET 函數有異曲同工之處!

 

Excel-解析LET函數

【傳統公式】

儲存格G4:=IFS(RANK(F4,$F$4:$F$13)<4,"優良",RANK(F4,$F$4:$F$13)<7,"尚可",RANK(F4,$F$4:$F$13)<11,"加油")

在這個例子,公式裡的RANK(F4,$F$4:$F$13),被運算了三次,除了公式變長而不易閱讀之外,也增加了運算的時間,降低了處理效能。

【使用LET函數】

儲存格G4:=LET(x,RANK(F4,$F$4:$F$13),IFS(x<4,"優良",x<7,"尚可",x<11,"加油"))

使用 LET 函數時,RANK(F4,$F$4:$F$13)只被運算一次,可以提高處理效能,公式縮短了,也較易於閱讀。

 

Excel-解析LET函數

【使用輔助欄位】

(1) 輔助欄位公式,儲存格A5:=IF(LEN(C5)<>0,A4+1,A4)

(2) 進行編號公式,儲存格D5:=IF(A5<>A4,A5,"")

【不使用輔助欄位】

儲存格A5:=LET(x,IF(LEN(C5)<>0,A4+1,A4),IF(x<>A4,A5,""))

在 LET 函數裡,變數x的功能和輔助欄位相同。

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vincent 發表在 痞客邦 留言(1) 人氣()

學校裡的行政人員有這樣的需求:在考試過後,希望能將考試成績寄給每位考生檢視,看看是否有人要進行成績覆查等步驟,該如何做比較簡單。

我想最簡單的方式還是透過 Word 的合併列印功能,再配合 Outlook 來寄送。

所以你需要用到:Excel(資料檔)+Word(說明檔)+Outlook(傳送訊息)

操作步驟如下:

1. 準備成績的資料檔。

如下圖,至少要有一個欄位是電子郵件地址,其他如下圖資訊。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

2. 新增一個 Word 文件檔。

3. 選取「郵件」功能表裡的「啟動合併列印/電子郵件訊息」。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

4. 選取「選取收件者/使用現有清單」。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

5. 挑選步驟1所準備的資料檔。

6. 選取資料所在的工作表。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

7. 在「插入合併欄位」中選取要插入的欄位,例如:姓名。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

8. 插入其他欄位和說明文字。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

你也可以點選:預覽結果,看看考生收到的郵件內容。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

9. 選取「完成與合併/傳送電子郵件訊息」。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

10. 在收件者下拉式清單中選取資料檔裡的郵件欄位,並且在主旨列中輸入主旨。

11. 在傳送記錄中選取「全部」或指定想要傳送的筆數。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

12. 當按下「確定」後,再開啟 Outlook ,就可以看到這幾筆郵件準備好可以寄送了。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

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vincent 發表在 痞客邦 留言(2) 人氣()

延續前一篇:Excel-由日期清單中依年份計算數量總和

依下圖,如果在一個由日期清單中包含日期和數量二個欄位,想要依星期幾計算數量總和,該如何處理?

日期是由「年/月/日」所組成,但是仍可以利用函數判定日期是「星期幾」,星期幾組成一個陣列。

Excel-由日期清單中依星期幾計算數量總和

在 Excel 2021 版以上在陣列的使用上有所改變,所以列出以下四種方式參考。

先定義日期和數量的資料範圍名稱。

【方法一】

儲存格G4:=SUM(FILTER(數量,WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1)))

WEEKDAY 函數判斷日期為星期幾(利用參數2),星期一~星期日對應傳回1~7。

ROW(1:1)=1,公式向下複製時,ROW(1:1)=1→ROW(2:2)=2→ROW(3:3)=3→…。

FILTER 函數篩選挑選符合條件的數量,最後以 SUM 函數予以加總。

【方法二】

儲存格G4:=SUMPRODUCT((WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*數量)

相同的觀念以 SUMPRODUCT 函數,直接以陣列的乘積和來處理。

【方法三】

儲存格G4:=SUM((WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*數量)

