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在學校中製作報表時,基於學生個資保護的觀念,常會需要將學生的姓名中間一個字挖空,在 Excel 和 Word 中應該如何操作?本篇以名字為三個字為例。

1. 在 Excel 中操作

在 Excel 的環境中,透過公式可以轉換姓名將第二個字以『○』取代。例如:

儲存格E2:=LEFT(B2,1)&"○"&RIGHT(B2,1)

複製儲存格E2,貼至儲存格E2:E21。

以 LEFT 函數取出第1個字,以 RIGHT 函數取出第3個字。

(另例)儲存格E2:=MID(B2,1,1)&"○"&MID(B2,3,1)

Excel和Word-如何將學生姓名第二個以○取代

 

2. 在 Word 中操作

在 Word 中不像 Excel 使用公式來運算,而是直接以「尋找與取代」的方式來操作。

Excel和Word-如何將學生姓名第二個以○取代

1. 在[常用/編輯]功能表中,選取「取代」功能。

2. 在[尋找及取代]對話框的「取代」標籤下,先勾選「使用萬用字元」。

3. 設定如下:(範例)

尋找目標:(?)(?)(?)  『以(?)代表一個字』

取代為:\1○\3   『以\1代表第一個字,以\3代表第三個字。』

Excel和Word-如何將學生姓名第二個以○取代

 

【補充資料】

你還可以參考微軟提供資料:https://support.office.com/zh-tw/article/尋找及取代文字或其他項目-50b45f26-c4b8-4003-b9e4-315a3547f69c

若要搜尋已定義為萬用字元的字元,請在字元前鍵入反斜線 (\)。例如,鍵入 \? 可尋找問號。

您可以使用括號來分隔萬用字元與文字以及指出評估的順序。例如,鍵入 <(pre)*(ed)> 可尋找 "presorted" 與 "prevented"。

您可以使用 \n 萬用字元來搜尋運算式,然後以重新整理的運算式加以取代。例如,在 [尋找目標] 方塊中鍵入 (Ashton) (Chris),並且在 [取代為] 方塊中鍵入 \2 \1。Word 將會尋找 Ashton Chris,並且取代為 Chris Ashton。

尋找 鍵入 範例
任何單一字元 ? s?t 會找到 sat 和 set。
任何字元字串 * s*d 會找到 sad 和 started。
文字的開頭 < <(inter) 會找到 interesting 和 intercept,但不會找出 splintered。
文字的結尾 > (in)> 會找到 in 和 within,但不會找出 interesting。
其中一個指定字元 [ ] w[io]n 會找到 win 和 won。
此範圍內的任何單一字元 [-] [r-t]ight 會找到 right 和 sight。範圍必須依遞增順序排列。
括號內範圍之字元外的任何單一字元 [!x-z] t[!a-m]ck 會找到 tock 和 tuck,但不會找到 tack 或 tick。
前一個字元或運算式明確出現 n 次 {n} fe{2}d 會找到 feed,但不會找出 fed。
前一個字元或運算式至少出現 n 次 {n,} fe{1,}d 會找到 fed 和 feed。
前一個字元或運算式出現 n 至 m 次 {n,m} 10{1,3} 會找到 10、100 和 1000。
一個或多個前一個字元或運算式出現處 @ lo@t 會找到 lot 和 loot。

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有網友想要在 Excel 中比對資料,並且自動標示相同者,例如:下圖中的彩券購買號和開獎號碼自動比對,並且標示出雙方有相同者,該如何處理?

Excel-比對資料並自動標示相同者(設定格式化的條件)

 

【公式設計與解析】

1. 選取儲存格B2:G25。

2. 選取[常用/樣式]功能表中的「設定格式化的條件/新增規則」。

3. 在[編輯格式化規則]對話框中選取規則類型為:使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

4. 輸入格式化規則:=COUNTIF($I2:$N2,B2)=1;格式:紅色字。

利用 COUNTIF 函數判斷儲存格B2在儲存格I2:N2中是否有相同者(1個)。

Excel-比對資料並自動標示相同者(設定格式化的條件)

5. 選取儲存格H2:H25。

6. 選取[常用/樣式]功能表中的「設定格式化的條件/新增規則」。

7. 在[編輯格式化規則]對話框中選取規則類型為:使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

8. 輸入格式化規則=$H2=$O2;格式:紅色字。

Excel-比對資料並自動標示相同者(設定格式化的條件)

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