學不完．教不停．用不盡

同事常會問到 Excel 真的那麼有用？很多公式我也不懂，學 Excel 要做什麼？我用以下的例子做了一部分的回應，重點是資料的處理。

例如：在圖書館的流通系統中匯出了一個200頁的文件，其中是學生的圖書借用資料。現在高三要畢業了，必須找出那些學生沒有還清圖書。如果系統有這個功能，那就不用傷腦筋了，問題是沒有。所以打算根據學生的借用資料來得到想要的結果，然而由系統匯出的資料並不是可以直接處理的資料（如下圖）。

其中的文字沒有排的很整齊，更不用說進一步的處理了。

這個時候，Excel 就派上用場了！

先把文字檔中的資料複製到 Excel 的工作表中：

接著，執行「資料剖析」：

資料變的整齊多了：

觀察上圖中的資料，其中A,B,C欄內的資料並不完整。先來補足其中的資料：

1. 選取A欄至C欄。

2. 按 Ctrl+G 鍵，開啟[到]對話框。

3. 按[特殊]按鈕。

4. 選取[空格]選項，按下[確定]按鈕。

5. 輸入公式「=A1」，按 Ctrl+Enter 鍵。

6. 結果如下：（空白的資料已經自動補上）

7. 複製A欄至C欄，在貼上時選取[選擇性貼上／值]選項，結果會把公式去除。

接著，對這個資料表執行「排序」：（利用「還書日期」欄位遞增排序）

排序結果的前面幾列就是我要的未還書清單：（還書日期空白者）

再看一次原始沒有規則性的資料排列：

在使用 Excel 的操作（資料剖析、選取空白儲存格、大量輸入公式、排序）之後，就可以得到你想要的資料。其中並沒有使用複雜的公式計算，都是常用的操作技巧。輕易的就成功的資料處理了！