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在 Excel 裡,當面對一些英文的專有名詞時,如何將專有名詞取出縮寫和改成首字大寫?

如下圖中,原英文的專有名詞都是以小寫呈現,現在要取出每個 Word 的第一個字集合為縮寫;首字大寫是將每一個 Word  的第一個字改成大寫。

Excel-如何將英文專有名詞取出縮寫和改成首字大寫

1. 取出縮寫

儲存格B6:=TEXTJOIN("",,UPPER(LEFT(TEXTSPLIT(A6," "),1)))

(1)TEXTSPLIT(A6," ")

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生成式AI當道,你真的有受益嗎?

以下的範例,來看看一個教師要對學生講述培養運動習慣時,可以如何運用生成式AI協助產生簡報檔。整個歷程雖無法一鍵完成,但是確實可以減少製作時間。

如何由生成式AI協助產生簡報內容到完成簡報製作

指令:我要製作一份培養運動習慣的簡報,請列出關於「培養運動習慣」的5個技巧,每個技巧有3點條列式的說明,並根據這5個技巧的每一個內容提供對應的生成式AI 繪製圖片的詳細敘述句。

如何由生成式AI協助產生簡報內容到完成簡報製作

複製 ChatGPT 的回覆,貼至 Word 文件中,稍做修改得到以下的結果:(教師應檢視內容並加以修正,不宜將AI產生結果直接套用。

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最近在利用 PowerPoint 製作影片時,要用到背景音樂,所以想到了 YouTube 有提供音樂庫可用。

YouTube的個人工作室中(https://studio.youtube.com/channel/)提供了「音樂庫」,可以讓你免費使用(部分必須做標示)。這裡提供了數以千計的各類風格音樂。

YouTube-音樂庫中提供了數以千計的的免費音樂素材

介面中有「曲名、類型、情境、藝人、長度、授權類型、新增時間」欄位,其中「曲名、藝人、長度、新增時間」欄位可以排序,也可以針對「類型、情境、藝人」欄位進行篩選。除了可以試聽,還能下載(MP3)檔案。

YouTube-音樂庫中提供了數以千計的的免費音樂素材

每首曲子可以加上星號(我的最愛),你也可以在「已加星號」中快速找到自己儲存的音樂。

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在 Excel 資料處理時,有時會用到比對兩組資料。例如,在下圖的二組名單中,要找出缺漏者的姓名,該如何處理?以下分別使用幾種操作和公式來介紹。

Excel-如何比對二組資料找出缺漏者姓名的多種方法

1.使用條件式設定格式

(1)選取二組姓名的儲存格(不連續儲存格的選取可以藉助Ctrl鍵)。

(2)點選「條件式格式設定/醒目提示儲存格規則」,再選取:重複的值。

Excel-如何比對二組資料找出缺漏者姓名的多種方法

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學校要求必須產生課程介紹的影片,所以衍伸了一些製作上的問題。例如,我想要使用PowerPoint來完成這件事,因為課程介紹影片的大多數內容是投影片原先的內容,這樣可以省下很多製作時間。再者,影片需要一些旁白語音,但是又找不到老師願意擔任「聲優」。所以,問題產生了:如何產出文字的語音檔,而且在播放語音檔時,也可以同時播放原投影片中的動畫?以下是我個人的解決方案。

語音素材取得

如果要將文字轉中文語音,而且可以下載語音檔,這個比較容易解決。我較常用以下二個免費網站,只要輸入文字且即可取得語音素材:

https://soundoftext.com/

https://ttsmaker.com/zh-hk

設定動畫

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在 Excel 裡,如下的表格,如果要計算表格中相同項目者總和,有那些方式可用?

 

Excel-計算表格中相同項目者總和的多種方式

在此提供三種不同函數來處理相同的內容。

1.SUMPRODUCT函數

儲存格F3:=SUMPRODUCT(($A$3:$A$26=$E$3)*C3:C26)

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最近有一個工作是要將 PowerPoint 簡報內容輸出成影片,而且影片長度必須要控制為指定的時間長度,該如何來處理?

