學不完．教不停．用不盡

常有人問到在以下的 Excel 資料表中，如何能用最簡捷的公式求出次數的小計(參考下圖)？只要藉用 SUMPRODUCT 函數，將可以最簡捷的公式計算出來。

首先，選取儲存格A1:C21，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：人員、狀況、次數。

【輸入公式】

儲存格F2：=SUMPRODUCT((人員=$E2)*(狀況=F$1)*次數)

複製儲存格F2，貼至儲存格F2:G5。

女兒問我一個問題：在 Word 2012中，置入一張圖片，如果使用裁剪工具後，想要儲存裁剪後的結果為一個圖形檔，該如何處理？

因為女兒將裁剪後的圖片，按一下右鍵，選取[另存成圖片]選項，儲存後的圖片卻是原來未裁剪前的圖片，這該怎麼解決呢？

其實只要在存檔前，先選取這個裁剪後的圖片，再選取［格式/調整］功能區中的「壓縮圖片」。

在 Excel 中產生連續的數字，是很容易的事，如果你想要產生 A, B, ~, Z 的英文字母(參考下圖)，該如何處理？

儲存格A2：=CHAR(64+ROW(1:1))

將儲存格A2複製到儲存格A2:A27。

因為字母 A 的 ASCII 碼為10 進制的 65，字母 B 的 ASCII 碼為10 進制的 66，依此類推。而 ROW(1:1)=1，往下複製會產生 ROW(2:2)=2、ROW(3:3)=3、…。

如果想要在一列中產生字母 A ~ Z，該如何下公式？

在 Excel 中的一個資料表，其中的數值有正有負，這次想要運用 ABS 函數，來做相關的運算。

ABS 運算可以將數值取正數，在本例中如果想要在一個儲存格中運算一群數列的絶對值相關運算，必須藉助陣列公式或是使用 SUMPRODUCT 函數來執行陣列的運算。

首先，選取儲存格B1:B16，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：數值。

(1) 絶對值的最大值

儲存格E2：{=MAX(ABS(數值))}

有同事問到，在 Excel 中如果要如下圖呈現公式的寫法，該如何處理？

當你在儲存格中輸入「A2」後，選取「2」，再選取[常用/字型]，在[儲存格格式]對話中勾選「上標」。

同理在儲存格中輸入「B4」後，選取「4」，再選取[常用/字型]，在[儲存格格式]對話中勾選「下標」。

註：如果你選取儲存格，再選取[儲存格格式]對話框中的「一般字型」選項，可以將所有的字型格式設定取消，回復預設值。

在 Excel 中有一個資料表(參考下圖)，如果在輸入資料時，想要依記錄逐一輸入資料，即儲存格A2輸入後，按下 Enter 鍵，會自動移到儲存格B2，再按 Enter 鍵，移至儲存格C2, D2，再按 Enter 鍵會移至儲存格A5。參考下圖的輸入順序，在 Excel 中該如何處理？

參考以下步驟：

1. 選取[檔案］功能表中的「選項」。

2. 選取［進階］標籤。

3. 勾選[編輯選項]區中的[按 Enter 鍵後，移動選取範圍]選項，在[方向]下拉式清單中選取「右」。

在 Excel 的資料表中(參考下圖)，如果想要計算每個儲存格內以逗號隔開的資料項目個數，該如何處理？

儲存格B3：=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,",",""))+1

複製儲存格B3，往下各列貼上。

LEN(A2)：計算儲存格A2中所有字元的長度(字的個數)。

SUBSTITUTE(A2,",","")：將儲存格A2中的所有逗號以空白置換。

有人問到，如何在一個資料表中標記連續出現相同內容的儲存格(參考下圖)？你可以使用「設定格式化的條件」來處理。

參考以下步驟：

1. 選取儲存格A2:B23。

2. 選取[常用/設定格式化的條件]中的「新增規則」選項。

3. 選取[使用公式來決定要格式化哪些儲存格]選項，輸入公式：=OR($B1=$B2,$B2=$B3)。

有網友問到，(參考下圖)在 Excel 中想要限定儲存格A2:A10的數字總和不得超過 20，且每個儲存格必須輸入整數，該如何處理？你必須使用「資料驗證」功能來處理！

參考以下步驟：

1. 選取儲存格A2:A10。

2. 選取［資料/資料驗證］選項。

3. 在[設定]標籤下的[儲存格內允許]下拉式清單中選取「自訂」。

有網友問到：在 Excel 的工作表中有個日期和數量的報表，如果想要摘要依月份計算數量的總和，該如何處理？(參考下圖)

為了便於說明，選取儲存格A1:B26，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：日期、數量。

【使用SUMPRODUCT函數】

儲存格E2：=SUMPRODUCT((MONTH(日期)=ROW(1:1))*數量)