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問題:因應要編輯學校有一份要參加競賽的教案文件,必須輸出成PDF檔,而文件想要使用PowerPoint編輯,其中要求:

1.每一張投影片為一頁。

2.每一頁要顯示頁碼。

3.須有封面,並且封面不顯示頁碼。

問題在於,PowerPoint預設狀態第一頁(封面)可以不顯示頁碼,但是文件內容第一頁(封面後的下一頁)會顯示頁碼「2」,而且檔案必須輸出成PDF檔,如何解決這樣的問題?

PowerPoint-如何輸出為PDF檔時,首頁不顯示頁碼,

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回答網友提問:根據以下的資料清單,如何列出不重覆數量和清單?

在以下的表格中,每一欄裡的資料有些項目是重覆出現的,要解決的問題是列出不重覆項目的數量和清單。

Excel-列出不重覆項目的數量和清單

1. 列出不重覆項目的清單

儲存格B11:=UNIQUE(TRANSPOSE(TEXTSPLIT(TEXTJOIN("、",TRUE,B4:B9),"、")))

(1)TEXTJOIN("、",TRUE,B4:B9),"、")

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在 Excel 的工作表是由一個一個儲存格所組成,如果遇到儲存格內容較長時,你有可能會使用合併儲存格等方式讓格子變大,以容納更多的字元。

但是合併儲存格也會破壞原有版面,例如,在製作 Excel 的教材時,公式可能會很長,為了顯示這些較長的公式,以下提供二種方式來處理。

1. 分在不同儲存格

先將原來的公式利用 Alt+Enter 鍵,手動進行分行。再利用 TEXTJOIN 函數,例如:=TEXTSPLIT(G6,,CHAR(10))。CHAR(10)為分行字元,TEXTSPLIT 會以 CHAR(10) 當為分割字元。如此公式即可分在多個儲存格中顯示。

Excel-讓較長公式能分在不同儲存格中顯示

 

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這學期打算要在學校教師資訊研習和學生課程教學中,利用 PowerPoint 讓師生能輕易完成「知識圖卡」 的創作。用 PowerPoint 來製作,除了不像 Canva 裡很多的圖示、圖案可以挑選之外,用來製作知識圖卡是很好的工具,將來也可以擴充成動態的知識圖卡(加上動畫)。先利用本篇來牛刀小試下。

假設要製作12張的知識圖卡,並分成三個單元。在下圖中的做法,整體的格局是相同的,而以局部不同色彩來區隔不同單元。

PowerPoint-使用投影片母片設計知識圖卡的模組

參考以下步驟:

1. 在新增的簡報中設定投影片大小,本例設定成直式寬度:11.5公分、高度:16.6公分。

PowerPoint-使用投影片母片設計知識圖卡的模組

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本篇介紹在 Excel 中,如果要取出日期中的日、月、年的三種方式。

Excel-取出日期中的日、月、年的三種方式.

【方式 A】

利用 DAY、MONTH、YEAR 函數取出日、月、年,取出的數字為數值。

取出日:=DAY(B2)

取出月:=MONTH(B2)

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在 Excel 最近的版本中可以使用 TEXTAFTER/TEXTBEFORE 函數來取出指定文字之後/之前的文字,相當實用且方便。對於 Excel 版本無法使用這兩個函數的人,可以使用替代方案來取代。

基本上可以使用 SEARCH 函數找到指定文字的位置(傳回一個數值),再根據這個數值利用 MID 函數來取出想要的文字。

Excel-TEXTAFTER和TEXTBEFOR函數的替代

1. 取出指定文字之後的文字

(1) TEXTAFTER 函數

公式:=TEXTAFTER(C2,B3)

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在 Excel 裡使用數列是常有的事,而在新版的 Excel 裡也呼應這個需求提供了 SEQUENCE 函數可以方便的產生各種數列,但是非新版的用戶,該如何達到相同的效果?本篇重在提供 SEQUENCE 函數產生數列的替代方案。先來看看 SEQUENCE 函數的語法:

SEQUENCE(Rows,Columns,Start,Step)

lRows:要傳回的列數

lColumns:要傳回的欄數

lStart:序列中的第1個數字

Step:序列中的序列增量值

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如何在 Word 中,將合併列印的結果以每一筆資料儲存為一個檔案?

