學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中常使用資料驗證之提示訊息，做為點選某一儲存格之說明。該提示訊息會根據儲存格的位置做相對的移動，參考下圖可以發現每個資料提示訊息都在不同位置出現，因此提示訊息也多多少少形成了閱讀報表時的困擾。

如果你想要將提示訊息固定在一個地方，只要在點選有提示訊息的任一個儲存格，讓提示訊息顯示出來，再將其移到想要的位置。

如此，每一個有提示訊息的儲存格被點選時，其提示訊息都會顯示在你所設定的位置上。這樣一來，畫面就不會混亂，減少這些干擾，閱讀報表也會顯得容易多了

在 PowerPoint 2013 提供了一個新功能：合併圖案。先建立 2 個圖案，並且選取這 2 個圖案。

選取[格式/合併圖案]，你會看到下拉式清單，提供了五種合併圖案的功能：聯集、合併、分割、交集、減去。

以「合併」為例，結果如下：

如果你取 3 個圖案作合併，結果如下：

在 Word 2013 中已經允許使用者在文件中插入影片，你只要選取［插入/媒體］中的「線上視訊」，你可以在對話框中選取藉由 Bing 搜尋影片後來插入或是將已知網路上的影片網址嵌入程式碼。

例如：你在 Bing 中搜尋「sport」，點選一個找到的影片圖示，按一下[插入]按鈕。

插入在文件中的影片，可以改變大小及設定文繞圖的方式等。

大家在拿到一個 PDF 檔時，往往很想要取用其中的內容來編輯，不過受限於軟體不容易做到。現在，使用 Word 2013 將會很方便的達到這個動作。

取一個 PDF 檔來練習：

在 Word 2013 中選取 PDF 檔開啟：

Wrod 警告你將 PDF 轉換為 Word 文件會花點時間，並且會和原始文件有些不同，尤其是含有許多圖片物件時。

在 Excel 中，如果要運用 SUMPRODUCT 函數來計算分組小計(參考下圖)，會遇到數值中含有文字而發生錯誤訊息的問題。

為方便說先定義名稱，按一下 Ctrl+Shfit+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：人員、數量。

儲存格E2：=SUMPRODUCT((人員=D2)*數量)

複製儲存格E2，貼至儲存格E2:E5。

在下圖左的資料表中，如果分數欄位出現 0 或是空白，都會被視為 0，而運算結果不會出錯。

在下圖右的資料表中，如果分數欄位出現文字，則運算結果會出現錯誤訊息。

在 Excel 中常見到使用滑鼠、捲軸、鍵盤等各種方式來移至某一列，不過當要前往的某一列距離目前較遠，則在操控上比較不容易，往往速度較慢或是要來來回回的反覆操作。

你可以試著這樣做：

1. 按一下 Ctrl+G 鍵，顯示「到」對話框。

2. 在[參照位址]文字方塊中，輸入約略的儲存格位址，本例為「A250」。

3. 按下[確定]按鈕後，會立即選取這個儲存格(移動到這個儲存格位置)。

網友問到：在 Excel 中有一個日期和數量的數列會不斷的增加，如果想要將前一月的某一天(例如：25日)之前的日期自動以不同色彩顯示，該如何處理？(參考下圖)

因為要自動設定為不同的色彩，最方便的做法還是要藉助「設定格式化的條件」來處理，參考以下的做法。

【例】將前一個月的25日(含)以前日期設為紅色

1. 選取儲存格A2:B18。

2. 按一下[樣式/設定格式化的條件]之下的「管理規則」。

網友問到：在 Excel 中有一個日期時間的數列中，如果要調整日期時間，例如增加 10 秒或是增加 10 分，該如何處理？

儲存格B2：=A2+1/24/60/60*10

儲存格C2：=A2+1/24/60*10

複製儲存格B2:C2，往下各列貼上。

因為在 Excel 的日期時間表示法中，以 1 代表 1 天，所以 1 小時為 1/24，1 分鐘為 1/24/60，1 秒鐘為 1/24/60/60。透過加上/減掉特定的數值，即可產生各種時間。

在 Excel 中製作一個圖表，其同一個數列的色彩都是預設為相同色彩(參考下圖)，如果想要讓正負值以不同色彩表示，該如何處理？

1. 在圖表中點選一個數列。

2. 按一下右鍵，選取［數值資料格式］選項。

3. 在[填滿]標籤下勾選「負值以補色顯示」。

4. 如果不想要以補色表示負值，則自行在[填滿色彩]區中設定第二個色彩。(參考下圖)

在 Excel 2013 中設計一個統計圖表，可以輕鬆設定：圖表項目、圖表樣式、圖表篩選，當你在編輯一個圖表時，在圖表右上角的三個圖示，讓你可以快速切換及設定圖表。你可以使用 Ctrl 鍵來切換。

(1) 圖表項目

在此勾選圖表中要顯示/隱藏的項目。

(2) 圖表樣式

提供一些圖表的預設樣式，使用捲軸可以挑選各種樣式。