由於 Excel 2021 之後陣列公式,可以不需再按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,所以不必再產生「{}」。

【方法四】

儲存格G4:{=SUM((WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*數量)}

這是傳統的陣列公式顯示的結果。

 

【參考資料】

FILTER 函數參考微軟提供的說明網頁:
SUMPRODUCT 函數參考微軟提供的說明網頁:

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

也可以參考這篇:Excel-由日期清單中依星期幾計算數量總和

依下圖,如果在一個由日期清單中包含日期和數量二個欄位,想要依年份計算數量總和,該如何處理?

日期是由「年/月/日」所組成,所以可以取出「年」的部分,由於日期是一組陣列,而取出的「年」,也會組成一組陣列。

Excel-由日期清單中依年份計算數量總和

在 Excel 2021 版以上在陣列的使用上有所改變,所以列出以下四種方式參考。

先定義日期和數量的資料範圍名稱。

【方法一】儲存格E4:=SUM(FILTER(數量,YEAR(日期)=D4))

YEAR 函數判斷日期中的年份是否和儲存格D4相同,再以 FILTER 函數篩選挑選符合條件的數量,最後以 SUM 函數予以加總。

【方法二】儲存格E4:=SUMPRODUCT((YEAR(日期)=D4)*數量)

相同的觀念以 SUMPRODUCT 函數,直接以陣列的乘積和來處理。

【方法三】儲存格E4:=SUM((YEAR(日期)=D4)*數量)

由於 Excel 2021 之後陣列公式,可以不需再按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,所以不必再產生「{}」。

【方法四】儲存格E4:{=SUM((YEAR(日期)=D4)*數量)}

這是傳統的陣列公式顯示的結果。


【參考資料】

FILTER 函數參考微軟提供的說明網頁:
SUMPRODUCT 函數參考微軟提供的說明網頁:

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在 PowerPoint 中如果要製作如下圖的文字特效,該如何處理?

以下功能在 PowerPoint 2013 版之後都有。

PowerPoint-為文字加上局部色彩效果

參考以下步驟:

1. 輸入要製作特效的文字。

2. 新增數個圓形備用,並且隨意擺設。

PowerPoint-為文字加上局部色彩效果

3. 選取所有圓形物件和文字物件。

4. 選取「圖形格式/合併圖案」,再選取:分割。

5. 刪除分割後不需要的圖形物件。

留意到留下的物件,會看到一些分割後的紋路。

PowerPoint-為文字加上局部色彩效果

6. 選取所有分割留下的物件,並且設定填滿色彩和框線色彩都是白色。

7. 為各個色彩區塊設定圖案填滿和圖案外框為相同色彩。(分割後的紋路就會看不到了)

本例的圖案框線設定在0.5pt。

PowerPoint-為文字加上局部色彩效果

 

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在編輯簡報投影片時,對圖片調整透明度是非常重要而且很有需要的功能。只是在 PowerPoint 中操作,一向不是很方便。

終於,在 PowerPoint 2021 版中的新功能,你如果想要調整圖片的透明度,只要在「圖片設定」中就可以使用「圖片透明度」來調整。

PowerPoint-終於可以直接調整圖片透明度(2021版)

但是,如果在 PowerPoint 2021 版之前,要將一張圖片設定其透明度,我會這樣做:

(1) 新增一個和原圖片相同大小的矩形。

(2) 複製原圖片。

(3) 填滿矩形時設定圖片來源「剪貼簿」。

(4) 調整透明度。

PowerPoint-終於可以直接調整圖片透明度(2021版)

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PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

先前的這二篇文章:

PowerPoint-利用編輯端點、曲線、手繪多邊形建立手繪風圖案

PowerPoint-製作卡通圖案(仿做派大星)

是利用「編輯端點」功能來製作手繪風概念的圖案。

在 PowerPoint 2021 版以上的功能裡,圖形格式的線條設定就有一個「草繪樣式」,其中提供了三種不同的樣式的手繪樣式。

PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

如果點選物件再進入編輯端點設定,可以對於端點進一步的加以調整。

PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

善用「草繪樣式」,輕鬆完成手繪風圖案。

PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

有些網友提到,在 Google 試算表中也能使用類似 Excel 2021 版的 FILTER、UNIQUE、SORT 等函數?

