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Excel-2021版重要的教學文章

因為 Excel 2021 版之後在動態陣列公式和函數上的處理變化較大,所以特別將相關的文章搜集在一起。讓已經版本升級的網友們能一探究竟。

Excel-2021版新增函數的使用

Excel-利用SORT和SORTBY函數進行排序

Excel-FILTER函數與進階篩選

Excel-篩選資料並轉置資料

Excel-依指定欄位自動排序成績表

Excel-利用XLOOKUP函數以欄位名稱和萬用字元查詢

Excel-列出不重覆的姓氏並依筆劃由小至大排列

Excel-利用FILTER函數模糊篩選

Excel-2021版新增函數進行篩選、查詢、排序之綜合練習

Excel-單一欄位篩選與跨欄位篩選

Excel-列出非空白項目的清單(比較篩選函數和以陣列公式模擬篩選)

Excel-多欄轉換為單欄

Excel-計算分組最大值

Excel-由資料清單中篩選一組

Excel-根據單條件和雙條件篩選資料(FILTER)

Excel-下拉式清單選取月份列出該月日期

Excel-FILTER和OFFSET的動態陣列

Excel-從日期清單中區別平日和假日計算總和

Excel-資料篩選的好幫手-FILTER 函數(2021版以上)

Excel-資料排序的好幫手-SORT,SORTBY函數(2021版以上)

 Excel-資料篩選的好幫手-UNIQUE函數(2021版以上)

 Excel-以FILTER函數進行模糊篩選

 Excel-以製作九九乘法表說明陣列和非陣列公式

 Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

 Excel-篩選結果結合多個欄位並且轉置顯示(FILTER,TRANSPOSE)

 Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

 Excel-由日期清單中依年份計算數量總和

 Excel-由日期清單中依星期幾計算數量總和

 Excel-解析LET函數

 

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以往,你在 Google 地圖上以單車搜尋路線時,獲得的是「你的單車」可以使用的相關資訊(如下圖)。現在,Google 地圖已和 YouBike 結合,所以可以點選 YouBike 1.0、YouBike 2.0 來設定路線。

你只要在路線查詢時,將交通工具切換至「單車」。

Screenshot_20220812-105304

在路線中當然包括你必須走路到 YouBike 站的時間和路線,並且在起點提供有幾輛車可借,在終點提供有幾個車架可還。真是太方便了!

Google地圖也能支援YouBike和電動滑板車的路線查詢  Google地圖也能支援YouBike和電動滑板車的路線查詢

這樣子,在短程的景點中移動,真是個方便的功能。

Google地圖也能支援YouBike和電動滑板車的路線查詢

對於學生在校際間的移動,也是很有用!

Google地圖也能支援YouBike和電動滑板車的路線查詢  Google地圖也能支援YouBike和電動滑板車的路線查詢

在外國,還有電動滑板車的選項,暨節能又方便。

Google地圖也能支援YouBike和電動滑板車的路線查詢  Google地圖也能支援YouBike和電動滑板車的路線查詢

Google地圖也能支援YouBike和電動滑板車的路線查詢  Google地圖也能支援YouBike和電動滑板車的路線查詢

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學校同仁問到:在 Excel 裡,關於「尋找與取代」在操作上的問題。

在「尋找」動作的搜尋選項中有三個:公式、內容、註解。

Exel-利用尋找與取代操作無法取代公式的運算結果

但是「取代」動作的搜尋選項中只有一個:公式。(注意:沒有「內容」)

Exel-利用尋找與取代操作無法取代公式的運算結果

所以,如果你要依下圖中的對照表,想要利用尋找與取代的操作,要將等級標示換為點數,將會無法成功。因為等級標示的內容是利用公式查表而來的,所以儲存格的內容是「公式」。

例如:想要將「A++」換成「21」,但是儲存格裡的是公式,而且也沒有「A++」文字,結果將會無法如願。

Exel-利用尋找與取代操作無法取代公式的運算結果

所以,如果你也是直覺的就想把公式的運算結果以取代的方式來處理,是行不通的。

如果你複製來源內容,再以「貼上值」的方式貼在原處,則公式將會消失,而只留下儲存格內容。此時,你就可以接續以手動方式將等級標示換為點數了。

Exel-利用尋找與取代操作無法取代公式的運算結果

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手邊有一個音樂MP3檔,或是由 YouTube 下載而來的MP3,如果想要做成自己設計的畫面並轉成影片播放,或是放到 YouTube 上播放,該如何處理?

