學不完．教不停．用不盡

有同事問到要如何避免在檢視Excel 的工作表時，不小心修改了其中的內容？我建議可以使用「唯讀」方式來開啟。

開啟檔案時，當選取了一個檔案，要按一下[開啟]按鈕右側的三角型符號。

選取[開啟為唯讀檔案]選項：

這個檔案開啟後會被標示為「唯讀」。

在 Excel 的資料表中，可能出現某些重覆的資料(參考下圖)，如何快速將其移除？參考以下做法：

1. 點選資料範圍中的任一個儲存格。

2. 選取[插入/表格]中的「表格」工具。

3. 確認表格的資料來源及是否有標題，按一下[確定]按鈕。

在 Word 中編輯一份文件，有時會用到要將部分的文字內容加以隱藏，讓列印出來的文件不會顯示這些被隱藏的內容。

先選取要隱藏的文字：

選取[常用/字型]選項，開啟[字型]對話框，在[字型]標籤下勾選「隱藏」選項，這些文字就會被隱藏。將來如果要還原為不隱藏，則在相同地方設定即可。

預覽列印時即發現這些被隱藏的文字並不會被印出來。

在編輯 Word 的文件時，如果插入許多的圖片檔，將會使得文件檔案肥大。Word 2010 中提供了壓縮圖片的功能，可以有效減少文件的檔案大小，但要付出的代價是圖片的解析度降低，而且無法復原。

以下的例子要來觀察 Word 的圖片壓縮功能，先在 Word 文件中插入 8 張我的圖片中的預設圖片檔。(參考下圖)

在檔案總管中檢視檔案大小，本例為：1,035KB。

接著，將檔案名稱的副檔名更名為「ZIP」(原為DOCX)。

有同仁在使用 Office 2010 時，觀察到一個有趣的現象，在 Word 中插一個圖案之後，執行新增文字，輸入的文字會自動「垂直置中」。(參考下圖)

但是在 Excel 中同樣插入一個圖案之後，所新增的文字卻是「靠上對齊」。(參考下圖)

如何讓 Excel 中圖案中的文字也能垂直置中？其實很簡單，只要使用在[常用/對齊方式]中使用「垂直置中」按鈕即可。

最近回答同事的問題，使用了三種快速鍵，對於加速編輯有幫助。Word 的快速鍵很多，每個人常用的快速鍵也不一樣，常用就能記住，不常用就算背下來也沒用。

(1) 輸入今天的日期和現在的時間

Shift+Alt+D：今天的日期

Shift+Alt+T：現在的時間

輸入完成後，將插入點移至日期中，還可以隨時更新(點選「更新」或是按 F9 鍵)。(其為功能變數，開啟文件時，應該要自動更新)

在 Excel 中建立圖表時遇到以日期為座標軸，如果日期是不連續的日期(如下圖的資料表)，則可能產生如下下圖的統計圖表。其中每個資料圖表的距離很大，而且間隔寬度也不一樣，該如何調整呢？

1. 在日期座標軸上按一下右鍵，選取[座標軸格式]選項。

2. 預設可能是[根據資料自動選取]選項或是[日期座標軸]選項。

在 Excel 中常會在製作圖表時遇到，一個圖表中的兩個數列大小相差太多，且有時需要兩種不同的座標軸(參考下圖)。要如何處理這種圖表呢？

1. 選取一個數列，在數列上按一下右鍵，選取[變更數列圖表類型]選項。

圖表轉變如下。你會發現這兩個數列中，一組數值很大，一組數值較小。

在 Excel 中，如果已知一個日期，要求其為星期幾，只要透過數值格式設定為「星期三或週三」即可。

如果只想以一個字顯示星期幾該如何處理呢？(參考下圖，二種表示方式)

儲存格C2：=RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"))

TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@")：以公式設定顯示格式為「星期三」

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"))：以RIGHT函數取出最右邊一個字。

最近要求學生練習：產生某一年某個星期幾的隨機日期，例如產生10個2011年的星期三日期。(參考下圖)

儲存格D2：=INT(RAND()*52)*7+40548

其中 40548 為2011年第一個星期三的日期(1月5日)對應的數值，INT(RAND()*52) 產生0~51的亂數值，INT(RAND()*52)*7 可產生每一週間隔7天的數值。