學不完．教不停．用不盡

最近在輔導學生和教職員工參加 GLAD 的 BAP 認證時，同仁問到為何要使用「名稱」這個概念。因為大多數人在操作 Excel 時都沒有用過「名稱」，所以無法體會其用意。

以下圖中的統計表為例，要查詢季別和人員的交叉對應的內容：

儲存格D8：=INDEX(B2:E6,MATCH(C8,A2:A6,0),MATCH(B8,B1:E1,0))

公式正確的求得結果。接著來設定名稱：

選取儲存格A1:E6，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列、最左欄」(預設)，定義名稱：第一季、第二季、第三季、第四季和甲、乙、丙、丁、戊。

當你定義好名稱，如果選取「季報表」，則會自動幫你選取季報表的儲存格範圍。也就是你不用再自行用滑鼠選取儲存格範圍。

如果要套用在公式上，可以讓公式變的很精簡：

如果要計算甲第一季至第四季的和，公式：=SUM(甲)

如果要計算第一季中甲至戊的和，公式：=SUM(第一季)

看來使用名稱可以讓公式更易解讀，並且可以縮短公式。

所以，如果要求丁的第三季內容：

儲存格D8：=第三季 丁

藉著第三季和丁之間的空格(表示兩者的交集)，即可求得內容，十分方便。你可以在公式中選取「第三季」：

按一下 F9 鍵，即可以看到「第三季」這個名稱所代表的資料陣列(內容以「;」隔開)：

以下是「丁」這個名稱的資料陣列(內容以「,」隔開)：

如果你使用「資料驗證」方式設定清單以方便選取，則公式修改為：

儲存格D8：=INDIRECT(B8) INDIRECT(C8)

你也要善用名稱來讓你使用 Excel 更方便。