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

我通常是這樣來處理的:

1. 準備以下三項物件。

(1) 一張背景圖片

(2) 一張相片

(3) 一首音樂MP3

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

2. 將相片裁剪成正圓形(1:1),並加上邊框色彩與陰影。

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

3. 將MP3物件設定:

(1) 開始:自動

(2) 選取:放映時隱藏

(3) 選取:在背景播放

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

4. 設定相片的動畫:

(1) 強調:陀螺轉

(2) 期間:30秒(即30秒轉一圈)

(4) 開始:隨著前動畫

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

(4) 將預存時間裡的「重複」,設定為「直到最後一張投影片」。

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

5. 將音樂MP3的動畫設定:隨著前動畫。

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

6. 最後選取「檔案」功能表裡的「匯出」,並選取:建立視訊。

7. 在每張投影片所用秒數設定為音樂的長度(因為簡報裡只有一張投影片)。(本例設定「04:01」)

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

最後,即可獲得一個音樂影片了。再將該影片上傳至 YouTube,即可線上欣賞了。

PowerPoint-將MP3做成自己設計的畫面並轉成影片播放

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以前的文章:Excel-將民國年轉西元年(FIND,LEFT,MID,RIGHT,LEN)

這篇 2014 年寫的文章,提供了二種不同方式來達到民國年格式轉換為西元年格式。

事隔八年,以不同的公式來呈現。

Excel-將民國年格式轉換為西洋年格式

【設計與解析】

儲存格B4:

=LET(x,SUBSTITUTE(A4,".",REPT(" ",20)),DATE(LEFT(x,20)+1911,MID(x,20,20),RIGHT(x,20)))

複製儲存格B4,貼至儲存格B4:B15。

公式中的 LET 函數為 Excel 2021 版以上才用。

1. 令 x = SUBSTITUTE(A4,".",REPT(" ",20))

利用 SUBSTITUTE 函數將「.」置換為 20 個空白字元,並將結果設定為「x」。

例如,57.6.19→「57                    6                    19」

2. 執行 DATE(LEFT(x,20)+1911,MID(x,20,20),RIGHT(x,21))

(1) LEFT(x,20)+1911 取得西洋年數值

利用 LEFT 函數取字串最左邊 20 個字元。

(2) MID(x,20,20) 取得「月」數值

利用 MID 函數在字串中的第 20 個字元起取 20 個字元。

(3) RIGHT(x,20) 取得「日」數值

利用 RIGHT 函數取字串最右邊 20 個字元。

(4) 以 DATE 函數代入「年、月、日」數值

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本篇來探討 Excel 2021 版之後的 LET 函數。

LET 語法:LET(name,value,calculation) = LET(變數名稱,變數內容,計算式)

Excel-解析LET函數

【例】公式:=LET(x,2,y,3,x+y)

設定變數x=2、變數y=3、運算:x+y=2+3=5

本例變數x、變數y的內容為定數,是不會變的。

【例】公式=LET(x,A12,y,B12,(x^2+y^2)^0.5)

設定變數x=儲存格A12、變數y=儲存格B12、運算:(x^2+y^2)^0.5=5

本例變數x、變數y內容依儲存格內容而定,是可變的。

 

Excel-解析LET函數

【傳統公式】

儲存格H5:=INDEX(B4:E13,MATCH(D15,人員,0),MATCH(B15,B3:E3,0))                   
                   
【使用LET函數】

儲存格H5:=LET(DATA,B4:E13,x,MATCH(D15,人員,0),y,MATCH(B15,B3:E3,0),INDEX(DATA,x,y))

(1) 變數x = MATCH(D15,人員,0),傳回公式運算結果至x。

(2) 變數y = MATCH(B15,B3:E3,0),傳回公式運算結果至y。

(3) 變數DATA = B4:E13,設定變數內容為一個儲存格範圍。

(4) 運算:INDEX(DATA,x,y),

LET 函數讓公式更容易閱讀。

 

Excel-解析LET函數

【使用名稱定義】

(1) 定義名稱x = MATCH('C'!$D$15,'C'!$A$4:$A$13,0)

(2) 定義名稱y = MATCH('C'!$B$15,'C'!$B$3:$E$3)

(3) 定義名稱DATA ='C'!$B$4:$E$13

(3) 儲存格G4:=INDEX(DATA,x,y)

和使用 LET 函數有異曲同工之處!

