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在 Excel 中要處理一個資料表,在資料表中有「類別、項目、數量」三個欄位,當你要做資料整理時,常用樞紐分析工具來幫你產生這個分析報表。

例如:在樞紐分析表中,將「類別」拖曳至欄,將「項目」拖曳至列,將「數量」拖曳至值(預設為加總)。

結果即會得到類別和項目的所有交叉統計結果。

Excel-用公式執行樞紐分析的結果(ChatGPT也能提供

如果你改用公式來處理:

先選取儲存格A1:C1000(所有資料範圍),按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:類別、項目、數量。

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在 Excel 裡使用 VLOOKUP 函數執行查詢動作,在公式中是可以使用萬用字元的。可以使用的萬用字元用:

?:代表多個任意字元

*:代表一個任意字元

~:用以表示「?、*、~」的前置字元

儲存格E19:=VLOOKUP(B19,A3:D16,4,FALSE)

查詢條件:A-014?,傳回結果:27

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在 Excel 裡工作表中的儲存格有一個句子,如何取出每個句子的最後一個字?

Excel-取出每個句子的最後一個字(ChatGPT也能提供

儲存格B3:=INDEX(TEXTSPLIT(A3," "),COUNTA(TEXTSPLIT(A3," ")))

(1)TEXTSPLIT(A3," ")

利用 TEXTSPLIT 函數將儲存格A3內容以「空格」加以分隔。

(2)COUNTA(TEXTSPLIT(A3," "))

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在 Excel 裡如果要計算一個句子所包含的字數,該如何處理?

如下圖,一個儲存格裡有一個句子,而句子是由字所組成,要來計算個個句子的字數。

Excel-計算每個句子的字數(ChatGPT也來協助)

利用公式:

儲存格B3:=COUNTA(TEXTSPLIT(A3," "))

(1) TEXTSPLIT(A3," ")

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在 Excel 裡,如果要在一個字串中每二個字元加入一個符號字元,該如何處理?

例如:6957A9D27397 變成 69:57:A9:D2:73:97。

這個像是 MAC 位址的字串,就需要如此做。

Excel-在字串中每問隔2個字元插入一個符號(ChatGP

儲存格C3公式:=TEXTJOIN(":",,MID(A3,ROW($1:$6)*2-1,2))

(1) MID(A3,ROW($1:$6)*2-1,2)

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最近看到 Google Classroom 中出作業時,附加的選項中多了一個新功能:YouTube。

這個新功能讓教師在作業中使用YouTube影片時,可以在影片中插入題目讓學生回答問題。教師可以收到學生回答狀況的深入分析,這樣有助於了解學生看了影片,是否有真正達到看此影片的效果。而且也能讓學生在自主學習時,能夠了解自己的學習狀況。如果你能運用人工智慧,像是 ChatGPT 之類來協助出題,則可以省時又省力。

參考做法如下:

準備工作:YouTube影片網址、學生要回答的問題(選擇題或複選題或問答題)

在新增作業時,選取附加YouTube:

Google Classroom推出新功能,可以在作業中的Y

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有網友問到:在 Excel 裡,如果使用資料驗證裡的「清單」,可以很容易檢查出輸入內容是否是列在資料清單中。但是如果想要資料驗證,但是又不想顯示這個下拉式清單,該如何處理?

在下圖中,有一個項目的清單(儲存格D4:D13),使用者想要在儲存格B4中,以資料驗證方式確保只能輸入清單中含有的項目。

Excel-如何能不顯示下拉式清單又能驗證是否為合於清單的項

這個問題很容易克服,因為 Excel 在設計時就有想到這問題了。

你只要在設計資料驗證時,不要勾選:儲存格的下拉式清單。

Excel-如何能不顯示下拉式清單又能驗證是否為合於清單的項

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在 Excel 的工作表中,如何依某個特定儲存格內容所指的儲存格位址,才讓這個儲存格顯示指定的內容?

例如,在下圖範例中,當儲存格A4,指定「D3」儲存格,則儲存格D3顯示儲存格B4的內容(ABC)。

Excel-比對是否為指定的儲存格,相同時才顯示資料

儲存格D1:=IF($A$4=ADDRESS(ROW(1:1),4,4),$B$4,"")

複製儲存格D1,貼至儲存格D1:D7。

利用 ADDRESS 函數產生儲存格的相對址:

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我發週遭的朋水,有的人以為四捨五入的函數(ROUND、ROUNDUP、ROUNDDOWN)在執行四捨五入運算時,只能做小數點以下的四捨五入。然而,藉由函數的參數:負值、0、正值,可以執行四捨五入至小數、整數。

Excel-四捨五入至小數和整數的多種不同位數

使用方式:

參數為正值:四捨五入至0.1,0.01,,0.001,0.0001。

參數為0:四捨五入至整數的個位數

參數為負值:四捨五入至10,100,1000,1000。

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Google Keep 一直是我每天使用的輕量型的記事工具,最近有幾個不錯的功能(版本記錄、格式設定、錄音檔等),本篇來介紹一下。

1.電腦版 Google Keep 新增「版本記錄」的版本控制功能

在電腦版的 Google Keep 的選單中可以選取「版本記錄」。(目前手機版還沒有這個功能)

Google Keep新增版本記錄和格式設定功能

顯示所有的版本記錄,標示了日期和時間,並提供下載。點選其中一個「下載」時,

Google Keep新增版本記錄和格式設定功能

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在微軟的 Image Creator 中製圖,是非常方便的生成式 AI 工具,在教學中也是師生喜愛使用的工具。