在 Word 中的預設值,合併列印可以輸出一整份文件檔,無法一筆記錄儲存為一個檔案。本次,求助於 ChatGPT。

指令:如何將 Word 的合併列印結果,產生每一筆資料以一個檔案儲存。

Word-將合併列印的結果以每一筆資料儲存為一個檔案

複製程式如下:

Sub SaveMergeResultsAsIndividualFiles()

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有人想在 Excel 裡的工作表中,依個人習慣建立客製化以週為單位的行事曆表格。例如,以 45 分鐘為單位的時間間距的週曆。該如何處理?

1. 建立起始時間

儲存格A7:=TIME(8,0,0) 或是直接輸入 8:00

2. 建立間隔 45 分鐘時間

儲存格A8:=A7+TIME(0,45,0) 或 =A7+(1/24/60)*45

因為在 Excel 裡,是以 1 為一天的時間量,所以 1 分鐘 = 1/24/60。

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在 Excel 的工作表中有一個清單,如何產生指定重複的組數。在下圖中,資料清單裡有 5 個項目,指定產生 2 組、3 組、4 組、...,該如何處理?

以下提供二種不同函數來處理

1. 使用 SEQUENCE 函數

Excel-依清單內容產生指定重複的組數

(1) 產生 2 組,公式:=INDEX(F6:F10,MOD(SEQUENCE(2*5,1,0),5)+1)

公式中的參數「2」為 2 組,「5」為清單中的項目數量。

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同事問到:如果在 Excel 裡有一些動作時常會重覆操作,有沒有什麼方法可以快速完成。如何找到常用操作的快速鍵以提升操作效率?

Excel-如何找到常用操作的快速鍵以提升操作效率

若要在 Excel 裡能快速操作,免不了要背一些快速鍵,你可以參考:

https://support.microsoft.com/zh-tw/office/excel-的鍵盤快速鍵-1798d9d5-842a-42b8-9c99-9b7213f0040f

但是有一些操作並不適用在以述的快速鍵中,例如:常要為某些儲存格設定粗的外框線。如果想要快速完成,當然還是以按鍵的速度會比移動滑鼠來的快。

要如何獲取這些快速鍵?參考以下的步驟:

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有老師先前問了這樣的問題,想要在成績報表上計算報告已繳交和未繳交人數。參考下圖,成績報表上有成績者表示已繳交(包含0分),成績留空者表示未繳交。該如何計算這兩種人數?

透過本篇文章也可以對計算符合特定條件者計算數量做個總複習。

Excel-計算報告已繳交和未繳交人數的6種方法

計算時要注意的地方:

(1) 人名是文字格式

(2) 成績是數字格式

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在 Excel 的工作表裡有一個繪畫風格的清單,我想要隨機取出4個風格以「,」串接,該如何處理?

隨機取出各種風格是為了要在 Image Creator 中使用,如何能一個公式就完成?

首先,在輔助欄位中,輸入「=RAND()」(產生亂數),向下複製,讓每個風格都有一個亂數。

接著,定義儲存格範圍的名稱。選取A欄至B欄中有內容的儲存格。按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」。

在儲存格D3中輸入公式:=TEXTJOIN(",",,INDEX(SORTBY(風格,輔助),ROW(1:4)))

Excel-隨機取出4個風格以「,」串接

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網友提問:在 Excel 裡,想要取出長長字串中以「-」串接的第3段字串的最後一個字元,該如何處理?

