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同事常會問到 Excel 真的那麼有用?很多公式我也不懂,學 Excel 要做什麼?我用以下的例子做了一部分的回應,重點是資料的處理。

例如:在圖書館的流通系統中匯出了一個200頁的文件,其中是學生的圖書借用資料。現在高三要畢業了,必須找出那些學生沒有還清圖書。如果系統有這個功能,那就不用傷腦筋了,問題是沒有。所以打算根據學生的借用資料來得到想要的結果,然而由系統匯出的資料並不是可以直接處理的資料(如下圖)。

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

其中的文字沒有排的很整齊,更不用說進一步的處理了。

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

這個時候,Excel 就派上用場了!

先把文字檔中的資料複製到 Excel 的工作表中:

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

接著,執行「資料剖析」:

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

資料變的整齊多了:

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

觀察上圖中的資料,其中A,B,C欄內的資料並不完整。先來補足其中的資料:

1. 選取A欄至C欄。

2. 按 Ctrl+G 鍵,開啟[到]對話框。

3. 按[特殊]按鈕。

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

4. 選取[空格]選項,按下[確定]按鈕。

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

5. 輸入公式「=A1」,按 Ctrl+Enter 鍵。

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

6. 結果如下:(空白的資料已經自動補上)

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

7. 複製A欄至C欄,在貼上時選取[選擇性貼上/值]選項,結果會把公式去除。

接著,對這個資料表執行「排序」:(利用「還書日期」欄位遞增排序)

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

排序結果的前面幾列就是我要的未還書清單:(還書日期空白者)

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

再看一次原始沒有規則性的資料排列:

Excel-資料處理(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)

在使用 Excel 的操作(資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序)之後,就可以得到你想要的資料。其中並沒有使用複雜的公式計算,都是常用的操作技巧。輕易的就成功的資料處理了!

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