在 Google 雲端硬碟中共享檔案的功能是很美好的一件事,透過共享讓很多文件的取用變的非常的方便。但是一不小心也會造成資訊不當外洩。因為 Google 雲端硬碟有版本控制功能,所以會保留修改各個版本的副本,當你分享一個檔案,然後又重複的修改這個檔案。則有可能會被取得每個修改版本的內容。尤是分享 Word、Excel、PowerPoint 等檔案時。不得不小心啊!

Google雲端硬碟分享檔案時,如何避免多個版本的內容外洩?

例如:一個第一次編修上傳的投影片有 6 頁。

Google雲端硬碟分享檔案時,如何避免多個版本的內容外洩?

後來刪掉 2 頁,再上傳一次。(共前有4頁)

如果你開放給其他人可以檢視,則前面的版面也會透過「管理版本」或是「版本記錄」,看到不該看到的內容。

Google雲端硬碟分享檔案時,如何避免多個版本的內容外洩?

在 Google 雲端硬碟中,同一個檔案上傳時會詢問:取代現有檔案或是保留檔案的兩個版本。如果選取「保留檔案的兩個版本」,則每上傳一次就會新增一個檔案,所以會佔用多個檔案空間,也讓管理造成不便。

Google雲端硬碟分享檔案時,如何避免多個版本的內容外洩?

但是,如果你是選取「取代現有檔案」,則系統會幫你保留100個版本,並且都還可以下載。這是優點,也是缺點!分享對象不小心(應說是刻意),就會取得你先前的版本。

Google雲端硬碟分享檔案時,如何避免多個版本的內容外洩?

例如,以 Google 簡報開啟,仍可以在「版本記錄」中,看到先前的版本。

Google雲端硬碟分享檔案時,如何避免多個版本的內容外洩?

所以如果分享檔案是 PowerPoint、Excel、Word 檔可以利用 Google 簡報、Google 試算表、Google 文件等開啟者,也可能會看到先前的版本內容。

 

解決方案

Google雲端硬碟分享檔案時,如何避免多個版本的內容外洩?

除了小心的只放上最後一個版本的檔案之外,如果你將檔案先放在資料夾中,再分享資料夾,則點選檔案時,不會出現版本記錄。

Google雲端硬碟分享檔案時,如何避免多個版本的內容外洩?

開啟檔案後,也不能查詢版本記錄:

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