 

Excel-解析LET函數

【傳統公式】

儲存格G4:=IFS(RANK(F4,$F$4:$F$13)<4,"優良",RANK(F4,$F$4:$F$13)<7,"尚可",RANK(F4,$F$4:$F$13)<11,"加油")

在這個例子,公式裡的RANK(F4,$F$4:$F$13),被運算了三次,除了公式變長而不易閱讀之外,也增加了運算的時間,降低了處理效能。

【使用LET函數】

儲存格G4:=LET(x,RANK(F4,$F$4:$F$13),IFS(x<4,"優良",x<7,"尚可",x<11,"加油"))

使用 LET 函數時,RANK(F4,$F$4:$F$13)只被運算一次,可以提高處理效能,公式縮短了,也較易於閱讀。

 

Excel-解析LET函數

【使用輔助欄位】

(1) 輔助欄位公式,儲存格A5:=IF(LEN(C5)<>0,A4+1,A4)

(2) 進行編號公式,儲存格D5:=IF(A5<>A4,A5,"")

【不使用輔助欄位】

儲存格A5:=LET(x,IF(LEN(C5)<>0,A4+1,A4),IF(x<>A4,A5,""))

在 LET 函數裡,變數x的功能和輔助欄位相同。

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學校裡的行政人員有這樣的需求:在考試過後,希望能將考試成績寄給每位考生檢視,看看是否有人要進行成績覆查等步驟,該如何做比較簡單。

我想最簡單的方式還是透過 Word 的合併列印功能,再配合 Outlook 來寄送。

所以你需要用到:Excel(資料檔)+Word(說明檔)+Outlook(傳送訊息)

操作步驟如下:

1. 準備成績的資料檔。

如下圖,至少要有一個欄位是電子郵件地址,其他如下圖資訊。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

2. 新增一個 Word 文件檔。

3. 選取「郵件」功能表裡的「啟動合併列印/電子郵件訊息」。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

4. 選取「選取收件者/使用現有清單」。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

5. 挑選步驟1所準備的資料檔。

6. 選取資料所在的工作表。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

7. 在「插入合併欄位」中選取要插入的欄位,例如:姓名。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

8. 插入其他欄位和說明文字。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

你也可以點選:預覽結果,看看考生收到的郵件內容。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

9. 選取「完成與合併/傳送電子郵件訊息」。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

10. 在收件者下拉式清單中選取資料檔裡的郵件欄位,並且在主旨列中輸入主旨。

11. 在傳送記錄中選取「全部」或指定想要傳送的筆數。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

12. 當按下「確定」後,再開啟 Outlook ,就可以看到這幾筆郵件準備好可以寄送了。

如何將所有考生的個別成績資料寄到考生個人的郵件地址

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延續前一篇:Excel-由日期清單中依年份計算數量總和

依下圖,如果在一個由日期清單中包含日期和數量二個欄位,想要依星期幾計算數量總和,該如何處理?

日期是由「年/月/日」所組成,但是仍可以利用函數判定日期是「星期幾」,星期幾組成一個陣列。

Excel-由日期清單中依星期幾計算數量總和

在 Excel 2021 版以上在陣列的使用上有所改變,所以列出以下四種方式參考。

先定義日期和數量的資料範圍名稱。

【方法一】

儲存格G4:=SUM(FILTER(數量,WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1)))

WEEKDAY 函數判斷日期為星期幾(利用參數2),星期一~星期日對應傳回1~7。

ROW(1:1)=1,公式向下複製時,ROW(1:1)=1→ROW(2:2)=2→ROW(3:3)=3→…。

FILTER 函數篩選挑選符合條件的數量,最後以 SUM 函數予以加總。

【方法二】

儲存格G4:=SUMPRODUCT((WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*數量)

相同的觀念以 SUMPRODUCT 函數,直接以陣列的乘積和來處理。

【方法三】

儲存格G4:=SUM((WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*數量)

由於 Excel 2021 之後陣列公式,可以不需再按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,所以不必再產生「{}」。

【方法四】

儲存格G4:{=SUM((WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*數量)}

這是傳統的陣列公式顯示的結果。

 

【參考資料】

FILTER 函數參考微軟提供的說明網頁:
SUMPRODUCT 函數參考微軟提供的說明網頁:

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也可以參考這篇:Excel-由日期清單中依星期幾計算數量總和

依下圖,如果在一個由日期清單中包含日期和數量二個欄位,想要依年份計算數量總和,該如何處理?

