學不完．教不停．用不盡

同事問到：在 Excel 裡，如果要依清單中的最大數量自動產生序號，該如何處理？

在下圖中的研習報名的資料表裡，有五個欄位有名字的清單，現在要依清單中的最大數量自動產生序號。設計公式如下：

儲存格A4輸入「1」。

儲存格A5：=IF(SUM((B5:F5<>"")*1),A4+1,"")

複製儲存格A5，貼至儲存格A5:A23。

老師在電腦上要錄製課程影片時，常常不知道要用什麼軟體。其實 Windows 已內建可以錄影的工具。

例如，按下 WinKey+G：進入錄影介面。

進入錄影的介面後，你可以擷取畫面，也可以設定關閉／開始麥克風。

可以點選「開始錄影」按鈕，或是按 WinKey+Alt+R，開始錄影，隨即進入錄影狀態。此時，你只要點選視窗或桌面，則錄影的介面就會消失。

當你結束錄影後，點選：查看我的擷取內容，即可檢視錄影結果。

在 Excel 裡有一個薪資對照表，想要依薪資來查詢職等和級別，該如何處理？

在 Excel 的表格裡如果要模糊查詢，可以透過 MATCH 函數。

解決方案

公式：=INDEX(A5:A10,MATCH(B3,B5:B10,-1)+1)&INDEX(B4:D4,MATCH(B3,OFFSET(B4,MATCH(B3,B5:B10,-1)+1,,1,3),1))

1. 查詢職等

朋友想要參加健走活動，主辦單位提供了 GPX 格式的路徑檔，詢問要如何使用這個 GPX 檔？如果能將路徑置入自己的 Google 地圖上，應該會更方便使用。

取用這個資料夾裡的 GPX 檔來當範例：

https://drive.google.com/drive/folders/1mE7aBk63GcVfgeW-f3Solubi7zVasi9Q

1. 下載你要的 GPX 檔。

2. 連線 https://mymaps.google.com，進入 Google 我的地圖。

3. 點選：建立新地圖。

如何在 Word 中使用合併列印時，如何將每一筆記錄輸出成一個檔案？如何能將每一筆記錄輸出成PDF檔？

這樣的輸出在學校行政或教師教學時常會有需要用到。然而，當你在合併列時，Word 只能讓你輸出合併列印檔：

(1) 全部：將所有記錄集合成一個檔案。

(2) 目前記錄：僅輸出目前顯示的頁面記錄成一個檔案。

(3) 從...到...：指定一個範圍輸出成一個檔案。

學校同事問了一個很不錯的問題：在 PowerPoint 中，如何快速調整並可預覽表格裡儲存格邊界寬度？

由於在竞定表格儲存格邊界時，預設會在儲存格文字版面配置中設定，除了動作較多，也無法預覽。

其實你可以這樣做：

當插入點移入想要調整的表格儲存格裡，按右鍵選取「設定圖形格式」，在文字方塊中設定「左邊界、右邊界、上邊界、上邊界」，在此操作就可以預覽結果，較為方便實用。

回答網友提問：在 Excel 裡，如何讓統計圖表的 X 軸以間隔「7」顯示刻度？

這是個常見的問題！參考下圖，如果你的 Ｘ 軸的數字是數值格式，則 Excel 會把它看成是數列，而非 X 軸。

因此，如果你把第一欄的數字設定成「文字」格式，則這個問題就解決一半了！

只要在座標軸格式中設定標籤的間隔為：７。

回答網友提問：

如何將以下這些日期格式：2024/01/01、2024/1/1、2024.01.01、2024.1.1、2024-01-01、2024-1-1，全都轉換為「20240101」。

參考以下做法：

儲存格B4：=TEXTJOIN("",,TEXT(TEXTSPLIT(A5,{"/",".","-"})*1,"00"))

複製儲存格B4，貼至儲存格B4:B10。

教師要將教材數位化，有時需要簡單的教學現場實況錄下來即可使用。但是，加上字幕有時便是老師們的困擾之一。如果教材的影片要加入字幕，本篇提一個簡單的方式，藉由 Microsoft Clipchamp 來處理。 (https://www.microsoft.com/zh-tw/microsoft-365/clipchamp)，除了線上製作（https://clipchamp.com/），也可以下載單機版操作。

連線：https://apps.microsoft.com/detail/9p1j8s7ccwwt?hl=zh-TW&gl=TW

下載 Clipchamp App 並安裝，參考以下步驟操作：

開啟 Clipchamp 並登入帳號(或第三方認證)。

先在 Clipchamp 中插入影片，再切換至「輔助字幕」標籤下。

點選：轉錄媒體。

將文章依主題分類，協助網友找到有幫助的內容。

最近一直在教老師們要製作數位教學檔案（包含影片），老師問到做那麼多的教材影片，怕別人濫用，想要加上浮水印文字，不知如何處理。

我想，很多影片編輯軟體都有提供這項功能，也有一些線上工具可以使用。本文要讓老師不需安裝其他軟體，直接使用PowerPoint來完成。除了加上浮水印，當然也能加上外框、美化的版面、上字幕等。

