在學校的行政人員和教師同仁常常會因為辦活動或是為留做教學檔案而照了很照片，但是這些不斷累積的照片久了形成了一種負擔，因為在幾萬張照片要找尋一張照片並不容易啊！每每為了評鑑和訪視而要撈出以前的照片時，即會開始傷腦筋！
大家遇到的問題通常是：儲存格照片時，只將照片檔依照日期或活動來分資料夾存放，頂多在資料夾名稱上註記日期／活動名稱及其他想要加註的文字。一旦要找尋某些照片時，通常會找到一整資料夾卻還要一張一張檢視才能找到想要的照片。
所以同仁們常會問到要使用那一種軟體才可以有效的管理呢？我個人都建議，不一定要使用特定的軟體，或許檔案總管已經很好用！因為你需要的是在儲存照片時能將照片檔加上「標記」。
在 Windows 中的檔案可以加上詮釋資料(metadata)，而其中照片檔通常可加入 EXIF 資料和標記。照片有了標記就能加以搜尋，而且一張照片可以有不同的屬性，所以可以有多個標記，也就是說下了不同的標記關鍵字，可能會搜尋到同一張照片。例如：同一個活動產生的照片，有些照片的重點是景物，有些照片的重點是人物，有些是兩者兼具。
做法很簡單！在檔案總管裡找出你要的照片，選取一張或多張照片檔，在檔案總管的檔案內容處找到：標記。
在「新增標記」的位置輸入你要設定的關鍵字，按一下[儲存檔案]按鈕。每一張照片可以輸入多個標記，每一個以「;」隔開。
下次要搜尋想要的照片時，只要在搜尋框中輸入「標記:關鍵字」，即可找到你要的檔案。
即使你使用其他照片管理軟體也可以設定標記，並且進一步搜尋照片。
以 Pacasa為例：
以 ACDSee 為例：
有些管理軟體可以讓使用者在照片上加入多種詮釋資料，藉由這些詮釋資料能更有效的來管理照片。
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