學不完．教不停．用不盡

網友在 Excel 中使用設定數值格式時遇到了如下的困擾，大家一起來想看看有何方法可以解決？如下圖，有「時間、速度、距離」三個欄位，希望輸入數值後能帶出單位「Sec、Km/Sec、Km」。

當你的步驟如下時：

步驟1： A欄設定格式：＠"Sec"，B欄設定格式：@"Km/Sec"，C欄設定格式：@"Km"

步驟２：儲存格C2：=A2*B2

結果顯示的是錯誤結果(參考下圖)，該如何調整？

網友想要在一個清單中，如下圖是多個 IC 接腳及名稱的清單，如何在挑選一個接腳後，列出含有這個接腳的所有 IC？這類問題已多次有網友詢問過，顯見很多人需要這類問題的解答，所以很樂意再說明一次。

(1) 使用『篩選』工具

在資料清單中啟動『篩選』工具，只要勾選想要的接腳名稱，即可篩選出IC的名稱。而篩選結果通常要在其他地方使用，因此，只要複製篩選結果，例如複製儲存格B2:B8，然後在另一個位置貼上，其實只有3個項目會被複製，其中被隱藏的儲存格不會被複製。

這個方法在操作上很簡單，但是如果清單內容改變了，你都要重新篩選一次。

有網友問到，如何根據 Excel 的時間清單，來計算這些時間的平均值？如下圖，時間清單可能由數字構成時分秒，也可能由文字構成時分秒，如何來計算其平均時間？

【公式設計與解析】

1. 時間為數值格式

儲存格B2：=AVERAGE(A2:A18)

有網友想要利用 Excel 在一個已經依照組別排列的清單中，自動計算小計，該如何處理？而小計只出現在該組的最後一筆位置。

觀察下圖中，各個組別最後一筆會有對應的一筆小計。

【公式設計與解析】

(1) 使用 SUMPRODUCT 函數

有網友問到在 Excel 中如果想要在儲存格輸入資料時，希望能依自己想要的順序來輸入，該如何操作？

以下圖為例：希望的輸入順序是B3:B13→C3:C13→...→F3:F13。

你只要先選取B3:F13，每輸入一筆資料後按 Enter 鍵，當輸入到儲存格B13，按下 Enter 鍵後，則會自動跳到儲存格C3，可以繼續輸入資料。

如果你想要的輸入順序是：儲存格B2:F2→B3:F3→...→B9:F9。

網友想要在 Excel 的工作表中的某些儲存格，限制其只能輸入『文字』，該如何處理？一般的作法都是透過設定『資料驗證』的方式來處理。

例如在下圖中，當在儲存格A8輸入數字時，Excel 會顯示提示訊息，表示輸入的值不正確，必須重新輸入。

作法如下：

1. 選取儲存格A2:A18。

2. 選取[資料／資料驗證]功能表中的「資料驗證」選項。

今天是2016年5月的第二個星期日，也是母親節。如何使用 Excel 來找出每一年的母親節是那一天？

【公式設計與解析】

儲存格B2：=DATE(A2,5,1)+14-WEEKDAY(DATE(A2,5,1),2)

DATE(A2,5,1)：根據儲存格A2的西元年藉由 DATE 函數求得該年5月1日的日期數值。

在 Google 地圖上要表示一個地點，除了地名以外，經度和緯度是一個地點的基本的資料。當你使用導航系統或是表達一個地點時，就會用到經度和緯度。

關於經緯度的概念，可參考維基百科上的說明：https://zh.wikipedia.org/wiki/經緯度

以 Google 地圖為例，在任一地點上按右鍵，選取「這是哪裡？」，即可以資訊卡上顯示地址、地點名稱和經緯度。

如果你點選這個地點，則還會看到如下圖的資訊：

在 Excel 的工作表中有一個資料表格(如下圖左)，其中有名稱(甲、、乙、...、癸)和項目(A、B、C)，對應的內容填有 1 ~ 9 的代號。如何才能篩選出每個代號所列的名稱(如下圖右)。(註：其中每名稱中的代號不會重覆)

【公式設計與解析】

儲存格G2：{=IFERROR(OFFSET($A$2,SMALL(IF($B$2:$D$11=$F2,ROW
($B$2:$D$11),FALSE),COLUMN(A:A))-2,0),"")}

網友利用 Excel 在資料處理時，如下圖中的A欄資料，在每筆資料字尾部分有些有加『,』，有些沒有，該如何統一在每筆資料字尾部分都不加『,』(參考下圖C欄)。

【公式設計與解析】

儲存格C2：=IF(RIGHT(A2,1)=",",LEFT(A2,LEN(A2)-1),A2)

RIGHT(A2,1)=","：利用 RIGHT 函數判斷每個儲存格最後一個字是否為『,』。

LEFT(A2,LEN(A2)-1)：取出每個儲存格中，不包含最後一個字的其他字元。

複製儲存格C2貼至儲存格C2:C18。

有網友問到：在多個工作表中有一個日期時間欄位和二個資料欄位，如何指定一個時間後，在一個工作表中摘要各個工作表中最接近該時間的二個資料。

在下圖中，有資料A、資料B、...、資料G共7個工作表，每個工作表中有『日期時間、資料1、資料2』三個欄位。要在一個工作表中摘要這7個工作表中最接近指定時間所對應的資料1和資料2，該如何處理？