答案是可以的哦!而且很類似,使用上也很容易過渡。

例如,在下圖中,先為幾個資料範圍命名(代碼、學校、科系、錄取),參考下圖。

1. 依據儲存格G2裡的學校名稱以挑出錄取欄位裡「正取」的學生清單

Google試算表-使用FILTER,UNIQUE,SORT函數

輸入以下公式:

儲存格H2:=FILTER(姓名,(學校=G2)*(錄取="正取"))

儲存格I2:=FILTER(科系,(學校=G2)*(錄取="正取"))

這二個公式都是動態陣列公式,會自動溢出至其他儲存格。

 

2. 依據學生的代碼列出錄取學校科系的清單

Google試算表-使用FILTER,UNIQUE,SORT函數

儲存格G2:=TRANSPOSE(FILTER(學校&科系,(代碼=G2)*(錄取="正取")))

複製儲存格G2,貼至儲存格G2:H10。

利用雙條件:(代碼=G2)*(錄取="正取"),在 FILTER 函數中進行篩選。並且以「&」將學校和科系串接。

最後,再以 TRANSPOSE 函數將 FILTER 函數的傳回陣列予以轉置。

 

再參考下圖中的例子:

例如,在下圖中,先為幾個資料範圍命名(員工、居住地),參考下圖。

1. 要列出居住地清單並且計算各區的員工數

Google試算表-使用FILTER,UNIQUE,SORT函數

(1) 列出不重覆的居住地並依筆劃由小至大排序

儲存格H2:=SORT(UNIQUE(居住地))

UNIQUE(居住地):利用 UNIQUE 函數取出居住地不重覆的清單。

SORT(UNIQUE(居住地)):利用 SORT 函數將上式的傳回值由小至大排序。

(2) 計算各個居住地的人數

儲存格H2:=SUMPRODUCT((居住地=E2)*1)

利用 SUMPRODUCT 函數計算符合條件者的個數。

複製儲存格F2,貼至儲存格F2:F6。

 

【延伸閱讀】

Excel-篩選結果結合多個欄位並且轉置顯示(FILTER,TRANSPOSE)

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在 Excel 2021 中可以使用動態陣列公式,而公式自動溢出的動作也帶來了一些便利性。

例如,輸入公式,儲存格J4:=SORT(UNIQUE(代碼))

在此代碼已先定義名稱「代碼」,儲存格範圍為D欄中的資料範圍。

其中使用了 SORT 函數和 UNIQUE 函數,這二個函數支援動態陣列。

當你在儲存格J4輸入完成後,Excel 會根據運算結果,自動將公式溢出到儲存格J4:J18。

設計者並不需要也不會預先知道公式會溢出至那些儲存格,而且只要代碼欄位裡的資料變動,儲存格J4的公式結果也會隨之改變。

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

但是,在K欄中的運算公式,使用的是 SUMPRODUCT 函數。

當你輸入公式,儲存格K4:=SUMPRODUCT((代碼=J4)*單價*數量)

你必須還要:複製儲存格K4,貼至儲存格K4:K18。

如果,代碼欄位內容變動,導致動態陣列公式結果改變,就會出現下圖中公式必須進行修正的問題。

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

公式如果更改,例如:

儲存格K4:=IF(J4<>"",SUMPRODUCT((代碼=J4)*單價*數量),"")

則可以避開這些動態陣列公式的問題。總之還是不太方便,你還可以試試別的設計方式。

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

如下圖,儲存格J4:=UNIQUE(店名),店名是由B欄中定義名稱的儲存格範圍。

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

你可以將公式使用在另一個名稱定義上,例如:

