學不完．教不停．用不盡

學校裡的行政人員有這樣的需求：在考試過後，希望能將考試成績寄給每位考生檢視，看看是否有人要進行成績覆查等步驟，該如何做比較簡單。

我想最簡單的方式還是透過 Word 的合併列印功能，再配合 Outlook 來寄送。

所以你需要用到：Excel(資料檔)+Word(說明檔)+Outlook(傳送訊息)

操作步驟如下：

1. 準備成績的資料檔。

如下圖，至少要有一個欄位是電子郵件地址，其他如下圖資訊。

2. 新增一個 Word 文件檔。

3. 選取「郵件」功能表裡的「啟動合併列印／電子郵件訊息」。

4. 選取「選取收件者／使用現有清單」。

5. 挑選步驟1所準備的資料檔。

6. 選取資料所在的工作表。

7. 在「插入合併欄位」中選取要插入的欄位，例如：姓名。

8. 插入其他欄位和說明文字。

你也可以點選：預覽結果，看看考生收到的郵件內容。

9. 選取「完成與合併／傳送電子郵件訊息」。

10. 在收件者下拉式清單中選取資料檔裡的郵件欄位，並且在主旨列中輸入主旨。

11. 在傳送記錄中選取「全部」或指定想要傳送的筆數。

12. 當按下「確定」後，再開啟 Outlook ，就可以看到這幾筆郵件準備好可以寄送了。