日期是由「年/月/日」所組成,所以可以取出「年」的部分,由於日期是一組陣列,而取出的「年」,也會組成一組陣列。

Excel-由日期清單中依年份計算數量總和

在 Excel 2021 版以上在陣列的使用上有所改變,所以列出以下四種方式參考。

先定義日期和數量的資料範圍名稱。

【方法一】儲存格E4:=SUM(FILTER(數量,YEAR(日期)=D4))

YEAR 函數判斷日期中的年份是否和儲存格D4相同,再以 FILTER 函數篩選挑選符合條件的數量,最後以 SUM 函數予以加總。

【方法二】儲存格E4:=SUMPRODUCT((YEAR(日期)=D4)*數量)

相同的觀念以 SUMPRODUCT 函數,直接以陣列的乘積和來處理。

【方法三】儲存格E4:=SUM((YEAR(日期)=D4)*數量)

由於 Excel 2021 之後陣列公式,可以不需再按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,所以不必再產生「{}」。

【方法四】儲存格E4:{=SUM((YEAR(日期)=D4)*數量)}

這是傳統的陣列公式顯示的結果。


【參考資料】

FILTER 函數參考微軟提供的說明網頁:
SUMPRODUCT 函數參考微軟提供的說明網頁:

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在 PowerPoint 中如果要製作如下圖的文字特效,該如何處理?

以下功能在 PowerPoint 2013 版之後都有。

PowerPoint-為文字加上局部色彩效果

參考以下步驟:

1. 輸入要製作特效的文字。

2. 新增數個圓形備用,並且隨意擺設。

PowerPoint-為文字加上局部色彩效果

3. 選取所有圓形物件和文字物件。

4. 選取「圖形格式/合併圖案」,再選取:分割。

5. 刪除分割後不需要的圖形物件。

留意到留下的物件,會看到一些分割後的紋路。

PowerPoint-為文字加上局部色彩效果

6. 選取所有分割留下的物件,並且設定填滿色彩和框線色彩都是白色。

7. 為各個色彩區塊設定圖案填滿和圖案外框為相同色彩。(分割後的紋路就會看不到了)

本例的圖案框線設定在0.5pt。

PowerPoint-為文字加上局部色彩效果

 

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在編輯簡報投影片時,對圖片調整透明度是非常重要而且很有需要的功能。只是在 PowerPoint 中操作,一向不是很方便。

終於,在 PowerPoint 2021 版中的新功能,你如果想要調整圖片的透明度,只要在「圖片設定」中就可以使用「圖片透明度」來調整。

PowerPoint-終於可以直接調整圖片透明度(2021版)

但是,如果在 PowerPoint 2021 版之前,要將一張圖片設定其透明度,我會這樣做:

(1) 新增一個和原圖片相同大小的矩形。

(2) 複製原圖片。

(3) 填滿矩形時設定圖片來源「剪貼簿」。

(4) 調整透明度。

PowerPoint-終於可以直接調整圖片透明度(2021版)

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PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

先前的這二篇文章:

PowerPoint-利用編輯端點、曲線、手繪多邊形建立手繪風圖案

PowerPoint-製作卡通圖案(仿做派大星)

是利用「編輯端點」功能來製作手繪風概念的圖案。

在 PowerPoint 2021 版以上的功能裡,圖形格式的線條設定就有一個「草繪樣式」,其中提供了三種不同的樣式的手繪樣式。

PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

如果點選物件再進入編輯端點設定,可以對於端點進一步的加以調整。

PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

善用「草繪樣式」,輕鬆完成手繪風圖案。

PowerPoint-利用草繪樣式建立手繪風圖案

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有些網友提到,在 Google 試算表中也能使用類似 Excel 2021 版的 FILTER、UNIQUE、SORT 等函數?

