在 Google 雲端硬碟中共享檔案的功能是很美好的一件事，透過共享讓很多文件的取用變的非常的方便。但是一不小心也會造成資訊不當外洩。因為 Google 雲端硬碟有版本控制功能，所以會保留修改各個版本的副本，當你分享一個檔案，然後又重複的修改這個檔案。則有可能會被取得每個修改版本的內容。尤是分享 Word、Excel、PowerPoint 等檔案時。不得不小心啊！
例如：一個第一次編修上傳的投影片有 6 頁。
後來刪掉 2 頁，再上傳一次。(共前有4頁)
如果你開放給其他人可以檢視，則前面的版面也會透過「管理版本」或是「版本記錄」，看到不該看到的內容。
在 Google 雲端硬碟中，同一個檔案上傳時會詢問：取代現有檔案或是保留檔案的兩個版本。如果選取「保留檔案的兩個版本」，則每上傳一次就會新增一個檔案，所以會佔用多個檔案空間，也讓管理造成不便。
但是，如果你是選取「取代現有檔案」，則系統會幫你保留100個版本，並且都還可以下載。這是優點，也是缺點！分享對象不小心（應說是刻意），就會取得你先前的版本。
例如，以 Google 簡報開啟，仍可以在「版本記錄」中，看到先前的版本。
所以如果分享檔案是 PowerPoint、Excel、Word 檔可以利用 Google 簡報、Google 試算表、Google 文件等開啟者，也可能會看到先前的版本內容。
解決方案
除了小心的只放上最後一個版本的檔案之外，如果你將檔案先放在資料夾中，再分享資料夾，則點選檔案時，不會出現版本記錄。
開啟檔案後，也不能查詢版本記錄：
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