學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中在操作對話框時，以下圖為例，可能你會選取一個選項，然後再按一下[確定]按鈕，以完成動作。有沒有更有效率的作法？

其實，你可以在某個選項上直接按二下即可，對話框會自動關閉並套用你的選項。

例如：你想要改變某個儲存格的背景色彩。以前，你要在色彩點一下，再按一下[確定]按鈕。現在，你只要某個色彩上直接按二下即可，對話框會自動關閉並套用你選取的色彩。

以此類推，在下圖中，你只要在想要的字型樣式或是大小中，針對某個選項點二下，即可完成工作了。

最近又和朋友討論到：如果使用一般計算機來計算 10 位元數以上的乘法幾乎是不太可能，又如果使用電腦程式來運算，也只能得到有效位數受限的近似值。如果用 Excel 來設計一個多位數的乘法應該是很有趣。

記得多年前有設計了一個 10 位元以上的乘法，並且能看到運算過程和標準結果(如下圖)。這是一個以 12 位元數乘以 12 位元數的例子。

你可以參考以前文章的介紹：http://isvincent.pixnet.net/blog/post/30285233

但是朋友說看不懂這個做法，所以我又設計了另一個較易閱讀的公式。

以下這個 3 位元 X 3 位元的運算結果如下圖：

學生在學習 Excel 的過程中，常在理解別人的公式的時候，被卡在某一個點上。提醒學生，不妨善用 F9 鍵，可以觀察某個片段公式的執行結果來幫助理解。

以下圖為例，選取巢狀公式中的內層函數：

按一下 F9 鍵，立即會顯示內層公式的執行結果：

再以下圖為例，為了理解函數中的某個判斷式：

有同事問到：如果在 Excel 的儲存格中輸入的內容是一個網址時，Excel 會自動轉換成超連結，該如何避免這種狀況呢？

你可以試著用以下三種方式來取消產生超連結：

(1) 輸入時使用「'」符號

在輸入網址前，先輸入「'」符號，讓 Excel 認為你要輸入的是文字。

(2) 使用復原鍵 Ctrl+Z

在 Excel 中使用排序工具，很容易將一個資料表加以排序。如果想要練習用公式來達到排序效果，該如何處理？

參考下圖左的項目和數值組成的資料表，現在要操作以這個資料表的「數值」來排序，必須藉助一個輔助欄位。

(1) 建立排序前「輔助」欄位

儲存格C2：=B2+(COUNTIF($B$2:B2,B2)-1)*0.001

複製儲存格C2，貼至儲存格C2:C19。

在 Excel 中如果要在一個表格中顯示各種小計，可以透過啟用篩選，再勾選顯示小計，即可達成。這次我們來練習用公式來取化手動操作，要使用的是 SUBSTOTAL 函數。

下圖左是一個基本資料表，下圖右列出 SUBSTOTAL 函數的 function_num 參數的意義。

我們要使用微調按鈕來控制小計的函數，並且顯示函數的名稱。

【準備工作】

首先，選取儲存格A1:E11，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：甲、乙、丙、丁、戊。

有網友問到一個在 Excel 中，關於文字時間轉換為數字時間的問題。在下圖左的資料表中，開始和結束的時間並非以標準的時間表示法來輸入，導至無法用在正確的顯示和計算結束和開始的時間差距。要如何轉換才能在後續使用呢？(參考下圖右)

(一) 開始日期

儲存格F2：=B2+TIME(LEFT(C2,2),RIGHT(C2,2),)

因為原始的開始和結束時間為「文字」型態，所以使用 LEFT 函數取出開始時間的左側 2 個數字做為「時」，再以 RIGHT 函數取出開始時間的右側 2 個數字做為「分」，最後再帶入 TIME 函數轉換為時間的型態。

(二) 結束日期

同仁有時候會有這樣的困擾：在編輯完 Excel 資料之後，在列印時才發現列印結果會超出一頁(如下圖)。你可能會去調整欄寬、列高或是物件的位置來讓一張紙能容得下，但有時候又無法或不想調整這些內容而感到困擾。

在 Excel 有一個很不錯的設計，如果你以縮放頁面的方式，可以免掉調整的麻煩。所以在 Excel 的版面設定中的「頁面」標籤下，就可以調整縮放比例。

你可以自由縮放比例，可以調整1頁高、1頁寬或是全部放在1頁中：

更方便的是：如果你想在列印時來調整縮放比例，可以在[設定]區中的最後一項，選取想要的縮放方式。

有位網友問到：在 Excel 中如果建立一個含有入住日期和退房日期的住房資料表(如下圖左)，該如何自動計算每日住房的人數？

【準備工作】

選取儲存格B1:C27(你的資料範圍)，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：入住、退房。

【輸入公式】

同仁問到，Excel 的一個檔案用了好長一段時間，想不起來曾經做了那些隱藏動作，所以也不知從何取消隱藏。

在 Excel 中能隱藏的地方有很多，例如：隱藏欄、隱藏列、隱藏工作表、隱藏物件等等(還有其他)。參考下圖有些線索可以看出做了隱藏動作：

如何將這些隱藏找出來，並且恢復未隱藏呢？用一個投機取巧的方式：

1. 選取[檔案]功能表中的「資訊」標籤。

2. 按一下[查看問題]按鈕之下的「檢查文件」選項。