最近在公務上有些文件需要跨處室、多單位的同事一起來填寫，大家不知道如何操作可以最快速且最方便？有人建議使用 Word 中的「追蹤修訂」來處理，但是最後又得將 Word 文件彙整到某一人的電腦中來處理，整個過程也不是很方便。
最後是建議使用 Google 雲端硬碟的 Google 文件來共筆輸入資料，過程不需要使用 Word，也不用進行彙整工作，並且任何地點、任何時間都可以處理，最後再匯出成 Word 檔，再利用 Word 的排版功能加以美工處理。
(因為還有些同事不太熟悉 Google 文件的共用功能，以下稍微簡介說明。)
如何來啟用文件和他人共筆呢？在 Google 文件中點選「共用」，你就可以藉由輸入其他人的 Google 帳號(Email)來邀請加入來協作。被邀請的使用者，只要登入 Google 帳號，即可找到這個被分享的文件。記得：如果要讓使用者可以輸入資料，得挑選「可以編輯」。
有人建議多人使用同一個 Google 帳號來登入，這個作法並不建議，因為無法區隔出每一個做了那些修訂。
既然是協作，同時間一起修改也可以。在你的視窗中你可以看其他人的頭像，並且以不同色彩標示，對應到文件中的文字也會有不同的色彩標示。
因為是多人共同編輯，所以想要知道每個參與者編修的細節，可以藉助[檔案]功能表的「查看修訂版本紀錄」選項。
在此可以看到有不同的時間點可供選取，並且不同人的編修以不同色彩標示。在簡單模式下，你會看到你自己編修的部分，你也可以點選「詳細顯示修訂項目」，來看更細的時間點和其他人的修訂內容。
以下圖為例，雖然有三個使用者共用這份文件，但是在下午7:45這一項被編修時，只有二位使用者在編修。當你點選「還原為此版本」，文件內容即會回覆到這個時間點的結果。如果你不想文件畫面被那麼多色彩干擾，可以取消勾選：顯示變更。
雖然不管幾個人共同編輯，在文件中都會同步顯示，你也可以選取「建議操作」，來標示你的修改只是建議。
你隨時可以接受建議或是拒絶建議，使用右側的『V』或是『X』。
當你選取「檢視」模式，則會顯示最終的修訂結果，而不會標示每個使用者個人編修部分。並且不會列出被你定義為「建議操作」的部分。
當大家都輸入完成後，可以選取[檔案／下載格式]功能，再選取：Microsoft Word(.docx)，即可下載文件成為 Word 檔，再進行美工處理。
順便一提，Google 最近推出可以儲存為電子格式的檔案，在此選取：EPUB Publication(.epud)，下載的檔案可以置入電子書載具中顯示。
留言列表