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最近公家單位(包括學校)在網頁上提供檔案下載和公文流通的檔案,開始要使用 ODF(OpenDocument File) 格式的文件,開以讓非使用 Word 的使用者也能開啟下載和交通的檔案。如果是不用輸入資料的檔案,只要提供 PDF 檔,若是要編輯或輸入資料的檔案,則可以使用 ODT 檔。

通常,你只要有安裝 OpenOffice 就能直接處理 ODT 檔,但基於每個人的使用習慣不同。有些同仁怕麻煩,所以不想安裝這類軟體。還好,還有其他方式可以處理!

而貫用 Word 的使用者,你的 Word 版本若是 Word 2010 之後版本,只要在編輯完成後另存新檔時,選取「OpenDocument文字(*.odt)」,即可另存為 ODT 檔案格式。當然 Word 也能直接開啟 ODT 檔案。(注意:DOC 檔案和 ODT 檔案還是有相容的問題,因此並不一定能做到轉換後二個檔案的一致性。)

將Word檔轉換為Open Document 格式(ODT 檔案)

如果你使用的 Word 檔無法直接儲存 ODT 檔案,則可以將檔案上傳至 Google Drive 的 Google 文件中,再於[檔案/下載格式]選單中選取『OpenDocument格式(*.odt)』。Google 會將你的 Word 檔產生一個 ODT 檔。

將Word檔轉換為Open Document 格式(ODT 檔案)

如果你是微軟的使用者,還可以將 Word 檔上傳至 Microsoft OneDrive,然後再另存新檔時,選取『下載為 ODT』,也是可以將你的 Word 檔案轉為 ODT 檔案。

將Word檔轉換為Open Document 格式(ODT 檔案)

註:不論是Word、Google Drive 文件、OneDrive 文件都可以儲存為 PDF 檔和 ODT 檔。而 Excel 和 PowerPoint 也都可以利用相同方式轉換為 PDF 檔和對應的 Open Document File 格式。

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有網友用 Excel 處理關於電話號碼資料時,發現每個人使用的分機符號都不相同,如何才能統一呢?

參考下圖,在電話清單中表示分機的符號有『*、-、+、#』,想要統一為『#』,該如何處理?而電話號碼有可能是 7 碼,也可能是 8 碼。

Excel-修正電話號碼分機符號(SUBSTITUTE,REPLACE)

 

【公式設計與解析】

(1) 電話號碼長度一致

儲存格C2:=REPLACE(A2,12,1,"#")

複製儲存格C2,往下各列貼上。

當電話話碼長度都一致時(例如:全為8碼、全為7碼),使用 REPLACE 函數指定第12個字元開始的 1 個字元,全都置換為『#』。

 

參考:REPLACE 函數

REPLACE 會根據您指定的字元數,以不同的文字字串來取代文字字串的某一部分。

語法:REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)

Old_text(必要):這是要取代其中某些字元的文字。

Start_num(必要):這是在 old_text 中要以 new_text 取代的字元位置。

Num_chars(必要):這是在 old_text 中要 REPLACE 以 new_text 取代的字元數。

New_text(必要):這是在 old_text 中要取代字元的文字。

 

(2) 電話號碼長度不致

儲存格C2:

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"*","#"),"+","#"),"-","#",2)

複製儲存格C2,往下各列貼上。

當電話話碼長度可能不一致時(例如:部分為8碼、部分為7碼),可能造成要被置換的字元位置不相同,所以不能使用 REPLACE 函數,因此改用 SUBSTITUTE 函數。使用 SUBSTITUTE 函數可以將字串中的某些文字置換成不同文字。

比較特殊的是要將『-』置換成『#』時,必須置換第 2 個『-』,請注意公式中參數的使用。

 

參考:SUBSTITUTE 函數

將文字字串中的 old_text 部分以 new_text 取代。 要取代文字字串中的特定字串時,可以使用 SUBSTITUTE;若要取代文字字串中特定位置上的任何字串,請使用 REPLACE。

語法:SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

Text(必要):這是包含要以字元取代文字的文字或參照。

Old_text(必要):這是要取代的文字。

New_text(必要):這是要用來取代 old_text 的文字。

Instance_num(選用):指定要將第幾個 old_text 取代為 new_text。

Excel-修正電話號碼分機符號(SUBSTITUTE,REPLACE)

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