請參考以下的步驟：

1.將簡報的版面設定和影片相同大小（或等比例）。

2.將影片插入投影片中。

3.在影片之上插入浮水印文字。

在 Excel 裡，如果要快速標示包含「?」的儲存格（此例為半型的「？」），例如儲存格中含有「??」或是數字加上「?」，該如何處理？

1.標示儲存格中含有「??」者

因為儲存格的內容為「??」，在此可看成文字字串「??」。所以，只要使用「條件式格式設定／等於」：

（注意：此方式只能標示儲存格內僅含「??」者而沒含有其他字元）

然後，在「格式化等於下列儲存格」中輸入「??」。

在 Excel 裡，當面對一些英文的專有名詞時，如何將專有名詞取出縮寫和改成首字大寫？

如下圖中，原英文的專有名詞都是以小寫呈現，現在要取出每個 Word 的第一個字集合為縮寫；首字大寫是將每一個 Word  的第一個字改成大寫。

1. 取出縮寫

儲存格B6：=TEXTJOIN("",,UPPER(LEFT(TEXTSPLIT(A6," "),1)))

(1)TEXTSPLIT(A6," ")

生成式AI當道，你真的有受益嗎？

以下的範例，來看看一個教師要對學生講述培養運動習慣時，可以如何運用生成式AI協助產生簡報檔。整個歷程雖無法一鍵完成，但是確實可以減少製作時間。

指令：我要製作一份培養運動習慣的簡報，請列出關於「培養運動習慣」的5個技巧，每個技巧有3點條列式的說明，並根據這5個技巧的每一個內容提供對應的生成式AI 繪製圖片的詳細敘述句。

複製 ChatGPT 的回覆，貼至 Word 文件中，稍做修改得到以下的結果：（教師應檢視內容並加以修正，不宜將AI產生結果直接套用。）

最近在利用 PowerPoint 製作影片時，要用到背景音樂，所以想到了 YouTube 有提供音樂庫可用。

YouTube的個人工作室中（https://studio.youtube.com/channel/）提供了「音樂庫」，可以讓你免費使用（部分必須做標示）。這裡提供了數以千計的各類風格音樂。

介面中有「曲名、類型、情境、藝人、長度、授權類型、新增時間」欄位，其中「曲名、藝人、長度、新增時間」欄位可以排序，也可以針對「類型、情境、藝人」欄位進行篩選。除了可以試聽，還能下載（MP3）檔案。

每首曲子可以加上星號（我的最愛），你也可以在「已加星號」中快速找到自己儲存的音樂。

在 Excel 資料處理時，有時會用到比對兩組資料。例如，在下圖的二組名單中，要找出缺漏者的姓名，該如何處理？以下分別使用幾種操作和公式來介紹。

1.使用條件式設定格式

(1)選取二組姓名的儲存格（不連續儲存格的選取可以藉助Ctrl鍵）。

(2)點選「條件式格式設定／醒目提示儲存格規則」，再選取：重複的值。

學校要求必須產生課程介紹的影片，所以衍伸了一些製作上的問題。例如，我想要使用PowerPoint來完成這件事，因為課程介紹影片的大多數內容是投影片原先的內容，這樣可以省下很多製作時間。再者，影片需要一些旁白語音，但是又找不到老師願意擔任「聲優」。所以，問題產生了：如何產出文字的語音檔，而且在播放語音檔時，也可以同時播放原投影片中的動畫？以下是我個人的解決方案。

語音素材取得

如果要將文字轉中文語音，而且可以下載語音檔，這個比較容易解決。我較常用以下二個免費網站，只要輸入文字且即可取得語音素材：

https://soundoftext.com/

https://ttsmaker.com/zh-hk

設定動畫

在 Excel 裡，如下的表格，如果要計算表格中相同項目者總和，有那些方式可用？

在此提供三種不同函數來處理相同的內容。

1.SUMPRODUCT函數

儲存格F3：=SUMPRODUCT(($A$3:$A$26=$E$3)*C3:C26)

最近有一個工作是要將 PowerPoint 簡報內容輸出成影片，而且影片長度必須要控制為指定的時間長度，該如何來處理？

1.規劃時間(秒數)

配合投影片的內容，先在Excel裡規畫每個投影片的秒數，再利用公式計算累積秒數和總秒數，以利規劃時的運用。

總秒數計算公式：

在PowerPoint的簡報投影片中播放影片，如何能在影片中顯示字幕？

準備好影片和要加入影片中的文字。本例使用三組文字，為凸顯效果，所以顯示時互不重疊。

首先，在「選取範圍」窗格為每組文字的名稱修改和方塊中的文字相同，以方便辨識。

本例的影片共30秒，預定顯示文字：