首先，觀察『日期時間』欄位，其中的日期和時間並非標準的格式，也就是該欄位內容其實是文字而非數值，所以無法直接取出時間來使用。所以，必須先做轉換工作。

在『資料A』工作表中(參考下圖)：

儲存格B2：=TIMEVALUE(RIGHT(A2,8))

Google 文件相對於 Microsoft Word 文件在編輯時，有些功能有其不同於 Word 的巧妙之處，例如：

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

使用Google文件共筆協作省時又省事

將Word檔轉換為Open Document File格式(ODT檔案)

教師和行政利用Goolge文件的語音輸入功能來加快輸入速度並減少打字的辛苦

使用Goolge網路剪貼簿，在不同電腦／不同文件中交換資料

網友問到：在 Excel 中，若要將多個工作表(例如以下的A,B,C工作表)轉換為一個工作表(合併ABC)，該如何處理？

A工作表

B工作表

C工作表

網友問到一個 Excel 的問題：參考下圖，如果將姓名欄位整併在一起並且扣除空白後，每個姓名一列。

在下圖中，姓名欄位中每幾個姓名即有一個空白儲存格，想要將這些姓名集合在一個圖文框中，並且每一列一個姓名。

【公式設計與解析】

你可能會使用 CONCATENATE 和 PHONETIC 函數，但是要注意：

在下圖中，網友想要根據一個基本表(由員工、地點、時薪組成)，要在日期清單中依地點和員工查詢時薪，再根據輸入的時數求得薪資，該如何處理？

依題意，地點和員工是輸入的資料，時薪是要以公式求得，薪資＝時薪Ｘ時數。

【公式設計與解析】

(1) 使用 SUMPRODUCT 函數

有網友想要了解 INDIRECT 函數的應用，特別用以下的例子來說明。

其中工作表是一個成績的清單，包含了姓名和五個科目的成績。我們要來利用這個成績表，製作一個可以查詢不同姓名對照的各科成績。

【公式設計與解析】

我們要使用 INDIRECT 函數前先定義一些用的到的名稱，當你的名稱定義的愈仔細，則相對可以讓公式變的較簡潔。

最近公家單位(包括學校)在網頁上提供檔案下載和公文流通的檔案，開始要使用 ODF(OpenDocument File) 格式的文件，開以讓非使用 Word 的使用者也能開啟下載和交通的檔案。如果是不用輸入資料的檔案，只要提供 PDF 檔，若是要編輯或輸入資料的檔案，則可以使用 ODT 檔。

通常，你只要有安裝 OpenOffice 就能直接處理 ODT 檔，但基於每個人的使用習慣不同。有些同仁怕麻煩，所以不想安裝這類軟體。還好，還有其他方式可以處理！

而貫用 Word 的使用者，你的 Word 版本若是 Word 2010 之後版本，只要在編輯完成後另存新檔時，選取「OpenDocument文字(*.odt)」，即可另存為 ODT 檔案格式。當然 Word 也能直接開啟 ODT 檔案。(注意：DOC 檔案和 ODT 檔案還是有相容的問題，因此並不一定能做到轉換後二個檔案的一致性。)

如果你使用的 Word 檔無法直接儲存 ODT 檔案，則可以將檔案上傳至 Google Drive 的 Google 文件中，再於[檔案／下載格式]選單中選取『OpenDocument格式(*.odt)』。Google 會將你的 Word 檔產生一個 ODT 檔。

有網友用 Excel 處理關於電話號碼資料時，發現每個人使用的分機符號都不相同，如何才能統一呢？

參考下圖，在電話清單中表示分機的符號有『*、-、+、#』，想要統一為『#』，該如何處理？而電話號碼有可能是 7 碼，也可能是 8 碼。

【公式設計與解析】

(1) 電話號碼長度一致

在講授校內研習的課程時，學校同仁問到：在 Word 中製作文件的目錄時，假設段落中已使用階層1至階層3，觀察下圖中的導覽窗格，其中包含了『章、節、圖、表』：

當我們使用內定的自動目錄1和自動目錄2時，都會自動依這三個階層的樣式列入目錄中。但是如果只想顯示階層1和階層2的章節標題時，該如何處理？

在 Word 中如果你使用自動目錄1或是自動目錄2，都無法自行調整在目錄中顯示的階層。所以請改點選『自訂目錄』：

以下是最近校內 Excel 研習的其中一個範例：要比較兩次段考成績是進步或是退步，並且用 Excel 提供的箭頭符號來表示(參考下圖)。

這類的工作交給設定格式化的條件來處理，方便要好看。

以上圖為例，D欄至F欄中的儲存格，都是以第２段考成績－第１段考成績的結果。

1. 先選兩次段考相減的結果。

2. 選取[樣式]功能表中的「設定格式化的條件」，再選取「圖示集／三箭號」。