分店:=UNIQUE(店名)

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

所以,只要輸入公式,儲存格J15:=分店,即可獲得動態陣列結果。

但是,如果你想要將動態陣列結果使用在資料驗驗證中,例如,設定清單來源:=分店。

將會得到錯誤訊息。(原想要使用分店的清單來製作一個下拉式清單)

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

如果你有需要將動態陣列結果轉置,則可以透過 TRANSPOSE 函數。

如果以 ARRAYTOTEXT 函數來看其陣列內容,請注意:

(1) 資料分列的動態陣列是以「分號」隔開,例如:

{"民權店";"仁愛店";"信義店";"忠孝店";"民生店";"和平店";"民族店"}

(2) 資料分欄的動態陣列是以「逗號」隔開,例如:

{"民權店","仁愛店","信義店","忠孝店","民生店","和平店","民族店"}

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

【參考資料】

 UNIQUE 函數參考微軟提供的說明網頁:

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延續這二篇:

免費且免安裝即可轉錄MP3錄音檔和YouTube影片檔裡的文字

利用pyTranscriber工具來轉錄MP3錄音檔和MP4影片檔裡的文字

同樣的原理,也可以放在 Google 翻譯的頁面上更方便好用了,而且還可以英翻中呢!

1. 進入 Googel 翻譯頁面。(https://translate.google.com.tw/)

將偵測語言切換至中文,並測試在瀏覽器中麥克風是否可用(權限是否已開)。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

2. 準備好MP3錄音檔、影片檔或YouTube影片,和相關的播放應用程式。

3. 在桌面右下角的喇叭圖示上按右鍵,選取:音效。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

4. 切換至「錄音」標籤。

5. 在立體聲混音上按右鍵,選取:設定預設裝置。

(轉錄文字結束後記得修改回原來的預設裝置)

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

6. 將立體聲混音以外的麥克風按右鍵,選取:停用。

(轉錄文字結束後記得修改回原來的設定(啟用))

7. 點選 Google 翻譯網頁上的麥克風。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

8. 開始播放MP3錄音檔、影片檔或是YouTube影片。

結果如下,Google翻譯會持續的轉錄MP3和影片中的文字。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

當然,既然在 Google 翻譯中,你播放的如果是英語,還可以同步讓其翻譯成中文。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

【延伸閱讀】

免費且免安裝即可轉錄MP3錄音檔和YouTube影片檔裡的文字

利用pyTranscriber工具來轉錄MP3錄音檔和MP4影片檔裡的文字

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在 Excel 2021 版中對於資料處理時的函數使用上,真的是方便許多,太方便了。以下的例子想要以一個公式完成:

(1) 資料進行篩選

(2) 結合多個欄位

(3) 資料內容轉置

如下圖,有一個學校升學考試結果的清單,如何列出學生「正取」的「學校和科系」清單?

錄取欄位必須篩選出「正取」者,顯示的資料必須包含「學校+科系」,而且原本資料是垂直呈現(由上至下),輸出是要水平顯示(由左至右)。

Excel-篩選結果結合多個欄位並且轉置顯示(FILTER,TRANSPOSE)

【設計與解析】

1. 定義名稱

選取儲存格A3:E29,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:代碼、姓名、學校、科系、錄取。

2. 設計公式

儲存格H4:=TRANSPOSE(FILTER(學校&科系,(代碼=G4)*(錄取="正取")))

複製儲存格H4,貼至儲存H4:H12。

(1) 利用雙條件:(代碼=G4)和(錄取="正取")

(2) FILTER(學校&科系,(代碼=G4)*(錄取="正取"))

其中的「&」是將兩個儲存格內容加以串接。

其中的「*」運算,相當於執行邏輯 AND 的運算,以篩選符合雙條件的「學校&科系」。

(3) TRANSPOSE(第(2)式)