PowerPoint-如何將簡報內容輸出成影片且影片長度控制

1.規劃時間(秒數)

配合投影片的內容,先在Excel裡規畫每個投影片的秒數,再利用公式計算累積秒數和總秒數,以利規劃時的運用。

PowerPoint-如何將簡報內容輸出成影片且影片長度控制

總秒數計算公式:

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在PowerPoint的簡報投影片中播放影片,如何能在影片中顯示字幕?

字幕.gif

準備好影片和要加入影片中的文字。本例使用三組文字,為凸顯效果,所以顯示時互不重疊。

首先,在「選取範圍」窗格為每組文字的名稱修改和方塊中的文字相同,以方便辨識。

PowerPoint-簡報投影片中播放影片,如何能在影片中顯

本例的影片共30秒,預定顯示文字:

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教師在教學現場常會需要把學生報告或實驗的過程錄下來或拍下來,但是往往拍或錄下來後就沒有後續作為。因為沒有簡單工具編輯或是能和影音平台整合的功能,因此就會一直擱著。

現在,Google 推出的 YouTube Create(現在仍為Beta版),目前已可以試用。YouTube Create 可以在手機中直接取用相片和影片,簡單編輯後上傳至你的帳號裡的YouTube。快下載來試試吧!

下載並開啟 YouTube Create 後,按下「+」即可以開始製作影片。

輕鬆利用Google的YouTube Create編輯影片並   輕鬆利用Google的YouTube Create編輯影片並

此時你可以移動時間軸至想要編輯的位置,可以利用曳調整圖片要顯不的時間。

YouTube Create 能使用的工具不多,所以也很好理解。例如,點選「貼圖」,即可插入貼圖、GIF圖片、表情符號等。

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在 Excel 裡有一個資料表如下圖中的A欄,在 D 欄中有一個資格不符者的清單,如何在 B欄中產生刪除不符者的清單?

Excel-刪除儲存格內容中不符合者

儲存格B3公式:=TEXTJOIN(",",,IFERROR(MID(A3,IF(ISERROR(MATCH(TEXTSPLIT(A3,","),$D$3:$D$9,0)),COLUMN(A:D),"")*2-1,1),""))

複製儲存格B3,貼至儲存格B3:B16。

公式解析:

(1) TEXTSPLIT(A3,",")

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在 Excel 裡使用含小數的數值時,會有小數位數的問題,本篇來看看小數點後位數在使用和設定上的做法。

觀察下圖,利用 PI 函數來產生含小數的數值,再來設定小數的位數。先提醒: Excel 最多只能顯示15個有效位數。

Excel-設定小數點以下位數

1. 利用手動改變小數位數

在B欄中,利用 PI() 得到含小數的數值,再以動設定小數位數。在小數以下第14位之後,就會全以「0」顯示。(因為已達最多的15數有效數字)

Excel-設定小數點以下位數

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資訊的關聯往往會帶來方便性和實用性。例如,當提到某個地圖時,可能會想了解當地的交通,也可能想要知道當地的天氣資訊。

在Google地圖上如果在縮放比例到達鄉鎮區等級,可以在點選搜尋框時出現當地的氣象資訊(溫度和天氣等)。

在Google地圖上可以直接檢視當地天氣資訊

然而Google地圖更常在手機上使用,所以相同的概念在手機的Google地圖App中也可以實現,而且資訊更詳細。當你顯示的比例到達某個鄉鎮區時,可以點選地圖左側的溫度圖示,即會顯示該區的近一週氣象資訊。

在Google地圖上可以直接檢視當地天氣資訊  在Google地圖上可以直接檢視當地天氣資訊

如果你點選:weather.com,可以獲取更多天氣資訊的細節。

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在 Excel 裡可以使用萬用字元來執行模糊搜尋,在常用的 VLOOKUP 函數中也可以使用,但是 VLOOKUP 函數結果被限制只能傳回第1個值。

在 Excel 裡的萬用字元有:

*:符合的0至多個字元

?:符合的1個字元

~:~?、~*、~~,用以表示:?、*、~

以下的實例,來看看如何使用:

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問題:因應要編輯學校有一份要參加競賽的教案文件,必須輸出成PDF檔,而文件想要使用PowerPoint編輯,其中要求:

1.每一張投影片為一頁。

2.每一頁要顯示頁碼。

3.須有封面,並且封面不顯示頁碼。

問題在於,PowerPoint預設狀態第一頁(封面)可以不顯示頁碼,但是文件內容第一頁(封面後的下一頁)會顯示頁碼「2」,而且檔案必須輸出成PDF檔,如何解決這樣的問題?