答案是可以的哦!而且很類似,使用上也很容易過渡。

例如,在下圖中,先為幾個資料範圍命名(代碼、學校、科系、錄取),參考下圖。

1. 依據儲存格G2裡的學校名稱以挑出錄取欄位裡「正取」的學生清單

Google試算表-使用FILTER,UNIQUE,SORT函數

輸入以下公式:

儲存格H2:=FILTER(姓名,(學校=G2)*(錄取="正取"))

儲存格I2:=FILTER(科系,(學校=G2)*(錄取="正取"))

這二個公式都是動態陣列公式,會自動溢出至其他儲存格。

 

2. 依據學生的代碼列出錄取學校科系的清單

Google試算表-使用FILTER,UNIQUE,SORT函數

儲存格G2:=TRANSPOSE(FILTER(學校&科系,(代碼=G2)*(錄取="正取")))

複製儲存格G2,貼至儲存格G2:H10。

利用雙條件:(代碼=G2)*(錄取="正取"),在 FILTER 函數中進行篩選。並且以「&」將學校和科系串接。

最後,再以 TRANSPOSE 函數將 FILTER 函數的傳回陣列予以轉置。

 

再參考下圖中的例子:

例如,在下圖中,先為幾個資料範圍命名(員工、居住地),參考下圖。

1. 要列出居住地清單並且計算各區的員工數

Google試算表-使用FILTER,UNIQUE,SORT函數

(1) 列出不重覆的居住地並依筆劃由小至大排序

儲存格H2:=SORT(UNIQUE(居住地))

UNIQUE(居住地):利用 UNIQUE 函數取出居住地不重覆的清單。

SORT(UNIQUE(居住地)):利用 SORT 函數將上式的傳回值由小至大排序。

(2) 計算各個居住地的人數

儲存格H2:=SUMPRODUCT((居住地=E2)*1)

利用 SUMPRODUCT 函數計算符合條件者的個數。

複製儲存格F2,貼至儲存格F2:F6。

 

【延伸閱讀】

Excel-篩選結果結合多個欄位並且轉置顯示(FILTER,TRANSPOSE)

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在 Excel 2021 中可以使用動態陣列公式,而公式自動溢出的動作也帶來了一些便利性。

例如,輸入公式,儲存格J4:=SORT(UNIQUE(代碼))

在此代碼已先定義名稱「代碼」,儲存格範圍為D欄中的資料範圍。

其中使用了 SORT 函數和 UNIQUE 函數,這二個函數支援動態陣列。

當你在儲存格J4輸入完成後,Excel 會根據運算結果,自動將公式溢出到儲存格J4:J18。

設計者並不需要也不會預先知道公式會溢出至那些儲存格,而且只要代碼欄位裡的資料變動,儲存格J4的公式結果也會隨之改變。

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

但是,在K欄中的運算公式,使用的是 SUMPRODUCT 函數。

當你輸入公式,儲存格K4:=SUMPRODUCT((代碼=J4)*單價*數量)

你必須還要:複製儲存格K4,貼至儲存格K4:K18。

如果,代碼欄位內容變動,導致動態陣列公式結果改變,就會出現下圖中公式必須進行修正的問題。

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

公式如果更改,例如:

儲存格K4:=IF(J4<>"",SUMPRODUCT((代碼=J4)*單價*數量),"")

則可以避開這些動態陣列公式的問題。總之還是不太方便,你還可以試試別的設計方式。

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

如下圖,儲存格J4:=UNIQUE(店名),店名是由B欄中定義名稱的儲存格範圍。

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

你可以將公式使用在另一個名稱定義上,例如:

分店:=UNIQUE(店名)

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

所以,只要輸入公式,儲存格J15:=分店,即可獲得動態陣列結果。

但是,如果你想要將動態陣列結果使用在資料驗驗證中,例如,設定清單來源:=分店。

將會得到錯誤訊息。(原想要使用分店的清單來製作一個下拉式清單)

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

如果你有需要將動態陣列結果轉置,則可以透過 TRANSPOSE 函數。

如果以 ARRAYTOTEXT 函數來看其陣列內容,請注意:

(1) 資料分列的動態陣列是以「分號」隔開,例如:

{"民權店";"仁愛店";"信義店";"忠孝店";"民生店";"和平店";"民族店"}

(2) 資料分欄的動態陣列是以「逗號」隔開,例如:

{"民權店","仁愛店","信義店","忠孝店","民生店","和平店","民族店"}

Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

【參考資料】

 UNIQUE 函數參考微軟提供的說明網頁:

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延續這二篇:

免費且免安裝即可轉錄MP3錄音檔和YouTube影片檔裡的文字

利用pyTranscriber工具來轉錄MP3錄音檔和MP4影片檔裡的文字

同樣的原理,也可以放在 Google 翻譯的頁面上更方便好用了,而且還可以英翻中呢!