再利用 TRANSPOSE 函數予以轉置 90 度。

該公式只要在H欄輸入,即會溢出至陣列包含的其他儲存格。

這樣的公式是否易於理解,而且撰寫非常簡單。

 

【參考資料】

FILTER 函數參考微軟提供的說明網頁:

https://support.microsoft.com/zh-tw/office/filter-函數-f4f7cb66-82eb-4767-8f7c-4877ad80c759

TRANSPOSE 函數可以參考微軟提供的說明網頁:

https://support.microsoft.com/zh-tw/office/transpose-函數-ed039415-ed8a-4a81-93e9-4b6dfac76027

 

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

延續這一篇:免費且免安裝即可轉錄MP3錄音檔和YouTube影片檔裡的文字

也是有網友貢獻了很好的工具程式可供利用:pyTranscriber

下載:https://github.com/raryelcostasouza/pyTranscriber

執行:pyTranscriber.exe

它能接受MP3、MP4、WAV、W4A、WMA等格式,準備好各種影音格式來測試。

1. 點選:Select file(s),選取要轉錄文字的檔案,其接受多個檔案批次處理。

2. 點選:Output Location,選取要存放轉錄文字的資料夾。

3. 點選:Audio Language,選取影音中的語音。

4. 點選:Transcribe Audion/Generate Subtitles,開始進行轉錄的工作。

利用pyTranscriber工具來轉錄MP3錄音檔和MP4影片檔裡的文字

翻譯的結果,不見得盡善盡美,總會有需要修改之處。每一個影音檔會被輸出成一個srt檔和一個txt檔,其txt檔沒有時間:

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srt檔有時間軸,也可以用在為 YouTube 影片上字幕之用,它也是個文字檔。

註:SRT(Subripper)是文字字幕格式,其組成為:一行字幕序號、一行時間軸、一行字幕資料。

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特別找了一個老外的語音來轉換,結果也很OK,大家再試試吧!

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【延伸閱讀】

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利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

同事問到:在檔案總管裡的依檔名排序結果,感覺怪怪的。例如下圖中,依名稱由小至大排序,出現檔案名稱開頭01<1<02<2<03<04<4…。

這是因為檔案名稱開頭如果是數字,則依數字大小來排序,例如,02被視為2,03被視為3等。大多數人的認知都是「01,02,03,…」都要被視為2碼來排序,該如何讓檔案總管依我們的想法來排序?

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

1. 按 WinKey+R。

2. 輸入「gpedit.msc」,按下「確定」,開啟「本機群組原則編輯器」視窗。

3. 選取:電腦設/系統管理範本/Windows 元件/檔案總管。

4. 點選:關閉[檔案總管]中的數字排序。

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

5. 在對話框中選取「已啟用」。

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

結果就可以讓檔案名稱開頭的數字依文字來排序了。第1字元比較完,再比較第2字元,…。

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

如下圖,你會遇到:

(1) 「2年級 」<「2年級第」(空格也是一個字元,空格<中文字)

(2)  「302班」<「30天」(數字<英文字<中文字)

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

 

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

在 Excel 裡,陣列的使用非常重要,對於學習者一個很大的門檻。通常有程式設計經驗者,要理解陣列的觀念與應用,應該都不是難事,而沒有程式設計基礎的人,對這些一個一個儲存格組成的陣列,真的就傷腦筋了。本文試著來說明 Excel 2021 版開始的陣列使用。

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

陣列是由「{、}」包含一些資料組成的集合:

1. 以分號隔開的陣列:{1;2;3;4;5}

例如公式:=ROW(1:5),會產生 {1;2;3;4;5} 陣列,本例為多列組成的儲存格範圍。

2. 以逗號隔開的陣列:{1,2,3,4,5}

例如公式:=COLUMN(A:E),會產生 {1,2,3,4,5} 陣列,本例為多欄組成的儲存格範圍。

如果是 {1;2;3;4;5} 陣列和 {1,2,3,4,5} 陣列可稱為陣列常數,因為內容是固定的。

而 ROW(1:5) 陣列和 COLUMN(A:E) 陣列也是陣列常數,因為內容也是不會變的。

如果要表達多列多欄組成的陣列,同時會用到分號和逗號,如圖中的陣列:{1,2,3;4,5,6;7,8,9;10,11,12}。

註:圖中的 ARRAYTOTEXT 函數,可以將儲存格內容轉成陣列型式的字串。可以轉成「1,2,3」或是「{1,2,3}」型式。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

