當你編輯好一份文件時，如果傳送給別人時，想確保檔案內容未被編輯過，可以插入自己的簽名。以 Excel 試算表為例來操作：
1. 選取「插入／文字」功能表裡的「簽名欄」。
2. 選取「Microsoft Office 簽名欄」。
3. 填寫簽章設定內容。
隨即產生一個簽章的圖示。
4. 在簽章圖示上點選二下，產生一個「簽署」對話框。
5. 點選：選取影像，並選取一張圖片做為簽章。(該圖片應具備不易被偽造的特性)
6. 點選：簽署。
最後，你的文件將會被標示為「完稿」，即無法再被編輯。
如果有人按了「繼續編輯」，或是做了儲存的動作，則會被移除所有的簽章。
這個簽章圖片，我是在PowerPoint中以繪圖方式產生，其中的筆跡的色彩要做到第二次一樣，似乎是很難。
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