1. 進入 Googel 翻譯頁面。(https://translate.google.com.tw/)

將偵測語言切換至中文,並測試在瀏覽器中麥克風是否可用(權限是否已開)。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

2. 準備好MP3錄音檔、影片檔或YouTube影片,和相關的播放應用程式。

3. 在桌面右下角的喇叭圖示上按右鍵,選取:音效。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

4. 切換至「錄音」標籤。

5. 在立體聲混音上按右鍵,選取:設定預設裝置。

(轉錄文字結束後記得修改回原來的預設裝置)

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

6. 將立體聲混音以外的麥克風按右鍵,選取:停用。

(轉錄文字結束後記得修改回原來的設定(啟用))

7. 點選 Google 翻譯網頁上的麥克風。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

8. 開始播放MP3錄音檔、影片檔或是YouTube影片。

結果如下,Google翻譯會持續的轉錄MP3和影片中的文字。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

當然,既然在 Google 翻譯中,你播放的如果是英語,還可以同步讓其翻譯成中文。

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

【延伸閱讀】

免費且免安裝即可轉錄MP3錄音檔和YouTube影片檔裡的文字

利用pyTranscriber工具來轉錄MP3錄音檔和MP4影片檔裡的文字

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在 Excel 2021 版中對於資料處理時的函數使用上,真的是方便許多,太方便了。以下的例子想要以一個公式完成:

(1) 資料進行篩選

(2) 結合多個欄位

(3) 資料內容轉置

如下圖,有一個學校升學考試結果的清單,如何列出學生「正取」的「學校和科系」清單?

錄取欄位必須篩選出「正取」者,顯示的資料必須包含「學校+科系」,而且原本資料是垂直呈現(由上至下),輸出是要水平顯示(由左至右)。

Excel-篩選結果結合多個欄位並且轉置顯示(FILTER,TRANSPOSE)

【設計與解析】

1. 定義名稱

選取儲存格A3:E29,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:代碼、姓名、學校、科系、錄取。

2. 設計公式

儲存格H4:=TRANSPOSE(FILTER(學校&科系,(代碼=G4)*(錄取="正取")))

複製儲存格H4,貼至儲存H4:H12。

(1) 利用雙條件:(代碼=G4)和(錄取="正取")

(2) FILTER(學校&科系,(代碼=G4)*(錄取="正取"))

其中的「&」是將兩個儲存格內容加以串接。

其中的「*」運算,相當於執行邏輯 AND 的運算,以篩選符合雙條件的「學校&科系」。

(3) TRANSPOSE(第(2)式)

再利用 TRANSPOSE 函數予以轉置 90 度。

該公式只要在H欄輸入,即會溢出至陣列包含的其他儲存格。

這樣的公式是否易於理解,而且撰寫非常簡單。

 

【參考資料】

FILTER 函數參考微軟提供的說明網頁:

https://support.microsoft.com/zh-tw/office/filter-函數-f4f7cb66-82eb-4767-8f7c-4877ad80c759

TRANSPOSE 函數可以參考微軟提供的說明網頁:

https://support.microsoft.com/zh-tw/office/transpose-函數-ed039415-ed8a-4a81-93e9-4b6dfac76027

 

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延續這一篇:免費且免安裝即可轉錄MP3錄音檔和YouTube影片檔裡的文字

也是有網友貢獻了很好的工具程式可供利用:pyTranscriber

下載:https://github.com/raryelcostasouza/pyTranscriber

執行:pyTranscriber.exe

它能接受MP3、MP4、WAV、W4A、WMA等格式,準備好各種影音格式來測試。

1. 點選:Select file(s),選取要轉錄文字的檔案,其接受多個檔案批次處理。

2. 點選:Output Location,選取要存放轉錄文字的資料夾。

3. 點選:Audio Language,選取影音中的語音。

4. 點選:Transcribe Audion/Generate Subtitles,開始進行轉錄的工作。

利用pyTranscriber工具來轉錄MP3錄音檔和MP4影片檔裡的文字

翻譯的結果,不見得盡善盡美,總會有需要修改之處。每一個影音檔會被輸出成一個srt檔和一個txt檔,其txt檔沒有時間:

利用pyTranscriber工具來轉錄MP3錄音檔和MP4影片檔裡的文字

srt檔有時間軸,也可以用在為 YouTube 影片上字幕之用,它也是個文字檔。

註:SRT(Subripper)是文字字幕格式,其組成為:一行字幕序號、一行時間軸、一行字幕資料。

利用pyTranscriber工具來轉錄MP3錄音檔和MP4影片檔裡的文字

特別找了一個老外的語音來轉換,結果也很OK,大家再試試吧!