1. Excel 2021版以前做法

(1) 儲存格B2:=A3*1.2。

(2) 複製儲存格B2,貼至儲存格B2:B9。

2. Excel 2021版以後新增做法

(1 )儲存格C2:=A2:A9*1.2。

(2) 公式會自動溢出至儲存格C2:C9。

國文成績的儲存格範圍就是一個陣列。所以,只要一個儲存格填入公式,公式會自動溢出至陣列範圍的儲存格,不需要做複製儲存格的動作。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

Excel 2021版之後新增的做法:

(1) 儲存格C2:=B2:B11*C2:C11

(2) 公式會自動溢出至儲存格D2:C11。

單價和數量的儲存格範圍也都是一個陣列。只要一個儲存格填入公式,公式會自動溢出至陣列範圍的儲存格,不需要做複製儲存格的動作。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

選取儲存格A1:D1,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「最左欄」,定義名稱:加權。

在此,加權就是一個陣列。

(1) 以前做法,儲存格E3:=SUMPRODUCT(B3:D3*加權)

SUMPRODUCT 函數內容都是以陣列的形式在運算。

(2) 以前做法,儲存格E3:{=SUM(B3:D3*加權)}

以前的陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{}」。

(3) 現在做法,儲存格E3:=SUM(B3:D3*加權)

在 Excel 2021 版之後,不需要再按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

(1) 做法一,儲存格B2:=IF(A2:A9>=60,A2:A9,"")

(2) 做法二,儲存格B2:=FILTER(A2:A9,A2:A9>=60)

以上兩種方式,在 Excel 2021 版之後,公式都會自動溢出至其他儲存格。

FILTER 函數是 Excel 2021 版之後才能使用。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

在 Excel 2021 版之後的 OFFSET 函數使用:

(1) 儲存格B2:=OFFSET(A2,3,0,5,1)

(2) 公式會自動溢出至其他儲存格。

公式結果會產生一個儲存格範圍,這也是一個陣列。只要一個儲存格填入公式,公式會自動溢出至陣列範圍的儲存格,不需要做複製儲存格的動作。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

1. 使用UNIQUE 函數(列出不重覆項)

(1) 儲存格B2:=UNIQUE(A2:A13)

(2)公式會自動溢出至其他儲存格。

公式也是對陣列操作,所以公式會自動溢出至陣列範圍的儲存格,不需要做複製儲存格的動作。

2. 使用 SORT 函數(對不重覆項排序)

(1) 儲存格B2:=SORT(UNIQUE(A2:A13))

(2) 公式會自動溢出至其他儲存格。

UNIQUE 函數和 SORT 函數是 Excel 2021 版之後才能使用。

 

【延伸學習】

 Excel-以製作九九乘法表說明陣列和非陣列公式

 Excel-FILTER和OFFSET的動態陣列

 Excel-輸入具陣列形式的公式

 Excel-列出非空白項目的清單(比較篩選函數和以陣列公式模擬篩選)

 Excel-使用ARRAYTOTEXT函數取得陣列文字

 Excel-使用傳統陣列和動態陣列公式列出模糊搜尋清單

 Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

 

【參考資料】

 UNIQUE 函數參考微軟提供的說明網頁:
 FILTER 函數參考微軟提供的說明網頁:

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

在學校裡的行政人員和教師,使用視訊和音訊的機會愈來愈頻繁,常會有同仁問到要如何取出MP3錄音檔裡的語音轉文字或是YouTube影片裡的語音轉文字。以下介紹二種方式,都是免費、免安裝工具,而且都是大家熟悉的環境來操作。

