學不完．教不停．用不盡

在Excel的表格中，如果想要將A欄中的第一個字元(數字)取出，用以判斷其類別，則需要用到例如LEFT、RIGHT、MID等函數。可是如果你輸入以下的公式：

B2儲存格=IF(LEFT(A2,1)>5,"A","B")

則顯示的結果全為A，因為其結果全部為TRUE，其意義是取出的那個字元>5，全部成立。

如果公式改成：

C2儲存格=IF(LEFT(A2,1)-5>0,"A","B")

雖然日常生活中的數值運動，大多採用四拾五入法，但電腦中常使用四拾六入法來運算。

參考說明網址：http://www.daviddarling.info/encyclopedia/ETEmain.html

The Encyclopedia of Astrobiology, Astronomy, and Spaceflight

Banker's rounding
For banking or scientific purposes it's often considered correct to round something 0.5 to the nearest even number, i.e. not always upward). For instance, 5.5 rounds to 6, but 12.5 rounds to 12. This method avoids introducing a bias to a large set of numbers, by rounding up more or less as often as rounding down. Unfortunately, at a lower level, it is often taught to round something 0.5 upward all the time.

• Banker's rounding: the value is rounded to the nearest even number. Also known as "Gaussian rounding", and, in German, "mathematische Rundung".
• Standard rounding: the value is rounded to the nearest number (be it odd or even). In German it is known as "kaufmännische Rundung".
• 例如 :

如果你的印表機無法列A0,A1,A2等大尺寸的紙張，則可以試著將一張圖分割列印後再拼貼成一張。有一些專用的分割列印轉軟體，現在介紹一個大家已是很熟悉的國人自製軟體－Photocap(目前已到5.0版)，內建有分割列印功能。　

Photocap網頁：http://www.photocap.com.tw/forum/

使用方式很簡單：將圖片載入Photocap中，再選取[檔案]功能表的[分割列印]指令。

接著要尺寸設定，你可以依原來檔案大小或是自訂解析度和尺寸等方式來決定輸出的大小。(參考狀態列中所提供的資訊)

在編輯Word時可以插入各種圖片格式，但是當你取得別人的Word文件時，有時會想要取得這個文件中的圖片檔。如果踫到文件中含有許多的圖片時，一個一個處理，似乎沒有什麼效率。其實你可以利用類似IE瀏覽器中的儲存網頁功能。

1.開啟Word文件。

2.將文件另存新檔，選取*.htm; *.html網頁格式(不要儲存為單一檔案網頁*.mht; *.mhtl)。

3.Word會依新檔案的命名，將所有圖片檔案放置於同檔名的資料夾中。

4.檢視上述資料夾，即可取得這個文件中的所有圖檔。

最近看到有同事將Word列印後，再以影印機每二張A4縮放成一張B4，花了很多時間在處理。其實有更簡單的方式。在Word中如果在列印時，不想改變版面設定，而想要具有縮放列印的功能，參考以下的做法可以輕鬆做到。

1.在[列印]視窗中的顯示比例中，挑選每張紙張所含的頁數。即一頁紙要放目前版面的幾頁。

2.再選配合紙張調整大小的紙張尺寸。

利用Microsoft Office OneNote可以很方便的做各種筆記，如果你貼了一張含有文字的圖片，而想取出其中的文字內容，其步驟很簡單：

1.在該圖片上按一下右鍵，選取[複製圖片的文字]選項。(此時文字已複製到剪貼簿上了)

2.在任何文件(例如OneNote)上的任意位置按一下右鍵，選取[貼上]選項即可。

其辦識的效果或許無法百分之百的正確，但總是快速取得其中文字的一種方式。

如果你建立了一個圖表，而想要顯示某個儲存格的內容，而且當儲存格變動時，圖表內容也要跟著變動，該如何操作呢？

1.當建立好圖表以後，先選取這個圖表。

2.插入一個文字方塊(現在為文字方塊的輸入狀態)。

3.在資料編輯列中輸入公式「=儲存格」，按一下Enter鍵。(例如A1儲存格的內容=TODAY()，所以每天顯示的內容都不一樣。)

4.圖表中即會顯示該儲存格的內容，而且儲存格內容變動時，圖表中的資料也會隨之變動。(圖表會顯示每天的日期)

以下是常見將COUNTIF、SUMIF、AVERAGEIF改用陣列處理例子：

E1儲存格：=COUNTIF(C1:E6,"<5")

E2儲存格：{=COUNT(IF(C1:E6<5,C1:E6))}

E3儲存格：=SUMIF(C1:E6,"<5")

E4儲存格：{=SUM(IF(C1:E6<5,C1:E6,0))}

E5儲存格：=AVERAGEIF(C1:E6,"<5")

如下圖，如果想要將一個儲存格中的數字，對應到某些儲存格中勾選，該如何做呢？可以利用SEARCH函數。在儲存格B2中存入公式：IF(ISERROR(SEARCH(B$1,$A2)),"","V")，如果不使用ISERROR函數，則當找不到要搜尋的字時，便會顯示 #VALUE! 的錯誤訊息。

利用這個公式，即使輸入的數字，沒有依一定的數序，但仍可順利的將對應位置打勾。

SEARCH 函數，會在某個文字字串內找到另一個文字字串，並傳回該文字字串在第一個文字字串中的起始位置。例如，若要找出字母 "n" 在單字 "printer" 中的位置：