雖然只要輸入文字就能產出圖片,但是做過的圖是使用什麼文字創作出來的,如果沒有在 Image Creator 中儲存在雲端,將來也無法回推是使用什麼文字內容。

所以,我想利用試算表來記錄做圖的文字敘述,並且在 Excel 工作表中可以點選就能製圖。

Excel-製作可以在Bing Image Creator中

原理很簡單,利用以下的超連結格式:

https://www.bing.com/images/create?q=畫圖的內容

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在 Google 表單中得到的報名資訊,其中有些資訊對於報名表而言,是可以不顯示的。

例如,下圖中的D欄和E欄裡的「不參加」,可以隱藏;在F欄至I欄中的「不需要或未報名」,也可以隱藏。

該如何設計這樣的顯示結果?

Excel-隱藏報名表單上的部分資訊

因為資料是由 Google 表單中複製/貼上而來,所以不要去變動其中的內容。較簡單的做法:

1.選取D欄和E欄的資料。

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在 Excel 裡如果要在一個資料表中,要在不顯示內容的表格中依指定儲存格位址顯示該儲存格內容,該如何處理?

例如:指定F6,則只會顯示儲存格F6的內容。

Excel-如何在不顯示內容的表格中依指定儲存格位址顯示該儲存格內容

這是原始表格中的內容:

Excel-如何在不顯示內容的表格中依指定儲存格位址顯示該儲存格內容

1.選取儲存格B2:H12,設定數值格式。

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如果你想要在手機的 Line App 上傳遞一個手繪圖案,有沒有什麼較簡單的方法?

這個概念源起於在通訊軟體上要表達一個想法,當不好以文字說明,又一時找不到適當的圖片表達時,用畫的是個不錯的方式。但是如何直接使用在 Line 上呢?

我的作法

1.開啟 Google kepp App,並新增一個記事。

2.在 Google Keep 的記事中「新增圖片」。

3.繪製你要表達的想法。

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學校活動不斷的展開,研習一個接著一個辦理。透過 Google 表單讓研習的人線上報名,收到的報名結果,如何轉換為想要的資訊?

例如,學校裡報名結果最常需要的是研習人數、研習名單、葷食人數、素食人數等。

以下的例子,研習報名使用「單選題」,共2組,分別是「研習A, 研習B, 不參加」和「研習C, 研習D, 不參加」:

將Google表單的研習報名結果轉換為工作人員所需的資訊

將Google表單的研習報名結果轉換為工作人員所需的資訊

餐食使用「單選方格」:

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在 Excel 中裡要執行雙欄位的查詢, 在以往要設計較冗長的公式才能完成,現在,使用 XLOOKUP 函數,公式既短又容易理解。

Excel-利用XLOOKUP函數執行雙欄位查詢

選取儲存格A3:C33,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:班級、幹部、姓名。

儲存格G4:=XLOOKUP(E4&F4,班級&幹部,姓名)

在此使用的技巧是利用「E4&F4」在二個欄位組成的「班級&幹部」中查詢,仍可以查出對應「姓名」欄位內容。這也是 XLOOKUP 函數遠超過 VLOOKUP 函數的地方。

如果你把條件增加至 3 個或更多,做法仍是相同的。

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在 Excel 中有一個姓名、組別和選項的清單,如何根據這個清單列出各組別中最熱門選項?

這個範例是要由各組別中判斷最多人選的選項。

Excel-根據清單列出各組別中最熱門選項(MODE,INDEX,MATCH)

公式設計解析

選取儲存格B3:C32,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,選取「頂端列」,定義名稱:組別、選項。

儲存格F3:=INDEX(選項,MODE(IF(組別=E3,MATCH(選項,選項,0))))

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回答網友提問:

在 Excel 裡有一個資料表(參考下圖),如何核對資料表的編號和欄位名稱,如果:

(1)有 V 者標示補休

(2)無 V 者標示加班費

Excel-核對資料表的編號和欄位名稱查詢對應的結果(INDEX,MATCH,INDIRECT)

設計與解析

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校內老師詢問:在課堂中教學時,如何迅速且使用通用方法將手機畫面投影到教室電腦上?

通常,手機投影至電腦需要依賴特定硬體或軟體,這可能涉及複雜的設置和相容性問題。然而,若能找到一個無需特定軟硬體的方法,將大幅簡化這個過程,節省時間和麻煩。

如果你有使用 Google Meet 的經驗(經過疫情的考驗,幾乎每個老師都被教會了吧!),不妨藉由這種經驗來做到投影的效果。

利用Google Meet快速將手機畫面投影至電腦中

1.將手機和電腦登入相同帳號,再以 Google Meet 登入相同會議。

2.在手機上啟用「分享螢幕畫面」。

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Google 開始提供使用者暗網報告,可以讓使用者查看結果來確認個資是否外洩,並調整保護撫施。一旦像個人的帳號密碼、信用卡資訊、身分證字號、手機話號等流入暗網,都有可能帶來可大可小的傷害。

如果是 Google One 會員,可以使用完整的暗網報告;如果你不是 Google One 的會員,也可以使用暗網報告查看電子郵件地址是否出現在暗網中。https://one.google.com/?pageId=none

第一次使用點選:立即使用。

Google開始提供使用者暗網報告,並幫你監控暗網以確認個資是否外洩

點選:執行掃描。

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