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【延伸閱讀】

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利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

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同事問到:在檔案總管裡的依檔名排序結果,感覺怪怪的。例如下圖中,依名稱由小至大排序,出現檔案名稱開頭01<1<02<2<03<04<4…。

這是因為檔案名稱開頭如果是數字,則依數字大小來排序,例如,02被視為2,03被視為3等。大多數人的認知都是「01,02,03,…」都要被視為2碼來排序,該如何讓檔案總管依我們的想法來排序?

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

1. 按 WinKey+R。

2. 輸入「gpedit.msc」,按下「確定」,開啟「本機群組原則編輯器」視窗。

3. 選取:電腦設/系統管理範本/Windows 元件/檔案總管。

4. 點選:關閉[檔案總管]中的數字排序。

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

5. 在對話框中選取「已啟用」。

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

結果就可以讓檔案名稱開頭的數字依文字來排序了。第1字元比較完,再比較第2字元,…。

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

如下圖,你會遇到:

(1) 「2年級 」<「2年級第」(空格也是一個字元,空格<中文字)

(2)  「302班」<「30天」(數字<英文字<中文字)

Windows-將檔案總管檔名依數字排序改變為依文字排序

 

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vincent 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()

在 Excel 裡,陣列的使用非常重要,對於學習者一個很大的門檻。通常有程式設計經驗者,要理解陣列的觀念與應用,應該都不是難事,而沒有程式設計基礎的人,對這些一個一個儲存格組成的陣列,真的就傷腦筋了。本文試著來說明 Excel 2021 版開始的陣列使用。

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

陣列是由「{、}」包含一些資料組成的集合:

1. 以分號隔開的陣列:{1;2;3;4;5}

例如公式:=ROW(1:5),會產生 {1;2;3;4;5} 陣列,本例為多列組成的儲存格範圍。

2. 以逗號隔開的陣列:{1,2,3,4,5}

例如公式:=COLUMN(A:E),會產生 {1,2,3,4,5} 陣列,本例為多欄組成的儲存格範圍。

如果是 {1;2;3;4;5} 陣列和 {1,2,3,4,5} 陣列可稱為陣列常數,因為內容是固定的。

而 ROW(1:5) 陣列和 COLUMN(A:E) 陣列也是陣列常數,因為內容也是不會變的。

如果要表達多列多欄組成的陣列,同時會用到分號和逗號,如圖中的陣列:{1,2,3;4,5,6;7,8,9;10,11,12}。

註:圖中的 ARRAYTOTEXT 函數,可以將儲存格內容轉成陣列型式的字串。可以轉成「1,2,3」或是「{1,2,3}」型式。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

1. Excel 2021版以前做法

(1) 儲存格B2:=A3*1.2。

(2) 複製儲存格B2,貼至儲存格B2:B9。

2. Excel 2021版以後新增做法

(1 )儲存格C2:=A2:A9*1.2。

(2) 公式會自動溢出至儲存格C2:C9。

國文成績的儲存格範圍就是一個陣列。所以,只要一個儲存格填入公式,公式會自動溢出至陣列範圍的儲存格,不需要做複製儲存格的動作。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

Excel 2021版之後新增的做法:

(1) 儲存格C2:=B2:B11*C2:C11

(2) 公式會自動溢出至儲存格D2:C11。

單價和數量的儲存格範圍也都是一個陣列。只要一個儲存格填入公式,公式會自動溢出至陣列範圍的儲存格,不需要做複製儲存格的動作。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

選取儲存格A1:D1,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「最左欄」,定義名稱:加權。

在此,加權就是一個陣列。

(1) 以前做法,儲存格E3:=SUMPRODUCT(B3:D3*加權)

SUMPRODUCT 函數內容都是以陣列的形式在運算。

(2) 以前做法,儲存格E3:{=SUM(B3:D3*加權)}

以前的陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{}」。

(3) 現在做法,儲存格E3:=SUM(B3:D3*加權)

在 Excel 2021 版之後,不需要再按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

(1) 做法一,儲存格B2:=IF(A2:A9>=60,A2:A9,"")

(2) 做法二,儲存格B2:=FILTER(A2:A9,A2:A9>=60)

