學不完．教不停．用不盡

網友問到：在 Excel 中，如果想要將數字的小數點後第3位，調整為不大於該位數的最大偶數，該如何處理？

（參考下圖）例：7.46545→7.464，7.55870→7.558

【公式設計與解析】

儲存格C2：=INT(A2*1000)/1000-(MOD(INT(A2*1000),2)=1)*0.001

(1) INT(A2*1000)/1000

網友問到：在 Excel 中有一個資料表（如下圖左），由日期和數值欄位組成。當繪製其統計圖表時，卻出現了原本日期清單中沒有的日期（星期六日），該如何取消顯示這些日期？

在新增圖表時，Excel 判斷了A欄是日期時，即自動以連續的日期來顯示圖表，所以必須要在圖表的座標軸格式設定中處理。

選取座標軸後，進入座標軸格式設定，在座標軸選項中的「座標軸類型」選取「文字座標軸」，即可隱藏這些原本日期清單中沒有的日期。

結果如下：

在 Excel 中的「篩選」功能是很好用的資料處理工具。當你篩選資料後，如果想要得知篩選出來的數量，並不需要再做任何處理即可得知，只是這些資訊常被忽略而已。

當你執行了篩選的動作：

當顯示篩選結果時，狀態列上即可得知本次篩選出來的資料數量。

不管你執行幾層篩選，都會顯示篩選出的數量。

有同事問到：如何在檔案總管中，查詢多個資料夾中共包含有多個檔案？

當你在檔案總管中選取多個資料夾時，其只會顯示資料夾的數量。如果要查詢其檔案的數量，則可以在被選取的資料夾上按右鍵，選取「內容」。（本例共有6個資料夾）

在[內容]對話框中即可以看到檔案的數目（本例為1146個檔案）。觀察一下資料夾的數目，和選取的資料夾數量不一致，表示資料夾中還包含了另外２個子資料夾。

有網友問到：如下圖，在 Excel 中有一個成績表，如果想要將有一次以上缺考者的成績不列入排名，該如何處理？

如果你的成績表中有出現文字（例如：缺考），則利用 SUM 函數運算時，會將文字視為 0，所以仍可得一個成績。

【公式設計與解析】

1. 將一次以上缺考者的總分列為「缺考」

最近有些網友不約而同的問到在 Excel 中使用下拉式清單的問題。如下圖，在一個進貨商的資料清單A1～A7中，每一個包含的資料清單數量並不相同。

【方法一：清單內容不變動】

如果清單項目的內容不會變動，則可以使用名稱定義+INDIRECT函數來處理。

1. 選取儲存格A2:H8。

網友問到：如何將一個數字的『個位數』轉換為 0 和 5？其規則為「 0~4：0」和「5~9：5」。

【公式設計與解析】

儲存格C2：=ROUNDDOWN(A2,-1)+(MOD(A2,10)>4)*5

複製儲存格C2，貼至儲存格C2:C16。

網友想要根據 Excel 工作表中的基本資料（如下圖），列出含有指定字串的資料清單，該如何處理？

例如下圖中，要列出每一項目中含有「BBB」字串者，其中有可能某一項中有一個以上符合。為了方便說明，並且簡化公式，特別使用「輔助欄位」。

【公式設計與解析】

1. 輔助欄位

每隔一段時間就會有網友問到關於在 Excel 中如何製作多層的下拉式清單的問題。參考下圖，當選取了「類別」中的一個項目後，在項目1中顯示該項目所屬的清單。在項目2中跟著顯示項目所選的項目來顯示所選取的清單，該如何處理？

本例先以三層的下拉式清單為例，讀者再自行擴充成你要的層數。本例的作法需要轉換表格，雖然比較費工，卻是對大多人較容易接受。參考以下的操作步驟：

1. 將表一轉換至表二、表三、表四。

2. 選取儲存格H1:K14。

網友提問：如果工作滿1年有7天假期，工作不滿3個月0天假期，工作滿3個月可以按比率得到7天的假期，該如何設計公式（參考下圖）？ （比例計算公式＝受僱天數/365天 * 7=得到的假期 （進位至整數））

【公式設計與解析】

儲存格C2：=ROUND((B2>=90)*(IF(B2>365,365,B2)/365)*7,0)

複製儲存格C2，貼至儲存格C2:C11。