=SEARCH("n","printer")

此函數會傳回 4，因為 "n" 在單字 "printer" 中位於第四個字元。

如果想要將下表中的資料摘要出來，試試使用Offset指令。

如果想要摘要成以下的表格。

則儲存格J2的內容輸入為「=OFFSET(A$2,(ROW(1:1)-1)*4,0,1,1)」，

再往右、往下複製儲存格即可完成。

其中，ROW(1:1)=1，(ROW(1:1)-1)*4=0

Excel自訂日期時間格式可以使用的參數如下：

以下為各種自訂格式及其結果之對照：

如果想要使用Excel將類似A欄中的不固定長度，輸出成像B欄固定寬度的結果，要如何做呢？

(一)如果只是要螢幕顯示，不用在儲存格中添加0。

選取儲存格後，在[儲存格格式]對話框中的[數值]標籤下設定。

於自訂中輸入例如「00000000」(即不滿8位數者，全部補0)

儲存格的數值格式除了以選取儲存格後，再設數值格式之外，還可以使用TEXT函數。

然而你也可以在自訂數值格式中，複製格式的設定值，然後貼在TEXT公式中，或是自己定義各種格式。

例如：在B2儲存格中顯示儲存格A2的另一種格式。

例如：在B2儲存格中取用A2和A3儲存格，格式可以重新調整(將月和日的格式都調整為2位，並且年月日以「-」隔開)。儲存格B2的公式為：

Excel中的註解或許不常用到，其註解的格式屬性是可以設定的。

在編輯註解的狀態下，在儲存格的邊框上按一下右鍵，選取[註解格式]，即會出現設定格式的對話框。

你可以設定各種字型、色彩、底色透明、文字直書/橫書等格式。

當你選取註解的邊框時，還可以選取圖片工具列上的[繪圖]功能表中的[變更快取圖案]選項，然後挑一種不同的圖案。爾後只要滑鼠移到這個有註解的儲存格上，不一樣的註解就會出現。

在Excel中，通常一個儲存格中若是輸入公式，則按下Enter鍵後，會顯示其結果。如果想要如下圖般顯運算式和運算結果，但不是在兩個儲存格中輸入相同運算，該如何處理呢？

試試這樣做：

先定義個名稱(例如ABC，任何合法的名稱都可以)，輸入其參照內容為「=EVALUATE(A2)」。

如上圖，在B2儲存格中輸入公式「=ABC」，然後將B2儲存格往下複製。

即可以在B欄顯示A欄(輸入運算式)的運算結果。

假設想要將日常生活的一些事項加以記錄，並且以週為單位來統計和分析，產生一個摘要表，試著以Excel來練習看看。

例如：(參考下圖)

先建好第一組日期，以下的日期則間隔7，即A8儲存格的公式為「=A3+7」；A10儲存格的公式為「=A5+7」，再往下複製。

記錄時以「V」或「X」標示是否執行，而時數部分以數字表示。

並且以格式化條件方式設定輸入「X」時，以灰色顯示(用以凸顯紅色字部分)。

其中小計儲格存J2的公式為「{=SUM(IF(C2:I2="V",1,0))}」，用以計算幾個「V」的數量。

如果要將一個零散輸入單位和姓名的表格，摘要出各單位出現的次數和包含的人數(不重覆)，該如何做呢？

計算各單位出現的次數，F2儲存格的公式：

{=SUM(IF($A$2:$A$28=E2,1,0))}

上式利用陣列判斷合於單位的設定1，然後再將這些1加總，即可得出現的數量。

計算包含的人數，G3儲存格的公式：

{=SUM(IF(FREQUENCY(IF($A$2:$A$28=E2,$B$2:$B$28,""),IF($A$2:$A$28=E2,$B$2:$B$28,""))>0,1))}

如下圖有兩組資料(欄A、欄B)，現在要使用這些資料建立一個摘要表，計算兩組資料交互對應的個數有多少。可以利用SUMPRODUCT函數，例如儲存格E2：

=SUMPRODUCT(($A$1:$A$18=E$1)*($B$1:$B$18=$D2))

再將儲存格E2複製到其他各個儲存格。

SUMPRODUCT 函數：傳回各陣列中所有對應元素乘積的總和。

語法 ：SUMPRODUCT(array1,array2,array3, ...)

Array1, array2, array3, ...   是 2 到 255 個欲求其對應元素乘積之和的陣列。

如果你要將記錄完整的請假記錄表，轉換成摘要資訊，而不想使用樞紐分析工具，則使用陣列公式應該是不錯的選擇。重點說明相關做法：

在記錄表中若要對齊日期，而不要出現例如:2008/1/4、2008/12/4、2008/10/10等字數不一樣多的對齊問題，則在日期儲存格設定格式為自訂：yyyy/mm/dd。

在星期幾的欄位，其公式為B3儲存格為「=A3」，再設定其格式為「星期X」。

請假假別和時數則自行輸入。

整個記錄表應依日期順序，由小到大記錄。

如下圖的基本資料，假設要依星期幾來計算各天的數量小計。

其中：

儲存格B17的公式為：{=SUM(IF(WEEKDAY($B$2:$B$15,2)=ROW(1:1),D$2:D$15))}

儲存格B17的公式為：{=SUM(IF(WEEKDAY($B$2:$B$15,2)=ROW(1:1),E$2:E$15))}

結果如下：