PowerPoint-如何輸出為PDF檔時,首頁不顯示頁碼,

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回答網友提問:根據以下的資料清單,如何列出不重覆數量和清單?

在以下的表格中,每一欄裡的資料有些項目是重覆出現的,要解決的問題是列出不重覆項目的數量和清單。

Excel-列出不重覆項目的數量和清單

1. 列出不重覆項目的清單

儲存格B11:=UNIQUE(TRANSPOSE(TEXTSPLIT(TEXTJOIN("、",TRUE,B4:B9),"、")))

(1)TEXTJOIN("、",TRUE,B4:B9),"、")

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在 Excel 的工作表是由一個一個儲存格所組成,如果遇到儲存格內容較長時,你有可能會使用合併儲存格等方式讓格子變大,以容納更多的字元。

但是合併儲存格也會破壞原有版面,例如,在製作 Excel 的教材時,公式可能會很長,為了顯示這些較長的公式,以下提供二種方式來處理。

1. 分在不同儲存格

先將原來的公式利用 Alt+Enter 鍵,手動進行分行。再利用 TEXTJOIN 函數,例如:=TEXTSPLIT(G6,,CHAR(10))。CHAR(10)為分行字元,TEXTSPLIT 會以 CHAR(10) 當為分割字元。如此公式即可分在多個儲存格中顯示。

Excel-讓較長公式能分在不同儲存格中顯示

 

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這學期打算要在學校教師資訊研習和學生課程教學中,利用 PowerPoint 讓師生能輕易完成「知識圖卡」 的創作。用 PowerPoint 來製作,除了不像 Canva 裡很多的圖示、圖案可以挑選之外,用來製作知識圖卡是很好的工具,將來也可以擴充成動態的知識圖卡(加上動畫)。先利用本篇來牛刀小試下。

假設要製作12張的知識圖卡,並分成三個單元。在下圖中的做法,整體的格局是相同的,而以局部不同色彩來區隔不同單元。

PowerPoint-使用投影片母片設計知識圖卡的模組

參考以下步驟:

1. 在新增的簡報中設定投影片大小,本例設定成直式寬度:11.5公分、高度:16.6公分。

PowerPoint-使用投影片母片設計知識圖卡的模組

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本篇介紹在 Excel 中,如果要取出日期中的日、月、年的三種方式。

Excel-取出日期中的日、月、年的三種方式.

【方式 A】

利用 DAY、MONTH、YEAR 函數取出日、月、年,取出的數字為數值。

取出日:=DAY(B2)

取出月:=MONTH(B2)

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在 Excel 最近的版本中可以使用 TEXTAFTER/TEXTBEFORE 函數來取出指定文字之後/之前的文字,相當實用且方便。對於 Excel 版本無法使用這兩個函數的人,可以使用替代方案來取代。

基本上可以使用 SEARCH 函數找到指定文字的位置(傳回一個數值),再根據這個數值利用 MID 函數來取出想要的文字。

Excel-TEXTAFTER和TEXTBEFOR函數的替代

1. 取出指定文字之後的文字

(1) TEXTAFTER 函數

公式:=TEXTAFTER(C2,B3)

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在 Excel 裡使用數列是常有的事,而在新版的 Excel 裡也呼應這個需求提供了 SEQUENCE 函數可以方便的產生各種數列,但是非新版的用戶,該如何達到相同的效果?本篇重在提供 SEQUENCE 函數產生數列的替代方案。先來看看 SEQUENCE 函數的語法:

SEQUENCE(Rows,Columns,Start,Step)

lRows:要傳回的列數

lColumns:要傳回的欄數

lStart:序列中的第1個數字

Step:序列中的序列增量值

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