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同仁有時候會有這樣的困擾:在編輯完 Excel 資料之後,在列印時才發現列印結果會超出一頁(如下圖)。你可能會去調整欄寬、列高或是物件的位置來讓一張紙能容得下,但有時候又無法或不想調整這些內容而感到困擾。

在 Excel 有一個很不錯的設計,如果你以縮放頁面的方式,可以免掉調整的麻煩。所以在 Excel 的版面設定中的「頁面」標籤下,就可以調整縮放比例。

你可以自由縮放比例,可以調整1頁高、1頁寬或是全部放在1頁中:

image

更方便的是:如果你想在列印時來調整縮放比例,可以在[設定]區中的最後一項,選取想要的縮放方式。

提醒一下:在此的設定會同步到版面設定中的設定結果。如果按一下「自訂縮放比例選項」時,就可以切換至版面設定的對話框。


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有位網友問到:在 Excel 中如果建立一個含有入住日期和退房日期的住房資料表(如下圖左),該如何自動計算每日住房的人數?

【準備工作】

選取儲存格B1:C27(你的資料範圍),按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:入住、退房。

 

【輸入公式】

(1) 使用 SUMPRODUCT 函數

儲存格F2:=SUMPRODUCT((退房>E2)*(入住<=E2))

原理是計算某日日期小於退房日且大於或等於住房日的個數(不含退房當日)。

(2) 使用陣列公式

儲存格F2:{=SUM(IF((退房>E2)*(入住<=E2),1,0))}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

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同仁問到,Excel 的一個檔案用了好長一段時間,想不起來曾經做了那些隱藏動作,所以也不知從何取消隱藏。

在 Excel 中能隱藏的地方有很多,例如:隱藏欄、隱藏列、隱藏工作表、隱藏物件等等(還有其他)。參考下圖有些線索可以看出做了隱藏動作:

如何將這些隱藏找出來,並且恢復未隱藏呢?用一個投機取巧的方式:

1. 選取[檔案]功能表中的「資訊」標籤。

2. 按一下[查看問題]按鈕之下的「檢查文件」選項。

3. 系統會提醒你要先存檔。

4. 在[文件檢查]對話框中選取數個和隱藏有關的選項,

5. 按一下[檢查]按鈕,開始進行檢查。

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在 Excel 中有一個資料表(如下圖左),如果只想複製出奇數序號列的資料(如下圖右),該如何處理較方便?

參考以下的做法:

1. 在儲存格D2輸入公式:=A2;在儲存格E2輸入公式:=B2

2. 選取儲存格D2:E3。

3. 拖曳右下角的填滿控制點至儲存格E26。

複製結果如下:

(目前儲存格D2:E26還在選取狀態)

4. 在選取區上按一下 Ctrl+C 鍵,複製這些資料。

5. 在選取區上按一下右鍵,選取「貼上值」。(去除儲存格中的公式中

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在 Excel 中有一個資料表(如下圖左),有人想要將同一欄中相同的資料只保留第一個,讓資料看起來比較簡單一點,該如何處理?

參考以下的做法:

儲存格F2:=IF(COUNTIF(A$2:A2,A2)>1,"",A2)

複製儲存格F2,貼至儲存格F2:I22。

其原理是利用以第 2 列的絶對參照位址(A$2)為起點,利用 COUNTIF 函數來找出由第一個儲存格開始到某個儲存格之間,該儲存格內容所出現的次數,如果大於 1,表示重覆出現了,就以空白顯示。


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