參考下圖,第3段字串的最後一個字元是 2。

Excel-取出以「-」串接的第N段字串的最後一個字元

解題想法:

將每個以「-」字串拉開距離,再取出其中想要的那一段,再取出最右邊的一個字元。

參考步驟:

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在當今數位化時代,資訊數位工具的應用廣泛且多變,其實際使用方式往往因人而異。關鍵在於如何精準地運用這些工具,使它們能從多個不同角度協助解決您的需求和挑戰。深入理解並有效運用這些數位資源,是每位現代人應當思考和掌握的重要技能。

運用數位工具輕鬆獲取二個經緯度座標之的距離、巧妙拍攝一張相片

例一:在前面的文章中提到如何不藉由任何運算,即可將總秒數換算成時數、分數、秒數。

參考:Excel-將總秒數換算為時數、分數、秒數

例二:另一篇文章中提到如何拍張相片,就可以知道你目前位罝的高度。

參考:拍張相片即可得知高度,在高空飛行時也行

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在實務工作上常會需要用列打勾和打叉的符號,為了方便常以 v(V) 作為打勾符號,以 x(X) 作為打叉符號。有時也會使用到 o(O) 作為打圈的符號。

但是使用英文字 v 和 x,看起來不像是「符號」,如果你想要使用符號,可以改用以下方式。

1. 選取想要輸入的儲存格。

2. 設定字型:Wingdings 2。

3. 輸入 O (大寫)會顯示 X 的符號,輸入 P (大寫)會顯示 V 的符號。

如此設計在輸入時非常很方便。

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最近工作上需要進行一個報告,主辦單位說要以 Pecha Kucha形式發表,因為一張投影片只能有 20 秒的時間,想要在投影片顯示一個20秒的動畫,用來提醒自己。 但是投影片中本來就有其他的動畫,為了不要弄的太複雜,所以覺得應該使用 20 秒的 GIF 圖檔案比較恰當。因此,想要利用 PowerPoint 一個自製顯示進度的GIF動畫。

PowerPoint-自製顯示進度的GIF動畫圖檔

簡單的操作步驟即可完成:

1. 新增 PwoerPoint 投影片,並設定版面大小。(本例:10X2.52)

 

2.設定一個投影片背景色彩。

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當你在使用 Excel 來執行資料處理時,會根據資料的屬性來加以運算,以求得另一種結果。例如:1分=60秒、1時=60分=3600秒。

所以,如果要將總秒數換算為時數、分數、秒數,很容易根據這樣的資料屬性設計公式。但是也有可能利用相關函數直接獲取結果。

Excel-將總秒數換算為時數、分數、秒數

1. 利用計算式

(1) 換算秒數:=MOD(A3,60)

利用 MOD 函數求得總秒數除以 60 的餘數。

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最近在學期末的當兒,學校又開始處理下一階段的行事曆了!如果將 Google 日曆的資料轉換至 Excel 後,如何轉換為以週為單位的表格呈現。

以下圖為例,由 Google日歷取得行事曆內容,加以整理後保留一欄日期、一欄事項。要將這個清單轉換為下圖左以週為單位的表格。

Excel-將Google日曆取得的活動事項轉換為以週為單位

先建立好以週為單位的週曆。其中,利用格式設定方式,讓儲存格只顯示「日」的數字。

Excel-將Google日曆取得的活動事項轉換為以週為單位

公式設計與解析

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今天又被問到這個常見的問題:在 Excel 裡的儲存格有中英文,如何將中文和英文分離成二欄?

在下圖中,A欄是中英文組成的字串,要將中文和英文分開成二欄(B欄和C欄),最快的方式應該是使用快速鍵。

1..選取儲存格A4中的中文字,貼在儲存格B4;選取儲存格A4中的;英文字,貼在儲存格C4。

2.選取儲存格B4:B16,按 Ctrl+E 鍵,產生全部中文。

2.選取儲存格C4:C16,按 Ctrl+E 鍵,產生全部英文。

Excel-分離儲存格裡的中英文字

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