以上兩種方式,在 Excel 2021 版之後,公式都會自動溢出至其他儲存格。

FILTER 函數是 Excel 2021 版之後才能使用。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

在 Excel 2021 版之後的 OFFSET 函數使用:

(1) 儲存格B2:=OFFSET(A2,3,0,5,1)

(2) 公式會自動溢出至其他儲存格。

公式結果會產生一個儲存格範圍,這也是一個陣列。只要一個儲存格填入公式,公式會自動溢出至陣列範圍的儲存格,不需要做複製儲存格的動作。

 

Excel-陣列的使用(比較2021版和先前的版本)

1. 使用UNIQUE 函數(列出不重覆項)

(1) 儲存格B2:=UNIQUE(A2:A13)

(2)公式會自動溢出至其他儲存格。

公式也是對陣列操作,所以公式會自動溢出至陣列範圍的儲存格,不需要做複製儲存格的動作。

2. 使用 SORT 函數(對不重覆項排序)

(1) 儲存格B2:=SORT(UNIQUE(A2:A13))

(2) 公式會自動溢出至其他儲存格。

UNIQUE 函數和 SORT 函數是 Excel 2021 版之後才能使用。

 

【延伸學習】

 Excel-以製作九九乘法表說明陣列和非陣列公式

 Excel-FILTER和OFFSET的動態陣列

 Excel-輸入具陣列形式的公式

 Excel-列出非空白項目的清單(比較篩選函數和以陣列公式模擬篩選)

 Excel-使用ARRAYTOTEXT函數取得陣列文字

 Excel-使用傳統陣列和動態陣列公式列出模糊搜尋清單

 Excel-動態陣列公式和溢出陣列行為

 

【參考資料】

 UNIQUE 函數參考微軟提供的說明網頁:
 FILTER 函數參考微軟提供的說明網頁:

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在學校裡的行政人員和教師,使用視訊和音訊的機會愈來愈頻繁,常會有同仁問到要如何取出MP3錄音檔裡的語音轉文字或是YouTube影片裡的語音轉文字。以下介紹二種方式,都是免費、免安裝工具,而且都是大家熟悉的環境來操作。

 

【方式一:利用Google文件】

1. 新增一個 Google 文件。

2. 準備好MP3錄音檔和播放應用程式。

3. 在桌面右下角的喇叭圖示上按右鍵,選取:音效。

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4. 切換至「錄音」標籤。

5. 在立體聲混音上按右鍵,選取:設定預設裝置。

(轉錄文字結束後記得修改回原來的預設裝置)

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6. 將立體聲混音以外的麥克風按右鍵,選取:停用。

(轉錄文字結束後記得修改回原來的設定(啟用))

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7. 在 Google 文件上按:Ctrl+Shift+S 鍵,或是點選「工具/語音輸入」。以開啟語音輸入功能。

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8. 點選麥克風圖示,即可進入語音輸入狀態。

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9. 開始播放錄音檔 MP3,此時會同步執行轉錄工作。

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當你取得錄音檔的轉錄文字,因為不會百分之百辨識正確,可能會發現有些字是錯誤的,所以還是得再修正。

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如果聲音來源是在YouTube上的影片,則先看看該影片是否有提供轉錄稿,選取選單中的:顯示轉錄稿。

免費且免安裝即可轉錄MP3錄音檔和YouTube影片檔裡的文字

即可取得語音轉文字的結果。

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利用前面介紹的方式,也可以獲得文字稿。

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【方法二:利用Office 365 Word文件】

如果你是學校配給的 Office 365 帳號或是教育部給的 Office 365 帳號,即使用免費版而非訂閱戶,都能使用以下的功能。

1. 登入 Office 365 帳號,並新增一個 Word 文件。

2. 準備好MP3錄音檔。

3. 在功能表中點選:繕寫。

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4. 點選:上傳音訊,並選取一個MP3錄音檔。

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會先將此檔案上傳至 OneDrive:

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接著進行轉錄音訊檔案:

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最終結果如下圖:

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當你點選「新增至文件」,還可以選擇是否包含:只有文字、使用時間戳記等資訊。

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這個方式也適用MP4影片,但是無法使用在YouTube影片上。

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【延伸閱讀】

利用pyTranscriber工具來轉錄MP3錄音檔和MP4影片檔裡的文字

利用免費的Google翻譯來轉錄錄音檔和影片檔裡的文字

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