 

【方式一:利用Google文件】

1. 新增一個 Google 文件。

2. 準備好MP3錄音檔和播放應用程式。

3. 在桌面右下角的喇叭圖示上按右鍵,選取:音效。

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4. 切換至「錄音」標籤。

5. 在立體聲混音上按右鍵,選取:設定預設裝置。

(轉錄文字結束後記得修改回原來的預設裝置)

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6. 將立體聲混音以外的麥克風按右鍵,選取:停用。

(轉錄文字結束後記得修改回原來的設定(啟用))

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7. 在 Google 文件上按:Ctrl+Shift+S 鍵,或是點選「工具/語音輸入」。以開啟語音輸入功能。

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8. 點選麥克風圖示,即可進入語音輸入狀態。

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9. 開始播放錄音檔 MP3,此時會同步執行轉錄工作。

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當你取得錄音檔的轉錄文字,因為不會百分之百辨識正確,可能會發現有些字是錯誤的,所以還是得再修正。

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如果聲音來源是在YouTube上的影片,則先看看該影片是否有提供轉錄稿,選取選單中的:顯示轉錄稿。

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即可取得語音轉文字的結果。

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利用前面介紹的方式,也可以獲得文字稿。

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【方法二:利用Office 365 Word文件】

如果你是學校配給的 Office 365 帳號或是教育部給的 Office 365 帳號,即使用免費版而非訂閱戶,都能使用以下的功能。

1. 登入 Office 365 帳號,並新增一個 Word 文件。

2. 準備好MP3錄音檔。

3. 在功能表中點選:繕寫。

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4. 點選:上傳音訊,並選取一個MP3錄音檔。

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會先將此檔案上傳至 OneDrive:

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接著進行轉錄音訊檔案:

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最終結果如下圖:

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當你點選「新增至文件」,還可以選擇是否包含:只有文字、使用時間戳記等資訊。

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這個方式也適用MP4影片,但是無法使用在YouTube影片上。

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【延伸閱讀】

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

有老師問到:當我們在閱讀網路上的文章、新聞等,難免會看到一些網站的功能表、廣告和與網站有關的各種連結和說明,會有種種閱讀上的雜訊。如何來讓閱讀文章能更專注在本文上?

例如,以下的頁面,除了本文之外,的確出現許多的雜訊。

利用Evernote Web Clipper擴充程式協助閱讀網頁文章時過濾本文以外的雜訊

利用Evernote Web Clipper擴充程式協助閱讀網頁文章時過濾本文以外的雜訊

我個人的處理方式是:

1. 註冊一個 Evernote 帳號。(https://evernote.com/)

2. 在 Chrome 瀏覽器上安裝擴充程式「Evernote Web Clipper」。

https://chrome.google.com/webstore/detail/evernote-web-clipper/pioclpoplcdbaefihamjohnefbikjilc?hl=zh-TW

3. 開啟要閱讀的網頁。

4. 點選:Evernote Web Clipper 擴充程式按鈕。

利用Evernote Web Clipper擴充程式協助閱讀網頁文章時過濾本文以外的雜訊

5. 在此狀態下即可濾除本文以外的雜訊。

6. 你可以在此儲存該網頁至你的 Evernote,也可以複製內容至其他文件。

當然,也可以純粹看看而已。

7. 再按一次 Evernote Web Clipper 擴充程式按鈕,或是右上角的「X」,都可以回到原本的網頁內容。

利用Evernote Web Clipper擴充程式協助閱讀網頁文章時過濾本文以外的雜訊

利用Evernote Web Clipper擴充程式協助閱讀網頁文章時過濾本文以外的雜訊

在網頁上按右鍵,也可以使用 Evernote Web Clipper 的擴充功能。

利用Evernote Web Clipper擴充程式協助閱讀網頁文章時過濾本文以外的雜訊

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